Cómo ordenar alfabéticamente en Excel: de la A a la Z

Imagina una hoja con los nombres de tus proveedores tal y como los fuiste apuntando: Barcelona,Almería, Cáceres,Buenos Aires… Mezclados. Ordenarlos alfabéticamente es colocarlos en un orden conocido y estable, igual que en un listín:para encontrarlos antes, para agruparlos por ciudad o para que un informe se lea de arriba abajo sin saltos. En este tutorial vas a hacerlo de dos maneras: con el botón clásico de la cinta, que mueve los datos en su sitio, y con la función ORDENAR, que deja el original como está y crea otra zona yaordenada. Sirve en Excel paraMicrosoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y en Excel para la web y para Mac. La función ORDENAR y sus compañeras (ORDENARPOR, UNICOS, FILTRAR) necesitan Excel 2021, 2024 o Microsoft 365.

Qué significa ordenar alfabéticamente en una hoja de cálculo

Una hoja con proveedores, ciudades o productos descolocados es difícil de usar. Ordenar alfabéticamente es colocar las celdas en su sitio según el abecedario: de la A a la Z en orden ascendente, o al revés en descendente.Excel no distingue mayúsculas de minúsculas al comparar letras, y trata números, fechas y textos con las mismas reglas.

El libro que vamos a usar a lo largo del tutorial es una lista de proveedores de una pequeña tienda: cada fila es un proveedor, con su ciudad y su teléfono. Empieza desordenada y, paso a paso, la vamos a ordenar de distintas maneras: por ciudad, por nombre, por color, por precio… siempre sobre los mismos datos.

Las dos formas de ordenar que tiene Excel

Excel tiene dos caminos para ordenar y conviene saber cuál usar en cada momento.

La herramienta clásica está en Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar. Reordena los datos en su sitio, dentro de la misma hoja. Es la opciónnatural cuando quieres tocar el archivo y dejarlo ya para los demás.

La segunda vía es la familia de funciones ORDENAR (SORTeninglés), ORDENARPOR (SORTBY), UNICOS (UNIQUE) y FILTRAR (FILTER). Estas funciones, en vez de mover los datos, crean una copia ordenada aparte, en otra zona de la hoja o en otra hoja, y dejan el original tal cual. Son útiles cuando los datos vienen de una consulta que se actualiza o cuando no quieres arriesgarte a descolocar nada.

Dónde está el botón Ordenar y qué opciones te ofrece

El botón está en la cinta de opciones, dentro de la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar. Junto a él verás dos botones pequeños: Ascendente (de la A a la Z) y Descendente (de la Z a la A), que ordenan al vuelo por la columna seleccionada sin abrir el cuadro. Paramás opciones, abre el cuadro grande:

El cuadro que se abre tiene esta pinta:

En la pestaña Opciones puedes elegir entre Ordenar de arriba haciaabajo (lo normal) y Ordenar de izquierda a derecha (para hojas ordenadas en horizontal), y decidir si distingue mayúsculas y minúsculas.

Tu primera lista ordenada de la A a la Z

Empezamos con la lista más sencilla: seis proveedores en la columna A, sin encabezado. Solo queremos ponerlos en orden alfabético.

Pasos para ordenarlo:

1. Selecciona el rango A2:A7 (haz clic en A2 y, sin soltar, arrastra hasta A7).
2. Pulsa Ctrl+Mayús+L para convertir el rango en otra vista(opcional, sirve para ver mejor la lista).
3. Abre el cuadro de ordenar en Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.

4.Elige Ordenar por: Proveedor, Ordenar en: Valores y Orden: De la A a la Z.

