Plantilla de asientos contables en Excel: guía para empezar

Una plantilla de asientos contables es un libro de Excel donde registras cada operación y la consultas por cuenta, sin rehacer cálculos. Sirve para controlar facturas, pagos y nóminas de un negocio pequeño.

Aquí crearás un libro con cinco hojas, tres apuntes mensuales, cálculo de IVA, saldos por cuenta, filtros y resumen. El método utiliza tablas y funciones disponibles en Excel 2007 y posteriores, como SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS); la hoja Listas y algunas listas desplegables dependen de la plantilla base que decidas adaptar. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es una plantilla de asientos contables

Una plantilla de asientos contables organiza cada movimiento en filas. En nuestro libro, la hoja Asientos registrará una compra, una venta y una nómina; cada fila tendrá fecha, concepto, cuenta, tipo, importe e IVA. El libro se llama «Asientos_mensuales.xlsx».

La hoja Plan_Cuentas guarda el código y el nombre de cada cuenta. Las hojas Instrucciones y Listas funcionan como referencia: la primera explica el uso y la segunda reúne valores que alimentan las listas desplegables. Resumen totaliza los movimientos y permite comparar cargos y abonos.

No es un sustituto de la contabilidad formal, pero sí una herramienta de registro y revisión. En el ejemplo, los importes se demostrarán con una base imponible de 1.000 euros, IVA de 210 euros y una nómina de 1.800 euros brutos. Las fórmulas se escribirán con punto y coma, como en las fichas de Excel en español.

Qué hojas necesitas para montar el libro

Crea un libro nuevo y añade cinco hojas con estos nombres y funciones:

• Instrucciones: propósito del libro, pasos de registro y criterio para elegir Cargo o Abono.
• Listas: tipos de movimiento, cuentas auxiliares y valores que alimentarán validaciones.
• Plan_Cuentas: código único, nombre y tipo de cada cuenta.
• Asientos: una tabla con los movimientos y sus campos.
• Resumen: totales por cuenta y por tipo, además de la comparación entre cargos y abonos.

La separación evita mezclar la lista de cuentas con los movimientos. En Asientos, una fila representa un movimiento; en Plan_Cuentas, cada cuenta ocupa una sola fila. El libro debe poder crecer sin romper las referencias.

Preparar el Plan_Cuentas antes de registrar apuntes

1. Haz doble clic en la pestaña de la hoja nueva y escribe Plan_Cuentas.
2. En A1 escribe Código; en B1, Nombre; en C1, Tipo.
3. Introduce estas cuatro cuentas:

1. Selecciona A1:C5 y pulsa Ctrl+T para convertir el rango en tabla.
2. Comprueba que no haya códigos repetidos: selecciona la columna Código y usa el filtro para revisar cada valor.
3. Guarda el libro como Asientos_mensuales.xlsx mediante Archivo > Guardar como.

Diseñar la hoja Asientos para registrar movimientos

1. Crea la hoja Asientos.
2. Escribe estos encabezados desde A1 hasta G1: Fecha, Concepto, Cuenta, Tipo, Importe, IVA y Observaciones.
3. Selecciona A1:G8.
4. En la cinta, abre Insertar > Tablas > Tabla.
5. En el cuadro, conserva la opción de encabezados y pulsa Aceptar.

Calcular el IVA sin repetir operaciones

La columna F calcula el IVA solamente en las filas cuyo concepto indica «Sujeto a IVA». Usaremos una fórmula con la función SI (IF). En una hoja con punto y coma, la fórmula queda así:

=SI(B2="Sujeto a IVA";E2*21%;0)

1. Selecciona F2.
2. Escribe la fórmula anterior y pulsa Enter.
3. Copia F2 y pégala en F3:F4.
4. Comprueba los resultados: 210,00 euros para las dos facturas y 0,00 euros para la nómina.

Consultar el saldo de cada cuenta con una fórmula

En Resumen, calcularemos los cargos y abonos de cada cuenta con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS). La función suma los importes de Asientos que cumplen dos criterios: la cuenta y el tipo de movimiento.

