Abrir Excel por primera vez y no saber por dónde empezar es más común de lo que parece. En esta primera hora vas a aprender lo mínimo para sentirte cómodo: moverte por la cuadrícula, escribir fórmulas, usar las funciones que se usan cada día, dar formato a los datos y convertirlos en una Tabla que crece sola. Lo que se explica funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web, para Mac y para móviles. Para seguir el tutorial, abre un libro nuevo y créate una pestaña llamada Gastos.
Conocer la pantalla de Excel antes de escribir nada
Un archivo de Excel se llama libro y dentro tiene hojas, las pestañas de abajo. Cada hoja es una cuadrícula de celdas identificadas por una letra de columna y un número de fila (B3). Un grupo de celdas es un rango (A1:C10). Encima de la cuadrícula está la cinta de opciones, con pestañas como Inicio, Insertar, Datos o Fórmulas. A la izquierda, el cuadro de nombres muestra qué celda está seleccionada; a su lado, la barra de fórmulas muestra el contenido real (la fórmula, no el resultado). La esquina inferior derecha de la celda activa es el controlador de relleno, un cuadrado pequeño que arrastra la fórmula a las celdas de al lado. La barra de estado, abajo del todo, enseña el promedio, el recuento y la suma de los números seleccionados sin escribir nada.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 |
Escribir, borrar y moverse por la cuadrícula
Empezamos escribiendo. Selecciona A1, escribe Cuaderno y pulsa Entrar; ahora A2 está activa. Escribe Lápiz en A2, Goma en A3. En B1, B2 y B3 escribe los precios 3,20, 1,50 y 0,80. Para borrar lo que hay en una celda, selecciónala y pulsa Supr. Muévete con las flechas del teclado: arriba, abajo, izquierda y derecha. Para volver a la primera celda con datos, Ctrl+Inicio. Si una celda contiene una fórmula y la seleccionas, en la barra de fórmulas verás la fórmula; en la celda solo ves el resultado.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Cuaderno | 3,20 |
| 2 | Lápiz | 1,50 |
| 3 | Goma | 0,80 |
B1, en la barra de fórmulas debe verse 3,20, y la celda debe mostrar 3,20.Guardar el archivo en el formato correcto
Guarda con Ctrl+G. En el cuadro Guardar como, elige la carpeta y, en Tipo, escoge Libro de Excel (.xlsx), el formato actual. Si alguien con quien trabajas usa Excel 2003 o anterior, elige Libro de Excel 97-2003 (.xls). Si tu libro contiene macros VBA, usa Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm); el .xlsx borra las macros al guardar.
.csv no es un libro de Excel: guarda texto separado por comas, sin fórmulas, sin formatos y con una sola hoja. Úsalo solo para intercambiar datos con otros programas.El primer cálculo: una fórmula con +, -, * y /
Una fórmula empieza siempre por el signo =. Vamos a calcular el total de una lista de productos. Escribe en A1 Producto, B1 Precio, C1 Cantidad, D1 Total. En A2:A4 pon Cuaderno, Lápiz, Goma; en B2:B4 los precios 3,20, 1,50, 0,80; en C2:C4 las cantidades 5, 10, 12. La fórmula va en D2: =B2*C2. Pulsa Entrar y verás 16,00. Selecciona D2, coloca el cursor sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha) y arrastra hacia abajo hasta D4. Las fórmulas se copian y calculan cada fila.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Cuaderno | 3,20 | 5 | 16,00 |
| 3 | Lápiz | 1,50 | 10 | 15,00 |
| 4 | Goma | 0,80 | 12 | 9,60 |
D3 debe mostrar 15,00 y D4 debe mostrar 9,60. Si ves 15.000, tu Excel usa el punto como separador de miles; cambia el formato si te molesta.Referencias relativas, absolutas y mixtas: el $ que se mueve y el que no
Cuando copias una fórmula, las referencias cambian para seguir la nueva posición: una referencia relativa (A1) se mueve con la fórmula. Una absoluta ($A$1) se queda fija siempre. Una mixta ($A1 o A$1) fija solo una parte. Se cambia pulsando F4 (Cmd+T en Mac) con el cursor sobre la referencia: cada pulsación pasa de A1 a $A$1, luego a A$1, después a $A1 y vuelve a A1 (referencias relativas, absolutas y mixtas).
