Curso gratis de Word y Excel para empezar a trabajar

Un curso gratis de Word y Excel sirve para aprender una forma sencilla de trabajar con documentos y datos: escribir una tabla en Word, llevarla a Excel y convertirla en cálculos reutilizables. Al terminar, habrás copiado una tabla, creado columnas, calculado importes, sumado un presupuesto y revisado errores de pegado.

La práctica funciona con las herramientas básicas disponibles en Excel 2007 y posteriores, incluido Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021. Excel para la web, Mac y móvil puede mostrar opciones diferentes; los datos y controles están comprobados en octubre de 2026.

Word y Excel en un proyecto sencillo

Imagina una pequeña tienda que prepara sus ventas en un documento de Word y después necesita conocer el total. Word organiza el contenido: producto, cantidad, precio e importe. Excel conserva los mismos datos en filas y columnas y permite repetir operaciones sin rehacer la tabla.

La tabla que usarás durante todo el ejercicio queda así en Word:

No necesitas un documento largo ni una plantilla. El objetivo es comprobar que una tabla bien organizada puede pasar de Word a Excel y convertirse en un pequeño presupuesto.

Word organiza el contenido antes de Excel

En Word, escribe la tabla con cuatro encabezados: Producto, Cantidad, Precio e Importe. Rellena las filas con ventas sencillas. Deja el documento abierto para poder copiar la tabla más adelante.

Word es especialmente cómodo para redactar una carta, explicar cada venta o preparar una lista antes de calcular. Excel, en cambio, trabaja mejor cuando los datos ocupan una cuadrícula y necesitas analizarlos.

Excel convierte los datos en cálculos reutilizables

Cuando la tabla esté en Excel, cada fila tendrá su propio importe. Por ejemplo, dos cuadernos a 15,50 producen 31,00. Esa operación puede copiarse hacia abajo porque Excel ajusta las referencias de la fila.

La hoja inicial ya tiene los datos; ahora añadiremos la fórmula de la columna Importe. El cálculo no modifica Word: utiliza una copia de la tabla para obtener un presupuesto que puedaactualizarse.

Elige un curso gratis que se adapte a ti

Un curso gratis no sirve solo por tener muchos vídeos. Conviene comprobar si incluye ejercicios, archivos de práctica, explicaciones de tareas concretas y una forma de revisar lo aprendido.

Un curso de seis horas para practicar lo esencial

El curso de Word y Excel para el trabajo tiene una duración indicada de seis horas y organiza sus contenidos en varios bloques.

• Word básico: abrir y guardar archivos, redactar, dar formato, copiar, cortar, pegar, buscar y reemplazar.
• CV en Word: usar plantillas, palabras clave y cambios de mayúsculas y minúsculas.
• Excel básico: copiar y pegar celdas, armar columnas y realizar operaciones aritméticas.
• Presupuesto: registrar ingresos y egresos, sumar, restar y preparar un presupuesto.
• Inventario: crear columnas de entrada y salida y realizar cálculos automáticos.

Esta opción es adecuada si quieres un recorrido breve. Después puedes repetir cada tarea con el libro de ventas de este tutorial.

Una ruta con Word, Excel y habilidades digitales

La ruta Competencias digitales básicas para el empleo reúne cursos de Word, Excel y otras competencias digitales. La distribución indicada es:

Elige esta ruta si necesitas practicar no solo Office, sino también la forma de organizar archivos, trabajar con correo y seguir una actividad digital.

Una plataforma en línea con lecciones de Office

La plataforma de Fundación Volta presenta una oferta en línea sobre Word, Excel y PowerPoint. El material indicado incluye 23 módulos y 23 lecciones.

• En Word se explican edición, formatos, tablas, imágenes, CV e informes.
• En Excel se vemos organización de datos, fórmulas, funciones, tablas, gráficos y planillas.
• En PowerPoint se trabaja con presentaciones, animaciones y transiciones.

Conviene revisar si lalesson se entrega en línea, si admite acceso perpetuate y quéAbujo tiene la constancia. Si no puedes completar una lección, guarda el material y practica el mismo bloque en tu propio archivo.

