Cómo convertir un archivo .xlsx a Excel paso a paso

Un archivo con extensión .xlsx es el libro normal de Excel desde 2007. Cuando lo abres con una versión antigua, lo envías a un compañero con Excel 2003 o necesitas que el archivo ocupe menos, el macro abre otra extensión: .xls (formato de 1997-2003, con un máximo de 65.536 filas), .xlsm (el mismo .xlsx pero con macros), .xlsb (binario, más rápido y comprimido para libros grandes) y .csv (solo texto, con los valores de la hoja activa). En este tutorial el libro de ejemplo es Ventas2026.xlsx, con datos de las ventas por producto y mes, y lo vas a convertir a varios de esos formatos paso a paso.

Funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web y Excel para Mac (en Mac, los atajos con Ctrl se sustituyen por Cmd).

Qué es un .xlsx y por qué a veces necesitas otro formato

Un libro guardado como .xlsx usa el formato abierto XML de Office (Open XML), que es el estándar de Excel desde 2007. Cuando mandas un .xlsx por correo a alguien que todavía usa Excel 2003, esa persona ve el libro como Ventas2026.xlsx y al abrirlo aparece un aviso: "El archivo está en un formato distinto al de esta versión de Excel". Si pulsa Aceptar, Excel intenta abrirlo con un convertidor, pero puede perder formato y, sobre todo, no puede guardarlo después como .xlsx.

La solución más sencilla es guardarlo en un formato que Excel 2003 entienda sin convertidor: .xls (formato de Excel 97-2003, hasta 65.536 filas y 256 columnas). El .xls está limitado, pero sigue siendo útil para compatibilidades antiguas.

Cuando el libro lleva macros VBA, no se puede guardar como .xls (las perdería) ni como .xlsx (no guarda macros). Hay que guardarlo como .xlsm. Y cuando el libro es muy grande, el .xlsb (binario) lo comprime más y abre más rápido que el .xlsx, sin perder nada de lo que hace Excel. El .csv, por último, es solo texto plano con los valores de la hoja activa, sin fórmulas ni formatos: sirve para pasar datos a otros programas.

Las tres formas de convertir un .xlsx

Hay tres caminos para pasar un libro de un formato a otro.

Guardar como es lo más rápido cuando tienes un solo libro delante. Power Query brilla cuando los archivos vienen de una carpeta y hay que unirlos. El código (VBA, pandas, o un .bat con LibreOffice) automatiza la tarea y permite lanzarla de noche o desde un servidor.

Guardar como .xls desde Excel

Abre Ventas2026.xlsx en Excel 2021 y sigue estos pasos.

1. Ve a la pestaña Archivo.
2. Pulsa Guardar como.
3. Pulsa Examinar.
4. En la lista Tipo, elige Excel 97-2003 (.xls).
5. Escribe el nombre Ventas2026.
6. Pulsa Guardar.

El aviso de incompatibilidad y qué se pierde al guardar

Al guardar Ventas2026.xlsx como .xls, Excel muestra un cuadro con tres botones: Más información, No mostrar de nuevo y, debajo, el aviso de que algunas características del libro no se pueden guardar.

Al pulsar Aceptar, el libro se guarda como .xls y pierdes: tablas dinámicas con segmentaciones (las segmentaciones se borran), formato condicional basado en fórmulas complejas (se reduce a lo que admite el formato), gráficos modernos (vuelven a la versión clásica) y funciones que Excel 2003 no entiende (cambian a #¿NOMBRE?).

Convertir a .xlsm para no perder las macros

Ventas2026.xlsx tiene una macro Sub Resaltar() que pinta las celdas de la columna D en amarillo. Al guardarlo como .xls, Excel avisa de que las macros se perderán.

Pasos para no perder las macros:

1. Archivo > Guardar como > Examinar.
2. En Tipo, elige Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).
3. Pulsa Guardar. La extensión del archivo cambia sola a .xlsm.

Al volver a abrir Ventas2026.xlsm, la macro sigue ahí: ve a Desarrollador > Código > Macros y aparece Resaltar en la lista.

Convertir a .xlsb para libros grandes

Ventas2026.xlsx tiene 800.000 filas de ventas y pesa 45 MB. Al guardarlo como .xlsb baja a unos 12 MB y abre más rápido.

Pasos:

1. Archivo > Guardar como > Examinar.
2. En Tipo, elige Libro de Excel binario (.xlsb).
3. Pulsa Guardar.

Convertir desde Power Query sin abrir cada archivo

En una carpeta C:\Ventas\2026 tienes doce .xlsx, uno por mes, y un Totales2025.xls con el resumen del año pasado. Power Query los une todos y los vuelve a guardar.

