Una cotización en Excel es una hoja de cálculo con los datos de tu negocio, los del cliente, los productos o servicios que ofreces y los importes calculados con fórmulas. Al cambiar un precio o una cantidad, el subtotal, el impuesto, el descuento, el anticipo y el total se recalculan solos, así no tienes que rehacer las cuentas cada vez que algo cambia. En este tutorial armas una cotización paso a paso, desde una versión simple hasta una con listas desplegables, búsqueda de precios por código y exportación a PDF. Todo lo que se muestra funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021, y la mayor parte también en Excel 2019 y 2016. Cuando uses una función que no exista en tu versión, lo aviso en su sección.
Las piezas de una cotización y dónde se calculan
Una cotización típica se reparte en bloques dentro de la misma hoja. Arriba van los datos del emisor (tu nombre o el de tu empresa, dirección, contacto) y los del cliente (a quién va dirigida, fecha, número de cotización). En el centro van las líneas: cada fila es un producto o servicio con su cantidad, descripción, precio unitario y subtotal calculado. Abajo se cierra con los totales: subtotal general, descuento, impuesto, anticipo y total final. La ventaja de ponerlo así es que cada cifra tiene su celda y su fórmula, y al cambiar un valor se ve el efecto en toda la hoja.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cotizacion 2026-001 | Fecha: | 14/03/2026 | |||
| 2 | De: | Estudio Norte | ||||
| 3 | Para: | Libreria El Faro | ||||
| 4 | Producto | Cantidad | Descripcion | Precio unit. | Subtotal | |
| 5 | Lapiz | 10 | Lapiz HB | 1,50 | 15,00 | |
| 6 | Cuaderno | 5 | Cuaderno A4 | 3,20 | 16,00 | |
| 7 | Goma | 12 | Goma de borrar | 0,80 | 9,60 | |
| 8 | TOTAL | 40,60 |
Las funciones y los formatos que vas a usar en la hoja
Las fórmulas de la cotización se construyen con cinco funciones básicas. SUMA (en inglés SUM) suma un rango de celdas, PRODUCTO (PRODUCT) multiplica dos o más valores, SI (IF) muestra un resultado u otro según una condición, y SI.ERROR (IFERROR) atrapa un error y muestra un texto en su lugar. Para buscar precios por código se usan BUSCARX (XLOOKUP) o BUSCARV (VLOOKUP). Los importes se ven mejor con el formato de número con dos decimales y separador de miles, que en español se escribe 1.250,00.
Dónde está cada cosa en la cinta y cómo dar formato a los importes
Los formatos de número y de celda viven en la pestaña Inicio. Para elegir el formato de moneda con dos decimales, vas a Inicio > Número > Formato de número y, en la lista desplegable, eliges Moneda o Contabilidad. Para abrir el cuadro completo de formato, usas Inicio > Celdas > Formato > Formato de celdas, o el atajo Ctrl+1, y en la pestaña Número eliges la categoría Moneda, con dos decimales y el símbolo que necesites. Para inmovilizar la fila de encabezados y que no desaparezca al hacer scroll, usas Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior. Si en algún momento quieres convertir el rango de líneas en una Tabla, está en Insertar > Tablas > Tabla.
Una cotización simple con cálculo automático de subtotal y total
Empezamos con una hoja nueva. Escribe los encabezados de la cotización: en A1 el número, en E1 la fecha, en A2 "De:" y en A3 "Para:". En la fila 5 van los encabezados de la tabla de productos (Producto, Cantidad, Descripción, Precio unit., Subtotal). A partir de la fila 6 escribes hasta ocho productos con su cantidad, descripción y precio. La columna E (Subtotal) es la que calculas con fórmula. En la fila 14, debajo de la última línea, escribes "TOTAL" en A14 y la suma en E14.
Pasos:
- Escribe los encabezados en A1:E1 y los datos del emisor y cliente en A2:B3.
- Escribe los encabezados de la tabla en A5:E5: Producto, Cantidad, Descripción, Precio unit., Subtotal.
