Cómo ordenar palabras alfabéticamente en Excel: guía práctica

Ordenar palabras en orden alfabético en Excel es una de las tareas más útiles del día a día: clientes, productos, ciudades, libros… En este tutorial aprenderás a hacerlo de dos formas: con la herramienta clásica de la cinta y con la función ORDENAR (SORT), que deja la lista original intacta. Lo que verás funciona en Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021. En Excel 2019 y anteriores solo tienes la primera opción; la función ORDENAR no existe ahí. Para esta guía, tomaremos la expresión «orden alfabético de palabras» en su sentido más habitual: poner una columna de nombres o de productos desordenados siguiendo el orden A-Z (o Z-A).

Qué es ordenar alfabéticamente en Excel y cuándo lo necesitas

Ordenar alfabéticamente es colocar una lista de palabras siguiendo el orden del abecedario: primero la A, después la B, y así hasta la Z. En Excel esto se aplica a cualquier columna con texto: nombres de clientes, productos, ciudades, libros o tareas.

Imagina la hoja de tu tienda: en la columna A tienes los nombres de tus clientes tal como fueron llegando al mostrador, mezclados sin orden. Para localizar uno, tienes que leer la lista entera. Si los pones en orden A-Z, el cliente «Alonso» aparece siempre al principio y el cliente «Zúñiga» al final, y basta un vistazo para saber dónde está cada uno.

También necesitas ordenar alfabéticamente cuando preparas un listado para imprimir (un directorio, un catálogo, una lista de admitidos) o cuando quieres agrupar duplicados: los nombres repetidos quedan uno al lado del otro y los localizas a simple vista.

Lo que vas a aprender en este tutorial:

• Ordenar una sola columna con la cinta de opciones.
• Ordenar varias columnas a la vez con varios niveles.
• Ordenar sin tocar la lista original usando la función ORDENAR.
• Reconocer y arreglar los errores más habituales al ordenar.

Las dos formas de hacerlo: con la cinta o con una fórmula

Excel te ofrece dos caminos para ordenar una lista de palabras. La elección depende de qué versión tienes y de si quieres conservar los datos originales tal como están.

La primera forma es la herramienta clásica de la cinta, en Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar. Lleva en Excel desde siempre y, además de ordenar, te deja añadir varios niveles, distinguir mayúsculas y ordenar por color. Lo malo: cambia los datos en su sitio, no te deja una copia intacta.

La segunda forma es la función ORDENAR (en inglés SORT), disponible desde Excel 2021. Es una fórmula que devuelve la lista ya ordenada en otra zona de la hoja, sin tocar el original. La escribes una vez y, si tocas los datos, el resultado se vuelve a calcular solo.

Si tu Excel es 2019 o anterior, la función ORDENAR no existe: si la escribes, te sale #¿NOMBRE?. Usa la herramienta de la cinta, que es la primera opción de la tabla.

Ordenar desde la cinta: el cuadro "Ordenar"

La ruta es la misma desde Excel 2007:

Al pulsar Ordenar se abre el cuadro donde decides la columna por la que se ordena, el sentido (ascendente o descendente) y los niveles adicionales.

En la pestaña Opciones puedes marcar «Distinguir mayúsculas y minúsculas» y elegir entre ordenar filas (lo normal) u ordenar columnas de izquierda a derecha.

Ordenar con la función ORDENAR

La fórmula más corta posible es esta:

=ORDENAR(A2:A20)

=ORDENAR(A2:A20), escrita en una celda cualquiera, devuelve la columna ordenada de la A a la Z, empezando por esa misma celda. La lista original en A no se mueve.

Los argumentos son:

• matriz: el rango a ordenar (obligatorio).
• indice_ordenacion: el número de columna por el que se ordena cuando la matriz tiene varias columnas. Si se omite, ordena por la primera.
• orden: 1 para A-Z (ascendente), -1 para Z-A (descendente). Si se omite, vale 1.
• por_columna: FALSO para ordenar por filas (el caso normal), VERDADERO para ordenar por columnas.

Una lista de nombres en orden A-Z

Vamos a la práctica. Tienes la hoja Clientes con esta lista, tal como llegó al mostrador:

Pasos para ordenarla:

1. Haz clic en cualquier celda con datos, por ejemplo A2.
2. Pulsa Ctrl+Mayús+Fin para seleccionar todo el bloque.
3. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
4. En Columna deja «Cliente», en Orden deja «A a Z».
5. Pulsa Aceptar.

Observa que la ciudad de cada cliente ha viajado con él: Sevilla junto a Alberto, Málaga junto a Ana. Esto ocurre porque la selección incluía las dos columnas.

Ordenar una sola columna sin desordenar las demás

Si repites los pasos seleccionando solo A2:A9, en cuanto pulses Aceptar Excel te avisa:

«Ampliar la selección» mantiene juntos nombre y ciudad. «Continuar con la selección actual» ordena solo los nombres y deja cada ciudad en su fila de antes, así que Marta Vidal se queda con la ciudad de Alberto. Salvo que sepas que la columna A no importa y quieres barajar solo los nombres, elige siempre Ampliar la selección.

De la A a la Z y de la Z a la A

Para invertir el orden, abre el mismo cuadro y cambia el desplegable Orden de «A a Z» a «Z a A». El resultado:

Varias columnas a la vez: nombre, luego apellido

Cuando una persona tiene nombre y apellido en columnas separadas, lo correcto es ordenar por apellido. Para eso sirve el botón Agregar nivel del cuadro Ordenar.

Tienes la hoja Contactos así:

Si ordenas solo por Nombre, los «García» quedan separados por Luis, Ana, Pedro, Marta y Juan. Si ordenas por Apellido, los tres «García» se juntan y, dentro de ellos, los nombres se ordenan.

