Una plantilla de gastos diarios es una hoja de Excel donde registras cada movimiento y obtienes automáticamente el total del día, el acumulado del mes y la cantidad gastada por categoría. En este tutorial crearás una desde cero, con siete gastos reales y fórmulas reutilizables; las técnicas están disponibles en Excel 2007 y posteriores, y las plantillas de la galería pueden variar según la versión.
Qué es una plantilla de gastos diarios y para qué sirve
Una plantilla de gastos diarios sirve para anotar, de forma ordenada, la fecha, el concepto, la categoría, el importe y la forma de pago de cada gasto. En lugar de anotar números sueltos, colocas cada movimiento en una fila y dejas que Excel calcule los resultados.
En este tutorial usarás un libro llamado Gastos octubre. La hoja Gastos/" contendrá los gastos del mes y otra zona calculará el resumen. Al terminar tendrás una plantilla que puedes ampliar cada día sin rehacer los cálculos.
La idea es separar tres trabajos:
- Registrar: escribir cada gasto en una fila.
- Calcular: sumar los importes y crear acumulados.
- Analizar: comparar lo gastado por categoría.
La estructura mínima de una plantilla de gastos diarios
La estructura mínima debe permitir identificar cada movimiento sin ambigüedad. La hoja Gastos octubre/ tendrá cinco columnas: Fecha, Concepto, Categoría, Importe y Forma de pago. Las columnas F, H e I se reservarán para el acumulado y el resumen por categoría.
Los datos quedan en A2:E8. El total de la semana se colocará en D9, el acumulado del mes en F2:F8 y las categorías en H2:H5. Así, cada función tiene una zona visible y la hoja sigue siendo sencilla de revisar.
Las columnas de cada gasto
| Columna | Qué guarda | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Día en que se realizó el gasto | 01/10/2026 |
| Concepto | Descripción breve | Compra semanal |
| Categoría | Tipo de gasto | Comida |
| Importe | Cantidad pagada | 38,50 |
| Forma de pago | Método utilizado | Tarjeta |
La categoría debe escribirse de forma consistente. Si más adelante usarás SUMAR.SI (SUMIF), “Comida” y “comida” no se consideran el mismo texto.
La fila de totales y los acumulados
El total diario se obtiene sumando los importes de las filas de gastos. El acumulado usa una suma incremental: cada fila suma todos los importes desde el primero hasta la fecha actual.
Por ejemplo, si el primer gasto es de 38,50, la primera fila del acumulado mostrará 38,50. Si el segundo es de 12,00, la segunda mostrará 50,50. De este modo puedes saber rápidamente cuánto llevas gastado.
Dónde escribir las fórmulas: la barra de fórmulas y el controlador de relleno
Para escribir una fórmula, selecciona la celda de destino, escribe un signo igual y después la fórmula. Puedes escribirla directamente en la celda o en la barra de fórmulas, situada debajo de la cinta de opciones, junto al cuadro de nombres.
En la hoja Gastos octubre, selecciona D9 y escribe la fórmula de total. Después, selecciona F2 y escribe el acumulado. Cuando debas repetir una fórmula, arrastra el controlador de relleno, la pequeña esquina de la celda seleccionada, hacia las filas inferiores.
La referencia absoluta se fija con F4. Por ejemplo, $D$2:D2 mantiene fijo el inicio del rango y permite que la fila final avance al copiar. En Mac, F4 puede ser Cmd+T.
Al seleccionar D2:D8, la barra de estado muestra Promedio, Recuento y Suma sin que tengas que escribir una fórmula. Estos valores sirven para comprobar rápidamente el rango.
Crea tu plantilla de gastos diarios paso a paso
- Abre Excel y crea un libro en blanco.
- Cambia el nombre de la hoja a Gastos octubre.
- Escribe los encabezados y los siete gastos.
- Añade el total en D9.
- Coloca el acumulado en F2 y arrástralo hasta F8.
- Crea el resumen de categorías en H2:I5.
- Revisa que los resultados coincidan con las cantidades mostradas.