Aprende a copiar una tabla de Word a Excel

La forma más ordenada de trasladar la tabla es copiarla como una tabla. Cada celda de Word ocupará una celda de Excel, de modo que no tendrás que escribir de nuevo los productos ni los precios.

Para textos que no forman una tabla, existen otras opciones. La diferencia está en cómo están separados los datos: tabulaciones, comas o puntos y comas.

Copia la tabla completa desde su celda inicial

1. En Word, selecciona toda la tabla, incluido el encabezado.
2. Pulsa Ctrl+C.
3. En Excel, selecciona la celda A1 de una hoja nueva.
4. Pega con Ctrl+V.

Si Excel muestra el botón Opciones de pegado junto a los datos, puedes revisar el formato aplicado. La guía oficial explica estas opciones en Pegar, opciones de pegado y Pegado especial.

Pega como texto cuando Word no traiga una tabla

Si solo tienes texto separado por tabulaciones, selecciona el bloque en Word y cópialo. En Excel, elige A1 y usa Ctrl+V. Cada tabulación debe convertirse en una separación de columna y cada salto de línea en una nueva fila.

Para abrir el cuadro de pegado, usa Ctrl+Alt+V (Cmd+Ctrl+V en Mac).

Elige Texto cuando quieras conservar la separación entre columnas. La guía de Microsoft sobre copiar una tabla de Word en Excel distingue entre una tabla y texto común.

Mantén la estructura o adapta el formato

Las opciones HTML y Texto Unicode conservan el contenido, pero pueden aplicar una apariencia diferente. La opción Texto prioriza los separadores. Elige una, pega y compara la cuadrícula.

Si la tabla se ve demasiado estrecha, ajusta después el ancho de las columnas en Excel. No es necesario convertir el documento de Word a otro formato.

Revisa celdas combinadas y saltos de línea

Las celdas combinadas de Word pueden descolocar filas y columnas al pegarse. Si un producto aparece desplazado, deshaz el pegado y utiliza una tabla sin celdas combinadas.

Si una celda contiene dos líneas internas, Excel puede interpretarlas como filas distintas. Selecciona el contenido problemático y utiliza Buscar y reemplazar para sustituir el salto de línea por un espacio o por el separador que corresponda.

Crea columnas y calcula importes en Excel

La tabla ya está pegada en A1:D6. Ahora añade la columna Importe en E1 y calcula E2. Esta es la primera fórmula del libro.

1. Selecciona E1.
2. Escribe Importe y pulsa Entrar.
3. Selecciona E2.
4. Escribe la fórmula =B2*C2.
5. Pulsa Entrar.

=B2*C2

En este libro, B2 contiene la cantidad y C2 el precio. Excel multiplica ambos valores y muestra 31,00 para el cuaderno.

Crea encabezados y ajusta las columnas

Escribe los encabezados Producto, Cantidad, Precio e Importe. Selecciona las celdas de la fila 1 y aplica el estilo de encabezado que prefieras. Después ajusta A:D y también E para que los números sean legibles.

Para ensanchar una columna, selecciona la letra de la columna y arrastra el borde derecho de su encabezado. No cambies los datos mientras ajustas el tamaño.

Copia la fórmula sin romper los datos

Selecciona E2, pulsa Ctrl+C y después selecciona E3:E6. Pega con Ctrl+V. La fórmula se ajustará porque las referencias son relativas.

Al copiar de E2 a E3, Excel cambia =B2*C2 a =B3*C3. La referencia avanza porque apunta a los datos de cada fila.

Suma el presupuesto sin sumar filas a mano

En E8, escribe el total del presupuesto:

=SUMAR(E2:E6)

La función SUMAR (SUM) suma las celdas indicadas y devuelve 91,50 en este libro. No hace falta sumar los resultados uno por uno.

Controla qué datos se están copiando a Excel

La fuente de los datos cambia el resultado del pegado. Antes de continuar, comprueba qué tienes delante:

Texto en columnas puede separar una columna mediante un separador o una anchura fija. Relleno rápido deduce un patrón a partir de ejemplos, pero no crea una fórmula que se actualice. Quitar duplicados borra filas repetidas y no se puede deshacer después de guardar.