Pasos:

1. Selecciona A2:B6.
2. Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Primer nivel: Columna «Apellido», Orden «A a Z».
4. Pulsa Agregar nivel.
5. Segundo nivel: Columna «Nombre», Orden «A a Z».
6. Aceptar.

Fíjate: los tres García quedan juntos, y dentro de ellos Ana, Juan, Luis, Pedro en orden alfabético de nombre.

Hasta dónde llegan los niveles

El cuadro Ordenar admite hasta 64 niveles en una sola operación. En la práctica, con dos o tres cubres el 99 % de los casos: por apellido, después por nombre, y si hace falta un tercero por población.

El límite existe porque la herramienta debe comparar cada fila con todas las demás para decidir su posición. Con muchas columnas y muchos niveles, el orden se ralentiza. Si tu listado tiene 100.000 filas y diez columnas que ordenar, plantéate usar la función ORDENAR (SORT) o una tabla dinámica.

Ordenar palabras sin tocar el listado original

Ahora la hoja Productos con descripción e importe:

Para obtener la lista ordenada en las columnas D y E, sin tocar A y B:

1. Selecciona la celda D2.
2. Escribe =ORDENAR(A2:B15;1;1).
3. Pulsa Entrar.

La fórmula llena sola las celdas de abajo y de la derecha, hasta E15. La lista original sigue en su sitio.

Cambiar la columna y el sentido sin reescribir

Para ordenar por importe de mayor a menor, cambia los argumentos:

=ORDENAR(A2:B15;2;-1)

El 2 indica que ordene por la segunda columna del rango (Importe), y el -1 invierte el sentido, de mayor a menor.

Si quisieras los importes de menor a mayor, deja el signo en positivo: =ORDENAR(A2:B15;2;1).

Cuando sale #¡DESBORDAMIENTO! y cómo solucionarlo

Si al pulsar Entrar ves #¡DESBORDAMIENTO! en D2, mira el borde discontinuo que sale alrededor: marca las celdas ocupadas que bloquean la salida de la fórmula. Por ejemplo, si D5 tiene un valor o una fórmula previa, la matriz de ORDENAR no puede pasar por ahí.

Para arreglarlo: o bien borras el contenido de las celdas que están en el camino (en el ejemplo, D5 y siguientes), o bien mueves la fórmula a otra zona despejada. En cuanto quede libre, la fórmula se desborda y muestra el resultado entero.

Errores típicos al ordenar palabras

Cuatro fallos que se repiten una y otra vez al ordenar palabras en Excel.

Seleccioné una columna y se desordenó todo

Si seleccionas solo la columna A (los nombres) y ordenas, Excel te avisa con el cuadro «Se ha encontrado un dato junto a la selección». Si haces clic en «Continuar con la selección actual», solo se ordena A y las ciudades se quedan donde estaban. Marta Vidal pasa a tener la ciudad de Alberto.

Arreglo: cuando te salga el aviso, pulsa siempre «Ampliar la selección», salvo que sepas seguro que las columnas de al lado no importan. Otra opción: selecciona el rango entero desde el principio (A1:B9, por ejemplo), y el aviso no aparece.

La primera fila, que era el encabezado, se fue al final

Si no marcas «Mis datos encabezados» en la pestaña Opciones del cuadro Ordenar, Excel trata la fila 1 como un dato más y la manda al final de la lista ordenada.

Arreglo: abre el cuadro, ve a Opciones y marca «Mis datos encabezados». Verás que la lista desplegable de Columna pasa a mostrar «Cliente», «Ciudad» en vez de «Columna A», «Columna B».

El orden no entiende mayúsculas ni acentos como yo

Por defecto, Excel ignora la diferencia entre mayúsculas y minúsculas: «Ángel» se ordena igual que «angel» o «ANGEL». Si necesitas distinguirlos, abre Ordenar, ve a Opciones y marca «Distinguir mayúsculas y minúsculas».

Con los acentos, Excel trata «Ángel» como una variante de «A» y lo coloca al principio del bloque A, antes de «Alberto». Si prefieres que «Ángel» se ordene como si fuera «Angel», la opción de mayúsculas y minúsculas por sí sola no lo cambia: necesitarías una columna auxiliar con NOMPROPIO para homogeneizar.

Ordené y se rompieron mis fórmulas

Si en la columna de al lado tenías =BUSCARV o cualquier fórmula que apunta a filas concretas, al reordenar los datos esas filas se mueven y las fórmulas dejan de devolver lo que devolvían. Por ejemplo, una celda que apuntaba a A5 ahora apunta a otra fila, con otro nombre.

Arreglo: o conviertes los datos en una tabla de Excel (Insertar > Tablas > Tabla) para que las fórmulas usen referencias estructuradas y viajen con la fila, o usas la función ORDENAR, que deja la lista original en su sitio y por tanto no rompe nada.

Lo que ya sabes hacer con el orden alfabético en Excel

Cuatro capacidades que ya tienes:

• Ordenar una sola columna de la A a la Z con Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
• Ordenar varias columnas a la vez añadiendo niveles, primero por apellido y después por nombre.
• Obtener la lista ordenada sin tocar el original con la función ORDENAR (SORT) en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365.
• Reconocer los cuatro errores típicos: selección incompleta, encabezado mal marcado, mayúsculas y fórmulas rotas.

Siguiente paso: combina ORDENAR con FILTRAR (FILTER) para crear una lista que se actualice sola y, además, filtre las palabras que no te interesen. Por ejemplo, una hoja de clientes que muestre solo los de Madrid, y además ordenados de la A a la Z, sin tocar el listado original.

Dudas al ordenar palabras en Excel