Fijar solo la celda del IVA con F4
Imagina una hoja Ventas con precios en A2:A4 y un IVA único en B1 (0,21). En C1 escribe Total con IVA y en C2 escribe =A2*(1+$B$1). Al arrastrar el controlador de relleno hasta C4, el IVA de B1 se queda fijo y solo se mueve el precio de cada fila.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Precio | IVA | Total con IVA |
| 2 | 100,00 | 0,21 | 121,00 |
| 3 | 50,00 | 0,21 | 60,50 |
| 4 | 25,00 | 0,21 | 30,25 |
0,21, aunque la fórmula esté en filas distintas.Fijar solo la fila o solo la columna
Crea una hoja Cuadrante con los meses en B1:G1 (Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun) y productos en A2:A4 (Cuaderno, Lápiz, Goma). En B2 escribe =$A2*B$1 y cópiala al resto del rango. $A2 fija la columna del producto y B$1 fija la fila del mes.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ene | Feb | Mar | |
| 2 | Cuaderno | CuadernoEne | CuadernoFeb | CuadernoMar |
| 3 | Lápiz | LápizEne | LápizFeb | LápizMar |
Por qué F4 no cambia los $ de la fórmula
Si pulsas F4 y la referencia no cambia, el cursor no está sobre la referencia, sino en otra parte de la fórmula. Otra causa habitual: en muchos portátiles, F4 controla el brillo o el sonido y la tecla real es Fn+F4. En Mac, F4 no fija referencias: se usa Cmd+T. Por último, si Excel está en otro idioma, el atajo puede estar mapeado a otra acción; revisa Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y la lista de atajos.
Las funciones que usarás cada día: SUMA, PROMEDIO, MIN y MAX
Las funciones ahorran escribir. Vuelve a la hoja Gastos y añade en A5 Totales, en A6 Media, en A7 Mínimo y en A8 Máximo. En D5 escribe =SUMA(D2:D4), en D6 =PROMEDIO(D2:D4), en D7 =MIN(D2:D4) y en D8 =MAX(D2:D4). Son las mismas funciones que en inglés SUM, AVERAGE, MIN y MAX.
=SUMA(D2:D4)
=PROMEDIO(D2:D4)
=MIN(D2:D4)
=MAX(D2:D4)D5 debe ser 40,60, D6 13,53, D7 9,60 y D8 16,00.La función SI para decidir qué texto aparece
La función SI (en inglés IF) evalúa una condición y muestra un texto u otro según se cumpla. Sus argumentos son, por orden: la prueba lógica, el valor si verdadero y el valor si falso. En la hoja Ventas, añade en E1 Aprobado y en E2 la fórmula =SI(D2>=1000;"Aprobado";"Revisar"). Cópiala a E3:E4.
Encadenar dos SI para tres resultados
Para tres tramos se anida un segundo SI en el lugar del valor si falso. En E2 sustituye por =SI(D2>=1500;"Alto";SI(D2>=1000;"Medio";"Bajo")) y cópiala a E3:E4. Primero se evalúa si es alto; si no, se evalúa si es medio; si tampoco, es bajo.
| D | E | |
|---|---|---|
| 1 | Total | Aprobado |
| 2 | 1.250,00 | Medio |
| 3 | 800,00 | Bajo |
| 4 | 1.800,00 | Alto |
BUSCARV: traer un dato de otra tabla
BUSCARV (en inglés VLOOKUP) busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el dato que está en otra columna de esa misma fila. Crea una pestaña Productos con códigos en A2:A4 (P01, P02, P03) y precios en B2:B4 (3,20, 1,50, 0,80). En la hoja Ventas, escribe los códigos en A2:A4 y en B2 la fórmula =BUSCARV(A2;Productos!$A$2:$B$4;2;FALSO). Cópiala hacia abajo. Los argumentos son: el dato a buscar, el rango donde buscar (con el $ para que no se mueva al copiar), el número de columna que quieres traer (2, los precios) y FALSO para exigir coincidencia exacta.
=BUSCARV(A2;Productos!$A$2:$B$4;2;FALSO)| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Código | Precio |
| 2 | P01 | 3,20 |
| 3 | P02 | 1,50 |
| 4 | P03 | 0,80 |
B3 debe verse 1,50, que es el precio del código P02 en la hoja Productos.Por qué BUSCARV devuelve #N/A y cómo arreglarlo
Si BUSCARV muestra #N/A, el código buscado no está en la primera columna del rango. Tres causas habituales: el dato está escrito con un espacio de más al principio o al final (arréglalo con RECORTAR en una columna auxiliar); el cuarto argumento está como VERDADERO y los datos no están ordenados; o el rango de búsqueda no incluye la columna que quieres traer. Para que la hoja no muestre errores, envuelve la fórmula en SI.ERROR:
=SI.ERROR(BUSCARV(A2;Productos!$A$2:$B$4;2;FALSO);"No encontrado")Dar formato a números, fechas y moneda sin cambiar el dato
Dar formato solo cambia cómo se ve la celda, no el valor que tiene dentro. Selecciona D2:D4 en la hoja Gastos y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas. En la pestaña Número elige Moneda con dos decimales y verás 16,00 € sin tocar el dato. Para fechas, selecciona una fecha y escoge Fecha corta. Para porcentajes, Porcentaje con dos decimales. Los números muy grandes admiten separador de miles. Si tu teclado ataja Ctrl+1, úsalo siempre; está en la lengua del Excel en español.
