Cómo hacer una lista desplegable en Excel: guía para empezar

Una lista desplegable es una pequeña flecha que aparece al lado de una celda y, al hacer clic, muestra los valores que tú has decidido. Sirve para que nadie escriba lo que quiera en esa celda: solo se puede elegir uno de los valores de la lista. En este tutorial vas a crear una en la hoja de gastos de tu casa, con una columna Categoría donde hoy cada uno escribe «Comida», «comida» o «comidas» y los totales del mes salen desordenados.

Al terminar sabrás crear la lista a mano, sacarla de un rango de la hoja, hacer que crezca sola al añadir categorías, y mostrar un mensaje de ayuda y un aviso de error. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una lista desplegable y para qué te sirve

Imagina la hoja de gastos de octubre: en la columna Categoría unos escriben «Comida», otros «comidas» y otros «alimentación». Cuando llegues a fin de mes y quieras saber cuánto se gastó en comida, la fórmula =SUMAR.SI(D2:D30;"Comida";C2:C30) no encuentra nada porque cada uno lo escribió a su manera. Una lista desplegable cierra ese grifo: en la celda solo se puede elegir entre los valores que tú has puesto, todos escritos igual.

La lista desplegable es un caso particular de una herramienta más amplia de Excel llamada validación de datos. Validación de datos sirve para limitar lo que se puede escribir o elegir en una celda: números enteros entre un mínimo y un máximo, fechas anteriores a hoy, textos con una longitud máxima, o —el caso que nos ocupa— una lista cerrada de valores.

El libro que vamos a usar atraviesa el tutorial entero: una hoja llamada Gastos con las columnas Fecha, Concepto, Importe y Categoría, más una columna auxiliar con las cinco categorías admitidas.

Dónde está y qué te deja controlar

La herramienta está en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y abre un cuadro con tres pestañas: Configuración (la regla en sí), Mensaje de entrada (el cartelito que aparece al ponerse sobre la celda) y Mensaje de error (lo que pasa al escribir algo que no vale).

Permitir, Origen y las casillas Omitir en blanco y Celda con lista desplegable

La pestaña Configuración es la que define la regla. El primer campo, Permitir, es una lista desplegable con los tipos de validación: Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y Personalizada. Para una lista desplegable eliges Lista.

El campo Origen admite dos cosas: una lista de valores escrita a mano, separados por punto y coma (Comida;Transporte;Hospedaje;Ocio;Suministros), o la referencia a un rango de la hoja (=$H$2:$H$6). Las casillas Omitir en blanco y Celda con lista desplegable vienen marcadas por defecto: la primera permite dejar la celda vacía y la segunda muestra la flechita. Déjalas marcadas.

El mensaje de entrada y el mensaje de error

La pestaña Mensaje de entrada escribe un cartel que aparece al seleccionar la celda, antes de hacer clic. Tiene Título (en negrita) y Mensaje de entrada (el texto largo). Sirve para recordar al usuario qué tiene que poner.

La pestaña Mensaje de error controla qué pasa al escribir algo que no está en la lista. Tiene tres estilos:

• Detener: bloquea la entrada, no deja escribir ese valor y muestra un aviso. Es el más estricto y el más habitual.
• Advertencia: deja escribir el valor pero pregunta si estás seguro, con un Sí/No.
• Información: deja escribir el valor sin preguntar, solo informa con un Aceptar.

Una lista de categorías escrita a mano

Partimos de la hoja de gastos ya con la columna de categorías escrita a mano, a la derecha de los datos, en H2:H6. En este primer paso vamos a poner la lista dentro del propio cuadro de validación, sin usar ese rango: los valores se escriben directamente en Origen.

1. Selecciona la celda D2.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen escribe, separados por punto y coma: Comida;Transporte;Hospedaje;Ocio;Suministros.
5. Marca Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.

Ahora D2 muestra una flecha a la derecha. Al hacer clic, salen los cinco valores.

La misma lista sacada de un rango de la hoja

Escribir los valores a mano se vuelve incómodo en cuanto tienes más de cinco o seis. Lo limpio es tener la lista en una columna y que el Origen apunte a ese rango con referencias absolutas.

1. Selecciona D2 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
2. En Permitir deja Lista.
3. Borra el Origen anterior y escribe =$H$2:$H$6. Los signos de dólar son importantes: al copiar la regla a otras celdas, el rango no se mueve.
4. Pulsa Aceptar.

El desplegable de D2 sigue mostrando los cinco valores, pero ahora cualquier cambio en H2:H6 se ve reflejado.

