Cómo pasar datos de PDF a Excel sin perder información

Pasar datos de PDF a Excel consiste en extraer la información de un PDF y colocarla en celdas editables. Si el PDF contiene texto seleccionable, la conversión suele conservar mejor las filas y columnas; si es una imagen escaneada, necesitas OCR para reconocer los caracteres. En este tutorial usarás un libro llamado Facturas, donde los importes y las fechas deben quedar listos para calcularse. El proceso puede hacerse con herramientas web en Excel 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para la web, Mac y móviles, porque el resultado final es un archivo .xlsx que se abre en cualquiera de ellos.

Qué se puede convertir de un PDF a Excel

No todo PDF se convierte con la misma facilidad. Un documento con texto seleccionable permite copiar caracteres directamente; sus tablas suelen convertirse en filas y columnas. Un PDF escaneado es, en realidad, una imagen de una página: sin OCR, Excel solo recibiría esa imagen y no una tabla editable.

En nuestro libro Facturas, cada registro necesita número, fecha, proveedor, concepto, cantidad e importe. Por ejemplo, una factura de «Papelería Norte» fechada el 05/03/2026, con 12 unidades a 3,20, debe terminar en celdas para poder_editarse y calcularse calcularse.

La diferencia es importante: la extracción conserva el contenido, pero no garantiza que todo sea ya una celda independiente ni que las cantidades se reconozcan como números.

Convertir un PDF con texto en una hoja editable

Para un PDF cuyo texto puedes seleccionar, el conversor en línea de iLovePDF es un punto de partida directo.

1. Abre iLovePDF en el navegador.
2. Arrastra el PDF o selecciónalo desde el equipo, Google Drive o Dropbox.
3. Elige Sin OCR.
4. Selecciona Una hoja si la factura debe tener una sola tabla o Varias hojas si conviene separar cada página.
5. Pulsa CONVERTIR.
6. Descarga el archivo .xlsx cuando termine el proceso.
7. En Excel, entra en Archivo > Abrir y selecciona el archivo descargado.

El resultado esperado es una tabla como esta:

Usar OCR cuando el PDF es una imagen escaneada

En un PDF escaneado no existe texto real que copiar. El OCR —reconocimiento óptico de caracteres— examina la imagen yAttempta construir el texto y la tabla.

En iLovePDF:

1. Sube el PDF escaneado.
2. Selecciona OCR Premium.
3. Elige el idioma del documento; el servicio admite español y otros 13 idiomas.
4. Decide entre una o varias hojas.
5. Pulsa CONVERTIR y descarga el XLSX.

En InvestInTech, sube el archivo y espera a la conversión. Su OCR automático reconoce los PDFs escaneados sin exigir registro.

Un fragmento reconocido puede quedar así:

La fecha contiene una «Ø» que no estaba en la imagen original. El OCR aporta una hipótesis, no una garantía.

Revisar y corregir la tabla antes de usarla

El conversor hace la parte mecánica, pero la revisión decide si la tabla sirve. En Facturas, comprobaré cinco facturas, sus encabezados y sus totales.

1. Contrasta la primera y la última fila con la imagen original.
2. Revisa que cada columna empiece en la posición correcta.
3. Comprueba que los encabezados no se hayan convertido en dos filas.
4. Busca saltos de línea dentro de una celda.
5. Detecta columnas vacías que contengan espacios.
6. Selecciona cada importe y observa su posición en la barra de fórmulas.
7. Corrige los datos problemáticos directamente en Excel.
8. Guarda una copia con un nombre reconocible.

Una revisión inicial puede mostrar una fila partida:

Corregir filas partidas y columnas descolocadas

Una fila partida aparece cuando un salto de línea del PDF se interpreta como otra fila. Para corregirla, selecciona el contenido de las celdas afectadas y transcribe la distribución correcta: proveedor, cantidad e importe deben quedar en la misma fila.

Si una tabla conserva espacios vacíos entre columnas, no los cada cada cada como datos. Elimina esas columnas o recupera el encabezado correspondiente antes de calcular.

Para pegar una fila completa, puedes escribirla directamente: selecciona A6, pega los valores separados por tabulaciones y confirma el contenido de cada celda. No uses Combinar y centrar para unir columnas; esa operación modifica la presentación, no reconstruye la tabla.