1234,57 €
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Ordenar y filtrar para ver solo lo que interesa
Ordenar y filtrar son las herramientas que más usa cualquiera con datos reales. Vuelve a la hoja Gastos, selecciona todo el cuadro (A1:D4) y abre Ordenar y filtrar en la pestaña Datos. Para ordenar de mayor a menor por total, escoge la columna Total y orden descendente. Para filtrar, pulsa la flecha del encabezado Categoría y deja marcadas solo las que quieras ver. Para quitar el filtro y volver a ver todo, Datos > Ordenar y filtrar > Quitar filtro.
Convertir la tabla en una Tabla de Excel y por qué merece la pena
Una Tabla de Excel no es lo mismo que una tabla con datos: es una estructura especial que crece al añadir filas, mantiene el formato y permite usar referencias estructuradas. Selecciona A1:D4 en la hoja Gastos y pulsa Ctrl+T. En el cuadro que aparece, marca La tabla tiene encabezados y acepta. Verás que cada columna gana una flecha para ordenar y filtrar, y que el rango se expande solo al escribir debajo una nueva fila.
A5, la fila se incorpora a la Tabla y las fórmulas de la columna Total se copian solas.Lo que ya sabes hacer con Excel después de esta primera hora
- Escribir, borrar y moverte por la cuadrícula.
- Guardar el archivo en
.xlsx,.xls,.xlsmo.csvsegún el caso. - Crear fórmulas con +,
-,*y/y entender qué hace el$. - Usar
SUMA,PROMEDIO,MIN,MAX,SIyBUSCARVcon sus argumentos en español. - Aplicar formatos de número, fecha y porcentaje con Formato de celdas.
- Filtrar y ordenar con la pestaña Datos.
- Convertir un rango en una Tabla de Excel con Ctrl+T.
El siguiente paso natural es aprender a crear gráficos y tablas dinámicas para resumir los datos de un vistazo.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al empezar con Excel un curso
1. ¿Hay un curso de Excel gratis que sirva para empezar desde cero?
Sí, y este tutorial funciona como ese curso: empiezas creando el libro, escribes tus primeros datos, sumas con la Autosuma y das formato básico. Solo necesitas tener Excel abierto al lado para ir repitiendo cada paso. Si te quedas con ganas de más, al final te dejamos recursos oficiales gratuitos de Microsoft para seguir practicando.
2. ¿Dónde encuentro cursos de Excel gratis que den certificado?
Los cursos gratis con certificado suelen ofrecerlos plataformas educativas y algunos programas de formación oficiales; revisa que el certificado acredite realmente horas y temario. Para empezar, este tutorial cubre lo esencial de un curso básico: libro, fórmulas, formato y gráficos. Cuando termines, podrás sumarlo como complemento a un certificado formal.
3. ¿Existe un curso de Excel básico en PDF para descargar?
Puedes usar este artículo como manual imprimible: imprime la página o guárdala como PDF desde tu navegador con Ctrl+P y “Guardar como PDF”. Aquí encontrarás los mismos bloques que trae un PDF de curso básico: la interfaz, las primeras fórmulas y el formato. Lo ideal es practicar a la vez que lees, porque sin hoja abierta no se aprende.
4. ¿Qué incluye un curso de Excel para empezar este 2026?
Un curso para principiantes actual cubre la interfaz, el libro y las hojas, el formato de celdas, las primeras fórmulas como SUMA y PROMEDIO, los gráficos básicos y cómo guardar el archivo. Este tutorial recorre los mismos temas paso a paso, con ejemplos pequeños que puedes escribir en una hoja nueva. Microsoft 365 y Excel 2024/2021 añaden además tablas dinámicas y funciones como BUSCARX, que verás en tutoriales siguientes.
5. ¿Qué se aprende en un curso de Excel básico?
En un curso básico aprendes a moverte por la cuadrícula, escribir datos, aplicar formato (negrita, colores, moneda), usar Autosuma y hacer gráficos sencillos. También ves lo esencial de fórmulas: =SUMA, =PROMEDIO y =SI, con sus nombres en inglés entre paréntesis. Con eso ya puedes manejarte con listas de gastos, notas o inventarios pequeños sin miedo.
6. ¿Cómo usar Excel online gratis sin instalar nada?
Entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft y abre un libro en blanco desde “Nuevo libro en blanco”. La interfaz es casi igual que la de escritorio: cinta de opciones, cuadro de nombres y barra de fórmulas. Lo que no tiene es VBA ni algunas funciones avanzadas; para macros usa Office Scripts, pero para lo básico te sobra.
7. ¿Qué se enseña en un curso de Excel gratis nivel 2?
Un nivel 2 suele cubrir BUSCARV y BUSCARX, tablas dinámicas, gráficos combinados y validación de datos. Aquí verás los primeros pasos y, cuando los controles, podrás pasar a esos temas. Lo más útil de un nivel intermedio es aprender a cruzar datos entre hojas con BUSCARX (VLOOKUP) y a resumir grandes listas con una tabla dinámica en menos de un minuto.
Fuentes
- MicrosoftReferencias relativas, absolutas y mixtas — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftLLAMAR — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftID.REGISTRO — documentación oficialconsultado el 12/10/2026