Cómo hacer una liquidación de nómina en Excel: guía práctica

Una liquidación de nómina es el documento que calcula mes a mes cuánto gana un empleado, cuánto se le descuenta y cuánto paga la empresa por su seguridad social. Cuando el equipo es pequeño y se repite cada mes, una hoja de Excel bien armada lo resuelve sin comprar software. Al terminar este tutorial tendrás una plantilla funcional: una hoja con los datos del empleado, una tabla de tarifas consultable y todas las fórmulas para llegar al neto pagado y al costo total. Funciona desde Excel 2010 en adelante; los ejemplos se montan sobre Excel para Microsoft 365, 2024 o 2021.

Qué es liquidar una nómina y por qué se hace en una hoja

Liquidar una nómina consiste, según la normativa de cada país, en sumar lo que el empleado ganó en el período, restar lo que la ley obliga a descontarle y añadir lo que la empresa debe pagar por él a la seguridad social y a las prestaciones. En una empresa con cinco empleados que cobra siempre la misma cifra, ese cálculo se repite igual todos los meses y se vuelve eterno si se hace a mano o en documentos sueltos.

Una hoja de Excel resuelve el problema porque convierte cada regla en una fórmula que se arrastra. El sueldo básico, los días trabajados, el nivel de riesgo de la ARL y las horas extra se escriben una vez; el resto se calcula solo. Cuando cambia el salario mínimo o un porcentaje, se modifica una celda —la tarifa— y todas las liquidaciones se actualizan a la vez.

La liquidación del tutorial se llama Liquidación_María y va a vivir en la hoja Nomina. Tiene un bloque de datos del empleado, otro con las tarifas del año, otro con los descuentos al trabajador, otro con los aportes que paga la empresa, y al final el neto y el costo total.

Las partes de toda liquidación: devengado, descuentos y provisiones

Toda liquidación se organiza en tres bloques que se suman y se restan:

1. Devengado — lo que el empleado gana: sueldo básico, auxilio de transporte (cuando aplica), horas extra y recargos.
2. Descuentos al trabajador — lo que la ley le baja del pago: salud, pensión y, en sueldos altos, Fondo de Solidaridad Pensional.
3. Aportes y provisiones de la empresa — lo que paga el empleador sin que el empleado lo vea: seguridad social, parafiscales (Caja, SENA, ICBF) y prestaciones (prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones).

A partir de ahí se despejan dos cifras: el neto pagado (lo que recibe el empleado) y el costo total (lo que sale de la caja de la empresa).

Devengados del trabajador: sueldo, auxilio, horas extra y recargos

El devengado agrupa todo lo que se le suma al empleado. El sueldo básico se calcula a partir de los días liquidados sobre 30. El auxilio de transporte se reconoce al empleado que gana hasta dos salarios mínimos legales y se paga completo cuando se trabajan todos los días del mes. Las horas extra y los recargos dependen de la jornada: cada tipo tiene su propio porcentaje sobre la hora ordinaria.

Lo que se descuenta al trabajador: salud, pensión y fondo de solidaridad

Del sueldo salen tres descuentos fijos:

El porcentaje del Fondo de Solidaridad Pensional sube de 1% a 2% a partir de cierto umbral de sueldo; el Ministerio de Salud y Protección Social publica cada año los rangos exactos.

Lo que asume la empresa: seguridad social, parafiscales y prestaciones

Estos son los rubros que paga el empleador y que el empleado nunca ve en su recibo:

Los porcentajes de SENA, ICBF y la cuota a Caja pueden exonerarse para empleados que ganan menos de 10 SMLMV; esa exoneración se marca empleado por empleado.

La hoja mínima para liquidar un empleado

Antes de escribir fórmulas se levanta la hoja con los datos del empleado y la tabla de tarifas del año en otra zona del mismo libro. Tener las tarifas en celdas separadas permite cambiar un porcentaje una sola vez y que toda la liquidación se actualice.

