Lista de inventario en Excel: crea y controla tus existencias

Una lista de inventario en Excel es una hoja donde registras los artículos de un almacén, sus existencias y el valor de cada producto. En este tutorial construirás una lista real para tres productos y aprenderás a añadir filas, controlar categorías, filtrar, avisar de faltantes y registrar una compra.

La validación de datos está disponible en las versiones de escritorio de Excel y en Excel para la web. Las funciones y herramientas usadas aquí son las habituales de Excel 2016 o posterior; UNICOS y SECUENCIA, que aparecen como alternativas en versiones modernas, no son necesarias para completar la práctica.

Qué es una lista de inventario y qué información registra

La lista describe qué hay en el almacén, cuánto queda de cada artículo y cuánto vale ese stock. En nuestro libro, cada fila representa un producto con un código único. El stock actual permite saber si existe unidades disponibles; el stock mínimo marca el nivel que conviene vigilar; y el precio unitario convierte las existencias en un valor económico.

La hoja Inventario empieza así:

Las columnas que necesita tu lista de inventario

Una lista práctica necesita identificar el producto, controlarlo y saber dónde encontrarlo. Estas son las columnas de nuestra hoja:

No todas las organizaciones necesitan las mismas columnas. Si tu lista registra activos, añade proveedor, fecha de adquisición o responsable. Si controla un almacén pequeño, el código, el nombre, la cantidad y la ubicación pueden ser suficientes.

Crear la lista de inventario desde una hoja vacía

Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la hoja Hoja1 a Inventario. Escribe las cabeceras de la fila 4 y los tres productos en las filas 5, 6 y 7. Usa esta estructura:

1. Selecciona la celda I5 y escribe =F5*H5. Pulsa Entrar. El resultado será 120 euros.
2. Selecciona I5 y arrastra el controlador de relleno hasta I7. Las fórmulas cambiarán a =F6*H6 y =F7*H7.
3. Revisa que I6 muestre 75 euros y I7 muestre 16 euros.

=F5*H5

Convertir los datos en una tabla para agregar productos

La tabla permite agregar productos sin copiar fórmulas una por una. Selecciona A4:J7 y pulsa Ctrl+T. En el cuadro de diálogo, acepta el rango y confirma que los encabezados están seleccionados. Después, coloca el cursor en la última fila y pulsa Tab para añadir otra.

Ahora añade el producto ALM-004, nombre Caja de guantes, categoría Seguridad, stock actual 20, stock mínimo 10, unidad Caja, precio 6,00, ubicación Estante A2 y estado Disponible. La fórmula debe copiarse automáticamente en I8.

Controlar categorías, unidades y estados válidos

Las listas desplegables reducen los errores de escritura. En nuestra lista, la categoría debe ser una de las categorías previstas; la unidad debe ser coherente; y el estado debe utilizar las mismas expresiones para todos los productos.

1. Selecciona C5:C1048576.
2. Abre Datos y busca el botón de validación:

1. En Permitir, elige Lista.
2. En Origen, escribe =Listas!$A$2:$A$4.
3. Repite la operación para las unidades y los estados.

Para mantener la vocabulary del almacén, usa estas listas:

Un estado que refleja las existencias disponibles

El estado debe describir la situación comercial del producto, no repetir necesariamente todos los movimientos. Para este ejercicio, Disponible significa que hay existencias por encima del mínimo; Bajo stock, que el stock actual llegó al mínimo o está cerca; Agotado, que no quedan unidades; y En pedido, que se solicitó una reposición pendiente de recibir.

Para cada nuevo producto, revisa el estado después de anotar la cantidad y el mínimo. Si el stock cambia, actualiza también el estado. La lista desplegable garantiza la escritura; el criterio deAvailability debe revisarse con los datos reales del almacén.

Resaltar productos que han llegado al stock mínimo

El formato condicional ayuda a localizar los productos que requieren reposición. En Inventario, seleccionamos D5:D8, porque contiene el stock actual, y aplicamos una regla que compare cada cantidad con el mínimo de la misma fila.

1. Selecciona D5:D8.
2. En la cinta abre:

1. Elige Nueva regla.
2. Selecciona la opción para dar formato solo a las celdas que cumplen una condición.
3. Elige que el valor sea menor o igual que.
4. Escribe =E5 y elige un formato, por ejemplo, relleno rojo y texto oscuro.
5. Pulsa Aceptar.

La regla debe ser relativa a la primera celda del rango, D5, para que Excel la compare con E5, E6, E7 y E8 respectivamente.

Ordenar y filtrar la lista sin mezclar las columnas

Los filtros permiten revisar una categoría o un estado sin alterar los datos. Como el rango ya es una tabla, sus filtros aparecen en la fila de encabezeras. El filtrado solo oculta filas; no cambia las referencias de cada columna ni elimina los registros.

