Crear una tabla de nómina en Excel sirve para calcular, de forma visible, lo que una persona devenga, lo que se le descuenta y lo que recibe. En este tutorial construirás una hoja de empleado con salario, horas, deducciones, aportes y provisiones. Usaremos datos pequeños y reproducibles para que puedas comprobar cada resultado.
El flujo funciona en Excel de escritorio desde la versión 2007; la disponibilidad de algunas funciones y opciones puede variar en Excel para la web, Mac o móvil. Los datos están comprobados en octubre de 2026.
Qué calcula una tabla de nómina y para qué te sirve
La hoja Empleado tendrá una entrada para cada concepto: salario mensual, días trabajados, horas extras y deducciones. A partir de esos datos, Excel calculará el devengado, el total de deducciones, el neto a pagar, los aportes del empleador y las provisiones.
El criterio del ejercicio será sencillo: el auxilio de transporte se incorpora al devengado y a la base de prima y cesantías, pero no a la base usada para salud, pensión, riesgos y parafiscales. Las provisiones se calculan sobre el devengado del periodo que estás liquidando.
No trates esta tabla como sustituta de un sistema oficial. Sirve para aprender el orden de los cálculos, comprobar números y mantener una hoja de trabajo transparent(SinIcons: "¿Cómo hacer una tabla de nómina en Excel desde cero"). Las funciones están separadas para que puedas revisarlas una por una.
Las hojas que suele tener una plantilla de nómina
Una plantilla puede trabajar en una sola hoja o separar la información. Si tienes varios empleados, la separación facilita revisar la liquidacion de cada persona y comparar totales.
| Hoja | Qué se anota | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Empleado | Datos personales, salario, días y horas | Guardar las entradas de cada persona |
| Conceptos | Salud, pensión, auxilio, ARL y otros conceptos | Centralizar parámetros y bases |
| Liquidación | Devengado, deducciones, neto y aportes | Calcular el resultado de cada empleado |
| Resumen | Totales por concepto y por empleado | Presentar el resultado general |
Para este ejercicio usaremos Empleado, con la hoja lista para crecer. En las celdas de entrada se escriben datos; en las celdas calculadas se muestran fórmulas. La hoja de resumen se añadirá al final.
Las fórmulas que arman el devengado, las deducciones y el neto
El devengado se obtiene sumando los conceptos que corresponden al periodo. SUMA suma varios valores; SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) suma importes que cumplen una condición; REDONDEAR fija el resultado a dos decimales; SI decide si una exoneración o condición se aplica.
En los ejemplos usamos punto y coma para separar argumentos y coma para los decimales.
Devengado, auxilio y base de cotización
Para el ejemplo, el salario mensual es 2.000,00, el auxilio es 180,00, el empleado trabaja 30 días y tiene 6 horas extra diurnas. Cada hora extra diurna vale 0,5 del salario diario. El salario diario se calcula como el salario mensual dividido entre 30.
La fórmula del salario proporcional queda en C2:
=REDONDEAR(B2*B3/30;2)La fórmula de la hora extra diurna queda en C3:
=REDONDEAR(B2/30*0,5;2)La fórmula del total de horas extra queda en C4:
=REDONDEAR(C3*B4;2)El auxilio aplicable se calcula con SI:
=REDONDEAR(SI(B5="Sí";B6;0);2)La base sin auxilio se calcula sumando el salario proporcional y las horas extra:
=REDONDEAR(C2+C4;2)La base con auxilio suma también el auxilio aplicable:
=REDONDEAR(C2+C4+C5;2)Las deducciones del trabajador y el neto a pagar
Guarda los porcentajes del trabajador en celdas separadas. Para el ejemplo, la salud es 4 %, la pensión es 4 % y el Fondo de Solidaridad Pensional se aplica cuando el ingreso supera el límite indicado por la configuración del ejercicio.
Las deducciones se calculan sobre la base sin auxilio. Para no mezclar porcentajes con importes, escribe el porcentaje como 4 %, 4 % y 1 %, no como texto.
