Cómo hacer un cuadro de gastos en Excel con fórmulas y formato

Si alguna vez te has preguntado a dónde se va el sueldo a final de mes, un cuadro de gastos en Excel te lo enseña de un vistazo. Aquí aprenderás a crear una hoja con tus ingresos y tus gastos, a clasificar cada movimiento en una categoría (Vivienda, Suministros, Alimentación…) con BUSCARV y a totalizarlo todo con SUMAR.SI. Al terminar tendrás un presupuesto mensual claro, con formato moneda y listo para imprimir. Lo que vas a usar funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para Mac y Excel para la web.

Qué es un cuadro de gastos y por qué hacerlo en Excel

Un cuadro de gastos es una hoja donde apuntas, día a día, cada salida de dinero y la metes en una categoría: Vivienda, Suministros, Alimentación, Transporte, Ocio, Salud, Otros. Al final del mes le sumas todo y, comparado con lo que entró, ves el resultado.

Imagina la economía de una familia: cada mes entra el sueldo y salen recibos (alquiler, luz, agua, internet), la compra del supermercado, la gasolina del coche, una entrada de cine y, de vez en cuando, la farmacia. Si todo eso va a la misma columna, solo sabes cuánto gastaste; si lo separas en categorías, sabes en qué se fue y dónde puedes ajustar.

Excel es la herramienta ideal para esto porque cada gasto es una fila con cuatro datos (fecha, concepto, categoría, importe), las categorías se repiten y las fórmulas hacen el resto. Una hoja bien montada te sirve también para el mes que viene: copias la estructura, borras los importes y empiezas de nuevo.

Las partes de un buen cuadro de gastos: ingresos, categorías y totales

Un cuadro de gastos tiene, como mínimo, cuatro columnas para los movimientos: Fecha, Concepto, Categoría e Importe. La fecha te permite ordenar y filtrar; el concepto describe el gasto (Recibo de luz, Compadona, Gasolina…); la categoría agrupa conceptos parecidos; el importe es la cifra pagada.

La hoja se divide en tres zonas bien diferenciadas:

• Zona de datos: el rango A1:D7 con los encabezados y las filas de gastos del mes. Es lo único que tocas a diario.
• Zona de ingresos: el rango F1:G7 con los sueldos, pagas extra o ingresos extra y su suma.
• Zona de categorías y resumen: en I:K tenemos la lista de categorías reutilizables y los totales por categoría.

Una familia tipo reparte el gasto así: Vivienda (alquiler, comunidad), Suministros (luz, agua, gas, internet), Alimentación (supermercado, mercado), Transporte (gasolina, transporte público), Ocio (cines, restaurantes, suscripciones), Salud (farmacia, médico), Otros (imprevistos).

Monta la hoja desde cero: la cuadrícula con sus celdas

Abre un libro nuevo y, en la primera hoja, escribe los encabezados de la fila 1. Después, anota seis gastos reales del mes con importes repartidos entre euros y pesos mexicanos para que veas cómo se formatean.

1. Escribe en A1 Fecha, en B1 Concepto, en C1 (déjalo vacío por ahora) y en D1 Importe.
2. En A2 escribe 01/10/2026; en B2 Alquiler; en D2 750,00. Pulsa Entrar para confirmar cada celda.
3. En A3 05/10/2026; en B3 Recibo de luz; en D3 68,50.
4. En A4 08/10/2026; en B4 Compra semanal; en D4 95,40.
5. En A5 12/10/2026; en B5 Gasolina; en D5 1.250,00.
6. En A6 18/10/2026; en B6 Entradas de cine; en D6 24,00.
7. En A7 20/10/2026; en B7 Farmacia; en D7 42,30.

Pinta los ingresos y los gastos en columnas separadas

Ahora reservamos una zona a la derecha para los ingresos del mes. Así, cuando llegue el día de comparar, solo tienes que mirar a esa columna y restar.

1. Ve a F1 y escribe Ingreso; en G1, Importe.
2. En F2 Sueldo; en G2 1.650,00.
3. En F3 Paga extra; en G3 300,00.
4. En F4 Freelance; en G4 420,00.
5. En F5 Otros; en G5 0.
6. En G7 escribe la fórmula de suma y pulsa Entrar.

