Cómo hacer una plantilla de presupuesto en Excel desde cero

Diseñar una plantilla de presupuesto en Excel significa montar, en un solo libro, una hoja de ingresos, dos hojas de gastos y una hoja resumen con totales, gráficos y avisos visuales. Al terminar, tendrás una plantilla reutilizable: cada mes apuntas lo que entra y lo que sale, y ves de un vistazo cuánto te queda. Sirve con Excel 2007 en adelante, aunque las tablas como tales están desde Excel 2007 y los gráficos circulares en todas las versiones. Lo que vas a aprender aquí funciona también en Excel para la web y en Excel para Mac.

Qué es una plantilla de presupuesto y por qué te conviene crearla tú

Una plantilla de presupuesto es un libro de Excel con la estructura preparada para que solo tengas que escribir los importes de cada mes. No es una hoja en PDF que se imprime y se olvida en un cajón, ni una app externa a la que subes tus datos: es un archivo .xlsx que vive en tu ordenador, al que le puedes añadir filas, cambiar categorías, duplicar hojas para el mes siguiente o reutilizar el año que viene.

La ventaja de crearla tú, en lugar de descargar una ya hecha, es que la adaptas a tu vida: pones tus categorías reales (Renta, Luz, Comestibles, Ocio), decides cuántos meses quieres ver a la vez y dejas las fórmulas escritas para que los totales se calculen solos. Cuando un gasto sube o baja, cambias el número y el resumen, el gráfico y los avisos de color se actualizan al instante.

Otra razón práctica: al hacerla entiendes qué es cada cifra. En una plantilla descargada, si el total falla, no sabes dónde mirar. Aquí, como la has montado paso a paso, sabes exactamente qué hoja y qué celda alimenta cada número.

Cómo se organiza un presupuesto en una hoja de cálculo

Un presupuesto personal se divide en cinco zonas. Cuatro son datos (lo que escribes tú cada mes) y una es el resumen (lo que se calcula solo). Cada zona vive en su propia hoja para que las fórmulas del resumen apunten a un sitio fijo y no se mezclen los importes.

La hoja Resumen se coloca al final del libro porque es la que mira a las demás. Si la pones la primera, las fórmulas funcionan igual, pero al abrir el libro ves primero los datos y no el resultado.

Antes de tocar Excel: qué datos tener a mano

Antes de abrir Excel, reúne la información en un papel o en una nota del móvil. Te ahorrará volver a empezar.

• Tus ingresos mensuales: nómina, pensiones, trabajos extra, alquileres que cobras. Apunta el nombre y el importe.
• Los recibos de los últimos 60 días: extractos del banco, facturas de luz, gas, internet, seguro, gimnasio. Sirven para no olvidar ninguno.
• Los nombres de las categorías que vas a usar: entre cinco y ocho es un número razonable (Renta, Luz, Comestibles, Transporte, Ocio, Salud, Ahorro).
• El saldo que quieres ahorrar cada mes, aunque sea una cifra de prueba. Es la pieza que cierra el presupuesto.

No hace falta instalar nada: ni complementos, ni macros, ni Power Query. La plantilla se monta con las herramientas que ya trae Excel (tablas, validación de datos, formato condicional y gráficos).

Crear el libro y preparar las cuatro hojas

Abre Excel con un libro en blanco y crea las cuatro hojas. Cambia el color de cada pestaña para encontrarlas a simple vista: clic derecho sobre la pestaña > Color de etiqueta.

1. Doble clic sobre "Hoja1" y escribe Ingresos. Color verde.
2. Clic en el + y crea Gastos fijos. Color rojo claro.
3. Clic en el + y crea Gastos variables. Color naranja.
4. Clic en el + y crea Resumen. Color azul.

Ingresos: una columna limpia por mes

En la hoja Ingresos, la columna A guarda el nombre de cada fuente de dinero y las columnas B a M los doce meses del año. La fila 11 suma todo lo de arriba con una sola fórmula. Cuando añadas un ingreso nuevo entre las filas 2 y 10, la fórmula lo recoge sin tocarla.

=SUMA(B2:B10)

Copia la fórmula a C11, D11 y así hasta M11 arrastrando el controlador de relleno desde B11.

Gastos fijos y gastos variables: la misma estructura

Las dos hojas de gastos usan las mismas cinco columnas. La diferencia está en los datos: los gastos fijos se repiten cada mes y los variables cambian. La columna Importe (C) es la que se sumará después en la hoja Resumen, así que déjala siempre en la misma posición.