Las celdas de datos del empleado

1. Abre un libro nuevo y renombra la hoja como Nomina (clic derecho en la pestaña > Cambiar nombre).
2. En la fila 1 escribe los encabezados en negrita: Empleado, Documento, Sueldo básico, Días liquidados, Nivel ARL, Exonerado.
3. En la fila 2 escribe los datos: María Restrepo en A2, 52123456 en B2, 1300000 en C2, 30 en D2, I en E2 y Sí en F2.

La tabla de tarifas que se va a consultar

1. En la columna H, fila 1, escribe Tarifa en H1 y Valor en I1 (ambos en negrita).
2. Desde H2 hacia abajo lista los conceptos: Salud empleado, Pensión empleado, Salud empresa, Pensión empresa, ARL nivel I, ARL nivel II, ARL nivel III, ARL nivel IV, ARL nivel V, Caja, SENA, ICBF, Auxilio de transporte, Prima, Cesantías, Intereses cesantías, Vacaciones, Fondo Solidaridad 1%, Fondo Solidaridad 2%.
3. En la columna I escribe los porcentajes y valores del año vigente; los porcentajes como decimales (0,04 = 4%) para que las fórmulas los lean directo.

Calcular el Ingreso Base de Cotización y los descuentos al empleado

El IBC es la base sobre la que se calculan seguridad social y parafiscales. Hay dos: uno con auxilio de transporte (para salud, pensión y ARL) y otro sin auxilio (para Caja, SENA e ICBF). Mezclarlos es uno de los errores más comunes.

El IBC con y sin auxilio de transporte

1. En la columna J añade el encabezado IBC con auxilio en J1 y IBC sin auxilio en K1 (negrita).
2. En J2 escribe el sueldo diario multiplicado por los días liquidados, sumado con el auxilio de transporte proporcional.
3. En K2 deja solo el sueldo, sin auxilio, porque sobre este se calculan los parafiscales.

=C2/30*D2+$I$14*D2/30
=C2/30*D2

Descuento de salud y pensión del empleado

Los dos descuentos fijos al empleado se calculan sobre el sueldo básico, no sobre el IBC:

=C2*$I$2
=C2*$I$3

Las celdas $I$2 y $I$3 usan referencias absolutas: el $ fija la fila y la columna al arrastrar, así la tarifa no se mueve cuando copies la fórmula a otros empleados.

Fondo de Solidaridad Pensional cuando el sueldo pasa de 4 salarios mínimos

El Fondo de Solidaridad Pensional empieza a aplicarse cuando el sueldo supera 4 SMLMV. El porcentaje es 1% en un primer tramo y sube a 2% a partir del umbral que define cada año el Ministerio de Salud y Protección Social. Una fórmula con SI lo resuelve y deja la celda en cero cuando no aplica:

=SI(C2>=($I$14*4/30*30);C2*$I$19;0)

Como el sueldo base de María es 1.300.000 y el auxilio de transporte legal del año está en I14, no supera el umbral de 4 SMLMV y el descuento queda en 0.

Los aportes que paga la empresa sobre el IBC

Estos aportes nunca se le descuentan al empleado pero suman al costo total. La clave es usar la columna correcta de IBC: con auxilio para seguridad social, sin auxilio para parafiscales.

Salud, pensión y ARL del empleador

1. En la columna O pon el encabezado Salud empresa y en P Pensión empresa.
2. En la columna Q pon ARL y en R el nivel de riesgo: I, II, III, IV o V.

Las fórmulas leen el IBC con auxilio y la tarifa según el nivel:

=J2*$I$4
=J2*$I$5
=SI(R2="I";J2*$I$6;SI(R2="II";J2*$I$7;SI(R2="III";J2*$I$8;SI(R2="IV";J2*$I$9;J2*$I$10))))

Para María con nivel I y IBC con auxilio 1.460.000: salud empresa 124.100, pensión empresa 175.200 y ARL 7.621.

