Plantilla de libro mayor en Excel: cómo hacerla desde cero

Una pyme con cobros y pagos necesita saber cuánto le queda en caja, cuánto le deben sus clientes y cuánto debe a sus proveedores. El libro mayor agrupa por cuenta los asientos del libro diario y muestra el saldo actualizado después de cada movimiento. En este tutorial se monta una plantilla en una hoja nueva de Excel, se pasan los apuntes de enero y se aprende a detectar tres descuadres típicos. El lector termina con una hoja de mayor lista para reutilizar cada mes.

Funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013. En Excel para la web también, salvo las macros VBA, que no se usan aquí.

Qué es un libro mayor y por qué se lleva en una hoja de Excel

Una tienda pequeña anota cada día sus cobros y pagos en el libro diario: una venta al contado, un cobro a un cliente, el pago al proveedor del género. Cada apunte va enlazado a una cuenta contable (caja, bancos, clientes, proveedores, inventario). Cuando llega fin de mes,saber cuánto dinero queda en caja o cuánto le deben los clientes no se mira apunte por apunte: se mira el libro mayor de cada cuenta, que es la hoja donde se agrupan todos los movimientos que afectan a esa cuenta y se ve el saldo fila a fila.

Llevar el mayor en una hoja de Excel tiene una ventaja clara: las fórmulas hacen el trabajo. Cada vez que se añade un apunte, el saldo se arrastra solo, y se puede cruzar la cifra con la suma del Debe y la del Haber para detectar errores. La plantilla que se monta aquí es la base para cuadrar la contabilidad sin programas específicos: con una hoja por cuenta, o una hoja única con todas las cuentas filtradas, y una hoja Resumen que calcula el saldo de cada una con una sola fórmula.

Las cuatro partes de una fila del libro mayor

Cada fila del mayor recoge un movimiento del diario. El esquema tiene cuatro bloques:

El total de Debe de toda la hoja tiene que coincidir con el total de Haber: es la prueba de que los apuntes están bien repartidos. En la plantilla se añade una fila de totales con SUMA para comprobarlo de un vistazo.

Fecha y número de asiento

La fecha es el día del movimiento y el número de asiento es la referencia al apunte del libro diario del que procede. Mantener ese número en la fila del mayor es lo que permite, ante una duda, ir al diario y ver el apunte original: mayor y diario quedan enlazados por ese identificador.

Descripción y cuenta

La descripción es un texto breve del movimiento ("Cobro factura 2024-15", "Pago proveedor García"). La cuenta indica a cuál de los bloques contables afecta (Caja, Clientes, Proveedores, Inventario, Bancos). En la plantilla va en una columna propia para poder filtrar por cuenta y resumir con SUMAR.SI.CONJUNTO.

Debe, Haber y saldo acumulado

Una misma cantidad entra en el Debe de una cuenta y en el Haber de otra: el cobro de un cliente sube Caja (Debe) y baja Clientes (Haber). Dentro de cada cuenta, el Debe suma al saldo y el Haber lo resta. La fórmula del saldo arrastrado es la pieza central de la plantilla: =saldo_anterior + Debe - Haber. Más adelante se ancla el saldo inicial para que la fórmula se pueda copiar hacia abajo sin que se mueva.

Monta la plantilla en una hoja nueva

Abre un libro en blanco y crea una hoja llamada Mayor. Escribe los encabezados en la fila 2, deja el saldo inicial en G3 y las primeras filas vacías a la espera de los apuntes. Así queda la plantilla lista antes de pasar ningún dato.

Escribe los encabezados y déja las columnas listas

1. Sitúate en la celda B2 y escribe Fecha.
2. En C2 escribe Asiento, en D2 Descripción, en E2 Debe, en F2 Haber y en G2 Saldo.
3. En G3 escribe el saldo inicial de la cuenta Caja: 80000.
4. Selecciona E3:G3 y aplica formato Moneda con dos decimales y separador de miles desde Ctrl+1 > Número > Moneda.

La hoja, antes de tener movimientos, tiene este aspecto:

Suma el Debe, resta el Haber y arrastra el saldo

El saldo de cada fila se calcula con la fórmula =G3+E4-F4: se parte del saldo anterior, se suma lo que entra en Debe y se resta lo que sale en Haber.

1. Sitúate en G4, escribe la fórmula y pulsa Entrar.

=G3+E4-F4

1. Vuelve a G4, coge el controlador de relleno (el cuadrado verde de la esquina inferior derecha) y arrastra hacia abajo hasta G10.
2. En E11 suma todos los movimientos del Debe; en F11, los del Haber.

=SUMA(E4:E10)
=SUMA(F4:F10)

1. En H4 escribe una pequeña verificación para ver de un vistazo si los totales cuadran.

=SUMA(E4:E10)-SUMA(F4:F10)

Con referencias que se quedan fijas al copiar la formula

Al arrastrar G4 hacia abajo, G3 se mueve a G4, luego a G5… y el saldo se rompe. Para anclar el saldo inicial, se añade un dólar delante del número de fila: G$3. Esa referencia mixta deja la columna libre (sigue moviéndose) pero fija la fila (siempre apunta a la fila 3).