Escribe las cabeceras y los primeros gastos
Selecciona A1 y escribe Fecha. Continúa en B1 con Concepto, C1 con Categoría, D1 con Importe y E1 con Forma de pago. Después, introduce los siete movimientos siguientes.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Importe | Forma de pago | Acumulado | Categoría | Total | |
| 2 | 01/10/2026 | Compra semanal | Comida | 38,50 | Tarjeta | Comida | |||
| 3 | 02/10/2026 | Autobús | Transporte | 2,80 | Efectivo | Transporte | |||
| 4 | 03/10/2026 | Cine | Ocio | 16,00 | Tarjeta | Ocio | |||
| 5 | 04/10/2026 | Farmacia | Otros | 9,70 | Tarjeta | Otros | |||
| 6 | 05/10/2026 | Menú del día | Comida | 14,50 | Efectivo | ||||
| 7 | 06/10/2026 | Gasolina | Transporte | 54,00 | Tarjeta | ||||
| 8 | 07/10/2026 | Libro | Ocio | 24,90 | Efectivo | ||||
| 9 |
Calcula el total de la semana con SUMA
Selecciona D9 y escribe la fórmula SUMA (SUM). Su primer argumento es el rango D2:D8, que contiene los siete importes.
=SUMA(D2:D8)| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Importe | Forma de pago |
| 2 | 01/10/2026 | Compra semanal | Comida | 38,50 | Tarjeta |
| 3 | 02/10/2026 | Autobús | Transporte | 2,80 | Efectivo |
| 4 | 03/10/2026 | Cine | Ocio | 16,00 | Tarjeta |
| 5 | 04/10/2026 | Farmacia | Otros | 9,70 | Tarjeta |
| 6 | 05/10/2026 | Menú del día | Comida | 14,50 | Efectivo |
| 7 | 06/10/2026 | Gasolina | Transporte | 54,00 | Tarjeta |
| 8 | 07/10/2026 | Libro | Ocio | 24,90 | Efectivo |
| 9 | 160,40 |
La suma correcta es 160,40.
Suma lo que llevas gastado en el mes con una fórmula incremental
En F2 escribe una suma que empiece en D2 y termine en la fila actual. Arrastra el controlador de relleno hasta F8.
=SUMA($D$2:D2)| A | C | D | F | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Categoría | Importe | Acumulado |
| 2 | 01/10/2026 | Comida | 38,50 | 38,50 |
| 3 | 02/10/2026 | Transporte | 2,80 | 41,30 |
| 4 | 03/10/2026 | Ocio | 16,00 | 57,30 |
| 5 | 04/10/2026 | Otros | 9,70 | 67,00 |
| 6 | 05/10/2026 | Comida | 14,50 | 81,50 |
| 7 | 06/10/2026 | Transporte | 54,00 | 135,50 |
| 8 | 07/10/2026 | Ocio | 24,90 | 160,40 |
Resumen por categoría con SUMAR.SI
En H2:H5 escribe Comida, Transporte, Ocio y Otros. En I2 introduce SUMAR.SI (SUMIF). El primer rango debe permanecer fijo mientras la fórmula baja.
=SUMAR.SI($C$2:$C$8;H2;$D$2:$D$8)Arrastra I2 hasta I5.
| H | I | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Total |
| 2 | Comida | 53,00 |
| 3 | Transporte | 56,80 |
| 4 | Ocio | 40,90 |
| 5 | Otros | 9,70 |
Las cantidades correctas son: Comida 53,00; Transporte 56,80; Ocio 40,90; Otros 9,70. Suman 160,40.
Las plantillas de gastos que vienen con Excel
Excel ofrece plantillas de presupuesto en su galería integrada. Puedes abrirla desde la cinta con esta ruta:
Entre las opciones relacionadas con presupuesto se encuentran modelos personales, mensuales, familiares, domésticos y empresariales. La disponibilidad puede cambiar según la versión, la región y la actualización instalada; las plantillas mostradas en la galería oficial de plantillas de Excel también ofrecen modelos para seguir gastos, organizar objetivos de ahorro y comparar períodos.
Para usar una:
- Selecciona la plantilla que te sirva.
- Revisa sus categorías y fórmulas.
- Pulsa Crear.
- Guarda el libro con un nombre nuevo, por ejemplo Mis gastos de octubre.
- Sustituye los datos de ejemplo por los tuyos.
Si la plantilla ya tiene un diseño que quieres conservar, esta es la vía más rápida. Si necesitas exactamente cinco columnas y un resumen sencillo, la plantilla creada en este tutorial te dará mayor control.
Por qué no se aplica la fórmula al arrastrar
La columna Importe está en texto y SUMA da 0
Si escribes un importe con una comilla delante, Excel lo interpreta como texto. Por ejemplo, "12,50" puede mostrar un triángulo verde en la esquina de la celda. SUMA no suma el contenido.
