Atajos de teclado en Excel: la lista esencial para trabajar más rápido

Un atajo de teclado es una combinación de teclas que hace en un instante lo que normalmente cuesta varios clics: copiar, pegar, abrir un menú, poner en negrita o cerrar un libro. En este tutorial vas a recorrer, con un solo libro de ejemplo llamado Gastos.xlsx, los atajos que más se usan en el día a día: moverte por la hoja, seleccionar, escribir fórmulas con agilidad, dar formato, insertar filas, crear tablas y hasta crear tus propios atajos con macros. Sirve para Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016 en Windows; en Mac, la tecla Ctrl suele ser Cmd.

Qué es un atajo de teclado y por qué te conviene usarlo

Un atajo de teclado es una combinación de dos o más teclas que ejecuta un comando sin pasar por el ratón. Pulsar Ctrl+G cierra la acción "Guardar" sin tener que subir a la cinta; pulsar Ctrl+1 abre el cuadro Formato de celdas; pulsar F4 fija una referencia. En lugar de buscar el botón por el menú, lo haces con un golpe de teclado.

El ahorro se nota en cualquier tarea repetida. Piensa en la hoja de gastos del mes: cada día escribes tres apuntes, les pones su formato de moneda, sumas el total y guardas. Con el ratón, eso son decenas de clics. Con atajos, son pulsaciones directas que, además, no te obligan a apartar la vista de la celda.

Los atajos se reparten en dos grupos: los que funcionan igual en cualquier idioma (Ctrl+C, F4, Alt+=) y los que dependen del idioma de Office (Ctrl+G guarda en español y Ctrl+S guarda en inglés). El tutorial se centra en los del Excel en español.

Cómo se leen las combinaciones de este tutorial

En muchos portátiles, las teclas F1 a F12 hacen funciones del sistema (brillo, volumen) y la función F está detrás de Fn. Más adelante se explica cómo comprobarlo.

Los atajos de la cinta: llegar a cualquier pestaña sin el ratón

La cinta de opciones es la franja de pestañas que hay debajo de los títulos. Pulsar Alt muestra, sobre cada pestaña, una letra: la tecla de acceso que la abre. Dentro de la pestaña, cada grupo tiene su letra y cada botón la suya. Es como escribir la ruta con el teclado.

Al pulsar Alt, toda la cinta se queda a la espera. Las letras aparecen en pequeños cuadrados amarillos; cada combinación lleva al botón sin pasar por el ratón.

Cinco rutas de la cinta que vas a usar mañana

1. Pulsa Alt para entrar en modo teclado.
2. H,M abre el menú Formato de la pestaña Inicio; Alt,H,M llega al botón Formato.
3. H,P,O elige Pegado especial en el grupo Portapapeles.
4. M,U,S ejecuta Autosuma desde Fórmulas > Biblioteca de funciones.
5. A,S,F activa el Filtro en Datos > Ordenar y filtrar.
6. R,H lanza la Ortografía desde la pestaña Revisar.

La barra de herramientas de acceso rápido: tu segundo atajo

La barra de herramientas de acceso rápido es la fila de iconos pequeños que está sobre la cinta, a la izquierda del todo. Ahí llevas los comandos que más usas (Guardar, Deshacer, Rehacer, Nuevo) y los lanzas con Alt más el número que se les asigna, en orden de izquierda a derecha. Si Guardar es el primero, Alt+1 lo dispara; si es el tercero, Alt+3.

Guardar, abrir, cerrar y crear libros sin tocar el ratón

Las cuatro operaciones con el libro (abrir, guardar, cerrar y crear uno nuevo) tienen un atajo en el Excel en español. Son combinaciones que dependen del idioma de Office, así que se nombran con su letra española.

Abrir, guardar, cerrar y nuevo: las cuatro de siempre

Abre el libro de ejemplo Gastos.xlsx y practica:

1. Pulsa Ctrl+A para abrir el cuadro Abrir. Busca Gastos.xlsx y acepta.
2. Pulsa Ctrl+G para guardar los cambios en el mismo archivo.
3. Pulsa Ctrl+W para cerrar el libro. Excel sigue abierto con la pantalla de inicio.
4. Pulsa Ctrl+U para crear un libro en blanco. La hoja nueva se llama Libro1.