En A1:B5 escribe:

En B2, escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Asientos[Importe];Asientos[Cuenta];A2;Asientos[Tipo];"Cargo")

En C2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Asientos[Importe];Asientos[Cuenta];A2;Asientos[Tipo];"Abono")

En D2:

=B2-C2

Copia las fórmulas hasta la última cuenta. En las filas 600 y 700 del ejemplo, el saldo será 2.800,00 euros para 600 y -1.000,00 euros para 700; en 410 quedará en cero hasta registrar otro movimiento.

Revisar los asientos y detectar datos incompletos

Para localizar filas incompletas, añade en H1 el encabezado Revisión y usa esta fórmula en H2:

=SI(O(A2="";B2="";C2="";D2="";E2="");"Falta dato";"Completo")

Copia H2 hasta el final de la tabla. Después:

1. Selecciona la tabla de Asientos.
2. Abre el filtro de la columna Revisión.
3. Elige Falta dato para mostrar las filas incompletas.
4. Revisa fecha, concepto, cuenta, tipo e importe.
5. Corrige los datos y comprueba que el filtro vuelva a mostrar Completo.

Resumir la información y guardar el libro

Añade en Resumen una segunda tabla con totales por tipo. En A8:B11 escribe Tipo y Total importe; en A9:A11, coloca Cargo, Abono y Total.

En B9 usa:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Asientos[Importe];Asientos[Tipo];A9)

Copia hasta B10 y en B11 escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Asientos[Importe];Asientos[Tipo];"Cargo")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Asientos[Importe];Asientos[Tipo];"Abono")

1. Selecciona A8:B11.
2. Pulsa Ctrl+T y acepta convertirlo en tabla.
3. Revisa que las filas de Cargo y Abono coincidan con el resumen por cuenta.
4. Si usas dos líneas por asiento, el balance debe quedar en cero.
5. Ve a Archivo > Guardar como y elige el formato *Libro de Excel (.xlsx)**.

Corregir los fallos habituales de la plantilla de asientos

Las fórmulas del ejemplo dependen de la hoja Asientos y de los encabezados exactos.

Qué formatos y funciones necesitas para usar la plantilla

El tutorial no necesita una función de amortización: solo utiliza SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) y SI (IF), disponibles en las versiones de escritorio indicadas para este ejercicio. Una plantilla concreta puede añadir listas desplegables, formato condicional, gráficos dinámicos, tablas y otras fórmulas; no todas las plantillas ofrecen exactamente las mismas herramientas.

AMORTIZ.LIN (AMORLINC) devuelve la amortización de cada período contable:

=AMORTIZ.LIN(costo;fecha_compra;primer_período;costo_residual;período;tasa;[base])

AMORTIZ.PROGRE (AMORDEGRC) devuelve la amortización usando un coeficiente:

=AMORTIZ.PROGRE(costo;fecha_compra;primer_período;costo_residual;período;tasa;[base])

Son necesarias solo si registras bienes con amortización; no intervienen en los tres apuntes básicos. La ayuda oficial documenta ambas funciones: AMORTIZ.LIN y AMORTIZ.PROGRE.

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de asientos contables

• Preparar un Plan_Cuentas con códigos únicos y tipos de cuenta.
• Registrar facturas, ventas y nóminas en una tabla de Asientos.
• Calcular el IVA con SI y copiar la fórmula sin repetir operaciones.
• Consultar cargos y abonos con SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Detectar filas incompletas y filtrar la tabla.
• Revisar un resumen y guardar el libro como .xlsx.
• Añadir controles para más meses, más cuentas o doble partida.
• Ampliar el libro con amortización mediante AMORTIZ.LIN o AMORTIZ.PROGRE.
• Mantener una copia de cierre y un archivo de trabajo diario.

El siguiente paso es adaptar los encabezados y cuentas a tu operación real, y convertir el registro en dos líneas equilibradas por asiento.

Dudas al usar una plantilla de asientos contables