La hoja Resumen con los totales del mes

La hoja Resumen es la que mira a las tres anteriores. Empieza en la fila 2 con un único cálculo: los ingresos del mes menos los gastos fijos menos los gastos variables. Después, en las filas siguientes, pondrás el resto de bloques (ahorro, saldo final y el gráfico).

El número 510,00 sale de sumar los ingresos de enero (1.500,00), restar los gastos fijos del ejemplo (650 + 55 + 45 + 12 + 28 = 790) y restar los gastos variables (95 + 50 + 32 + 9,50 + 15 = 201,50): 1.500 − 790 − 201,50 = 508,50. Ajusta los importes cuando copies la plantilla a tu caso real.

Convertir cada lista en una Tabla de Excel

Una Tabla de Excel es un rango con encabezados y filtros que crece sola cuando escribes debajo. Convertir cada lista en tabla te ahorra tener que andar cambiando los rangos de las fórmulas cada vez que añades una fila.

1. En Ingresos, selecciona A1:M10 (los datos, sin la fila de total).
2. Insertar > Tablas > Tabla. Marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar.
3. Repite en Gastos fijos con A1:E6 y en Gastos variables con A1:E6.

Nombres claros para cada tabla

Por defecto, las tablas se llaman Tabla1, Tabla2, Tabla3. Cambia el nombre a uno que recordarás al escribir fórmulas.

1. Haz clic en una celda de la tabla de Ingresos.
2. En la pestaña Diseño de tabla, arriba a la izquierda, cambia el cuadro "Nombre de la tabla" a Ingresos.
3. Repite con las otras dos: GastosFijos y GastosVariables.

Listas desplegables en Categoría y Subcategoría

Una lista desplegable evita que cada mes escribas la categoría a mano y, sobre todo, que un mismo gasto aparezca con dos nombres ("Luz" y "Electricidad"). La herramienta se llama Validación de datos.

1. En Gastos fijos, selecciona A2:A6 (la columna Categoría, sin el encabezado).
2. Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista. En Origen escribe las cinco categorías separadas por punto y coma.

Subcategoría que depende de la categoría elegida

La subcategoría cambia según la categoría: dentro de Comestibles hay Supermercado y Mercado; dentro de Ocio hay Cine y Conciertos. Para que la lista se adapte, usa la función INDIRECTO (INDIRECT) que lee un nombre y lo convierte en un rango.

1. Crea una hoja nueva llamada Listas (o usa una zona apartada en la misma hoja).
2. Escribe los encabezados en F1, G1, H1… con los nombres de las categorías: Renta, Luz, Internet, Suscripciones, Seguro.
3. Debajo de cada encabezado, las subcategorías de esa categoría.
4. Selecciona B2:B6 de Gastos fijos. Validación de datos > Permitir: Lista > Origen: =INDIRECTO(A2).

Que los totales no fallen al copiar la fórmula

Las fórmulas de la hoja Resumen que escribimos al principio usan rangos fijos (B2:B10). Si un mes tienes once ingresos en vez de diez, el undécimo no se suma. La solución es usar el nombre de la tabla entre corchetes: Excel entiende que la columna Importe es toda la columna, aunque le añadas filas.

=SUMA(GastosFijos[Importe])

Copia esta fórmula a B2, C2, D2… M2 de la hoja Resumen. Cada celda sigue mirando a su mes (B, C, D…) porque solo cambias el primer argumento de SUMA, no el segundo. Para los ingresos, la fórmula equivalente es =SUMA(Ingresos[Total ingresos]) y la pones en una fila aparte (por ejemplo, fila 3) para tener desglosado qué entra y qué sale.

Proteger las celdas de totales para no borrarlas sin darte cuenta

Las celdas con fórmulas se pueden borrar de un clic y no darte cuenta hasta el mes siguiente. Bloquéalas.

1. En la hoja Resumen, selecciona B2:M2.
2. Ctrl+1 > ficha Proteger > marca Bloqueada > Aceptar.
3. Selecciona el resto de la hoja (Ctrl+E o escribe A1:M40 en el cuadro de nombres y pulsa Entrar), Ctrl+1 > ficha Proteger > desmarca Bloqueada > Aceptar.
4. Revisar > Proteger hoja. Acepta sin contraseña para empezar.

Guarda el libro como .xlsx (Archivo > Guardar como > Libro de Excel). Si lo guardas como .xlsm llevaría macros, que aquí no necesitas.

Formato para ver los números como dinero y los negativos en rojo

Con las cifras en formato Moneda, los números llevan dos decimales, el símbolo de tu moneda y los negativos en rojo entre paréntesis, que es la convención contable.