1. Pulsa Aceptar.

Después de aceptar,la columna A queda así:

El aviso de ampliar selección y por qué importa

Si solo seleccionas A2:A7 y pulsas el botón Ordenar阿 Ascendente阿 de la cinta (sin abrir el cuadrogrande),Excel te mostrará este aviso:

Aquí está la trampaclave de ordenar en Excel: si dices Ordenar selección actual阿, Excel solo reordena los valores de la columna A, descolocando los datos de las otras columnas. Si hay más columnas a la derecha (ciudad, teléfono), las celdas de esas columnas se quedan donde estaban y los nombres dejan de corresponderse con sus ciudades. La forma correcta es pulsar Ampliar selección para quelas filas enteras se muevan juntas.

Ordenar por varias columnas a la vez

Ahora la hoja tiene dos columnas: proveedor y ciudad. Queremos agrupar primero por ciudad (para ver juntos todos losproveedores deLima, todos los deBuenos Aires, todos los de Santiago) y, dentro de cada ciudad, alfabético por nombre.

Pasos:

1. Selecciona A2:B9 (incluye las dos columnas, pero no la fila 1 del encabezado).
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Marca la casilla Mis datos tienen encabezados (así en el desplegable aparecenlos nombres,Proveedor y Ciudad, en vez de Columna B y Columna C).
4. Primer nivel: Ordenar por: Ciudad, Orden: De la A a la Z.
5. Pulsa Agregar nivel y elige Ordenar por: Proveedor, Orden: De la A a la Z.
6. Pulsa Aceptar.

Después de aceptar, la hoja queda conBuenos Aires agrupados primero(Aguilar y Alonso, en orden alfabético), luegoLima (Bravo, Díaz y Romero) ypor últimoSantiago (Cano, Domínguez y Vega).

Vaciar un nivel y cambiar el sentido de un criterio

En el mismo cuadro de diálogo, los botones de la derecha del todo (▴ y ▾) suben y bajan un nivel para cambiar el orden de prioridad: el de arriba manda sobre el de abajo.La flecha Eliminar nivel borra ese nivel del orden. Para pasar un nivel de ascendente a descendente, basta con desplegar la lista Orden de ese nivel y elegir De la Z a la A.Por ejemplo, si en el ejemplo anterior cambias el segundo nivel (Proveedor) a De la Z a la Z (descendente Z-A),dentro de cada ciudad los nombres aparecerán al revés: primero Vega, luego Romero, luego Domínguez.

El cuadro de diálogo de Excel permite hasta 64 criterios en una sola operación de ordenar, así que difícilmente te vas a quedar corto.

Ordenar por colores, por iconos o por una lista personalizada

A veces el orden que queremos no es alfabético, sino por estado del pedido.Supón que tienes una columna Estado con celdas en verde (entregado), amarillo (en curso) y rojo (urgente), y quieres ver primero los urgentes.

Pasos:

1. Selecciona la tabla entera.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Ordenar por: Estado, Ordenar en: Color de celda.
4. En la columna Orden, el desplegable mostrará los colores presentes en tu hoja: elige el rojo primero; con Copiar nivel y reordenando puedes añadir el amarillo y el verde después.
5. Pulsa Aceptar.

Para crear tu propioorden (por ejemplo, Alto / Medio / Bajo), ve a la pestaña Opciones del cuadro y pulsa Listas personalizadas…; ahí puedes escribir el tuyo y dejarlo guardado para reutilizarlo.

Ordenar sin tocar los datos: la función ORDENAR

A veces conviene no mover los datos originales.La función ORDENAR (SORT eninglés, desde Excel 2021, 2024 y 365) hace una copia ordenada en otra zona de la hoja, sin tocar nada de lo que tienes. Sobre la misma hoja de proveedores con precios:

Para obtener los productos ordenados por precio de mayor a menor, en cualquier celda vacía(por ejemplo, F2), escribe:

=ORDENAR(A2:C9;3;-1)

Y pulsa Entrar (o Intro). Excel llenará sola las celdas vecinas hacia abajo y a la derecha con la tabla ordenada, dejando en la primera fila los productos más caros.

