Planilla de gastos diarios en Excel: crea y controla tu presupuesto

Una planilla de gastos diarios es una hoja de Excel donde registras lo que gastas cada día. En este tutorial crearás un libro para controlar alimentos, transporte, vivienda y otros gastos, compararlos con un presupuesto mensual y detectar qué categorías están consumiendo más.

Al terminar, tendrás una hoja con fechas, categorías controladas, importes, totales diarios, comparación con el presupuesto y un gráfico resumen. Las prácticas usan herramientas disponibles en Excel 2007 o posterior; la creación del gráfico puede variar ligeramente según la versión.

Qué es una planilla de gastos diarios

Una planilla de gastos diarios sirve para registrar cada salida de dinero sin depender de una libreta manual. La idea es escribir la fecha, la categoría, una descripción y el importe. Después puedes comparar lo gastado con un presupuesto mensual y observar qué grupos aumentan o se disparan.

En este libro de ejemplo, la hoja Gastos será el registro diario. La hoja Resumen_WAIT will hold? contendrá el presupuesto mensual y los totales por categoría. Las dos hojas estarán en el mismo libro, porque los resúmenes necesitan datos de la primera.

Usaremos estos datos iniciales:

• Fecha: 05/10/2026.
• Categorías: Alimentos, Transporte, Vivienda y Ocio.
• Importe: números con hasta dos decimales.
• Presupuesto mensual: 1.200,00.

La hoja debe permitir agregar movimientos sin rehacer los cálculos. Para eso conviene mantener los encabezados en una fila, escribir cada gasto en una fila independiente y usar referencias coherentes.

Cómo organizar fechas, categorías e importes

La estructura mínima tiene cinco elementos: fecha, categoría, descripción, importe y presupuesto mensual. El presupuesto puede estar en otra hoja para no mezclarlo con los movimientos diarios.

1. Crea un libro y escribe Gastos en la pestaña de la hoja.
2. En la celda A1, escribe Fecha; en B1, Categoría; en C1, Descripción; en D1, Importe.
3. Introduce los movimientos de abajo.
4. Cambia el nombre de la pestaña a Resumen.
5. En A1, escribe Presupuesto mensual y en B1, el valor 1.200,00.
6. Formatea B1 como número con dos decimales.

La tabla de la hoja Resumen todavía no tiene una fórmula en B2. Ese cálculo se añadirá después.

Crea una fórmula para sumar los gastos del día

SUMAR.SI (SUMIF) suma los importes que cumplen una condición. En la hoja Resumen, añade una fecha de control y calcula cuánto se gastó ese día.

1. Ve a la hoja Resumen.
2. En A3, escribe 05/10/2026 y formatéala como fecha.
3. En A4, escribe Total del día.
4. En B4, escribe esta fórmula:

=SUMAR.SI(Gastos!$A$2:$A$100;A3;Gastos!$D$2:$D$100)

Los dos puntos hacia abajo aparecen al usar Ctrl+Mayús+Entrar (Ctrl+Shift+Return en Mac). También puedes escribirla en B4 y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo si quieres varios días.

El resultado es 90,40: 72,40 de alimentos más 18,00 de transporte.

Clasifica los gastos con una lista desplegable

La validación de datos crea una lista desplegable en la columna Categoría. Así todos los movimientos usan exactamente las mismas etiquetas y los resúmenes no se dividen por diferencias de escritura.

1. En la hoja Gastos, selecciona B2:B100.
2. Abre la ruta:

1. En Permitir, elige Lista.
2. En Origen, escribe Alimentos;Transporte;Vivienda;Ocio.
3. Activa Celda con lista desplegable.
4. Pulsa Aceptar.

Al seleccionar B2, debe aparecer una flecha. Elige una categoría en lugar de escribirla.

Controla el presupuesto mensual y los días restantes

Para controlar el mes, la hoja Resumen necesita el presupuesto, el total gastado y la diferencia. SUMAR (SUM) suma todos los importes sin mirar categorías.

1. En B2 de Resumen, escribe =SUMA(Gastos!D2:D100).
2. En A5, escribe Disponible.
3. En B5, escribe =B1-B2.
4. En A6, escribe Estado.
5. En B6, escribe una fórmula que avise cuando el total supere el presupuesto.
6. Formatea B1, B2 y B5 con dos decimales.

=SI(B2<=B1;"Dentro del presupuesto";"Presupuesto superado")

El total registrado es 175,70. Si una nueva compra elevase B2 a 1.250,00, B5 mostraría -50,00 y B6 indicaría Presupuesto superado.

Encuentra las categorías que más consumen

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) suma importes que cumplen dos o más condiciones. En este caso, we'll separate cada category and calculate its total with SUMAR.SI; usaremos SUMAR.SI.CONJUNTO para mostrar cómo combinar el mes y la categoría.