=SUMA(G2:G5)

1. En D7 suma los gastos con la misma fórmula.

=SUMA(D2:D7)

Crea la lista de categorías que vas a reutilizar

Más adelante usarás esta lista con BUSCARV, así que la escribimos en una columna apartada (I), con la primera celda como encabezado y las siete categorías debajo, en el mismo orden en que quieres que aparezcan en los totales.

1. En I1 escribe Categoría.
2. En I2 Vivienda; en I3 Suministros; en I4 Alimentación; en I5 Transporte; en I6 Ocio; en I7 Salud; en I8 Otros.

Pulsa Entrar después de cada una. Ahora tienes la lista de categorías lista para reutilizar.

Que cada gasto entre en su categoría con BUSCARV

Llega el momento de clasificar cada gasto. En lugar de escribir a mano la categoría de cada fila (que es aburrido y fuente de errores), usaremos una lista de conceptos en la columna H junto a la de categorías, y le diremos a Excel que la busque por nosotros con BUSCARV (VLOOKUP).

En H1 escribe Concepto; en H2 Alquiler; en H3 Recibo de luz; en H4 Compra semanal; en H5 Gasolina; en H6 Entradas de cine; en H7 Farmacia. Cada concepto de H coincide con su categoría en I (Alquiler→Vivienda, Recibo de luz→Suministros, Compra semanal→Alimentación, Gasolina→Transporte, Entradas de cine→Ocio, Farmacia→Salud).

Ahora, en E2 (justo al lado de los gastos), escribe esta fórmula y arrástrala hacia abajo hasta E7 con el controlador de relleno:

=BUSCARV(B2;$H$2:$I$8;2;FALSO)

Por qué el segundo argumento va con dólares

El segundo argumento de BUSCARV es la tabla donde buscar. Cuando arrastras la fórmula hacia abajo, Excel ajusta cada referencia: B2 pasa a B3, B4, B5… Pero la tabla de categorías no debe moverse: tiene que seguir siendo siempre H2:I8 para que la búsqueda encuentre los datos.

La forma de "anclar" una referencia es poner el símbolo dólar delante de la letra de columna y del número de fila. Por eso escribimos $H$2:$I$8 y no H2:I8. El atajo para fijar toda la referencia es seleccionar el rango en la fórmula y pulsar F4 (en Mac, Cmd+T); al pulsarlo una vez, Excel añade los dos dólares; pulsándolo otra vez, solo el de la fila; otra vez, solo el de la columna.

Suma por categoría con SUMAR.SI y de un vistazo con tabla dinámica

Ahora que cada gasto tiene su categoría en la columna E, solo queda sumar. La función SUMAR.SI (SUMIF) suma un rango cuando se cumple una condición. La usaremos para que, en la columna K, junto a cada categoría, aparezca el total gastado en ella.

1. En J1 escribe Total por categoría.
2. En K1 copia las siete categorías (Vivienda, Suministros, Alimentación, Transporte, Ocio, Salud, Otros).
3. En L2 escribe esta fórmula y arrástrala hasta L8.

=SUMAR.SI($E$2:$E$7;K2;$D$2:$D$7)

Si prefieres verlo en formato tabla dinámica, convierte primero el rango A1:E7 en tabla: selecciónalo y pulsa Ctrl+Mayús+T (o ve a Insertar > Tablas > Tabla). Después, ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica, arrastra Categoría a Filas e Importe a Valores, y listo.

Formatos que dejan el cuadro listo para imprimir y leer

Ahora que las cifras son correctas, toca hacerlas legibles. El formato moneda con dos decimales y el formato fecha corta evitan confusiones: 1,50 no se confunde con 150, y 01/10/2026 no se confunde con 100126.

1. Selecciona D2:D7 y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
2. En la categoría Moneda, elige dos decimales y pulsa Aceptar.

1. Selecciona A2:A7 y vuelve a pulsar Ctrl+1; en la categoría Fecha, elige el formato 14/03/2012 (Fecha corta) y pulsa Aceptar.
2. Selecciona A1:D1 y pulsa Ctrl+N para poner los encabezados en negrita.
3. Para los bordes: con A1:D7 seleccionado, abre Ctrl+1 > Borde > Contorno y aplica un estilo de línea fina.
4. Haz doble clic entre las cabeceras de las columnas A, B, C y D para ajustar el ancho automáticamente al contenido.