El resultado se verá así en la cuadrícula:

Cómo escribir los argumentos de ORDENAR uno por uno

La sintaxis es:

=ORDENAR(matriz; indice_ordenacion; orden; por_columna)

• matriz (array): el rango que quieres ordenar. En el ejemplo, A2:C9.
• indice_ordenacion (sort_index): el número de columna (o fila) por el que ordenar, contando desde la izquierda del rango. En el ejemplo, 3 (la columna Precio).
• orden (sort_order): 1 para ascendente (A-Z, menor a mayor) y -1 para descendente (Z-A, mayor a menor). En el ejemplo, -1.
• por_columna (by_col): opcional. FALSO (lo que viene por defecto) ordena por columnas hacia abajo; VERDADERO ordena de izquierda a derecha. Si no lo escribes se queda en FALSO.

Por qué aparece #¡DESBORDAMIENTO! y cómo resolverlo

ORDENAR es una función de matriz dinámica: necesita escribir su resultado en varias celdas a la vez. Si alguna de esas celdas está ocupada, Excel muestra el error #¡DESBORDAMIENTO! en la celda donde escribiste la fórmula, y un borde discontinuo marca la zona que necesita para su resultado.

Las tres causas más habituales son:

1. La celda de al lado no está vacía. Si F2 está libre pero G2 tiene un dato, la fórmula no puede extenderse. Vacía G2 (y las que estén dentro del borde discontinuo) o mueve la fórmula a otra celda.
2. La fórmula está dentro de una tabla deExcel. Las matrices dinámicas no se desbordan dentro de una tabla. Convierte el rango en un rango normal ( Inicio > Estilos > Dar formato como tabla > Convertir en rango ) o escribe la fórmula fuera de la tabla.
3. El rango se sale de la hoja. Si tu matriz tiene 64 columnasy la empiezas en una columna que no deja hueco, Excel no puede dibujar el resultado.

Para localizarlo con un clic, selecciona la celda con el error: Excel mostrará el borde discontinuo gris que indica el hueco bloqueado.

Ordenar por una columna que no es la primera: ORDENARPOR

Hay un caso muy común: tienes los nombres en la columna A y la nota media en la columna C, y quieres reordenar los nombres según la nota, sin arrastrar las notas al lado. La función ORDENARPOR (SORTBY, desde Excel 2021, 2024 y 365) hace justo eso.

En otra celda vacía, por ejemplo E2, escribe:

=ORDENARPOR(A2:A20;C2:C20;-1)

Pulsa Entrar.Excel desbordará la columna E con los nombres ordenados de mayor a menor nota.Los nombres aparecerán en este orden: Carmen Pino (9,5), Sofía Gómez (9,1), Diego Cano (8,3), Lucía Pérez (7,5), Iván Ramos (7,0), Andrea Mora (6,0), Marcos Ruiz (5,2), Pablo Soto (4,8), Elena Vidal (3,9).

Lo que ya sabes hacer ordenando en Excel

• En Excel hay dos caminos: el botón Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar, que reordena los datos en su sitio, y la familia de funciones ORDENAR, ORDENARPOR, UNICOS, FILTRAR, que crean otra zona ordenada sin tocar el original.
• El cuadro Ordenar admite hasta 64 criterios阿en una sola operación (Ordenar por + Agregar nivel).
• Si solo seleccionas una columna,Excel te preguntará si ampliar la selección. Aceptar mueve las filas juntas; cancelar desordena las demás columnas.
• Si una fórmula de matriz dinámica muestra #¡DESBORDAMIENTO!, la celda de al lado está ocupada o la fórmula está dentro de una tabla de Excel. Vacía el hueco o saca la fórmula de la tabla.

El siguiente paso natural es filtrar la lista ya ordenada con el botón Datos > Ordenar y filtrar > Filtro (Ctrl+Mayús+L), para quedarte solo con los proveedores de una ciudad o con los pedidos urgentes.