Caja, SENA e ICBF con la exoneración activada

La Caja siempre se paga completa. SENA e ICBF se exoneran para empleados que ganan menos de 10 SMLMV. El Sí/No de la columna F decide:

=K2*$I$11
=SI(F2="Sí";0;K2*$I$12)
=SI(F2="Sí";0;K2*$I$13)

Como María está marcada como exonerada, SENA e ICBF quedan en 0 y la Caja se paga completa. Cambiar el Sí por No en F2 hace que los aportes se calculen al instante.

Prestaciones sociales: prima, cesantías, intereses y vacaciones

Las prestaciones se provisionan mes a mes para que llegue diciembre con el dinero ahorrado. Cada una tiene su base.

Prima de servicios y cesantías

Prima y cesantías se calculan sobre (sueldo + auxilio) y se dividen entre 12 para prorratear el año:

=(C2+$I$14)*$I$15/12
=(C2+$I$14)*$I$16/12

Para María: (1.300.000 + 160.000) × 8,33% / 12 = 121.524. El mismo cálculo aplica a prima y cesantías porque ambas usan la misma tarifa del 8,33% mensual sobre el año.

Intereses sobre cesantías

El 1% real se paga a 31 de diciembre sobre el valor de las cesantías del año. En la provisión mensual se guarda un doceavo del 1% anual sobre la cesantía del mes:

=W2*$I$17

Para María: 121.524 × 1% = 1.215. Cuando llegue diciembre, esa provisión mensual se ajusta al cálculo real sobre las cesantías definitivas del año.

Vacaciones

La base de vacaciones es solo el sueldo básico, sin auxilio de transporte, sin horas extra y sin recargos:

=C2*$I$18/12

Para María: 1.300.000 × 4,17% / 12 = 4.518. Si la fórmula suma auxilios o horas extra, el valor reservado no alcanza para pagar el descanso remunerado.

El neto que recibe el empleado y el costo total para la empresa

Las dos cifras que cierran la liquidación.

Neto pagado al trabajador

El neto es el devengado menos los descuentos que se le aplican al empleado:

=(C2+$I$14*D2/30)-(L2+M2+N2)

Para María el devengado es 1.300.000 + 160.000 del auxilio, los descuentos suman 104.000 (52.000 + 52.000 + 0) y el neto queda en 1.356.000.

Costo total mensual para la empresa

El costo total suma el neto pagado más todo lo que asume la empresa (aportes de seguridad social, parafiscales, prestaciones):

=Y2+O2+P2+Q2+S2+T2+U2+V2+W2+X2+Y2+V2+W2

Para María el resultado ronda 2.017.000. Es la cifra que se compara con el neto: la diferencia es lo que cuesta el empleado por encima de lo que recibe.

Horas extra y recargos: las fórmulas que más se repiten

Las horas extra se calculan aparte y se suman al devengado. Cada tipo de hora tiene su propio multiplicador sobre la hora ordinaria.

Valor de la hora ordinaria

Para una jornada diurna ordinaria de 8 horas al día y 48 a la semana:

=C2/30/8

Con la reducción de la jornada a 42 horas semanales, el divisor baja y la hora ordinaria sube proporcionalmente.

Cada recargo como una columna propia

En la hoja Nomina, justo debajo de los datos del empleado, añade una mini-tabla con las horas trabajadas por cada tipo:

Multiplica cada fila por su porcentaje y suma al devengado:

=(C2/30/8)*B5*1,25
=(C2/30/8)*B6*1,75
=(C2/30/8)*B7*0,35
=(C2/30/8)*B8*1,75
=(C2/30/8)*B9*2,10
=(C2/30/8)*B10*0,75

El valor total de horas extra se suma al sueldo del mes y se incluye en el devengado antes de calcular el neto.

