Función CONTAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) es la fórmula de Excel que sirve para contar cuántas celdas cumplen una condición: los pedidos de una región, los importes por encima de una cifra, los nombres que empiezan por una letra. Al terminar este tutorial la vas a usar sobre una hoja real con criterios de texto, de número, con comodines y con varias condiciones a la vez. Funciona en todas las versiones de Excel desde 2007 y también en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es CONTAR.SI y para qué te sirve en una hoja real

Imagina una hoja con los pedidos de tu equipo: cada fila tiene el comercial, la región y el importe vendido. Tienes preguntas muy concretas: cuántos pedidos son del «Norte», cuántos están ya «Pagados», cuántos superan los 100. Ir uno por uno se puede, pero cuando la hoja crece deja de ser práctico.

Ahí entra CONTAR.SI: una función que recorre un rango y devuelve cuántas celdas cumplen lo que le pidas. El «lo que le pidas» se llama criterio y puede ser un texto exacto, un comparador con número («mayor que 50») o una referencia a otra celda. Si necesitas más de una condición a la vez (por ejemplo, «Norte y Pagado»), usas su prima CONTAR.SI.CONJUNTO, que se explica más abajo.

En este tutorial vamos a construir juntos la hoja Pedidos, con seis filas de ejemplo, y le iremos pidiendo cuentas: por región, por importe, por cuotas y, al final, combinando varias condiciones. Así, cuando termines, tienes una hoja que te responde preguntas reales sin tocar los datos a mano.

La sintaxis de CONTAR.SI y sus dos argumentos

CONTAR.SI tiene solo dos argumentos:

• rango: el grupo de celdas que Excel revisa una por una.
• criterio: lo que cada celda tiene que cumplir para que se cuente.

Se escribe así:

=CONTAR.SI(rango; criterio)

El primer argumento es casi siempre un rango vertical (B2:B50, C2:C100) porque los datos suelen estar en columnas. El segundo puede escribirse directamente entre comillas ("Norte", ">50") o ser una referencia a una celda que contiene el valor (E3), con lo que el criterio se vuelve dinámico: cambias el texto de E3 y la fórmula se actualiza sola.

=CONTAR.SI(B2:B50; "Norte")

=CONTAR.SI(B2:B7; E3)

Cómo escribir el criterio según lo que buscas

El criterio es la parte flexible. Esta tabla resume las formas más habituales:

El & une textos y referencias: "Mayor que "&F6 produce un criterio que se adapta a lo que escribas en F6. Los comparadores (>, <, >=, <=, <>) y los comodines solo se entienden dentro de comillas; si los pones fuera, son simples caracteres y la fórmula no encuentra nada.

Una lista de pedidos para practicar desde cero

Vamos a crear la hoja Pedidos. Dale a la pestaña el nombre Pedidos con doble clic sobre su nombre abajo. Luego escribe, fila a fila, esto:

1. En A1, escribe Rep. En B1, Región. En C1, Ventas. Pulsa Intro después de cada celda.
2. Rellena las seis filas de datos tal como ves en la tabla de abajo (comercial, región e importe).
3. Selecciona A1:C1, ve a Inicio > Fuente > Negrita (atajo Ctrl+N) para resaltar los encabezados.
4. Selecciona C2:C7 y aplica formato numérico con dos decimales desde Inicio > Número > Formato de número.

Contar los pedidos de una región concreta

Ahora una primera cuenta. En E2 escribe Pedidos Norte y en F2 la fórmula. Luego probamos a cambiar el criterio con una referencia.

1. En E2, escribe Pedidos Norte y en F2 esta fórmula:
2. Pulsa Intro. En F2 tiene que aparecer 3 (Ana, Cara y Finn).
3. En E3, escribe Sur y en F3:
4. Pulsa Intro. En F3 aparece 2 (Ben y Eva).

=CONTAR.SI(B2:B7;"Norte")

=CONTAR.SI(B2:B7;E3)

Contar mayores, menores o iguales a una cifra

Los números se cuentan con comparadores. En este apartado vas a contar los importes de la columna C según superen, no lleguen o difieran de una cifra.

1. En E5, escribe > 50. En F5:
2. Pulsa Intro. El resultado es 4 (120, 80, 55 y 200).
3. Cambia el criterio a <=50 y verás 2 (45 y 30).
4. Ahora prueba <>55: el resultado es 5 (todos menos 55).
5. Escribe 100 en F6 y luego en F7 la fórmula con referencia pegada con &:
6. Pulsa Intro. Como solo 200 y 120 superan 100, el resultado es 2.

=CONTAR.SI(C2:C7;">50")

=CONTAR.SI(C2:C7;"<>55")

=CONTAR.SI(C2:C7;">"&F6)

CONTAR.SI con comodines para textos que empiezan, terminan o contienen

Cuando el texto no es exacto, entran los comodines. * representa cualquier cantidad de caracteres y ? representa un único carácter. Sobre la columna B (Región) podemos hacer:

1. Escribe en F11 la fórmula con N* para contar regiones que empiezan por N. Resultado: 3.
2. Escribe en F12 *te* para las que contienen "te". Resultado: 2 (Norte aparece tres veces y Este una, pero dentro de Norte está «te»; en total hay cuatro celdas con la sílaba «te», no dos).
3. Mejor afina con ??r? en F13: cuatro letras con r en la tercera posición. No hay ninguna región de cuatro letras en los datos, así que sale 0.

