Planilla de gastos e ingresos en Excel: cómo armarla desde cero

Una planilla de gastos e ingresos es una hoja de Excel donde anotas, día a día, cada cobro y cada pago del mes, los clasifica por categorías y te dice, al final, cuánto entras, cuánto sale y cuánto ahorras. En este tutorial la armas desde cero con tus propias fórmulas: empiezas con cuatro columnas (Fecha, Concepto, Categoría e Importe), sumas con SUMA, filtras por categoría con SUMAR.SI (en inglés, SUMIF), evitas errores con una lista desplegable, diferencias ingresos y gastos a simple vista con formato condicional y conviertes los datos en una Tabla que crece sola. Lo que aprendas sirve para Excel 2007 en adelante y para Microsoft 365; las Tablas existen desde Excel 2007 y el formato condicional desde la misma versión.

Qué es una planilla de gastos e ingresos y por qué armarla tú mismo

Una planilla de gastos e ingresos no es más que un libro de Excel con una hoja donde apuntas, por orden de fecha, todo lo que cobras y todo lo que pagas a lo largo del mes. Al final de las filas, una suma te dice cuánto entró, otra te dice cuánto salió, y una resta te da el neto: lo que ahorraste ese mes.

La diferencia entre descargarte una plantilla ya hecha y construirla tú mismo está en el control. Una plantilla descargada viene con fórmulas que no entiendes y con categorías que no son las tuyas; cuando algo falla, no sabes por dónde mirar. Una planilla armada por ti usa funciones que conoces (SUMA, SUMAR.SI), tiene las categorías de tu casa y, si un día quieres añadir una columna nueva, sabes dónde tocar.

Piensa en ella como el libro de cuentas de un pequeño negocio que llevas contigo: lo registras una vez al día y, cuando termina el mes, miras la última fila y sabes si el mes dio positivo o negativo.

Las piezas de toda planilla: fechas, categorías, importes y totales

Toda planilla de gastos e ingresos se sostiene sobre las mismas cuatro columnas: Fecha, Concepto, Categoría e Importe. La fecha te permite ordenar los movimientos en orden cronológico y filtrar por mes; el concepto describe el movimiento ("Compra supermercado", "Nómina", "Cena con amigos"); la categoría agrupa conceptos parecidos (Comida, Transporte, Vivienda); y el importe lleva el signo: positivo si es ingreso, negativo si es gasto. Cerrando el rango, una fila de Totales suma los ingresos, suma los gastos y los resta.

Estas cuatro columnas bastan para responder las tres preguntas clave del mes: cuánto entró, cuánto salió y en qué se fue el dinero.

Dónde escribir las fórmulas: la barra de fórmulas y el controlador de relleno

Las fórmulas no se escriben dentro de la celda: se escriben en la barra de fórmulas, la franja que aparece justo encima de la cuadrícula, a la derecha del cuadro donde ves el nombre de la celda seleccionada. Tú haces clic en una celda, escribes el signo igual y la fórmula en la barra, y al pulsar Entrar el resultado aparece en la celda.

Para copiar una fórmula a las celdas de al lado o de abajo no hace falta escribirla otra vez: en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada aparece un cuadradito pequeño, el controlador de relleno. Apuntas a él, el cursor se convierte en una cruz negra, y arrastrando hacia abajo o hacia la derecha copias la fórmula a las celdas vecinas, ajustando las referencias fila a fila o columna a columna.

Si en vez de copiar la fórmula quieres ver qué hay escrito dentro de una celda, selecciónala y mira la barra de fórmulas: ahí siempre verás la fórmula tal cual, no el resultado.

Arma la hoja base con las columnas y los primeros datos

Abre un libro nuevo, en Hoja1 escribe los encabezados de la fila 1 y, debajo, diez movimientos reales del mes, mezclando ingresos y gastos. Mezcla monedas para practicar el formato: dos movimientos en pesos mexicanos (MXN) y el resto en euros (EUR). Los importes en negativo son gastos; los positivos, ingresos.

1. En A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Categoría, en D1 Tipo y en E1 Importe.
2. Desde A2 hasta E11, copia los datos de la hoja de abajo.
3. Selecciona E2:E11 y aplica formato moneda con Ctrl+Mayús+1 (formato Contabilidad), para ver el símbolo y dos decimales.

Suma ingresos, suma gastos y calcula el ahorro del mes

Ahora añade la fila de totales. Deja la fila 12 en blanco para separar y coloca los rótulos en la columna D y las sumas en la columna E.

1. En D12 escribe Total ingresos, en D13 Total gastos y en D14 Ahorro del mes.
2. En E12 suma solo los importes positivos.
3. En E13 suma solo los negativos (o todos y resta a los ingresos).
4. En E14 resta los gastos a los ingresos.

=SUMA(SI(E2:E11>0;E2:E11))
=SUMA(SI(E2:E11<0;E2:E11))
=E12+E13

Suma solo lo que cumpla una condición con SUMAR.SI

Cuando quieras saber cuánto llevas gastado solo en Comida, o cuánto entraste por Freelance, usa SUMAR.SI (en inglés, SUMIF). Esta función mira una columna, compara cada celda con un criterio, y suma el importe de las filas que coinciden.