La fórmula de salud queda en C7:
=REDONDEAR(C6*$C$14;2)La fórmula de pensión queda en C8:
=REDONDEAR(C6*$C$15;2)La fórmula del Fondo de Solidaridad Pensional queda en C9:
=REDONDEAR(SI(C2>0;C6*$C$16;0);2)El total de deducciones suma las tres cifras:
=REDONDEAR(SUMA(C7:C9);2)El neto a payable se obtiene restando las deducciones al devengado total:
=REDONDEAR(C2+C4+C5-C10;2)Los aportes del empleador y las provisiones
Los aportes Health Employer, pensión, riesgos y parafiscales usan la base sin auxilio. Para el ARL, BUSCARV (VLOOKUP) consulta una tabla de niveles y porcentajes.
La tabla ARL queda en E1:G6:
| E | F | G | |
|---|---|---|---|
| 1 | Nivel | Descripción | Porcentaje |
| 2 | I | Riesgo I | 0,696 % |
| 3 | II | Riesgo II | 1,653 % |
| 4 | III | Riesgo III | 4,089 % |
| 5 | IV | Riesgo IV | 6,060 % |
| 6 | V | Riesgo V | 8,700 % |
Si el nivel está en E11, el porcentaje se obtiene con BUSCARV:
=BUSCARV(E11;E2:G6;3;FALSO)FALSO o 0 es importante: obliga a buscar una coincidencia exacta. No dejes el cuarto argumento vacío, porque una búsqueda aproximada puede devolver otro nivel.
El total de aportes del empleador suma salud, pensión y ARL:
=REDONDEAR(SUMA(C12:C14);2)Las provisiones se calculan con porcentajes fijos sobre la base con auxilio:
=REDONDEAR(C8*$C$18;2)La fila de cesantías usa la misma base:
=REDONDEAR(C8*$C$19;2)Los intereses sobre cesantías se calculan sobre cesantías:
=REDONDEAR(C16*$C$20;2)Las vacaciones usan el devengado sin auxilio:
=REDONDEAR(C7*$C$21;2)Construir la tabla paso a paso con un empleado
Ahora construye la hoja Empleado. Empieza por las entradas y deja las celdas calculadas vacías. Después irás completando cada bloque.
- Haz clic en la celda B1 y escribe Empleado.
- Haz clic en A2 y escribe Salario mensual.
- En B2, escribe
2000,00. - En A3, escribe Días trabajados.
- En B3, escribe
30. - En A4, escribe Horas extra diurnas.
- En B4, escribe
6. - En A5, escribe ¿Auxilio de transporte?.
- En B5, selecciona Sí.
- En A6, escribe Auxilio mensual.
- En B6, escribe
180,00. - En C2, escribe la fórmula del salario proporcional y presiona Entrar.
- En C3, escribe la fórmula de la hora extra y presiona Entrar.
- En C4, escribe la fórmula del total de horas extra y presiona Entrar.
- En C5, escribe la fórmula del auxilio y presiona Entrar.
- En C6, escribe la fórmula de la base sin auxilio y presiona Entrar.
- En C7, escribe la fórmula de la base con auxilio y presiona Entrar.
- Selecciona las celdas de importes y aplica Inicio > Número > Estilo de número con dos decimales.
La hoja queda así:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Empleado | ||
| 2 | Salario mensual | 2.000,00 | 2.000,00 |
| 3 | Días trabajados | 30 | 33,33 |
| 4 | Horas extra diurnas | 6 | 200,00 |
| 5 | ¿Auxilio de transporte? | Sí | 180,00 |
| 6 | Auxilio mensual | 180,00 | 2.380,00 |
| 7 | Base sin auxilio | 2.200,00 | |
| 8 | Base con auxilio | 2.380,00 |
2.000,00, C3 33,33, C4 200,00, C5 180,00, C6 2.200,00 y C7 2.380,00.Escribir las entradas y dejar las celdas calculadas
Antes de copiar fórmulas, conviene separar las entradas de los resultados. Deja en B2:B10 los datos que cambian: salario, días, horas yRIXNuclear parameters. En C2:C20 deja las fórmulas.