=CONTAR.SI(B2:B7;"N*")

=CONTAR.SI(B2:B7;"*te*")

Buscar un asterisco o un signo de interrogación de verdad

Si tu dato contiene un * o un ? literales, el comodín los interpreta como caracteres especiales. Imagina una columna de productos con celdas que dicen precio*, precio? o A*. Para encontrar el asterisco o la interrogación exactos, se «escapan» con la tilde:

1. Escribe la fórmula con ~* para contar celdas que terminan en asterisco:
2. Usa ~? para las que terminan en interrogación.

=CONTAR.SI(A2:A100;"*~*")

=CONTAR.SI(A2:A100;"~?*")

CONTAR.SI.CONJUNTO: cuando necesitas más de una condición

CONTAR.SI solo aplica una condición. En el momento en que quieras contar filas que cumplan dos cosas a la vez («Norte» y con «cuota Sí»), entra CONTAR.SI.CONJUNTO.

Primero ampliamos la hoja con una nueva columna. En D1 escribe Cuota y rellena D2:D7 con Sí, No, Sí, No, Sí, No. Ahora pide la cuenta:

1. En F15 escribe Norte + Cuota Sí y en G15:
2. Pulsa Intro. Resultado: 2 (Ana y Cara, los pedidos del Norte que además cumplen cuota).
3. Para añadir una tercera condición (por ejemplo, ventas mayores que 50), en F16 escribe Norte + Cuota Sí + >50 y en G16:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B7;"Norte";D2:D7;"Sí")

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B7;"Norte";D2:D7;"Sí";C2:C7;">50")

Hasta 127 pares de rango y criterio en la misma fórmula

CONTAR.SI.CONJUNTO admite hasta 127 pares rango; criterio, cada uno añade una condición Y lógica: la fila cuenta solo si cumple todas a la vez. Los rangos no tienen que estar en columnas contiguas, pero sí deben tener exactamente el mismo tamaño (mismas filas, en el mismo orden). Sobre la hoja Pedidos, este podría ser un ejemplo con tres condiciones:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B7;"Norte";D2:D7;"Sí";C2:C7;">"&F6)

Si quisieras contar pedidos del Norte o del Sur (O lógico, no Y), CONTAR.SI.CONJUNTO no vale: tendrías que usar dos CONTAR.SI y sumarlos, o una tabla dinámica con segmentación.

Errores que de verdad pasan al usar CONTAR.SI

El criterio devuelve 0 sin que haya error

Si CONTAR.SI da 0 donde esperabas datos, casi siempre es por el criterio: un espacio extra, mayúsculas distintas o un número escrito como texto. Abre una celda del rango y compárala letra a letra con el criterio. Recuerda que, por defecto, Excel no distingue mayúsculas en el texto, así que "norte" y "Norte" deberían coincidir; los espacios delante o detrás, no.

Fórmula devuelve 0 aunque hay datos: el espacio detrás de "Nort" no está en B2:B7.

#¡VALOR! con un criterio de texto de más de 255 caracteres

CONTAR.SI revisa el criterio contra cada celda; si el texto del criterio tiene más de 255 caracteres, devuelve #¡VALOR!. La solución es acortarlo o pasar a CONTAR.SI.CONJUNTO con referencias.

#¿NOMBRE? porque la función no existe en tu versión

Si tu Excel es muy antiguo (2003 o anterior) o está en un idioma donde el nombre no está localizado, aparece #¿NOMBRE?. Las versiones compatibles con este tutorial son Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web, Mac y móviles. Si tuvieras que escribirla en inglés, la función es COUNTIF.

Pegar como valor puede saltarse la fórmula y dejar de contar

Cuando copiaste la hoja con Ctrl+C y pegaste con Ctrl+Alt+V solo valores, el rango pasó a contener números «duros». La fórmula de CONTAR.SI sigue funcionando, pero ahora cuenta sobre los valores pegados, no sobre fórmulas. Si pegaste con formato, el tipo de la celda puede haber cambiado (de «número» a «texto»), y entonces CONTAR.SI ya no detecta números, solo texto.

CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI: cuál usar en cada caso

CONTARA también cuenta celdas con fórmulas que devuelven texto vacío (""), así que en columnas con SIERROR o SI puede salir un número mayor del que esperas. Si lo que necesitas es contar números, quédate con CONTAR; para contar con regla, con CONTAR.SI.

Lo que ya sabes hacer con CONTAR.SI y el siguiente paso

• La sintaxis: =CONTAR.SI(rango; criterio) con punto y coma como separador.
• El criterio se escribe entre comillas si es texto o comparador; las referencias a celdas, sueltas o pegadas con &.
• Los comparadores >, <, >=, <=, <> funcionan con números dentro de comillas.
• Los comodines * y ? filtran textos que empiezan, terminan o contienen; ~ desactiva el comodín.
• Cuando la condición es doble (Norte y Pagado, por ejemplo) entra CONTAR.SI.CONJUNTO, que acepta hasta 127 pares de rango y criterio.

El siguiente paso natural es pasar del conteo al cálculo: las funciones SUMAR.SI y PROMEDIO.SI te dejan sumar o promediar los importes que cumplen la misma condición, así no solo cuentas cuántas filas hay, sino cuánto dinero mueven.

Dudas al usar CONTAR.SI en Excel