Cuando alguien busca "excel office 365" suele querer saber qué cambia al pasarse a la suscripción de Microsoft 365 y qué puede hacer con ella. Aquí tomamos ese significado: hablamos de Excel dentro de la suite por suscripción Microsoft 365, la versión que se actualiza sola y trae funciones nuevas antes que las ediciones de compra única. Al terminar este tutorial sabrás distinguir lo que solo está en 365, instalar la app, abrir tu primera hoja en la web y evitar los errores típicos del cambio.
La información y los pasos de este artículo se han comprobado en octubre de 2026 y aplican a Excel para Microsoft 365 en Windows, Mac y la web.
Qué es Excel dentro de Microsoft 365
Microsoft 365 es la suscripción que da acceso a Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneDrive y el resto de aplicaciones de la suite. Con ella, Excel se actualiza solo: cada pocas semanas recibe funciones nuevas que en las versiones de compra única (Excel 2024 o 2021) tardarían años en llegar, o no llegarían. Al abrir el programa y pulsar Ctrl+Mayús+L verás a las ayudas del Excel instalado.
La suscripción se paga anualmente y el plan Personal parte de 84,99 €/año (2026), IVA incluido. El plan Family cuesta 119,99 €/año (2026) y permite hasta seis personas. Existen planes Empresa (E3, E5) con Copilot incluido y precios distintos; Microsoft los publica en su web oficial.
Si trabajas con otros y necesitas coeditar el archivo a la vez, Microsoft 365 es lo que te interesa: la coedición funciona porque el libro vive en OneDrive o SharePoint, no en el disco duro. Y si lo que quieres es la suite clásica de pago único, eso es Microsoft Office LTSC (Excel 2024, Word 2024…), que se compra una vez y se queda con esa versión hasta que compres la siguiente. Las dos cosas se llaman parecido y se confunden; para lo que sirve cada una, en la página oficial de Microsoft 365 lo dejan claro.
La cinta de opciones de Excel en Microsoft 365
Cuando abres Excel en Microsoft 365 por primera vez ves la misma estructura que en cualquier versión reciente: arriba la cinta de opciones con sus pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Ayuda), debajo el cuadro de nombres a la izquierda y la barra de fórmulas a su lado, y abajo del todo la barra de estado con la suma, el recuento y el promedio de lo que tienes seleccionado.
Lo que cambia en 2026 es que en la pestaña Inicio hay un botón Copilot al que puedes pedir fórmulas y resúmenes en lenguaje natural. Ese botón no estaba en Excel 2021 ni en 2024 y solo aparece si tu licencia incluye Copilot. Si no lo ves, en la esquina superior derecha de la ventana comprueba que has iniciado sesión con la cuenta de la suscripción correcta.
Hagamos un primer recorrido para situarte:
- Arriba, la cinta de opciones con sus pestañas: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda.
- Pulsa Ctrl+Inicio para volver a la celda A1 y mira el cuadro de nombres: debe poner A1.
- Escribe algo en cualquier celda y míralo en la barra de fórmulas: ahí ves lo que la celda contiene de verdad (la fórmula, no el resultado).
- Selecciona un rango con datos y mira la barra de estado: abajo a la derecha verás Suma, Recuento y Promedio.
Funciones y herramientas que solo están en Microsoft 365
Aquí está la diferencia que más se nota al trabajar: las funciones de matrices dinámicas y todo lo que vino después solo están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. Las matrices dinámicas aparecieron en 2021, pero es en 365 donde se siguen ampliando mes a mes. LET, LAMBDA, BYROW, MAP, REDUCE, IMAGEN, VALOR.A.TEXTO, las nuevas funciones de texto (DIVIDIRTEXTO, ENCOL) y Copilot también son novedades propias de esta suscripción.
| Función o herramienta | Desde qué versión | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Matrices dinámicas y operador # | Excel 2021 / 365 | Una fórmula devuelve varios valores y se desbordan solos |
| LET | Microsoft 365 | Define variables dentro de la fórmula para no repetir |
| LAMBDA, MAP, REDUCE, BYROW | Microsoft 365 | Creas funciones propias y las aplicas a rangos |
| BUSCARX (XLOOKUP) | Excel 2021 / 2024 / 365 | Busca en cualquier dirección sin ordenar |
| Copilot en Excel | Microsoft 365 con Copilot | Pide fórmulas y resúmenes en lenguaje natural |
| VALOR.A.TEXTO, IMAGEN, DIVIDIRTEXTO | Microsoft 365 | Nuevas funciones de texto e imagen |
Todas estas funciones se explican en la documentación oficial de matrices dinámicas y en la página de Copilot en Excel.