En H12 y H15:H17 escribe los porcentajes del trabajador. En H18:H21, los porcentajes de provisiones. Usa referencias absolutas cuando la fórmula vaya a copiarse a varios empleados.
| H | |
|---|---|
| 15 | 4 % |
| 16 | 4 % |
| 17 | 1 % |
| 18 | 8,33 % |
| 19 | 8,33 % |
| 20 | 1 % |
| 21 | 4,17 % |
No escribas 4 % delante de una comilla ni como parte de una etiqueta. Debe ser un valor numérico independiente.
Calcular el devengado y el neto en una fila
Ahora añade las deducciones. En H24 escribe 4 % para salud y en H25 escribe 4 % para pensión. En H26 escribe 1 % para el Fondo de Solidaridad Pensional.
En C10, escribe:
=REDONDEAR(C2+C4+C5;2)En C11, escribe:
=REDONDEAR(C7*$H$24;2)En C12, escribe:
=REDONDEAR(C7*$H$25;2)En C13, escribe:
=REDONDEAR(SI(C7>$H$27;C7*$H$26;0);2)En C14, escribe:
=REDONDEAR(SUMA(C11:C13);2)En C15, escribe:
=REDONDEAR(C10-C14;2)Si el empleado trabaja 29 días en lugar de 30, C2 debe mostrar 1.933,33, C10 debe mostrar 2.313,33 y C15 debe recalcularse automáticamente. El auxilio solo aparece cuando B5 dice Sí; si escribes No, C5 será 0,00.
Pasar de un empleado a varios sin reescribir a mano
Puedes copiar la fórmula hacia abajo con el controlador de relleno, o convertir el rango en una Tabla de Excel para que las filas nuevas reciban las fórmulas. La Tabla de Excel también añade filtros y conserva un formato reconocible.
Con fórmulas copiadas a mano
- Selecciona C2:C20.
- Copia las fórmulas a las filas del segundo y tercer empleado.
- Revisa que las referencias a H15:H17 y H18:H21 sigan fijadas.
- En la celda de porcentaje, pulsa F4 mientras editas la fórmula. En Mac, F4 corresponde a Cmd+T para fijar referencias.
- Comprueba que una modificación del porcentaje cambie todos los empleados.
Una referencia como $H$24 no se mueve al copiar. Una referencia relativa como H24 se desplazará y podría consultar un porcentaje equivocado.
Con la Tabla de Excel que crece sola
- Selecciona un rango que incluya encabezados y datos.
- Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
- Acepta el nombre
TablaEmpleado. - Comprueba que Excel haya creado una tabla con encabezados y filtros.
- Escribe una nueva fila justo debajo de la última fila de la tabla.
- Comprueba que las fórmulas se copien automáticamente.
Para sumar una columna, Excel permite una fórmula estructurada como:
=SUMA(TablaEmpleado[Importe])Si el libro tiene muchas filas, la Tabla de Excel evita tener que ampliar manualmente los rangos. No Sin convertir un rango en tabla.
Por qué la tabla da valores que no cuadran
Los errores más frecuentes suelen aparecer al copiar fórmulas o mezclar formatos. Revisa primero las entradas y después los cálculos.
El neto no coincide con lo que esperabas
Si redondeas cada concepto por separado, dos decimados pueden acumular una diferencia de céntimos. En el ejemplo, el salario proporcional y las horas ya están redondeados; el total y el neto también deben usar REDONDEAR.
| C | |
|---|---|
| 10 | 2.380,00 |
| 11 | 88,00 |
| 12 | 88,00 |
| 13 | 0,00 |
| 14 | 176,00 |
| 15 | 2.204,00 |
La celda del riesgo ARL devuelve #N/A
Esto ocurre cuando el nivel buscado no está en la primera columna, hay espacios adicionales o la fórmula usa una búsqueda aproximada. Revisa el texto de E11 y usa FALSO:
=BUSCARV(E11;$E$2:$G$6;3;FALSO)Si la tabla ARL está en E2:G6, el número de columnas es 3 porque el porcentaje está en la tercera columna. Si insertas una columna antes, el número de columnas ya no significa lo mismo y debes revisarlo.
