Formato de presupuesto personal en Excel: guía para empezar

Un formato de presupuesto personal es la estructura con la que registras tus ingresos, controlas tus gastos y compruebas cuánto dinero queda. En este tutorial crearás un libro mensual con movimientos y un resumen por categoría, usando fórmulas y el formato de importe con dos decimales. El método funciona en Excel 2007 y posteriores; no necesita una plantilla de pago.

Qué es un formato de presupuesto personal

Un presupuesto personal no es solo una lista de pagos. Para que sea útil, cada movimiento debe indicar cuándo ocurrió, qué concepto representa y a qué categoría pertenece. Después, las fórmulas agrupan los datos y muestran cuánto receives, cuánto gastas y cuánto puedes ahorrar.

En este libro mensual trabajarás con movimientos pequeños y realistas. La hoja Movimientos guardará cada operación y la hoja Resumen mostrará los resultados. Empezarás con un sueldo de 1.800,00 y algunos gastos, pero la estructura te servirá para registrar los movimientos de otros meses.

El total de ejemplo suma 720,00 + 245,30 + 48,00 + 22,00 + 300,00 = 1.335,30, por lo que no corresponde a la suma de los ingresos. Para evitar esa lectura manual, el resumen usará fórmulas yparrará cada tipo por separado.

Las cuatro partes del presupuesto y sus fórmulas

La estructura tendrá cuatro bloques: ingresos, gastos fijos, gastos variables, ahorro y balance. Los dos primeros son los principales. Los gastos variables incluyen las compras y el ocio; el ahorro es la parte que decides reservar.

En la columna Tipo solo escribe Ingreso, Gasto o Ahorro. La columna Categoría sirve para agrupar los movimientos. No mezcles conceptos: «Alquiler» es un concepto y «Servicios» es su categoría.

La lógica se apoya en estas fórmulas:

En este ejemplo, los ingresos son 1.800,00, los gastos fijos son 720,00 y los variables son 315,30. El ahorro separado es 300,00. El balance será 464,70: 1.800,00 – 720,00 – 315,30 – 300,00.

Ingresos: la cantidad disponible cada mes

En la hoja Resumen, coloca Ingresos en A2 y Total en B2. En B2 escribe la fórmula que suma únicamente las filas cuyo tipo sea Ingreso.

La función SUMAR.SI (SUMIF) no necesita una tabla especial. Al copiarla, usa referencias absolutas como Movimientos!$B$2:$B$8 si la fórmula va a viene copiarse a distintos resúmenes; así el rango de movimientos no se moverá.

Gastos fijos y variables: pagar y elegir

Los gastos fijos son predecibles: alquiler, servicios o suscripciones. Los variables cambian según el mes: compras, ocio, transporte o comidas fuera. No necesitas una función distinta para cada concepto; basta con clasificarlos bien.

Para el ejemplo, el alquiler de 720,00 pertenece a Servicios. El supermercado de 245,30, el transporte de 48,00 y el cine de 22,00 forman los gastos variables. El total variable será 315,30.

Si un gasto fijo cambia de categoría, ajusta la fórmula o cambia el registro. No dupliques el movimiento para conseguir dos totales: duplicarlo hace que el presupuesto deje de reflejar la realidad.

Ahorro y balance: comprobar cuánto queda

El ahorro debe aparecer como una decisión o como un movimiento separado. En este libro, la fila de ahorro tiene Tipo = Ahorro, por lo que puedes distinguirlo de los pagos realizados.

En B5 calcula el ahorro con =SUMAR.SI(Movimientos!B2:B8;"Ahorro";Movimientos!E2:E8). Después, en B6 resta gastos fijos, variables y ahorro a los ingresos:

=B2-B3-B4-B5

El resultado debe ser 464,70. Si en un mes no hay ahorro, el balance será simplemente los ingresos menos los gastos. La hoja no necesita una función especial para detectar un balance negativo; basta con observar el signo y usar formato condicional si quieres resaltarlo.

Preparar una hoja de presupuesto mensual

La hoja de movimientos debe tener encabezados claros y una fila por operación. No escribas fórmulas en la tabla de movimientos: guarda allí la fecha, el tipo, la categoría, el concepto y el importe. Así podrás copiar y pegar movimientos futuros sin arrastrar cálculos.

1. Crea un libro y cambia el nombre de la hoja inicial a Movimientos.
2. En A1:E1 escribe Fecha, Tipo, Categoría, Concepto e Importe.
3. En una hoja nueva escribe Resumen.
4. Copia los encabezados de la tabla de movimientos y los movimientos de ejemplo.
5. Deja las celdas de totales vacías hasta crear las fórmulas.

Crear la lista de categorías que usarán tus gastos

En la hoja Resumen, prepara una lista de categorías en G2:G6: Comida, Transporte, Ocio, Servicios y Ahorro. Son las categorías de este mes; puedes añadir otras, pero usa siempre la misma palabra en la columna C de Movimientos.

1. Selecciona G1.
2. Escribe Categoría.
3. En G2 escribe Comida y continúa hasta G6.
4. Comprueba que las palabras no tengan espacios iniciales o finales.