1. Selecciona A4:J8.
2. Pulsa Ctrl+T si Excel todavía no muestra el nombre de tabla.
3. Selecciona la flecha de la columna Categoría y elige Suministros.
4. Comprueba que solo aparecen cinta adhesiva y marcadores.
5. Quita el filtro después de la comprobación.

Para ordenar por categoría o estado, usa las flechas de la tabla. Si ordenas por código, conserva también el resto de columnas: Excel mueve la fila completa, no una columna aislada.

Controlar el inventario antes y después de una compra

Para controlar movimientos, añade tres columnas antes de la tabla: Stock inicial, Entradas y Salidas. En este ejercicio, el stock actual se calcula como el stock inicial más las entradas menos las salidas. La tabla mantiene la relación entre cada producto y sus movimientos.

Añade una hoja llamada Compras con el código del producto, la fecha y la cantidad recibida. Para que el ejercicio sea reproducible, la compra será de 10 cajas de ALM-004.

En D5, escribe:

=B5+C5-E5

En I5, calcula el valor final del producto:

=D5*H5

Después de copiar ambas fórmulas, el nuevo valor de ALM-004 será 20 cajas por 6,00, es decir, 120,00. ALM-003 queda con 4 unidades, por debajo del mínimo de 4 si la regla es “menor o igual”.

Detectar cantidades que Excel no reconoce como números

Un error frecuente aparece cuando una cantidad importada conserva el signo negativo al final, por ejemplo 150-, o llega como texto. En ese caso, CONTAR (COUNT) no cuenta la celda como número, aunque visualmente parezca una cantidad.

Para comprobarlo, escribe temporalmente esta fórmula debajo de la tabla:

=CONTAR(B5:E9)

Si las cantidades están almacenadas como texto, el resultado será menor que el número de celdas de cantidades. Selecciona las cantidades, abre Datos > Texto en columnas, revisa el asistente y convierte la columna adecuada a número. Si el sistema muestra 150-, usa la opción correspondiente para convertir el signo final en negativo, comprueba el resultado y termina.

Después de la conversión, vuelve a calcular =CONTAR(B5:E9). La función CONTAR (COUNT) cuenta números, no textos; CONTARA (COUNTA), en cambio, cuenta valores no vacíos. Para una comprobación rápida también puedes usar MIN (mínimo) o MAX (máximo), pero una cantidad de texto puede provocar un error en esos cálculos.

Qué una lista de inventario no controla por sí sola

Una lista de inventario organiza información y avisa de cambios, pero no realiza por sí sola los movimientos físicos. La validación impide escribir una categoría no prevista, y el formato condicional resalta un stock igual o inferior al mínimo. Ninguna de esas dos herramientas sabe cuándo salió una caja del almacén ni comprueba que el recuento físico coincide con la hoja.

Por eso conviene guardar cada entrada y salida en una hoja de movimientos, registrar quién la realizó y conservar un recuento físico periódico. Si el inventario creciera a más de un millón de filas, habría que valorar una base de datos como Access, pero la estructura básica de esta lista seguiría siendo la misma: productos, movimientos, cantidades y fechas.

Guardar, revisar y compartir la lista de inventario

Antes de compartir el libro, comprueba que las fórmulas son correctas, que los códigos no están repetidos y que las cantidades son números. Guarda una copia periódica del archivo .xlsx. Si el libro contiene macros y debe conservarlas, usa .xlsm; para una exportación de solo valores, .csv guarda texto, pero no conserva fórmulas, formatos ni varias hojas.

Para revisar la lista:

1. Selecciona I5 y confirma que la barra de fórmulas muestra =D5*H5 en la versión final con movimientos.
2. Comprueba que no hay errores #N/A, #¡VALOR! ni #¡DIV/0!.
3. Revisa que cada código tenga producto, categoría, unidad, ubicación y estado.
4. Guarda el libro con F12 o Ctrl+S.
5. Si vas a imprimirlo, usa Archivo > Imprimir y revisa que todas las columnas caben en la página.

La hoja final conserva la información principal, las alertas y los movimientos:

• Usa códigos únicos para identificar cada producto.
• Mantén categorías, unidades y estados dentro de listas desplegables.
• Reserva el formato condicional para el stock igual o inferior al mínimo.
• Revisa que las cantidades sean números antes de sumar o contar.
• Guarda copias periódicas del libro y registra los movimientos físicos.
• El siguiente paso es añadir una hoja de movimientos con fecha, entrada, salida y responsable.

Dudas al crear una lista de inventario en Excel