Planilla de ingresos y egresos mensuales en Excel: cómo armarla

Una planilla de ingresos y egresos es una hoja donde apuntas cada cobro y cada pago del mes para ver, de un vistazo, cuánto entra, cuánto sale y cuánto te queda. Con las funciones básicas de Excel, las sumas se calculan solas y tú solo te ocupas de escribir los datos. Al terminar este tutorial tendrás una planilla en una hoja llamada "Mes", con formato de moneda, lista desplegable para elegir el tipo de movimiento y totales automáticos que se actualizan al añadir filas. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una planilla de ingresos y egresos y para qué te sirve

Una planilla de ingresos y egresos es una hoja de cálculo donde anotas, movimiento a movimiento, todo el dinero que entra y sale en un periodo. Ingreso es el dinero que recibes, como el sueldo o una venta; egreso es el dinero que pagas, como el alquiler, la comida o un servicio. La gracia de tenerla en Excel es que, a partir de los datos que escribes una sola vez, la hoja calcula los totales por separado y el saldo del mes sin que tengas que hacer cuentas a mano ni con calculadora. Cuando termines el mes, abres la hoja, miras la última fila y sabes exactamente cuánto dinero te queda. Es la base de cualquier presupuesto personal o de un negocio pequeño, y el primer paso antes de hacer gráficos o análisis más avanzados.

Las partes de una planilla básica: fechas, conceptos, importes y totales

Cualquier planilla, por sencilla que sea, tiene cuatro columnas obligatorias: la fecha del movimiento, un concepto que lo describa, el tipo (Ingreso o Egreso) y el importe en dinero. A esa zona de datos se le suma una zona de totales abajo, donde se calcula la suma de todos los ingresos, la suma de todos los egresos y la diferencia entre ambos, que es el saldo del mes. Separar ingresos y egresos en la misma columna, pero distinguidos por el tipo, permite usar una sola función que sume solo lo que cumple una condición. Esa función es SUMAR.SI (en inglés, SUMIF), que va a ser tu herramienta principal durante todo el tutorial.

Monta la planilla en blanco: columnas, formatos y primera fila

Empezamos con un libro nuevo y una hoja llamada "Mes". En la primera fila escribes los encabezados: A1 "Fecha", B1 "Concepto", C1 "Tipo", D1 "Importe". Debajo, de A2 hacia abajo, irán los movimientos del mes. Para que los importes se vean como dinero, la columna D lleva formato Moneda con dos decimales, y la columna A, formato Fecha corta.

Pasos para prepararla:

1. Pulsa Ctrl+N para abrir un libro nuevo y, en la pestaña de la hoja, haz doble clic y escribe Mes.
2. Escribe los encabezados en A1, B1, C1 y D1 como en la tabla.
3. Selecciona la columna A haciendo clic en su letra y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
4. Selecciona la columna D, pulsa Ctrl+1 y aplica formato Moneda con dos decimales.
5. Haz doble clic en la línea entre las letras B, C y D para ajustar el ancho al contenido.

Los formatos de número que evitan errores

El formato de moneda y el de fecha no cambian el valor de la celda, solo la forma de verlo. Eso importa porque si en D4 escribes 1000 sin formato, la suma lo trata como mil; si escribes 1.000,00 con formato Moneda, el valor es mil igualmente. El problema aparece cuando escribes texto en una celda que debería ser número, como mil en vez de 1000: la fórmula devuelve #¡VALOR! porque no puede sumar letras.

Pasos para aplicar los formatos:

1. Selecciona la columna A y pulsa Ctrl+1.
2. En la pestaña Número, elige Fecha y a la derecha el tipo 14/03/2001 (Fecha corta).
3. Selecciona la columna D, pulsa Ctrl+1 y elige Moneda con dos decimales.

Suma ingresos y egresos por separado y calcula el saldo

Ahora añadimos la zona de totales. En la fila 9, debajo de los datos, escribimos las etiquetas y las fórmulas que suman solo lo que nos interesa. La función SUMA (en inglés, SUM) suma todo, mientras que SUMAR.SI solo suma las celdas que cumplen una condición, en este caso que la columna C sea "Ingreso" o "Egreso".

=SUMAR.SI(C:C;"Ingreso")

=SUMAR.SI(C:C;"Egreso")

Pasos para escribir los totales:

1. En C9 escribe Total ingresos, en C10 Total egresos y en C11 Saldo del mes.
2. En D9 escribe =SUMAR.SI(C:C;"Ingreso") y pulsa Entrar.
3. En D10 escribe =SUMAR.SI(C:C;"Egreso") y pulsa Entrar.
4. En D11 escribe =SUMAR.SI(C:C;"Ingreso")-SUMAR.SI(C:C;"Egreso").