- Escribe los productos de ejemplo en A6:E10 con cantidad en B, descripción en C y precio en D.
- Selecciona E6 y escribe la fórmula del subtotal; luego arrástrala hasta E10 con el controlador de relleno.
- En E14 escribe la fórmula del total general.
El subtotal por línea con cantidad por precio unitario
En E6 escribe la fórmula que multiplica la cantidad por el precio unitario:
=B6*D6Arrástrala con el controlador de relleno desde E6 hasta E10. Cada fila calcula su propio subtotal.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Descripcion | Precio unit. | Subtotal |
| 2 | Lapiz | 10 | Lapiz HB | 1,50 | 15,00 |
| 3 | Cuaderno | 5 | Cuaderno A4 | 3,20 | 16,00 |
| 4 | Goma | 12 | Goma de borrar | 0,80 | 9,60 |
| 5 | Regla | 8 | Regla 30 cm | 1,10 | 8,80 |
| 6 | Tijeras | 4 | Tijeras escolares | 2,50 | 10,00 |
El total general con la función SUMA
En E14 sumas todos los subtotales de la columna E:
=SUMA(E2:E13)La tasa de IVA editable y por qué no se escribe a mano en cada línea
En lugar de escribir el 21% (o el 19%, 18% o 16% según el país) en cada línea, lo pones en una sola celda, por ejemplo D16 con la etiqueta "IVA %", y la fórmula del impuesto la referencia. Así, al cambiar la tasa, se recalculan todas las líneas.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 | Tijeras | 4 | Tijeras escolares | 2,50 | 10,00 |
| 9 | Subtotal general | 50,40 | |||
| 10 | Descuento % | 5% | -2,52 | ||
| 11 | Anticipo % | 50% | -27,53 | ||
| 12 | IVA % | 21% | Total | 70,08 | |
| 13 | Saldo | 42,55 |
Una cotización con descuento global, anticipo y saldo
La misma hoja se amplía con tres filas debajo del total: descuento en porcentaje sobre el subtotal, anticipo en porcentaje sobre el total con impuesto, y saldo final. Cada fila tiene su celda de porcentaje editable y su fórmula.
Pasos:
- En A12 escribe "Descuento %" y en B12 el porcentaje (por ejemplo 5%).
- En E12 escribe la fórmula que descuenta el porcentaje del subtotal general.
- En A13 escribe "Anticipo %" y en B13 el 50%.
- En E13 calcula el total con IVA menos el descuento, y réstale el anticipo para obtener el saldo.
- En E15 muestra el total con IVA incluido.
El descuento como porcentaje sobre el subtotal
El descuento se aplica al subtotal general de E10. La fórmula multiplica primero y resta después:
=E10-(E10*B10)El anticipo del 50% sobre el total y el saldo que queda
El anticipo se calcula sobre el total con IVA (E12) y el saldo es lo que queda:
=E14-(E14*B13)Que el cliente no pueda escribir cualquier cosa en las celdas
Para que las celdas de "Forma de pago" o "Unidad" muestren una lista desplegable y nadie escriba lo que no debe, se usa Validación de datos. Selecciona la celda o el rango que quieres controlar y abre el cuadro.
Pasos:
- Selecciona la celda donde irá la forma de pago (por ejemplo D6).
- Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- En Permitir elige Lista y en Origen escribe las opciones separadas por punto y coma.
- Rellena las pestañas Mensaje de entrada y Mensaje de error para que el usuario sepa qué se espera.
- Pulsa Aceptar y comprueba que la flecha de lista desplegable aparece en la celda.