Saltar entre varios libros abiertos

Con Ventas.xlsx, Gastos.xlsx y Stock.xlsx abiertos a la vez:

1. Pulsa Ctrl+Tab para pasar de Ventas a Gastos.
2. Pulsa otra vez Ctrl+Tab para ir a Stock.
3. Mantén Ctrl y pulsa Mayús+Tab para volver a Ventas.

Moverse por la hoja sin perderse

La hoja Gastos tiene 200 filas con datos. Los atajos de movimiento te llevan a la celda que necesitas sin desplazar la rueda del ratón ni perderte entre filas vacías.

Saltar a una celda, al inicio o al final

1. Pulsa Ctrl+Inicio para ir a A1, la primera celda de la hoja.
2. Pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda usada (C200 con los datos de la hoja).
3. Pulsa F5 para abrir el cuadro Ir a, escribe B150 y pulsa Entrar.
4. Vuelve a A1 con Ctrl+Inicio.

Ir al borde de los datos con Ctrl+flecha\n

1. Selecciona C2 con el ratón.
2. Pulsa Ctrl+flecha abajo y saltas a C200, la última celda con un importe.
3. Pulsa Ctrl+flecha arriba y vuelves a C2.
4. Pulsa Ctrl+flecha derecha para ir a D2 (vacía) y otra vez para ir a E2, hasta el borde usado.

Cambiar de hoja y moverse por páginas

1. Pulsa Ctrl+Av Pág y pasas de la hoja Enero a la hoja Febrero.
2. Pulsa Ctrl+Re Pág para volver a Enero.
3. Pulsa Av Pág para bajar una pantalla dentro de la misma hoja.
4. Pulsa Re Pág para subir una pantalla.

Seleccionar celdas, filas, columnas y toda la hoja

Seleccionar con el ratón es lento cuando el rango es grande. Los atajos de selección te eligen fila, columna, hoja entera o un bloque de datos en un instante.

Seleccionar fila, columna y hoja completa

1. Selecciona la celda A2 y pulsa Mayús+Espacio para elegir la fila 2 entera.
2. Pulsa Ctrl+Espacio para elegir la columna B entera.
3. Pulsa Ctrl+E para elegir toda la hoja (A1:XFD1).
4. Pulsa cualquier flecha para volver a la selección de una sola celda.

Ampliar la selección hasta el borde de los datos

1. Selecciona B2 y pulsa Ctrl+Mayús+flecha abajo para elegir B2:B200.
2. Suelta y vuelve a B2.
3. Pulsa Ctrl+Mayús+Fin para elegir todo el bloque usado desde B2 hasta C200.

Escribir y editar fórmulas con agilidad

La columna D de Gastos va a calcular el IVA al 21 % del importe. Para eso hace falta escribir la fórmula una vez y copiarla hacia abajo sin que el porcentaje se mueva.

Escribir, editar y aceptar una fórmula

1. En D2 escribe = y, sin espacios, la fórmula =B2*C2… Espera, B2 es la fecha y C2 el importe. Mejor: en B1 escribe IVA como título y en B2 la fórmula del IVA.
2. Escribe =C2*0,21 y pulsa Entrar para aceptar. B2 muestra 11,40.
3. Pulsa F2 para volver a editar la fórmula; verás el cursor dentro.
4. Pulsa Esc para cancelar y dejar el valor anterior.

=C2*0,21

Autosuma con Alt+=

1. Ve a C11 y pulsa Alt+=. Excel escribe =SUMA(C2:C10) y la acepta al pulsar Entrar.
2. El total de la columna Importe aparece en C11.

=SUMA(C2:C10)

F4: convertir $A$1 en A$1, en $A1 o dejarla relativa

1. En B2 escribe la fórmula =C2*$D$1 (siendo D1 el porcentaje de IVA, 0,21).
2. Pulsa F2 para entrar en la celda y coloca el cursor sobre $D$1.
3. Pulsa F4: la referencia pasa a D$1.
4. Pulsa otra vez F4: pasa a $D1.
5. Pulsa otra vez F4: vuelve a $D$1 (referencia absoluta).

=C2*$D$1

Pegado especial: solo valores, solo formatos, solo fórmulas

1. Copia la columna IVA con Ctrl+C sobre B2:B10.
2. Selecciona E2 y pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
3. Elige Valores y acepta. Solo se pegan los números 11,40, 7,98, etc., sin la fórmula.
4. Repite con E3 y elige Formatos para pegar solo el aspecto.
5. Repite con E4 y elige Fórmulas y formatos de números.