Matrices dinámicas y el operador #
Las matrices dinámicas son el cambio más importante de los últimos años: escribes una sola fórmula y Excel la desborda sola en las celdas de al lado, sin necesidad de confirmar con Ctrl+Mayús+Entrar. Para referirte a todo el resultado desbordado usas el operador #.
=ORDENAR(A2:A20)Esta fórmula ordena los datos de A2 a A20 y los derrama en una columna desde una sola celda. Para contar esos datos sin escribir el rango a mano:
=CONTARA(C2#)Si el hueco donde tiene que desbordar la fórmula está ocupado por algo, Excel muestra #¡DESBORDAMIENTO!. La solución es borrar o mover lo que tapa el hueco.
LET y LAMBDA para repetir menos
LET sirve para guardar valores intermedios dentro de una misma fórmula, de forma que no calcules lo mismo dos veces. La fórmula =LET(x;A2*2;x+1) calcula A2*2 una sola vez, lo guarda como x y luego devuelve x+1.
LAMBDA va un paso más allá: defines una función tuya propia y la aplicas a un rango con BYROW, MAP o REDUCE. Por ejemplo, =LAMBDA(fila;fila*2) es una función que multiplica por dos el valor que le das; =BYROW(A2:A10;LAMBDA(fila;fila*2)) la aplica fila a fila al rango.
Copilot en Excel
Copilot es el asistente de IA integrado en Microsoft 365. Lo encuentras en la cinta:
Pulsa el botón y se abre un panel a la derecha donde escribes lo que necesitas: una fórmula, una columna calculada, un resumen, un análisis. Para que funcione bien, los datos deben estar en una tabla de Excel (no un rango suelto) y el libro debe estar guardado en OneDrive o SharePoint. Si no, Copilot no aparece o se queda gris.
Copilot está en los planes Personal, Family y Empresa con licencia de Copilot. Hay que revisar siempre lo que propone antes de aceptar: es potente para ahorrar tiempo, pero no es infalible.
Instalar Excel de Microsoft 365 en Windows y en Mac
La instalación es parecida en los dos sistemas: vas a la cuenta de Microsoft, descargas el instalador y lo ejecutas.
En Windows:
- Entra en account.microsoft.com con el correo y la contraseña de la suscripción.
- Pulsa Servicios y suscripciones y elige Instalar junto a la suscripción de Microsoft 365.
- Se descarga un archivo Install.exe; ábrelo y acepta.
- El instalador mete Word, Excel, PowerPoint, OneDrive y el resto de apps. Cuando termina, abre Excel desde el menú Inicio.
En Mac:
- Abre la Mac App Store o entra en account.microsoft.com.
- Desde la Mac App Store, busca Microsoft Excel e instálalo; o descarga el paquete de Office desde tu cuenta.
- Inicia sesión con la misma cuenta de la suscripción.
Ctrl se llama Control y que copiar-pegar es Cmd+C y Cmd+V en vez de Ctrl+C y Ctrl+V. El idioma del Excel (español) es independiente del sistema operativo: la suscripción instala el paquete en español por defecto.Tu primera hoja en Excel para la web
Excel para la web es la versión gratuita que viene con cualquier cuenta de Microsoft. Funciona en el navegador, sin instalar nada, y trae casi todo lo del escritorio. Es ideal para empezar y para coeditar.
- Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft.
- Pulsa Libro en blanco. Se abre una hoja nueva.
- En A1 escribe Importe; en A2 a A6 escribe los importes 1,50; 8,75; 12,00; 3,25; 6,80.
- En B1 escribe IVA 21%.