1. Selecciona C2:C6 en Gastos fijos y Gastos variables.
2. En Resumen, selecciona B2:M2.
3. Ctrl+1 > ficha Número > categoría Moneda.
4. Posiciones decimales: 2. Símbolo: el de tu moneda. Estilo de negativo: el que muestra 123,45 € (rojo).
5. Aceptar.

Colorear las celdas que se pasan del límite que tú fijes

El formato condicional pinta una celda de rojo cuando su valor supera el tope que tú decides. Es la forma más rápida de ver, sin leer número a número, en qué categoría te has pasado.

1. En Gastos variables, selecciona C2:C6.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas para celdas > Es mayor que.
3. Escribe el tope, por ejemplo 200 para Ocio. Elige Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
4. Repite para cada categoría con su tope: Comestibles 600, Gasolina 150, Comidas fuera 250, Ocio 200.

Una barra de color por celda para ver el gasto de un vistazo

Las barras de datos son una variante del formato condicional que dibuja una barra horizontal dentro de la celda: cuanto más largo, más grande el importe. Sirve para comparar categorías de un vistazo sin leer número a número.

1. En Gastos variables, con C2:C6 seleccionada.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Barra de datos naranja.

Un gráfico que cuente cómo se reparte tu dinero

Un gráfico circular cierra la plantilla: convierte la tabla de categorías en un círculo donde cada trozo es una categoría. Lo normal es ponerlo en la hoja Resumen, junto a los totales.

1. En Gastos variables, selecciona A1:B6 (Categoría y Subcategoría, o solo Categoría e Importe si la has duplicado).
2. Insertar > Gráficos > Gráficos circulares o de barras > Circular 2D.
3. Con el gráfico seleccionado, en la pestaña Diseño de gráfico, elige un estilo con leyenda a la derecha.
4. Haz clic en el título del gráfico y escribe Reparto de gastos del mes.

Si prefieres barras, el camino es Insertar > Gráficos > Gráficos circulares o de barras > Barra agrupada en 2D. La diferencia es solo visual: las circulares enseñan proporciones, las barras comparan cifras absolutas.

Por qué la hoja no suma lo que tú esperas

Cuando algo no sale, casi siempre es por uno de estos tres motivos.

El total sale en blanco o da 0

La fórmula llega solo hasta la fila 10, pero los datos llegan hasta la fila 5; el resto está vacío. La causa: el rango de SUMA no incluye las filas con datos o, al revés, el rango es demasiado corto y los datos nuevos se quedan fuera. Arreglo: cambia el rango a =SUMA(B2:B5) o, mejor, usa el nombre de la tabla: =SUMA(Ingresos[Total ingresos]), que crece sola.

La lista desplegable muestra los meses en vez de las categorías

La lista apunta a la fila 1, que es donde están los meses Ene, Feb, Mar… La causa: al crear la validación se seleccionó la fila de meses por error. Arreglo: cambia el Origen a =$A$2:$A$6 (la columna de categorías de Gastos fijos) o vuelve a escribir las cinco categorías separadas por punto y coma.

El gráfico coge los títulos como datos

El círculo muestra seis trozos en vez de cinco y uno de ellos se llama "Importe". La causa: al seleccionar el rango se incluyó la columna de encabezados y Excel la metió en el área de Valores. Arreglo: clic derecho sobre el gráfico > Seleccionar datos. En la columna "Categorías" deja solo las celdas A2:A6, y en "Valores" deja solo C2:C6. Pulsa Aceptar.

Lo que ya sabes hacer con esta plantilla y el siguiente paso

Con esta plantilla ya dominas cinco cosas que se aplican a cualquier otra hoja de cálculo que montes en el futuro:

• Crear tablas con encabezados y filtros que crecen solas al añadir filas.
• Poner listas desplegables con Validación de datos para que las categorías no se escriban a mano.
• Escribir totales automáticos con SUMA y referencias a tablas (Tabla[Columna]).
• Aplicar formato condicional para que las celdas se pinten solas cuando te pasas de un tope.
• Montar un gráfico circular que convierte la tabla en una imagen legible.

El siguiente paso lógico es decidir dónde vive el archivo. Tienes dos opciones razonables: guardarlo en OneDrive para abrirlo desde el móvil o desde otro ordenador y que los totales se actualicen allí también, o imprimirlo en papel al final de cada mes para llevarte la foto al cajón. Si eliges OneDrive, ten en cuenta que Excel para la web no ejecuta macros, pero esta plantilla no las necesita. Si eliges papel, recuerda que la hoja Resumen es la única que merece la pena imprimir: las otras tres son datos en bruto.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al diseñar una plantilla de presupuesto en Excel