Dar formato a las celdas sin abrir el cuadro completo

La hoja Ventas tiene importes en euros, fechas y porcentajes. Los atajos de formato aplican el formato más usado sin tener que entrar en Formato de celdas.

Formato rápido con Ctrl+1 y sus minúsculas

1. Selecciona C2:C20 (los importes) y pulsa Ctrl+Mayús+$ para ponerlos como moneda.
2. Selecciona A2:A20 (las fechas) y pulsa Ctrl+Mayús+# para fecha corta (dd/mm/aaaa).
3. Selecciona D2:D20 (los descuentos) y pulsa Ctrl+Mayús+% para porcentaje.
4. Pulsa Ctrl+1 para abrir el cuadro Formato de celdas y terminar de afinar.

Negrita, cursiva, subrayado y tachado en un segundo

1. Selecciona B1 y pulsa Ctrl+N para poner el título en negrita.
2. Selecciona B2 y pulsa Ctrl+K para poner el cliente en cursiva.
3. Selecciona B3 y pulsa Ctrl+S para subrayarlo.
4. Selecciona B4 y pulsa Ctrl+5 para tacharlo.

Bordes, color de relleno y borrar formato

1. Selecciona A1:D1 y pulsa Alt,O,B,B para abrir el menú Bordes.
2. Elige Borde inferior grueso.
3. Para un color de relleno, Alt,O,H abre el menú Color de relleno.
4. Para volver a empezar, ve a Inicio > Celdas > Formato > Borrar formato.

Insertar, eliminar y ocultar filas, columnas y hojas

La hoja Trimestre recoge las ventas del trimestre en columnas A a E. Para preparar el cierre hay que insertar una fila de totales, eliminar una columna vacía y ocultar la columna Coste.

Insertar y eliminar filas y columnas

1. Pulsa Ctrl+Inicio y ve a la fila 11.
2. Pulsa Ctrl+Más (la tecla + del teclado numérico, o Ctrl+Mayús++) para insertar una fila encima.
3. En A11 escribe Total trimestre.
4. Selecciona la columna D (vacía) y pulsa Ctrl+Menos para eliminarla.

Ocultar y mostrar filas y columnas

1. Selecciona la fila 10 y pulsa Ctrl+9 para ocultarla.
2. Selecciona la columna C y pulsa Ctrl+0 para ocultarla.
3. Para volver a mostrarlas, ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Mostrar filas (Alt,O,L,A).
4. Repite para columnas con Alt,O,C,U.

Trabajar con tablas, filtros y comentarios

Convertir un rango en tabla añade filtros, bandas de color y referencias estructuradas. El atajo es Ctrl+T.

Crear una tabla con Ctrl+T y activar filtros

1. Selecciona A1:E50 de la hoja Ventas y pulsa Ctrl+T.
2. Confirma que la tabla tiene encabezados y acepta.
3. Para poner o quitar los filtros de cualquier rango, pulsa Ctrl+Mayús+L.
4. Pulsa la flecha de la columna Zona y filtra por "Norte".

Añadir y editar un comentario con Mayús+F2

1. Selecciona la celda del total (por ejemplo, E50) y pulsa Mayús+F2.
2. Escribe "Verificar con el cierre de caja" y pulsa Esc para cerrar.
3. La celda muestra un triángulo rojo en la esquina: hay un comentario.
4. Para encadenar el comentario con el de la celda de arriba, pulsa Ctrl+Mayús+F2.

Revisar la hoja: ortografía, fórmula vista y recálculo

La hoja Notas tiene un par de faltas y la columna Promedio recién escrita. Antes de guardarla, se revisa.

Ortografía con F7

1. Pulsa F7. Excel empieza a revisar desde la celda activa.
2. Las palabras que no conoce aparecen subrayadas en rojo en la hoja y propuestas en el cuadro Ortografía.
3. Elige la corrección sugerida o "Agregar al diccionario" y acepta.

Ver las fórmulas con Ctrl+` y volver al resultado

1. Pulsa Ctrl+` (la tecla acento grave, a la izquierda del 1 en el teclado español).
2. La hoja muestra todas las fórmulas en lugar de sus resultados; las columnas se ensanchan.
3. Pulsa otra vez Ctrl+` para volver a los valores.