Esta lista todavía no es una lista desplegable. Es la base para mantener nombres coherentes. Si más adelante quieres evitar errores de escritura, puedes validarla con Validación de datos; la hoja debe tener una columna de categorías separada y no combinada.

Registrar los primeros ingresos y gastos

Copia los movimientos del ejemplo en las filas 2 a 8. En la fila 7, el ahorro se registra con Tipo = Ahorro; en las filas 3 a 6, los gastos llevan Tipo = Gasto.

1. Selecciona A2 y pega los datos de la tabla de ejemplo.
2. Revisa que las fechas estén escritas como fechas, no como texto.
3. Revisa que E2:E8 contenga números, sin la palabra euros ni el símbolo de moneda.
4. Deja la columna F libre para calcular después, si lo necesitas.

Calcular el total de cada categoría

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) suma importes que cumplen varios criterios. En este libro puedes obtener el total de cada categoría sin sumar filas una por una. Su sintaxis es =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; criterio1; rango_criterio1; criterio2; rango_criterio2).

En este tutorial solo usarás un criterio de categoría, pero la función admite dos o más pares de rango y condición. Por ejemplo, para sumar solo gastos de Comida, puedes combinar Tipo y Categoría.

Un total automático para los gastos por categoría

En la hoja Resumen, crea una tabla con las categorías y sus totales. En H1 escribe Categoría, I1 Total; en H2:H6, escribe las cinco categorías.

En I2 usa:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$E$2:$E$8;Movimientos!$C$2:$C$8;H2)

Después arrastra el controlador de relleno desde I2 hasta I6. Usa referencias absolutas en los dos rangos de Movimientos: si se copiaron sin $, el rango podría desplazarse al copiar la fórmula.

Si tienes varios meses, amplía los rangos a las filas nuevas. Si insertas filas por encima de los movimientos, revisa que los rangos sigan incluéndolos.

Un balance que avisa si el mes se pasa

Ahora completa el resumen. Los gastos fijos son Servicios, los gastos variables son Comida, Transporte y Ocio, y el ahorro se calcula por tipo. El balance debe ser la diferencia entre los ingresos y todo lo demás.

En B3 escribe =I5 para tomar Servicios. En B4 suma I2:I4. En B5 escribe =SUMAR.SI(Movimientos!$B$2:$B$8;"Ahorro";Movimientos!$E$2:$E$8). En B6 escribe =B2-B3-B4-B5.

Después selecciona B2:B6 y abre Ctrl+1.

En Personalizada, escribe 0,00 para las seis celdas. El código muestra dos decimales fijos: 5 se verá como 5,00 y 3,1 como 3,10. El valor guardado no cambia.

Revisar el presupuesto y actualizarlo cada mes

Para cambiar de mes, no borres la estructura ni los fórmulas del resumen. Conserva los encabezados, las categorías y las fórmulas; sustituye únicamente los movimientos de Movimientos por los datos nuevos. Si usas la misma hoja, actualiza los rangos de las fórmulas cuando cambien las filas.

1. Compara el balance con el ahorro previsto.
2. Revisa las categorías variables, especialmente Ocio y Comida.
3. Identifica conceptos que ya no occurriesen y elimina solo esas filas.
4. Añade los movimientos nuevos al final de la tabla.
5. Amplía los rangos de las fórmulas para incluir las filas nuevas.
6. Guarda el libro como .xlsx.

Errores que descolocan los totales del presupuesto

Una categoría escrita de forma distinta

Si escribes Comida en unos movimientos y comida en otros, la fila que usa Comida puede quedar en cero. La causa es que la comparación distingue el texto; la solución es elegir una forma y corregirla con Buscar y reemplazar o corregir las celdas manualmente.

La fórmula se copió con referencias movidas

Si copias =SUMAR.SI(Movimientos!C2:C8;"Servicios";Movimientos!E2:E8) y el rango acaba en una fila equivocada, el total será incorrecto. La causa son referencias relativas; la solución es fijar los rangos con $, por ejemplo Movimientos!$C$2:$C$8, y volver a copiar la fórmula.

El importe se escribió como texto

Si en E4 escribes 245,30 euros, SUMAR.SI.CONJUNTO no loouflará como número y el total omitirá esa fila. Borra las palabras y conserva solo 245,30. Puedes comprobarlo seleccionando E4: una cifra alineada a la derecha normalmente es número; el texto suele quedar a la izquierda.

El balance no cuadra con la suma visible

Si los movimientos contienen filas duplicadas o el ahorro aparece como gasto además de como ahorro, el balance puede parecer incorrecto. Revisa que cada operación tenga una sola fila, que los importes no estén duplicados y que el ahorro se reste una sola vez.

Lo que ya sabes hacer con un formato de presupuesto

Ya sabes separar ingresos, gastos fijos, gastos variables y ahorro en una hoja de movimientos.

• Puedes calcular ingresos y totales por categoría con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Puedes obtener el balance restando los apartados al total de ingresos.
• Puedes mostrar importes con dos decimales mediante el formato 0,00.
• Puedes actualizar el libro sustituyendo movimientos y ampliando los rangos.
• Ahora puedes añadir un gráfico o nuevas categorías sin rehacer la estructura.

Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear un presupuesto personal en Excel