Copiar la lista a otras celdas arrastrando

Tienes la regla en D2 y quieres la misma en D3, D4, y así hasta D20, para cubrir los gastos del mes.

1. Selecciona D2 y copia con Ctrl+C.
2. Selecciona el rango D3:D20.
3. Pega con Ctrl+V.

Con pegar normal basta porque Validación de datos es una regla de formato y se copia como cualquier formato. También puedes arrastrar el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de D2) hasta D20, y la regla baja con la selección.

Una lista que crece sola con una tabla de Excel

Ahora tienes un problema real: en octubre te hospedas tres veces y decides crear la categoría «Hospedaje» que ya está, pero a mediados de mes te inventas «Farmacia». Vas a H7, escribes Farmacia y… el desplegable no la muestra, porque el Origen es $H$2:$H$6 y la fila 7 queda fuera. La solución es convertir la lista en una tabla de Excel y usar INDIRECTO (en inglés INDIRECT) para que el Origen se refiera a toda la columna de la tabla, no a un rango fijo.

1. Selecciona H1:H6 y pulsa Ctrl+T para crear una tabla. Marca La tabla tiene encabezados y acepta.
2. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, cambia el nombre de la tabla a Categorias (en el campo Nombre de la tabla, arriba a la izquierda). Sin la «ñ» para que INDIRECTO no se queje.
3. Selecciona D2 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
4. En Origen sustituye =$H$2:$H$6 por =INDIRECTO("Categorias[Categoria]") y acepta.
5. Vuelve a la hoja y escribe Farmacia en H7. La tabla se ensancha sola.

=INDIRECTO("Categorias[Categoria]")

Mensaje de ayuda y aviso al elegir algo fuera de la lista

La lista funciona, pero la persona que la va a usar no sabe qué valores son válidos hasta que abre la flecha. La pestaña Mensaje de entrada añade un cartel flotante al seleccionar la celda.

1. Con D2 seleccionada, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y ve a la pestaña Mensaje de entrada.
2. Marca Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
3. Escribe Título: Elige categoría. Mensaje de entrada: Solo valores de la lista.
4. Ve a la pestaña Mensaje de error.
5. Estilo: Detener. Título: No está en la lista. Mensaje de error: Escoge una categoría de la lista.
6. Acepta.

Ahora, al ponerse sobre D2 (o D3:D20), aparece el cartel "Elige categoría / Solo valores de la lista". Si alguien escribe «comida» en minúscula, sale un cuadro rojo con "No está en la lista / Escoge una categoría de la lista" y la entrada queda rechazada: la celda vuelve a estar vacía.

Por qué la lista deja pasar datos que no debería

Después de un mes usando la hoja, el revisor detecta que en D11 hay «comida» en minúscula, algo que la lista no debería haber permitido. La causa casi siempre es una de estas dos:

• Pegar valores encima de la celda. El Pegado especial con Valores (Ctrl+Alt+V, marcar Valores) escribe el texto encima de la celda sin pasar por la validación. Es el caso típico cuando alguien copia la categoría de un mensaje de WhatsApp y la pega con Ctrl+V directamente: la flecha sigue ahí, pero la regla ya no vigila lo pegado. La solución es borrar la celda y volver a elegir de la lista, o rehacer la validación.

• La lista es un rango fijo y se ha quedado corta. El Origen es =$H$2:$H$6 y la categoría nueva está en H7 o H8. La regla funciona, pero la lista está incompleta. La solución es la del apartado anterior: convertir la lista en tabla de Excel y usar =INDIRECTO("Categorias[Categoria]") como Origen, o ampliar el rango a mano.

Lo que ya sabes hacer con la lista desplegable

• En Permitir elegiste Lista para que la celda solo acepte valores fijos.
• En Origen decides si los escribes a mano separados por ; o si apuntas a un rango de la hoja.
• En la pestaña Mensaje de error elegiste el estilo Detener para que un valor no admitido se rechace.
• Copiaste la regla de D2 a D3:D20 con copiar y pegar, o arrastrando el controlador de relleno.
• Convertiste la lista en tabla de Excel y usaste =INDIRECTO("Categorias[Categoria]") para que la lista crezca sola al añadir categorías.

El siguiente paso es dar color a la categoría elegida con Formato condicional (Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla) y, cuando la lista tenga más de diez valores, plantarse si conviene ordenarla con UNICOS (en inglés UNIQUE, desde Excel 2021) y ORDENAR (en inglés SORT, desde Excel 2021) para que el desplegable salga siempre por orden alfabético.

Dudas al usar la lista desplegable en Excel