Recalcular ahora con F9 y compañía

1. Cambia un valor de la columna Promedio.
2. Pulsa F9 para recalcular todo el libro.
3. Mayús+F9 recalcula solo la hoja activa.
4. Ctrl+Alt+F9 reconstruye todas las fórmulas desde cero.

Cuando el atajo no responde: causas reales y arreglos

Si pulsas F4 y no pasa nada, o Ctrl+G no guarda, casi siempre se debe a una de tres causas. Identificarlas es la diferencia entre resolverlo en un minuto y perder media hora.

La tecla Fn del portátil se come los F1 a F12

En muchos portátiles, las teclas F1 a F12 hacen funciones del sistema (subir brillo, bajar volumen, silenciar) y la F está detrás de Fn. Para que F4 fije la referencia, hay que pulsar Fn+F4. Algunos portátiles dejan la F fija con Fn+Candado (la tecla con un candado) o Fn+Esc, según el fabricante.

Excel está en otro idioma y la letra no coincide

Si tu Excel está en inglés, Ctrl+S guarda y Ctrl+B pone negrita. Los atajos del tutorial son del Excel en español. Para comprobarlo, ve a Archivo > Cuenta >Acerca de Microsoft Excel: ahí dice el idioma.

Otro programa o una macro se queda con la combinación

Una macro grabada con Ctrl+letra tapa el atajo de Excel con esa letra mientras el libro está abierto. También pasa con extensiones del navegador, con OneNote o con Teams en primer plano: capturan Ctrl+Mayús+algo antes que Excel.

Crear tus propios atajos cuando Excel no tiene el que necesitas

Excel para Windows no tiene un cuadro de "Personalizar atajos de teclado" dentro de sus opciones (el botón de Personalizar cinta de opciones que parece atajos pertenece al procesador de textos de Office). Hay dos caminos oficiales: grabar una macro con su Ctrl+letra o añadir el comando a la barra de acceso rápido.

Grabar una macro con una combinación de teclas

1. Activa la pestaña Programador (Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > marcar Programador).
2. Ve a Programador > Código > Grabar macro.
3. Escribe un nombre (por ejemplo, NegritaRoja), un atajo Ctrl+Mayús+R y acepta.
4. Haz la acción que quieres automatizar (poner negrita, color rojo) y pulsa Programador > Código > Detener macro.
5. La próxima vez que pulses Ctrl+Mayús+R, Excel repetirá esos pasos.

Asignar un atajo a un botón de la barra de acceso rápido

1. Abre Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
2. En "Comandos disponibles en:" elige Todos los comandos.
3. Selecciona el comando, por ejemplo Estilo millares, y pulsa Agregar >>.
4. El botón aparece arriba a la izquierda. Cambia su posición con las flechas.
5. A partir de ahí, Alt+1 (o el número que le toque) lo lanza al instante.

Claves del tutorial

• Un atajo de teclado ejecuta un comando sin pasar por el ratón: Ctrl+C, F4, Alt+=.
• Las teclas de acceso de la cinta se ven al pulsar Alt y forman rutas como Alt,H,M.
• En Excel en español, Ctrl+G guarda, Ctrl+A abre, Ctrl+W cierra y Ctrl+U crea un libro nuevo.
• Ctrl+Inicio va a A1; Ctrl+Fin, a la última celda usada; Ctrl+flecha, al borde de los datos.
• Mayús+Espacio selecciona la fila; Ctrl+Espacio, la columna; Ctrl+E, la hoja entera.
• F2 edita; F4 fija referencias; Alt+= hace Autosuma; Ctrl+Alt+V abre Pegado especial.
• Ctrl+T crea una tabla; Ctrl+Mayús+L activa filtros; Mayús+F2 añade un comentario.
• F7 revisa la ortografía; Ctrl+ muestra las fórmulas; F9` recalcula.
• Si un atajo no responde, mira la tecla Fn, el idioma de Excel y si hay una macro o programa capturándolo.
• Para un atajo propio, graba una macro con Ctrl+Mayús+letra o añade el comando a la barra de acceso rápido.

El siguiente paso natural es practicar los atajos de movimiento y selección sobre tu propio libro: cierra este tutorial, abre cualquier hoja tuya y prueba hoy solo Ctrl+Inicio, Ctrl+Fin y Ctrl+flecha hasta que salgan solos.

Dudas habituales sobre los atajos de teclado de Excel