Excel 2013: guía rápida para abrirlo y empezar con lo básico

«Excel 13» no es una versión oficial del programa: el número 13 se asocia a veces con Excel 2013, a veces con el archivo .xls de hace años que se sigue abriendo, e incluso con la categoría sub-13 de un club deportivo. En este tutorial tomamos el significado más útil para quien busca en español: entender qué versión de Excel tiene delante y sacarle partido con dos funciones que ya estaban en 2013 y siguen hoy, Relleno rápido e SI.ERROR (IFERROR). Al terminar sabrás identificar tu versión en dos clics, construir una hoja de gastos con esas dos herramientas y dejar el camino listo para Power Query.

Qué significa «Excel 13» (y por qué a veces se confunde con Excel 2013)

Cuando alguien escribe «excel 13» puede referirse a tres cosas distintas y muy diferentes entre sí:

• Un Excel 2013, la versión de escritorio publicada por Microsoft a finales de enero de 2013. Existe, pero su soporte oficial acabó en abril de 2023, así que no recibe actualizaciones de seguridad.
• Un archivo guardado con extensión .xls (formato de Excel 97-2003), que algunas personas llaman «excel 13» por costumbre. Ese formato tiene un límite de 65.536 filas y se abre en cualquier Excel moderno.
• La categoría sub-13 de un club deportivo, donde el 13 identifica a los jugadores más jóvenes. Si ese es tu caso, este artículo no te sirve: lo que necesitas está en la web de tu federación.

Como ves, los tres significados no tienen nada en común, así que vamos a lo que sí podemos aprovechar de cualquiera de las versiones que puedan llevar ese nombre: dos herramientas que ya estaban en 2013 y siguen hoy, Relleno rápido e SI.ERROR (IFERROR), que funcionan igual en un Excel 2013, en un Excel 2021 y en Microsoft 365. Si tu archivo es .xls, ábrelo y guárdalo como .xlsx desde Archivo > Guardar como antes de empezar.

Las versiones de Excel que existen y en cuál de ellas trabajas

Las versiones de escritorio que Microsoft ha publicado son Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y la familia Microsoft 365. No existen Excel 2012, 2017 ni 2018; si las ves en algún instalador, son copias sin licencia oficial. Además de las de escritorio, tienes Excel para la web (gratuito con cuenta de Microsoft), Excel para Mac y Excel para móviles.

Cómo saber qué Excel tienes instalado en dos clics

Abre Excel y, en la cinta de opciones, haz clic en la pestaña Archivo. En la columna de la izquierda, la primera opción suele ser Información; debajo del todo verás un cuadro llamado Acerca de (en algunas versiones, «Acerca de Excel») con el nombre completo del producto y, en la mayoría, la versión y la compilación. Ese texto es la respuesta.

Si tu Excel es de Microsoft 365

Si tu Excel es LTSC 2021 o 2024

Si trabajas en Excel para la web

Funciones que vinieron con Excel 2013 y siguen hoy

• Relleno rápido (Flash Fill), en Inicio > Herramientas de edición > Relleno > Relleno rápido, detecta el patrón de la columna de al lado y completa los datos por ti.
• SI.ERROR (IFERROR), para envolver una fórmula y mostrar 0, vacío o un texto cuando el cálculo falla.
• Formato condicional > Reglas superiores e inferiores, para resaltar los valores mayores o menores de un rango.
• Indicadores y barras de datos dentro del formato condicional, que ya no necesitan el complemento clásico.
• Tablas dinámicas con modelo de datos integrado, embrión de lo que después sería Power Pivot.
• Línea de tiempo de tabla dinámica y Segmentación de datos mejorada, para filtrar por fecha arrastrando.