Por qué una tabla de Word llega desordenada

Una celda combinada hace que varias posiciones visuales ocupen una sola celda de Word. Al pegarla en Excel, las columnas siguientes pueden desplazarse. Deshaz el pegado con Ctrl+Z y copia una tabla en la que cada fila y cada columna tenga su propia celda.

Por qué el texto queda en una sola columna

Un archivo CSV abierto directamente utiliza el separador de la configuración regional. Si el archivo contiene comas y tu configuración espera punto y comas, todas las líneas pueden aparecer en una sola columna.

Para evitarlo, usa:

En la vista previa, selecciona el delimitador correcto antes de cargar. La ayuda oficial describe este procedimiento en Importar un archivo de texto o CSV.

Por qué las tildes o los nombres cambian

Una codificación inadequate puede mostrar caracteres distintos de los originales. En el importador, revisa la vista previa y selecciona una codificación compatible, como Unicode UTF-8 cuando corresponda.

No modifiques el archivo original hasta comprobar que los nombres y las tildes se ven correctamente. Si un nombre de la tienda contiene “Bolígrafo” y aparece alterado, corrige la importación antes de calcular.

Comprueba qué versión de Excel estás usando

El método de copiar y pegar y las fórmulas de este ejercicio están disponibles en Excel 2007 y posteriores. También puedes usar Excel para la web, Mac y móvil, pero la ubicación de algunas opciones puede cambiar.

Para consultar qué versión tienes instalada, abre Archivo > Cuenta. En Excel para la web, utiliza la información del servicio y comprueba las opciones disponibles en tu navegador.

Adaptar el archivo a una versión antigua

Guarda una copia del libro antes de probar funciones nuevas. Si una fórmula aparece como #¿NOMBRE?, Excel no reconoce esa función en la versión o configuración actual.

En este tutorial solo usamos SUMAR, que existe en Excel desde 2007. Si un curso utiliza una función que tu versión no ofrece, busca en el material la alternativa indicada o utiliza una versión compatible. No cambies una fórmula sin comprobar qué resultado debe producir.

Guardar el trabajo antes de seguir practicando

1. Pulsa Ctrl+G o abre Archivo > Guardar como.
2. Elige una carpeta de trabajo.
3. Selecciona el formato *Libro de Excel (.xlsx)**.
4. Escribe un nombre, por ejemplo Ventas-Word-Excel.xlsx.
5. Pulsa Guardar.

Un archivo .xlsx es el formato normal de Excel. Un .xlsm se utiliza cuando el libro contiene macros VBA. Un .csv conserva valores y texto, pero no guarda fórmulas ni formatos. Guarda los datos de origen como .txt o .csv si necesitas mantener el archivo separado.

Lo que ya sabes hacer con Word y Excel

• Crear una tabla de ventas en Word.
• Copiarla completa y pegarla en una hoja de Excel.
• Pegar texto separado por tabulaciones cuando no tienes una tabla.
• Revisar celdas combinadas, saltos de línea y columnas desplazadas.
• Crear encabezados y ajustar el ancho de las columnas.
• Calcular cada importe con =B2*C2 y copiar la fórmula.
• Sumar el presupuesto con =SUMAR(E2:E6) y obtener 91,50.
• Importar un archivo de texto o CSV revisando delimitador y codificación.
• Guardar el resultado como .xlsx antes de continuar.

Repite el método con tu propio documento

1. Elige un inventario, una lista de gastos o un presupuesto real.
2. Escribe en Word los datos con encabezados claros.
3. Copia la tabla y pégala en la celda A1 de Excel.
4. Añade una columna de cálculo y escribe la fórmula en la primera fila.
5. Copia la fórmula hacia abajo y revisa que cada fila use sus propios datos.
6. Suma los resultados y comprueba el total.
7. Guarda una copia del libro antes de modificarlo.

Cuando repitas el recorrido con otra lista, el método seguirá siendo el mismo: organizar en Word, trasladar a Excel, calcular y revisar.

Dudas al aprender Word y Excel