- Selecciona B2 y escribe la fórmula:
=A2*21%- Arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de B2) hasta B6.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Importe | IVA 21% |
| 2 | 1,50 | 0,32 |
| 3 | 8,75 | 1,84 |
| 4 | 12,00 | 2,52 |
| 5 | 3,25 | 0,68 |
| 6 | 6,80 | 1,43 |
Guardar el libro en OneDrive
Ahora guardas el libro en la nube para no perderlo y poder seguir desde cualquier dispositivo:
- Pulsa Archivo > Guardar como > OneDrive.
- Escribe el nombre del archivo: Inventario.xlsx.
- Pulsa Guardar.
Funciones habituales que también cambian en Microsoft 365
BUSCARV (VLOOKUP) sigue funcionando en todas las versiones, pero en Microsoft 365 ya no es la mejor opción. BUSCARX (XLOOKUP) hace lo mismo y más, sin las limitaciones clásicas.
Sobre la hoja anterior (A2:A6 con los importes y B2:B6 con el IVA), en C1 escribe Buscado y en C2:
=BUSCARX(8,75;A2:A6;A2:A6;"No está";0)| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Importe | IVA 21% | Buscado |
| 2 | 1,50 | 0,32 | |
| 3 | 8,75 | 1,84 | 8,75 |
| 4 | 12,00 | 2,52 | |
| 5 | 3,25 | 0,68 | |
| 6 | 6,80 | 1,43 |
BUSCARV sigue funcionando, pero ya no es la mejor opción
La fórmula equivalente con BUSCARV sería:
=BUSCARV(8,75;A2:B6;2;FALSO)Da el mismo resultado aquí, pero BUSCARX tiene tres ventajas que BUSCARV no tiene: busca a la izquierda del dato (no necesita que la columna de búsqueda sea la primera), permite devolver varios valores a la vez y admite el argumento "si no se encuentra" sin tener que envolver la búsqueda en SI.ERROR. Si todavía no tienes Microsoft 365, usa BUSCARV; si tienes 365, 2024 o 2021, pasa a BUSCARX.
Errores típicos al pasarse a Microsoft 365
Cuando alguien viene de Excel 2019 o anterior y se pasa a 365, hay tres tropiezos que se repiten mucho. Vale uno.
#¿NOMBRE? al escribir LET o BUSCARX
Si al escribir una fórmula nueva te sale #¿NOMBRE? en la celda, casi siempre es porque tu Excel es una versión que no tiene esa función. LET, BUSCARX, LAMBDA y todas las de la tabla anterior son funciones que en 2019 o 2016 no existen.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Importe | IVA 21% | LET | |
| 2 | 1,50 | 0,32 | #¿NOMBRE? | |
| 3 | 8,75 | 1,84 | ||
| 4 | 12,00 | 2,52 |
La solución es abrir el libro en una versión que tenga la función: Microsoft 365 instalada, Excel 2024, Excel 2021 o Excel para la web. Para trabajar con la última, lo más rápido es entrar en excel.cloud.microsoft desde el navegador.
Copilot no aparece en la cinta
Si el botón Inicio > Copilot no sale en la cinta, hay dos causas frecuentes: tu suscripción no incluye Copilot o el archivo está guardado en el escritorio, no en OneDrive ni SharePoint.
Revisa primero el plan: Copilot está en Microsoft 365 Personal, Family y en los planes Empresa con licencia específica. Si tienes Microsoft 365 Empresa Básico (antes Office 365 E1), Copilot no viene. Si tu plan sí lo incluye, mueve el archivo a OneDrive o SharePoint y ábrelo desde ahí.
El libro no se abre con la última versión
Si abres un archivo y te sale un aviso de que se va a actualizar al formato nuevo, o si dos personas en el mismo equipo ven cosas distintas, lo más probable es que tengas dos instalaciones de Office a la vez (por ejemplo, una versión antigua de Office 2016 y Microsoft 365).
La solución es desinstalar la antigua desde Panel de control > Programas > Desinstalar un programa, y dejar solo Microsoft 365. Después, reinicia y vuelve a abrir el archivo.
Lo que Microsoft 365 no hace
Aunque se actualiza con más frecuencia que las versiones de compra, Microsoft 365 tampoco lo trae todo a la vez. Si la empresa en la que trabajas frena las actualizaciones (por política de IT o por canal de actualización retardado), las funciones nuevas tardan semanas o meses en llegar a tu Excel.