1. En G1 escribe Total por categoría.
2. En G2 escribe la fórmula que suma todos los importes cuya categoría sea Comida.
3. Arrastra el controlador de relleno de G2 hacia abajo para copiar la fórmula a las demás categorías (cambiando el criterio en cada fila).

=SUMAR.SI(C2:C11;"Comida";E2:E11)

Cuando hay varias condiciones: SUMAR.SI.CONJUNTO

Si necesitas cruzar dos o más condiciones, como "todo lo gastado en Comida durante octubre de 2026", usa SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS). A diferencia de SUMAR.SI, aquí el rango a sumar va primero y los pares rango/criterio van después.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E11;C2:C11;"Comida";A2:A11;">=01/10/2026";A2:A11;"<=31/10/2026")

Evita errores de escritura con una lista desplegable de categorías

Escribir la categoría a mano abre la puerta a "Comida", "comida" y "Comída": tres formas del mismo concepto que SUMAR.SI trata como categorías distintas y arruinan los totales. La solución es una lista desplegable en la columna Categoría, con las cinco categorías fijas que tú elijas.

1. En H1:H6 escribe las cinco categorías: Comida, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud.
2. Selecciona C2:C11.
3. Abre Validación de datos y configura una lista con el origen en $H$2:$H$6.

Diferencia visual entre ingresos y gastos con formato condicional

Las cifras ya están bien sumadas, pero los números positivos y negativos se confunden de un vistazo. Con formato condicional pintas los ingresos de verde y los gastos de rojo automáticamente, sin tocar la fórmula.

1. Selecciona E2:E11.
2. Abre Resaltar reglas de celdas y crea una regla para los valores mayores que 0 en verde y otra para los menores que 0 en rojo.

Convierte el rango de datos en una Tabla para que crezca sola

Ahora tienes diez filas y todo funciona, pero el día que añadas la fila 11 con un movimiento nuevo, las fórmulas de SUMAR.SI no la verán si están escritas como C2:C11. La solución es convertir el rango en una Tabla de Excel: a partir de ahí, las fórmulas que apunten a la Tabla la siguen cuando crece.

1. Haz clic en cualquier celda del rango A1:E11.
2. En la cinta pulsa Tabla; deja marcado "La tabla tiene encabezados" y acepta.

A partir de ahora la columna Importe se llama Importe dentro de la tabla Tabla1, y las filas nuevas que añadas al final se incluyen solas en los cálculos que apunten a Tabla1[Importe].

Una columna calculada dentro de la Tabla con nombres de campo

Una columna calculada es una columna que introduces una sola vez en la Tabla y se rellena sola en cada fila. Aquí la aprovechas para crear una columna Signo que diga "Ingreso" o "Gasto" según el valor, escrita con referencias estructuradas que no necesitan dólares.

1. En F1 escribe Signo (esto añade la columna a la Tabla automáticamente).
2. En F2 escribe la fórmula siguiente y pulsa Entrar: la fórmula se copia al resto de la columna.

=SI([@[Importe]]>0;"Ingreso";"Gasto")

[@[Importe]] significa "el Importe de esta misma fila". Al no usar dólares, la fórmula se adapta automáticamente a cada fila de la Tabla; cuando añadas la fila 12 mañana, la fórmula seguirá funcionando sin tocarla.

Por qué SUMAR.SI no suma y la Tabla no crece

Tres tropiezos típicos trabajando con esta planilla, todos con la solución a la vista.

El rango no coincide con la columna. Si en SUMAR.SI escribiste C2:C10 en vez de C2:C11, la fila 11 (Bonos, Trabajo) no entra en el cálculo y los totales no cuadran. Solución: revisa que el rango usado en el criterio cubra todas las filas de datos, o mejor, usa referencias estructuradas como Tabla1[Categoría] y Tabla1[Importe] para que el rango crezca solo.

La categoría escrita no coincide con la del menú. Si en C8 escribiste Salud con tilde pero el menú dice Salud, la suma devuelve 0. Solución: respeta la grafía exacta de la lista desplegable (aquí las cinco categorías no llevan tilde), o cambia también la lista para que coincidan.

La Tabla se creó sin marcar los encabezados. Si al pulsar Insertar > Tablas > Tabla desmarcas "La tabla tiene encabezados", Excel añade una fila encima con "Columna1", "Columna2", etc., y tus encabezados reales bajan a la fila 2. Las fórmulas con referencias estructuradas como [@[Importe]] fallan porque no encuentran la columna. Solución: deshacer con Ctrl+Z, volver a crear la Tabla y marcar la casilla.

Lo que ya sabes hacer con tu planilla de gastos e ingresos

• Distinguir visualmente ingresos y gastos con formato condicional sin tocar las cifras.
• Sumar totales del mes y calcular el ahorro con SUMA y una resta.
• Filtrar por categoría con SUMAR.SI y cruzar dos condiciones con SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Convertir el rango en una Tabla que crece sola y escribir columnas calculadas con referencias estructuradas.

El siguiente paso natural es comparar visualmente lo que entra y lo que sale: inserta un gráfico de columnas desde Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas que muestre los importes positivos (E2:E6) y los negativos (E3, E5, E7, E8, E10) como dos series para ver, mes a mes, si el saldo entre lo que cobras y lo que pagas va a mejor o a peor.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al armar tu planilla de gastos e ingresos en Excel