Comprobar que los números se importan como números

Un importe puede verse correctamente escrito y, aun así, ser texto. Para compararlo, selecciona una celda importada y otra convertida a número.

Excel alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha, pero la alineación solo es una pista visual. La comprobación fiable consiste en sumar una columna que contenga valores de texto y compararla con la suma esperada.

Detectar importes que siguen siendo texto

En una celda auxiliar, calcula la diferencia entre el total de los importes y el total de control.

=SUMA(F2:F6)-SUMA(C2:C6)

Si la suma de F2:F6 es 200,00 y C2:C6 contiene solo la suma de los importes reconocidos como números, por ejemplo 111,10, la diferencia será 88,90. Esa diferencia señala que parte de la información sigue siendo texto.

El formato .xlsx es el formato normal de Excel desde Excel 2007 y admite libros, formatos y fórmulas. .xls corresponde al formato antiguo de Excel 97-2003. Si utilizas una versión antigua, necesitas el paquete de compatibilidad para abrir .xlsx; en las versiones actuales no hace falta convertir el archivo a .xls.

Qué errores aparecen al pasar un PDF a Excel

Los errores más frecuentes no suelen ser fallos de descarga, sino problemas de interpretación:

• Datos desplazados: una columna se importa en la fila o posición anterior. Corrige la asignación y conserva una tabla por documento.
• Caracteres incorrectos: OCR confunde 0, O, 8 o 5. Compara el texto reconocido con la imagen y reemplaza los caracteres dudosos.
• Filas partidas: un salto de línea se interpreta como una fila nueva. Reúne los campos que pertenecen al mismo registro.
• Cantidades como texto: el importe está a la izquierda y no suma. Conviértelo a número antes de calcular.
• Formato incompleto: se conservan valores, pero no colores, fuentes, bordes o celdas combinadas. Aplica el formato necesario en Excel.

Aquí O6/03/2026 debe ser 06/03/2026 y 74,7Ø debe ser 74,70. El total esperado de las cinco facturas es 200,00.

Un PDF escaneado produce caracteres incorrectos

Un error de OCR puede pasar inadvertido en una fecha, pero cambiar el importe o invalidar un registro. Para corregirlo:

1. Mantén abierta la imagen original del PDF.
2. Localiza las celdas marcadas como «Revisar».
3. Sustituye cada carácter incorrecto por el visible en la página.
4. Comprueba que no falten guiones, decimales o ceros iniciales.
5. Repite la revisión en la última fila para detectar arrastres de formato.

Los importes no se suman como números

Una celda importada como texto puede parecer 38,40 y, aun así, la función SUMA ignorarla. La causa es que el conversor conservó el valor como texto, quizá porque el PDF traía un símbolo o un espacio delante.

1. Selecciona las celdas de importe.
2. Abre Datos > Texto en columnas.
3. Revisa el paso 2 y avanza hasta el final del asistente.
4. Selecciona General como formato de columna.
5. Pulsa Finalizar.
6. Comprueba que las cantidades estén alineadas a la derecha y que la suma incluya los cinco valores.

La fórmula final debe mostrar 200,00:

=SUMA(F2:F6)

Lo que ya sabes hacer al pasar datos de PDF a Excel

• Elegir una conversión directa cuando el PDF contiene texto seleccionable.
• Aplicar OCR cuando las páginas son imágenes escaneadas.
• Descargar el resultado en formato .xlsx y abrirlo con Archivo > Abrir.
• Contrastar encabezados, fechas, cantidades e importes con el original.
• Reunir filas partidas, recuperar columnas desplazadas y corregir caracteres del OCR.
• Detectar importes que siguen siendo texto y convertirlos con Datos > Texto en columnas.
• Conservar una copia editable con Archivo > Guardar como.

Tu siguiente paso es convertir el rango A1:F6 en una tabla de Excel: selecciona el rango, entra en Insertar > Tablas > Tabla y acepta el nombre predeterminado. Así podrás filtrar facturas, ordenar registros y ampliar la tabla cuando incorpores más documentos.

Dudas al pasar datos de PDF a Excel