El saldo del mes en una fórmula y tres arreglos

La fórmula del saldo resta el total de egresos al total de ingresos. Hay tres formas equivalentes de escribirla: con dos SUMAR.SI independientes (la que usamos), restando a una suma total la otra, o usando referencias a celdas concretas como D9 y D10. La ventaja de la primera es que funciona aunque muevas las celdas de totales, porque las referencias van a la columna entera. Si prefieres ver la fórmula paso a paso, escribe primero D9 y D10 con cada SUMAR.SI y después en D11 haz =D9-D10.

=SUMAR.SI(C:C;"Ingreso")-SUMAR.SI(C:C;"Egreso")

Una lista desplegable para no escribir "Ingreso" o "Egreso" a mano

Escribir "Ingreso" o "Egreso" a mano cada vez es lento y se presta a errores: si escribes "ingresso" con doble g, SUMAR.SI no lo cuenta. La herramienta Validación de datos crea una lista desplegable en cada celda de la columna C para elegir el tipo con un clic.

Pasos para crear la lista:

1. Selecciona el rango C2:C100 (o toda la columna C).
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen escribe Ingreso;Egreso y pulsa Aceptar.
5. Haz clic en cualquier celda de la columna C: aparece una flecha a la derecha con las dos opciones.

Una categoría por concepto, también con lista

Para analizar mejor los gastos, puedes añadir una columna Categoría entre Concepto y Tipo (queda en C, y Tipo pasa a D, Importe a E). Las categorías más usadas en un presupuesto personal son Sueldo, Ventas, Alquiler, Comida, Transporte y Servicios. La mecánica es la misma: Validación de datos con Permitir Lista y el origen con los valores separados por punto y coma.

Que cada gasto nuevo se sume solo: convierte los datos en una Tabla

Una Tabla de Excel no es lo mismo que un rango con bordes: es un objeto que crece solo y aplica su formato a cada fila nueva. Si conviertes los datos de A1:D7 en una Tabla, los totales de abajo seguirán funcionando, pero además podrás ordenar y filtrar con un clic.

Pasos para crear la Tabla:

1. Haz clic en una celda cualquiera dentro de los datos, por ejemplo A1.
2. Pulsa Ctrl+T para abrir el cuadro Crear tabla.
3. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. En Diseño de tabla, en Nombre de la tabla, escribe Movimientos.
5. Escribe una fila nueva en la fila 8: la fila 8 baja a la 9 y todo se reorganiza.

Cuando la planilla falla: los errores más comunes y su arreglo

Tres fallos aparecen casi siempre al usar una planilla como esta. Los vemos sobre la misma hoja "Mes" para que sepas reconocerlos en la tuya.

#¡VALOR! al sumar importes escritos con texto

Si en una celda de la columna Importe escribes mil en vez de 1000, SUMAR.SI devuelve #¡VALOR! porque no puede sumar texto. En la celda D4 aparece el error y se propaga a los totales.

Arreglo: vuelve a escribir el número en D4 (1000 si era mil, pero mejor sin formato) o cambia el formato de la celda a Moneda antes de escribir, que obliga a Excel a interpretarlo como número.

El saldo no cuadra porque la lista desplegable tiene un espacio de más

Si en el origen de Validación de datos escribiste Ingreso;Egreso con un espacio al final de Egreso, la celda guarda "Egreso " y SUMAR.SI(C:C;"Egreso") no la cuenta. El total de egresos queda en cero y el saldo es igual a la suma de ingresos.

Arreglo: abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, revisa Origen y quita el espacio sobrante después de Egreso.

Los totales no se actualizan al añadir filas

Si tu rango original era C2:C7 y añadiste filas a mano debajo, SUMAR.SI(C2:C7;"Ingreso") no las cuenta porque la fórmula se quedó con el rango pequeño. El síntoma es que los totales no cambian al escribir filas nuevas.

Arreglo: convierte los datos en una Tabla con Ctrl+T o cambia el rango de la fórmula a la columna entera C:C.

Lo que ya sabes hacer con la planilla y el siguiente paso

• Tienes una hoja "Mes" con encabezados y formato Moneda y Fecha corta en sus columnas.
• Sumas ingresos y egresos por separado con SUMAR.SI y calculas el saldo del mes con una sola fórmula.
• Has creado una lista desplegable en la columna Tipo con Validación de datos para no escribir a mano.
• Has convertido los datos en una Tabla con Ctrl+T para que cada fila nueva entre en los totales sin tocar las fórmulas.

El siguiente paso es representar esos totales en un gráfico de barras: una barra para los ingresos y otra para los egresos del mes, para ver de un vistazo si el mes cierra en positivo o en negativo.

Dudas al armar una planilla de ingresos y egresos en Excel