Pasos:

1. Datos > Obtener y transformar datos > Desde archivo > Desde carpeta.
2. Pulsa Examinar y elige C:\Ventas\2026.
3. En la ventana del asistente, pulsa Combinar y transformar datos.
4. Selecciona la hoja Ventas y pulsa Aceptar.
5. Power Query muestra las doce tablas apiladas en una vista previa. Pulsa Cerrar y cargar en.
6. Elige Solo crear conexión para no duplicar la tabla en el libro, o Tabla para verla.

Para exportar la tabla combinada de nuevo a un .xlsx, ve a Inicio > Cerrar y cargar > Cerrar y cargar en, marca Solo crear conexión, pulsa Importar datos de Power Query a una hoja nueva y, después, Archivo > Guardar como > Libro de Excel (.xlsx) con el nombre Ventas2026_Todo.xlsx.

Convertir desde VBA, Python y la línea de comandos

Los tres caminos siguientes convierten Ventas2026.xlsx a .xls desde código. Cada bloque se copia y se pega tal cual.

Guardar como .xls con una macro de VBA

Abre el editor con Alt+F11, inserta un Módulo y pega:

Sub GuardarComoXLS()
    Dim rutaXLSX As String
    Dim rutaXLS As String
    rutaXLSX = "C:\Datos\Ventas2026.xlsx"
    rutaXLS = "C:\Datos\Ventas2026.xls"
    Workbooks.Open Filename:=rutaXLSX
    Workbooks("Ventas2026.xlsx").SaveAs _
        Filename:=rutaXLS, _
        FileFormat:=xlExcel8
    Workbooks("Ventas2026.xls").Close SaveChanges:=False
End Sub

Pasos: pulsa Alt+F11, Insertar > Módulo, pega el código, coloca el cursor dentro de la macro y pulsa F5.

Convertir con Python y pandas u openpyxl

Instala las librerías con pip install pandas openpyxl xlwt y ejecuta:

import pandas as pd

df = pd.read_excel("Ventas2026.xlsx", sheet_name="Ventas")
df.to_excel("Ventas2026.xls", engine="xlwt", index=False)
print("Filas exportadas:", len(df))

Filas exportadas: 4

Convertir con la línea de comandos de Windows

Crea un archivo convertir.bat con este texto:

@echo off
"C:\Program Files\LibreOffice\program\soffice.exe" ^
  --headless --convert-to xls ^
  --outdir "C:\Salida" "C:\Datos\Ventas2026.xlsx"

Ejecútalo desde la consola o con doble clic. El archivo Ventas2026.xls aparece en C:\Salida. Conviene frente a Python cuando el equipo no tiene Python instalado y ya tiene LibreOffice.

Convertir a PDF, CSV y ODS desde Excel y desde la web

Por qué la conversión a veces falla o descuadra datos

Filas y columnas que se cortan al pasar a .xls

Ventas2026.xlsx tiene 70.000 filas. Al guardarlo como .xls, Excel guarda las primeras 65.536 y descarta las 4.464 restantes en silencio.

Pasos para arreglarlo:

1. Filtra la hoja por lo que entre en 65.536 filas con Datos > Ordenar y filtrar > Filtro.
2. Exporta el resto con Datos > Obtener y transformar datos > Desde archivo > Desde libro de Excel a un segundo archivo.
3. Une los dos con Power Query.

Las fechas se desplazan un día o cuatro años

Ventas2026.xlsx lo creó un compañero en Mac con el sistema de fechas 1904. Al abrirlo en Windows (sistema 1900), las fechas se retrasan cuatro años y un día.

Pasos para arreglarlo:

1. Cierra el libro.
2. Archivo > Opciones > Avanzadas.
3. En Al calcular este libro, marca Usar sistema de fechas 1904 si quieres mantenerlo, o desmárcalo para volver al sistema 1900.
4. Vuelve a abrir el archivo: las fechas vuelven a su sitio.

El archivo exportado a CSV no se vuelve a abrir igual

Al guardar como CSV, el archivo usa coma o punto y coma según el idioma de Windows. En Windows en español, las columnas se separan con punto y coma; en inglés, con coma.

Pasos para reimportarlo bien:

1. Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
2. Elige el archivo Ventas2026.csv.
3. En la vista previa, cambia Delimitador a Punto y coma si tu Windows está en español.
4. Pulsa Cargar.

Lo que ya sabes hacer con la conversión de .xlsx

• Guardar como .xls desde Archivo > Guardar como cuando necesitas compatibilizar con Excel 97-2003.
• Guardar como .xlsm cuando el libro lleva macros y no quieres perderlas.
• Guardar como .xlsb cuando el libro es grande y quieres que ocupe menos y abra más rápido.
• Combinar varios .xlsx de una carpeta con Power Query y exportar el resultado a un único .xlsx.
• Convertir con VBA, con pandas/openpyxl en Python, o con soffice --headless desde la línea de comandos.

El siguiente paso es mover el libro a Google Sheets: Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) desde Drive, o Archivo > Guardar como desde el menú de Sheets.

Dudas al convertir archivos de Excel entre formatos