Por qué el cuadro falla justo cuando lo necesitas

Los cuadros de gastos se rompen por cuatro motivos muy concretos, y todos aparecen la primera vez que los pruebas. Vale la pena verlos antes de que te pasen a ti.

BUSCARV devuelve #N/A aunque el concepto está escrito

Si en E2 ves #N/A y el concepto "Alquiler" está claramente en H2, el problema casi siempre es que el rango de búsqueda es demasiado estrecho. La tabla de búsqueda tiene que empezar en la columna donde está el concepto y terminar en la columna de la categoría, así que debe ser siempre H2:I8 (dos columnas), no H2:H8 (una sola).

Otro motivo habitual: que B2 tenga un espacio de más al final ("Alquiler " en vez de "Alquiler"). La solución rápida es envolver el primer argumento de BUSCARV con la función ESPACIOS: =BUSCARV(ESPACIOS(B2);$H$2:$I$8;2;FALSO). ESPACIOS (TRIM en inglés) recorta los espacios sobrantes antes de la búsqueda.

SUMAR.SI suma 0 y no ves el desglose

Si en L2 tienes 0 cuando sabes que el alquiler son 750, revisa que la categoría de K2 esté escrita exactamente igual que la de E2: misma tilde, misma mayúscula, sin espacios extra. SUMAR.SI es sensible a mayúsculas y minúsculas en la condición, pero no a la hora de comparar; lo que de verdad compara es el texto, y "Vivienda" no es lo mismo que "vivienda" o "Vivienda ".

La forma de confirmarlo es usar la función IGUAL (EXACT): =IGUAL(E2;K2). Si devuelve FALSO, tienes una diferencia. Para arreglarlo de raíz, unifica el texto con MINÚSCULA (LOWER) en la fórmula:

=SUMAR.SI($E$2:$E$7;MINÚSCULA(K2);$D$2:$D$7)

Y, por seguridad, escribe también las categorías de la columna I en minúscula.

La fecha aparece como un número de cinco cifras

Si en A2 ves 45291 en vez de 01/10/2026, la celda tiene formato General y Excel está mostrando el número de serie interno de la fecha (los días transcurridos desde el 1 de enero de 1900). El arreglo es inmediato: selecciona A2:A7, abre Ctrl+1 y elige Fecha corta. Si prefieres la cinta, usa:

El total de gastos no coincide con la suma a mano

Si sumas D2:D7 a mano y te sale, por ejemplo, 2.230,20 pero D7 muestra 2.180,20, alguna fila tiene el importe guardado como texto. Verás la señal: el "número" aparece alineado a la izquierda en vez de a la derecha. Esto pasa cuando alguien escribe ´750,00 con un apóstrofo delante (forma rápida de forzar texto) o cuando se pega un importe desde otra aplicación y Excel no lo convierte.

El truco para repararlo de una vez: en una celda vacía escribe 1, cópiala, selecciona D2:D7, ve a Ctrl+Alt+V (Pegado especial) y elige Multiplicar. Los textos que parecen números se convierten en números de verdad.

Lo que ya sabes hacer con tu cuadro de gastos

• Tienes una hoja con la estructura básica del presupuesto: encabezados, gastos, ingresos y la lista de categorías que vas a reutilizar todo el año.
• Separas los ingresos de los gastos en columnas distintas, con su suma automática al final, y sabes de un vistazo cuánto te queda.
• Clasificas cada movimiento con BUSCARV a partir de una lista auxiliar de conceptos, así no tienes que escribir la categoría a mano.
• Totalizas por categoría con SUMAR.SI y, si quieres, lo conviertes en tabla dinámica con dos clics.
• Aplicas formato moneda a los importes, formato fecha corta a las fechas, bordes finos y encabezados en negrita, dejando la hoja lista para imprimir o pasar a PDF.

El siguiente paso natural es añadir una columna de "Ahorro" (por ejemplo, el 10% del ingreso que se aparta cada mes) y, sobre los totales por categoría, un gráfico circular de Insertar > Gráficos > Circular para ver de un vistazo en qué se va el dinero.

Dudas al montar tu cuadro de gastos en Excel