Vuelve a escribir el número sin comillas. Si ya existe información en una columna, puedes usar Datos > Texto en columnas para convertir el formato, pero revisa antes el separador decimal.
| D | E | |
|---|---|---|
| 1 | Importe | Estado |
| 2 | 12,50 | Texto |
| 3 | 9,80 | Número |
| 4 | 7,20 | Número |
| 5 | 6,00 | Número |
| 6 | 15,50 | Número |
| 7 | 4,00 | Número |
| 8 | 20,00 | Número |
| 9 | 0,00 | Total incorrecto |
El rango de SUMAR.SI no se ha fijado con dólares
Si escribes =SUMAR.SI(C2:C8;H2;D2:D8) y la arrastras, las referencias se mueven y el resumen puede mostrar cero o cantidades incorrectas. En el libro, la categoría y los importes deben conservar siempre las filas 2 a 8.
=SUMAR.SI($C$2:$C$8;H2;$D$2:$D$8)Selecciona las referencias y pulsa F4 para añadirlas los signos de dólar. En Mac, utiliza Cmd+T si tu teclado asigna esa función a F4.
El acumulado muestra el mismo valor en todas las filas
La causa es no fijar el inicio del rango. Si escribes =SUMA(D2:D2) y lo arrastras sin ajustar el final, puede que no se obtenga el comportamiento esperado. Para un acumulado, el inicio debe permanecer en D2 y el final debe cambiar de fila.
Escribe:
=SUMA($D$2:D2)Pulsa F4 sobre $D$2 y arrastra hasta F8. El resultado debe crecer: 38,50; 41,30; 57,30; 67,00; 81,50; 135,50; 160,40.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de gastos diarios
- Organizar cada gasto en columnas consistentes: fecha, concepto, categoría, importe y forma de pago.
- Usar
SUMApara obtener el total de los gastos de la semana. - Crear un acumulado mensual con
=SUMA($D$2:D2)y el controlador de relleno. - Aplicar
SUMAR.SIpara sumar cada categoría, fijando con F4 los rangos que no deben cambiar. - Abrir plantillas de presupuesto desde la galería y adaptarlas a un presupuesto personal, mensual o familiar.
El siguiente paso es añadir un gráfico de columnas: selecciona H1:I5, inserta un gráfico y tendrás una comparación visual de los gastos por categoría.
Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar una plantilla de gastos diarios
1. ¿Dónde encuentro una plantilla de control de gastos personales gratis?
En Excel de escritorio, abre Archivo > Nuevo y revisa las plantillas de presupuesto disponibles. También puedes crear la tuya desde una hoja vacía con las columnas Fecha, Concepto, Categoría, Importe y Forma de pago.
2. ¿Cómo adapto una plantilla de gastos mensuales del hogar?
Cambia las categorías por las de tu casa, como Compra, Agua, Luz y Transporte. Después, sustituye los datos de ejemplo y conserva las fórmulas de total, acumulado y resumen para que sigan calculándose al añadir filas.
3. ¿Qué plantillas de finanzas personales están disponibles gratis?
Microsoft ofrece plantillas gratuitas de presupuesto personal, mensual, familiar y de gastos domésticos en la galería de plantillas de Excel. Puedes abrirlas desde Archivo > Nuevo y guardar una copia para modificarla sin alterar la plantilla original.
4. ¿Qué datos necesita mi plantilla de gastos personales?
Registra al menos la fecha, el concepto, la categoría y el importe. Añadir la forma de pago ayuda a comparar los movimientos y la hoja puede calcular el total diario, el acumulado mensual y la suma de cada categoría.
5. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto gratis?
Abre la galería de plantillas integradas con Archivo > Nuevo. Allí encontrarás modelos personales, mensuales y familiares; selecciona uno, revisa si sus fórmulas y categorías se adaptan a tus necesidades y guárdalo con otro nombre.
6. ¿Qué tiene que incluir una plantilla de presupuesto personal?
Debe permitir anotar movimientos, mostrar la cantidad disponible o gastada y organizar los gastos por categorías. Las fórmulas de SUMA, SUMAR.SI y un acumulado incremental convierten el registro en un resumen útil.
7. ¿Microsoft tiene plantillas de presupuesto personal?
Sí. La galería de plantillas de Excel incluye modelos como Presupuesto personal simple, Presupuesto mensual y Presupuesto familiar mensual. Su disponibilidad concreta depende de la versión y de la actualización instalada.