El porcentaje se pega como texto y la fórmula falla
Si H15 muestra 4 % alineado a la izquierda, puede estar guardado como texto. Selecciona H15:H17 y aplica Inicio > Número > Porcentaje. Si sigue sin funcionar, escribe de nuevo el valor; no lo agregues al final de una etiqueta.
Lo que tu tabla de nómina no puede hacer sola
Esta hoja no automatiza todos los casos de una nómina. Los recargos dominical o festivo, la retención en la fuente, las libranzas, los embargos, el salario integral y la nómina quincenal necesitan reglas adicionales o una herramienta especializada. El recargo nocturno también debe registrarse según el horario real.
Para horas extras, crea una hoja con fecha, hora de inicio, hora de fin, número de horas y concepto. Para novedades, añade una columna de descripción. Para más empleados, utiliza SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) en una hoja de resumen; por ejemplo, suma los importes de “Horas extra diurnas” de todos los registros.
La plantilla no debe incluir datos personales innecesarios. Revisa la información que compartes, protege las celdas calculadas y comprueba las reglas vigentes antes de utilizar el resultado para un pago real.
Lo que ya sabes hacer con la tabla de nómina
- Separar entradas, porcentajes y cálculos.
- Calcular salario proporcional, horas extra y auxilio.
- Crear bases distintas con y sin auxilio.
- Aplicar deducciones y obtener el neto.
- Consultar el porcentaje ARL con BUSCARV.
- Copiar fórmulas o usar una Tabla de Excel.
- Revisar referencias, formatos y redondeos.
El siguiente paso es añadir una hoja de horas extras y otra de provisiones anuales, conectadas con la hoja Empleado, para que la nómina pueda seguir el crecimiento del libro.
Dudas al crear una tabla de nómina en Excel
1. ¿Qué debe incluir una tabla de nómina en Excel?
Una tabla básica debe separar los datos del empleado, el periodo liquidado, el devengado, las deducciones del trabajador, el neto a pagar, los aportes del empleador y las provisiones. En el ejemplo, las entradas quedan en una hoja y los cálculos en otra zona de la misma hoja.
2. ¿Cómo calculo el neto a pagar de un empleado en Excel?
El neto se obtiene restando las deducciones al total devengado. En la práctica, primero se calcula el sueldo proporcional, el auxilio de transporte y las horas extras; después se descuentan salud, pensión y el Fondo de Solidaridad Pensional, cuando corresponda. Finalmente se redondea el resultado a dos decimales.
3. ¿Qué error aparece si escribes 8,5% como texto?
Selecciona la celda, ve a Inicio > Número y aplica el formato Porcentaje. Si el valor se pegó como texto, elimínalo y vuelve a escribirlo como 8,5%; en algunos equipos puedes usar 0,085 y después aplicar el formato de porcentaje.
4. ¿Por qué BUSCARV devuelve #N/A al buscar el nivel de ARL?
Puede ocurrir porque el nivel no existe en la primera columna de la tabla, porque el código está guardado con espacios o porque la búsqueda se hizo de forma aproximada. Usa FALSO como cuarto argumento y comprueba que el código coincida exactamente con un dato de la columna de búsqueda.
5. ¿Qué es la base de cotización en una nómina?
En este ejemplo, la base para salud, pensión, riesgos y parafiscales se calcula sin el auxilio de transporte. La base para prima y cesantías sí incluye el auxilio. Si una plantilla utiliza otras reglas, revisa la normativa y la configuración antes de pagar. BUSCARV y SUMAR.SI.CONJUNTO están disponibles en las versiones de escritorio revisadas.
Fuentes
- MicrosoftBUSCARV — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftTASA.NOMINAL — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftTabla dinámica — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftTabla de Excel (Dar formato como tabla) — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 22/10/2026