Errores típicos al armar la hoja de nómina

El IBC calculado con auxilio y los parafiscales sin auxilio

Cuando la fórmula de IBC se arrastra a todas las columnas de aportes, los parafiscales (Caja, SENA, ICBF) quedan inflados porque se calculan sobre una base que incluye el auxilio.

Arreglo: mantener dos columnas separadas de IBC, una con auxilio (J2) y otra sin auxilio (K2), y usar la K2 en las fórmulas de Caja, SENA e ICBF.

La exoneración que se aplica a todos los empleados por igual

Escribir SENA*0 directamente en la celda en vez de usar un SI sobre la columna F deja a todos los empleados sin el aporte sin revisar caso por caso.

Arreglo: la fórmula de SENA e ICBF debe leer la columna de exoneración:

=SI(F2="Sí";0;K2*$I$12)

Así, cambiar F2 de Sí a No recalcula el aporte para ese empleado.

La fórmula de vacaciones que incluye horas extra

Calcular vacaciones sobre el devengado total y no sobre el sueldo básico desvía la provisión y no alcanza para pagar el descanso.

=C2*$I$18/12

Arreglo: la base de vacaciones siempre es C2 (sueldo básico), nunca el devengado ni el IBC. Al arrastrar la fórmula hay que comprobar que la referencia no haya saltado a otra columna.

Lo que esta hoja no hace y cuándo dar el salto

Esta plantilla resuelve una nómina pequeña, homogénea y de un solo país. Cuando el equipo crece, las reglas se multiplican y la hoja empieza a fallar:

• Con más de 15-20 empleados la planilla se vuelve lenta y propensa a errores de arrastrar.
• La retención en la fuente, las libranzas y los embargos judiciales tienen sus propias tablas y plazos, y se manejan mejor en un sistema dedicado.
• La nómina electrónica ante la autoridad tributaria exige un archivo con un formato y unas validaciones que una hoja de cálculo no genera sola.
• Empleados con régimen especial (pensiones de alto riesgo, expatriados, aprendices) usan tarifas distintas que la plantilla no contempla.
• En empresas con varios países, cada legislación cambia los porcentajes, los IBC y los plazos. Una hoja por país empieza a no ser práctico.

Cuando se llega a cualquiera de estos puntos, el salto a un software de nómina dedicado (o a un ERP con módulo de nómina) deja de ser un lujo y se vuelve una necesidad: la planilla se audita sola, los archivos ante la autoridad tributaria se generan con un clic y las actualizaciones legales se aplican al instante.

Lo que ya sabes hacer con la liquidación en Excel

• Separar las tres bases: sueldo + auxilio para prima y cesantías, sueldo solo para parafiscales, sueldo solo sin horas extra para vacaciones.
• Usar referencias absolutas con F4 para que las tarifas no se muevan al arrastrar fórmulas a otros empleados.
• Manejar una columna de exoneración por empleado y dejar que un SI decida si se aplican SENA e ICBF.
• Cerrar la hoja con el neto pagado para el empleado y el costo total para la empresa, en dos celdas separadas.

El siguiente paso es convertir esta hoja en una plantilla reutilizable: elimina los datos de María, deja solo los encabezados y guárdala como libro con extensión .xlsx (o .xlsm si vas a añadir macros más adelante). Cada mes abres una copia, pegas los datos del nuevo período y vuelcas el resultado en tu software contable.

Dudas al liquidar nómina en Excel

• ¿Cómo calculo el Fondo de Solidaridad Pensional en la fórmula del 1% y 2%?
• ¿Dónde va el auxilio de transporte en el IBC y dónde no?
• ¿Cómo arrastro las fórmulas a varios empleados sin que se dañen las tarifas?
• ¿Qué hago cuando un empleado gana más de 10 SMLMV y se quita la exoneración?
• ¿Por qué la provisión de vacaciones no alcanza si incluyo horas extra en la base?

Dudas al liquidar nómina en Excel