Hoja de gastos personales en Excel: controla y revisa tus gastos

Una hoja de gastos personales es un libro o una hoja de Excel donde registras lo que ingresas y lo que gastas para saber cuánto queda. En este tutorial crearás una hoja sencilla, con fecha, categoría, descripción e importe, y añadirás resúmenes mensuales, ingresos, formatos y un gráfico.

El método utiliza SUMAR.SI (SUMIF), una función disponible en las versiones de Excel indicadas aquí, y funciona en Excel para Windows, Mac, web y móviles. No necesitas una función nueva para construirla. Al terminar tendrás una plantilla .xlsx que puedes reutilizar cada mes.

Qué es una hoja de gastos personales y qué problema resuelve

Piensa en un registro sencillo de tu vida diaria: Guardas la fecha de cada movimiento, la categoría, una descripción breve y el importe. No es necesario introducir una etiqueta distinta para cada compra; basta con escribir, por ejemplo, “Supermercado” o “Bono de transporte”.

Este libro de ejemplo se llama Gastos personales. La hoja Movimientos guardará los datos y la hoja ResumenSHOWará los totales por categoría y por mes. Así no tendrás que sumar manualmente cada vez que quieras saber cuánto gastaste.

La hoja también ayuda a comparar enero, febrero y marzo, detectar categorías vacías e identificar meses en los que el saldo queda bajo. Los cálculos seiquityan con fórmulas: si corriges un movimiento, el resumen se actualiza.

Qué datos y categorías necesita tu hoja de gastos

Una estructura útil separa cuatro bloques: ingresos, gastos fijos, gastos variables y ahorro. Los gastos fijos son los que suelen repetirse, como vivienda; los variables cambian según el mes, como alimentación o transporte. El ahorro puede aparecer como una meta, no necesariamente como un movimiento mensual.

Usa pocas categorías y con nombres consistentes. Si escribes “Alimentación” en una fila y “alimentacion” en otra, Excel las contará como categorías diferentes. Para este libro usarás Alimentación, Transporte y Vivienda.

Crea tu primera hoja de gastos paso a paso

Ahora preparamos la hoja Movimientos con seis movimientos reales. El objetivo es comprobar la ubicación de cada dato antes de añadir fórmulas.

1. Selecciona la pestaña Inicio > Insertar > Hoja de cálculo y escribe el nombre de la pestaña.
2. En la celda A1 escribe Fecha; en B1, Categoría; en C1, Descripción; en D1, Importe.
3. Escribe las fechas como 05/01/2026, 06/01/2026, 08/01/2026, 03/02/2026, 07/02/2026 y 02/03/2026.
4. Escribe las categorías y descripciones de la hoja de ejemplo.
5. En D2 introduce 180,00; en D3, 45,00; en D4, 650,00; en D5, 210,00; en D6, 60,00; en D7, 650,00.
6. En D8 escribe 195,00 y revisa que cada número quede en la columna Importe.

Suma los gastos por categoría

Para saber cuánto gastaste en cada categoría usaremos SUMAR.SI (SUMIF), que suma los importes de la columna D cuando encuentra una categoría determinada en la columna B.

Crea una hoja llamada Resumen. En A1 escribe Categoría; en B1, Total. En A2:A4 escribe Alimentación, Transporte y Vivienda. Selecciona B2 y escribe:

=SUMAR.SI(Movimientos!B2:B8;A2;Movimientos!D2:D8)

Después arrastra el controlador de relleno de B2 hasta B4. El primer argumento es el rango donde se busca la categoría; el segundo, el criterio; el tercero, el rango que se suma.

Totaliza cada mes y compara tus gastos

Ahora añadimos una columna Mes a la hoja de movimientos. En E1 escribe Mes. En E2 introduce Enero; en E3, Febrero; en E4, Enero; en E5, Febrero; en E6, Febrero; en E7, Marzo; en E8, Marzo.