Copilot consume créditos y tiene límites de uso: según el plan, hay un número máximo de peticiones al mes. Si lo usas mucho, puede que el servicio se degrade o te pida esperar.
Excel para la web no ejecuta macros VBA. Para automatizar en la web se usa Office Scripts (JavaScript) o, en planes Empresa, Power Automate. Si tu archivo tiene macros .xlsm, tendrás que abrirlo en el escritorio para que funcionen.
Los archivos locales se ven y se editan igual, pero la coedición a la vez (varias personas sobre el mismo libro) exige OneDrive o SharePoint. Si el libro está en una carpeta de red o en una memoria USB, no hay coedición en tiempo real.
Lo que ya sabes hacer con Excel en Microsoft 365
- Reconoces la interfaz: la cinta, el cuadro de nombres, la barra de fórmulas, la barra de estado y el botón Copilot que no estaba en versiones antiguas.
- Conoces las funciones que solo están en 365: matrices dinámicas, LET, LAMBDA, BUSCARX y Copilot.
- Sabes instalar Excel de Microsoft 365 en Windows y en Mac, y dónde está la tecla equivalente a F4 en Mac (Cmd+T).
- Sabes abrir y usar Excel para la web desde excel.cloud.microsoft.
- Sabes guardar el libro en OneDrive para no perderlo y coeditarlo.
- Sabes detectar y arreglar los tres errores típicos del cambio de versión.
El siguiente paso: convierte el rango A1:B6 en una tabla de Excel (Inicio > Dar formato como tabla) y, con Copilot a la derecha, pídele "añade una columna con el total con IVA incluido"; revisa la fórmula que propone antes de aceptar.
Dudas al usar Excel en Microsoft 365
1. ¿Cómo descargar Excel 2026?
Excel no tiene una versión independiente llamada 2026. Lo que puedes descargar es Microsoft 365 (la suscripción) o, si prefieres compra única, Excel 2024. Ambas están en la web de Microsoft con un archivo .xlsx. Si tu equipo es de 32 bits, la web detecta la versión y te ofrece el instalador correcto.
2. ¿Se puede descargar Microsoft Excel gratis?
Sí, usando Excel para la web en tu navegador: solo necesitas una cuenta Microsoft gratuita. Incluye crear, editar y guardar libros en OneDrive, aunque no tiene todas las funciones del escritorio. Si quieres la app de escritorio, necesitas una suscripción a Microsoft 365.
3. ¿Qué incluye Microsoft Excel 365?
Excel 365 es Excel dentro de la suscripción a Microsoft 365. Incluye las funciones más nuevas como BUSCARX, MATRIZALEAT y matrices dinámicas, integración con OneDrive y actualizaciones automáticas. También añade Copilot y Python en Excel si tu licencia los contempla.
4. ¿Cómo conseguir Microsoft Excel gratis?
La forma más rápida es Excel para la web con una cuenta Microsoft gratuita: abres el navegador, entras en excel.cloud.microsoft y empiezas a trabajar sin instalar nada. Los documentos se guardan en OneDrive. Si quieres la app de escritorio, necesitas una suscripción a Microsoft 365.
5. ¿Cómo descargar Office 365 para Mac?
Entra en office.com desde Safari o el navegador que uses, inicia sesión con tu cuenta Microsoft y pulsa Instalar Office. El archivo que se descarga es un .pkg que abre el instalador; sigue los pasos y arrastra los iconos a la carpeta Aplicaciones. Algunas funciones, como Power Query o ciertos complementos, pueden no estar en macOS.
6. ¿Qué diferencias tiene Microsoft Excel 2016?
Excel 2016 sigue siendo útil para tareas básicas, pero se quedó sin matrices dinámicas, BUSCARX, LET y MATRIZALEAT. Además ya no recibe funciones nuevas; solo actualizaciones de seguridad. Si necesitas las funciones recientes, la opción es Microsoft 365 o Excel 2024.
Fuentes
- MicrosoftDownload Microsoft Office 365 for Windows and Macconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftExcel para Microsoft 365 — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftCtrl+Mayús+Entrar · fórmulas de matriz antiguas — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftCopilot en Excel — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftExcel 2024 — documentación oficialconsultado el 05/10/2026