1. En Resumen, escribe en A9: Mes y en B9: octubre.
2. En A10, escribe Alimentos; en A11, Transporte; en A12, Vivienda; en A13, Ocio.
3. En B10, escribe la fórmula siguiente.
4. Copíala hasta B13.
5. Añade en E9 Mayor gasto y en E10 la categoría que corresponda al valor máximo de B10:B13.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!$D$2:$D$100;Gastos!$B$2:$B$100;A10;Gastos!$A$2:$A$100;">="&DATE(2026;10;1);Gastos!$A$2:$A$100;"<"&DATE(2026;11;1))

Añade un gráfico para visualizar los gastos

Un gráfico convierte el resumen por categoría en una comparación visual. Selecciona únicamente las etiquetas y sus totales; si incluyes otras columnas, el gráfico puede mezclar información.

1. En Resumen, selecciona A10:B13.
2. Abre:

1. Elige un gráfico de barras o columnas.
2. Coloca el gráfico junto a la tabla.
3. Cambia el título a Gastos por categoría.
4. Conserva los datos de ejemplo: Alimentos 97,20; Transporte 18,00; Vivienda 48,50; Ocio 12,00.

Observa que Alimentos tiene la barra más alta. El gráfico no reemplaza la tabla: permite detectar rápidamente la categoría dominante y hacer preguntas nuevas sobre tus hábitos.

Qué revisar cuando la planilla no suma o cambia al pegar

La suma aparece como cero

Si B4 muestra 0,00, revisa que A3 sea una fecha real y que los importes estén en D2:D100. Una fecha escrita como texto no coincide con el criterio de SUMAR.SI. Selecciona A3 y comprueba que la barra de fórmulas muestre una fecha, no una cadena con apóstrofos.

Los importes quedan alineados a la izquierda

Un importe escrito como texto puede tener una pequeña marca de error y no se suma. Selecciona D2:D100, abre Ctrl+1 (Cmd+1 en Mac) y usa Más números > Número. También puedes usar Datos > Texto en columnas para revisar separadores, pero no cambies el formato de la fecha.

La fórmula se copió a una celda equivocada

Al copiar una fórmula, Excel ajusta las referencias relativas. Si la fórmula quedó desplazada y apunta a otra columna, pega de nuevo la versión con Gastos!$D$2:$D$100 y Gastos!$B$2:$B$100. Los signos $ mantienen fijo el rango al arrastrar.

Las categorías aparecen con diferencias

«Comida», «comida» y «Comida » se consideran textos diferentes para la validación y los resúmenes. Selecciona las celdas con error, elige una categoría de la lista desplegable y usa una sola grafía en el origen.

Pegar cambia el encabezado o la tabla

Si pegas datos sobre la fila de encabezados, pueden perderse los títulos y las referencias de la tabla. Selecciona la celda de inicio, pega en una fila vacía y revisa que A1:D1 sigan diciendo Fecha, Categoría, Descripción e Importe.

Qué puedes hacer en Excel para la web

Excel para la web permite crear y editar libros, escribir fórmulas, organizar celdas y trabajar con gráficos. La disponibilidad exacta de algunos botones depende de la experiencia de uso y de las actualizaciones del servicio. Si una opción no aparece, busca una alternativa equivalente dentro de la pestaña disponible o organiza los cálculos en celdas, sin copiar el archivo a un procedimiento desconocido.

La validación de datos y los gráficos suelen estar disponibles, pero la ubicación de los controles puede ser distinta. Si no encuentras Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, revisa el menú de herramientas de datos que aparece en tu interfaz y confirma que estás en un libro de Excel, no en una vista de solo lectura.

Para guardar tu avance, descarga el libro si necesitas trabajar sin conexión. El formato habitual es .xlsx; las macros no forman parte de esta práctica.

Lo que ya sabes hacer con tu planilla de gastos

Ya sabes convertir una idea de control diario en un libro de Excel funcional. Ahora puedes escribir movimientos con fecha, categoría, descripción e importe; sumar el gasto de un día con SUMAR.SI; y usar SUMAR.SI.CONJUNTO para comparar categorías dentro de un mes.

También puedes impedir categorías inconsistentes con validación de datos, calcular el disponible respecto al presupuesto mensual y detectar cuándo se supera el límite. El gráfico resume qué categoría consume más sin sustituir los cálculos.

Tu libro terminado tiene dos hojas: Gastos, con el registro, y Resumen, con presupuesto, totales, comparación y gráfico. Para continuar, añade una hoja Ahorro con una meta mensual y una fórmula que calcule cuánto falta por ahorrar.

Las fórmulas de este tutorial son compatibles con Excel 2007 y posteriores; Gráficos recomendados recibe el nombre Gráficos recomendados en la cinta de las versiones actuales.

Dudas al crear una planilla de gastos en Excel