Cuando una lista de productos la trae otra hoja
Si los productos y sus precios están en una hoja aparte llamada "Productos", la cotización solo necesita el código. Al escribirlo, una fórmula trae la descripción y el precio. La hoja Productos tiene los encabezados Código, Descripción y Precio unitario en A1:C1 y los productos en A2:C10.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Codigo | Descripcion | Precio |
| 2 | P001 | Lapiz HB | 1,50 |
| 3 | P002 | Cuaderno A4 | 3,20 |
| 4 | P003 | Goma de borrar | 0,80 |
BUSCARX: la búsqueda que devuelve el precio por el código
BUSCARX (XLOOKUP) está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. Busca un valor y devuelve el de la misma fila en otra columna:
=BUSCARX(B2;Productos!$A$2:$A$10;Productos!$C$2:$C$10;"Codigo no encontrado")Los cuatro argumentos son: valor buscado, rango donde se busca, rango del resultado y, opcional, qué mostrar si no se encuentra.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Codigo | Cantidad | Descripcion | Precio |
| 2 | P001 | 10 | Lapiz HB | 1,50 |
| 3 | P002 | 5 | Cuaderno A4 | 3,20 |
| 4 | P003 | 12 | Goma de borrar | 0,80 |
BUSCARV: la alternativa que sigue viva en Excel 2019 y anteriores
BUSCARV (VLOOKUP) hace lo mismo pero necesita que la columna del resultado esté a la derecha de la columna de búsqueda, y se indica con un número de columna:
=BUSCARV(A2;Productos!$A$2:$C$10;3;FALSO)El cuarto argumento, FALSO, indica que la coincidencia debe ser exacta. Si la lista de productos tiene el precio en la tercera columna, el indicador_columnas es 3. Conviene BUSCARX cuando los datos están en cualquier columna o cuando necesitas un mensaje claro si el código no existe.
Por qué la cotización da #N/A, #¡REF! o un número equivocado
Tres errores aparecen una y otra vez al armar cotizaciones. El primero es #N/A cuando el código escrito no está en la lista de productos. El segundo es un total que suma de menos porque una celda de cantidad o de precio quedó guardada como texto y Excel la ignora al sumar. El tercero es el IVA que cambia al copiar la fórmula a otras celdas porque la referencia a la celda de la tasa no se fijó.
BUSCARX devuelve #N/A cuando el código no existe
Si escribes P999 y no está en la hoja Productos, la celda muestra #N/A. Para mostrar un mensaje en su lugar, envuelve la fórmula con SI.ERROR (IFERROR):
=SI.ERROR(BUSCARX(A2;Productos!$A$2:$A$10;Productos!$C$2:$C$10);"Codigo no encontrado")| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 5 | P999 | 2 | Codigo no encontrado | Codigo no encontrado |
#N/A.El total suma de menos porque una línea quedó en texto
Si la cantidad de una fila se escribió con un apóstrofo delante o se pegó desde otra aplicación, Excel la guarda como texto. La celda muestra el número alineado a la izquierda y aparece un triángulo verde en la esquina superior izquierda. Al sumar con SUMA, esa línea no cuenta y el total queda corto. Para arreglarlo, selecciona la celda, pulsa el icono de exclamación amarillo que aparece al lado y elige Convertir en número. Otra opción es copiar una celda vacía, seleccionar el rango y usar Pegado especial > Sumar para forzar la conversión.
El IVA cambia al copiar la fórmula a otras celdas
Si la fórmula del impuesto es =D14*D15 y la copias a otra fila, la referencia se mueve y el resultado cambia. La solución es fijar la celda de la tasa con F4 (en Mac, Cmd+T), que la convierte en absoluta:
=D14*$D$15$D$15 y el resultado, el mismo.Cómo exportar la cotización terminada para enviarla al cliente
Enviar el archivo .xlsx editable no es buena idea: el cliente podría cambiar precios sin querer. Lo correcto es exportar a PDF. Antes de exportar conviene revisar la página: en Disposición de página > Configurar página > Márgenes elige Normal, y en Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión marca solo el rango que quieres imprimir. Para el encabezado y el pie, usa Insertar > Texto > Encabezado y pie de página. Después, abre Archivo > Exportar > Crear documento PDF y elige Solo la selección si solo quieres el rango marcado.