La fórmula definitiva del saldo, lista para arrastrar, queda así:

=G$3+E4-F4

Pasa los asientos del diario al mayor

Con la plantilla lista, se vuelcan los apuntes del libro diario de enero. Cuatro movimientos bastan para ver la mecánica: una compra de inventario, un cobro, una venta y un pago a proveedor.

1. En B4 escribe 12/01/2026; en C4 1; en D4 Apertura caja inicial; en E4 80000. La fila es el asiento de apertura que ya está en el saldo inicial, pero se registra para que cuadre con el diario.
2. En B5 escribe 15/01/2026; C5 2; D5 Compra de inventario al contado; E5 10000; F5 0.
3. En B6 16/01/2026; C6 3; D6 Cobro factura cliente López; E6 6000; F6 0.
4. En B7 18/01/2026; C7 4; D7 Venta de inventario al contado; E7 4500; F7 0.
5. En B8 20/01/2026; C8 5; D8 Pago a proveedor García; E8 0; F8 2500.

La hoja Mayor ya es un mini mayor de la cuenta Caja con esos cinco apuntes:

Una hoja por cuenta o una hoja con todas las cuentas

La plantilla que se ha montado es el mayor de la cuenta Caja. Si la pyme quiere el mayor de Clientes, tiene que repetir la estructura en otra hoja (Hoja "Clientes") con su saldo inicial. La alternativa es una hoja única con todas las cuentas: la columna D (Descripción) se sustituye por una columna Cuenta que indica a cuál afecta cada fila, y se usa el autofiltro para mostrar solo el mayor que interesa en cada momento.

Con el autofiltro activo, clicar en la flecha de Cuenta y dejar solo "Caja" equivale a tener el mayor de Caja en pantalla. La diferencia práctica: con una hoja por cuenta, los datos son más fáciles de auditar; con una hoja única y resumen, la fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO lo calcula todo de golpe.

Resumen por cuenta con una sola formula

En una hoja llamada Resumen, se construye un pequeño cuadro con el nombre de cada cuenta y su saldo al final del periodo. La fórmula es una SUMAR.SI.CONJUNTO que suma el Debe de esa cuenta y le resta la suma del Haber.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Mayor!E:E;Mayor!D:D;"Caja")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Mayor!F:F;Mayor!D:D;"Caja")

Por que el libro mayor no cuadra

Tres descuadres aparecen una y otra vez cuando se empieza con esta plantilla. Todos tienen arreglo rápido si se sabe qué mirar.

Un Debe escrito en la columna del Haber

El cobro al cliente López entra 6.000,00 en F4 en lugar de E4. Visualmente, el saldo de Caja baja de más en cada cobro, y el saldo de Clientes sube donde debería bajar. La Autosuma de la columna de totales lo delata: el total del Haber queda muy por encima del Debe.

Se arregla cortando el 6.000,00 de F4 y pegándolo en E4 con Ctrl+X y Ctrl+V. Ctrl+Z deshace si la cosa se complica.

La suma del saldo no coincide con el Debe menos el Haber

Se arrastra la fórmula de G4 sin anclar la fila y los saldos saltan a valores raros: en G5 aparece 0,00 y en G6 también. La fórmula es ahora =G4+E5-F5, que apunta a la celda equivocada.

Se corrige volviendo a G4, editando la fórmula a =G$3+E4-F4 y arrastrando otra vez hasta abajo. La fila 3 queda fija y los saldos vuelven a su sitio.

Importes guardados como texto y formulas que dan 0

El cobro de 6.000,00 se escribe con un apóstrofo delante: '6000. La celda guarda texto, no número, y la SUMA lo ignora. El saldo de Caja queda corto y aparece un triángulo verde de aviso en la esquina superior izquierda.

Para arreglarlo, se clica en la celda, se pulsa el icono de aviso que aparece al lado y se elige Convertir en número. Si el formato Moneda se había aplicado y no se ve el número, Inicio > Número > Formato de Moneda vuelve a ponerlo bien.

Lo que ya sabes hacer con un libro mayor en Excel

• Escribir los encabezados de la plantilla en B2:G2 con la fórmula de saldo en G3 y arrastrarla hasta abajo con la fila inicial anclada.
• Pasar los asientos del libro diario a la hoja Mayor, repartiendo cada importe entre el Debe y el Haber de la cuenta que le corresponde.
• Resumir todas las cuentas en una hoja Resumen con SUMAR.SI.CONJUNTO, para ver el saldo de cada bloque en una sola fila.
• Detectar tres descuadres típicos: el importe en la columna equivocada, la fórmula sin dólar y el número guardado como texto, y arreglarlos uno a uno.

El siguiente paso es enlazar esta plantilla con la del libro diario en otra hoja: los asientos del diario se copian a Mayor con una fórmula = que arrastra la fecha, la descripción y los importes, y el número de asiento actúa como puente entre las dos hojas.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar un libro mayor en Excel