Relleno rápido: detectar el patrón al escribir en la columna de al lado

Relleno rápido observa lo que escribes en una celda, lo compara con la columna de la izquierda y, cuando ve un patrón claro, propone rellenar las demás. Se activa automáticamente al pulsar Entrar después de escribir el segundo ejemplo, y desde la cinta con Inicio > Herramientas de edición > Relleno > Relleno rápido. Su atajo es Ctrl+E.

Una hoja de gastos con Relleno rápido e SI.ERROR en tu versión

Vas a crear una hoja de gastos sencilla: una columna con la fecha, otra con el concepto y una tercera con el importe. Después añadirás una columna donde, solo con escribir el nombre del comercio, Excel rellene el importe con IVA gracias a Relleno rápido. Por último, blindarás el promedio con SI.ERROR para que ningún #¡DIV/0! rompa el resumen.

Pasos para preparar la hoja:

1. Abre un libro nuevo y guárdalo como Gastos_hogar.xlsx con Ctrl+G.
2. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Importe (EUR), en D1 Importe con IVA (EUR) y en E1 Promedio bimestral (EUR).
3. Rellena las filas 2 a 5 con los datos de la tabla de arriba: las fechas en formato corto, los importes con coma decimal.
4. Selecciona A1:E1 y aplica Ctrl+N para poner los encabezados en negrita.

Sacar el importe con IVA escribiendo solo el nombre

La idea es que, con teclear el nombre del comercio en la columna D, Relleno rápido rellene el cálculo con IVA. Como las cantidades no se parecen entre sí, el truco es escribir primero la palabra mágica y luego el número esperado, sin fórmula intermedia.

Pasos para activar Relleno rápido y completar la columna:

1. Haz clic en la celda D2 y escribe exactamente 101,88 (con coma y dos cifras decimales).
2. Pulsa Entrar y baja a D3.
3. Escribe 27,23 y pulsa Entrar. Al llegar a D4, Relleno rápido mostrará un sombreado gris y una sugerencia con el resto de valores.
4. Pulsa Entrar para aceptar la sugerencia, o usa el atajo Ctrl+E en cualquier momento para forzar el relleno.
5. Si la sugerencia no aparece, ve a Inicio > Herramientas de edición > Relleno > Relleno rápido y acepta el cuadro de diálogo.

Evitar el #¡DIV/0! en los promedios

Ahora quieres el promedio de los importes del mes en E2, pero como aún no hay datos en E3, E4 ni E5, la fórmula PROMEDIO (AVERAGE) se quejará con #¡DIV/0! cuando arrastres. SI.ERROR lo evita.

=SI.ERROR(PROMEDIO(C2:C5);0)

=SI.ERROR(PROMEDIO(C$2:C$5);"")

Pasos para colocar la fórmula y arrastrarla:

1. Haz clic en E2 y escribe =SI.ERROR(PROMEDIO(C2:C5);0).
2. Pulsa Entrar y verás el promedio del rango C2:C5, que es 59,50 EUR.
3. Arrastra el controlador de relleno de E2 hasta E5. Como hay datos en C2:C5, las cuatro celdas muestran el mismo promedio.
4. Para ver cómo se comporta cuando el rango está vacío, escribe 0 en C3:C5 (deja solo C2 con su valor) y arrastra de nuevo: ahora SI.ERROR muestra 0 y no el error.

Lo que ya sabes hacer con tu versión de Excel y el siguiente paso

• Identificar tu versión en dos clics desde Archivo > Cuenta y leer el texto bajo «Acerca de Excel».
• Detectar patrones con Relleno rápido (Inicio > Herramientas de edición > Relleno > Relleno rápido, o Ctrl+E).
• Blindar cualquier cálculo con =SI.ERROR(tu_formula;0) para que un rango vacío no rompa el resultado.

El siguiente paso natural es Power Query (Datos > Obtener y transformar datos), que sí está disponible desde Excel 2016: cuando tu hoja de gastos crezca y necesites cruzar varios meses, Power Query los une sin copiar y pegar.

Dudas sobre «Excel 13» y tu versión de Excel