Lo que Excel no hace por ti en una cotización
Excel no controla la parte visual del PDF final: la portada, los colores, el logotipo y la maquetación se hacen en Word, Canva o un editor de PDF. Tampoco lleva seguimiento de cuándo el cliente abre la cotización, ni acepta pagos; eso lo cubren plataformas externas. Y no convierte un .docx de Word en una hoja de cálculo automáticamente: si te pasan la cotización en Word, tienes que copiar la tabla y pegarla en Excel, o volver a escribirla.
Lo que ya sabes hacer con una cotización en Excel
- Armar la hoja con los bloques de emisor, cliente, líneas, totales y datos editables.
- Calcular el subtotal de cada línea con la cantidad y el precio, y el total general con
SUMA. - Aplicar un descuento y un anticipo, y obtener el saldo final con fórmulas que combinan
*y-. - Controlar lo que se escribe en las celdas con Validación de datos y listas desplegables.
- Traer precios desde una hoja auxiliar con
BUSCARXoBUSCARVy mostrar un mensaje cuando el código no existe.
El siguiente paso natural es seleccionar el rango de líneas (A1:E10) y convertirlo en una Tabla con Insertar > Tablas > Tabla: a partir de ahí, al añadir un producto nuevo, las fórmulas del subtotal y del total se extienden solas a la fila nueva.
Datos comprobados en octubre de 2026. Las funciones BUSCARX y las matrices dinámicas están disponibles en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en versiones anteriores, usa BUSCARV o INDICE y COINCIDIR.
Dudas al armar una cotización en Excel
1. ¿Hay plantillas de cotización gratis para Excel?
Sí, las puedes descargar gratis desde la propia web de soporte de Microsoft, en la galería de plantillas de Excel: busca «cotización» y verás varias opciones listas para rellenar con tus datos. Si prefieres algo más a tu gusto, también puedes partir del archivo en blanco y montar tu propia plantilla con BUSCARV y formato de tabla.
2. ¿Cómo es el formato de una cotización?
Una cotización en Excel suele llevar un encabezado con los datos de tu empresa y los del cliente, una tabla con la descripción, cantidad, precio unitario y total de cada producto o servicio, y al final un subtotal, impuestos (IVA, IGIC, IGV o el que aplique) y el total general. Si la trabajas como tabla de Excel (Ctrl+T), las filas nuevas que añadas heredan el estilo y las fórmulas automáticamente.
3. ¿Puedo hacer una cotización directamente en Excel?
Sí, abre un libro nuevo, escribe los datos del cliente arriba, monta una tabla con las columnas Producto, Cantidad, Precio unitario, Total (esta última con =Cantidad*Precio) y al pie suma los totales con =SUMA(rango) para obtener el subtotal, el impuesto y el total. Con formato de tabla (Ctrl+T) solo escribes los productos y los cálculos se hacen solos.
4. ¿Y si prefiero una plantilla de cotización en Word?
Word te sirve si solo quieres imprimir o enviar en PDF, pero las cuentas las harás con la calculadora; en cambio en Excel el subtotal, el IVA y el total se calculan solos al cambiar cantidades o precios. Por eso lo más práctico es cotizar en Excel y, si necesitas el documento, pegar una imagen o exportar desde Excel a PDF.
5. ¿Cómo hago una cotización sencilla y rápida?
En una hoja nueva escribe en la fila 1 los datos del cliente, en la fila 3 los títulos Producto, Cantidad, Precio y Total, y debajo tus productos; en la columna Total escribe =B4*C4 y cópiala hacia abajo con el controlador de relleno. Al final suma con =SUMA(D4:D107) y ya tienes el subtotal: con eso basta para una cotización simple.
6. ¿Dónde consigo plantillas de cotización modernas?
Las plantillas modernas con diseño limpio suelen estar en la galería oficial de Microsoft: entra a support.microsoft.com/es-es/office, busca «plantillas de cotización» y filtra por las más recientes. Otra opción es partir de una plantilla básica en blanco y aplicar un tema de Diseño de página > Temas para que el aspecto quede actual sin complicarte con el formato.
Fuentes
- MicrosoftHISTORIALCOTIZACIONES — documentación oficialconsultado el 05/10/2026