En Resumen, crea una tabla con los meses en A7:A9 y los totales en B7:B9. En B7 escribe:

=SUMAR.SI(Movimientos!E2:E8;A7;Movimientos!D2:D8)

Copia B7 hasta B9. Los resultados son enero: 875,00; febrero: 270,00; marzo: 845,00. Este ejemplo muestra cómo comparar meses sin rehacer la suma.

Añade ingresos y calcula cuánto queda

Añadimos ahora los ingresos del libro. En una zona nueva de Movimientos, escribe estos datos:

En Resumen, escribe Ingresos totales en A12 y Saldo en A13. En B12 usa:

=SUMA(Movimientos!G2:G4)

En B13 escribe:

=B12-SUMAR.SI(Movimientos!B2:B8;"<>";Movimientos!D2:D8)

El resultado de B12 es 3.000,00. El saldo es 1.010,00. La fórmula de B13 resta todos los movimientos de la columna D que tengan categoría.

Presenta los gastos con colores y formatos

El formato no cambia el valor; solo hace que la hoja sea más legible. Selecciona D2:D8 y abre Formato de celdas con Ctrl+1 (Cmd+1 en Mac). En la pestaña Número, elige una categoría de moneda y acepta.

Después, selecciona E2:E8, si la columna Mes contiene un porcentaje de participación, y aplica un formato porcentual. En este libro la columna E contiene nombres de meses, por lo que no debe llevar porcentaje; puedes usar el formato porcentual en una tabla de participación que añadas después.

Para los encabezados, selecciona A1:E1 y aplica un color de relleno mediante Inicio > Estilos > Relleno de color. Después usa Inicio > Estilos > Color de fuente si necesitas más contraste. En Mac, cambia Ctrl+1 por Cmd+1.

Crea un gráfico para ver los meses más costosos

El resumen mensual ya tiene los valores necesarios para un gráfico. Selecciona A8:B10 en Resumen y abre:

Si el nombre exacto de tu versión aparece como Insertar gráfico de columnas, utiliza esa opción. El gráfico debe mostrar tres columnas: Enero con 875,00, Febrero con 270,00 y Marzo con 845,00.

En este libro, enero es el mes más costoso: 875,00 frente a 845,00 de marzo. La diferencia es de 30,00. No interpretes el gráfico como una previsión: solo resume los movimientos que has registrado.

Encuentra y corrige errores en los importes

Los totales solo son fiables si cada movimiento está en las columnas correctas. Un texto como 180,00 puede verse igual que un número, pero Excel no lo suma. Selecciona D2:D8 y observa que las celdas estén alineadas a la derecha; si quedan a la izquierda, están almacenadas como texto.

Para corregir un importe escrito como texto, selecciónalo, escribe 180,00 de nuevo y confirma. Después revisa que B2:B8 no tenga celdas vacías y que las categorías sean idénticas a las del resumen. Si una fila tiene texto, reemplázalo por el valor numérico sin símbolo de moneda.

Si una suma no coincide con tus movimientos

Comprueba que la fórmula de SUMAR.SI use las columnas correctas. En este libro debe buscar la categoría en Movimientos!B2:B8 y sumar Movimientos!D2:D8. Si accidentalmente escribes C2:C8, Excel summingará o uncontará una columna que no contiene importes.

Además, verifica que la fórmula esté en la celda correcta y que el rango incluya todas las filas nuevas. Si más adelante añades movimientos, amplía los rangos para incluir esas filas.

=SUMAR.SI(Movimientos!B2:B8;A2;Movimientos!D2:D8)

Si una fecha aparece como texto

Si Excel coloca una fecha a la izquierda de la celda, puede haberla guardado como texto. Selecciona la fecha, por ejemplo A2, y vuelve a escribir 05/01/2026. Si la celda está formateada como texto, quítale ese formato mediante Ctrl+1 y elige una categoría de fecha antes de introducir el valor.

Después, la fecha debe quedar alineada a la derecha y el libro debe seguir mostrando la fecha correcta. No uses funciones nuevas para convertirla; en este tutorial basta con corregir el dato.

Guarda y reutiliza tu plantilla de gastos

Cuando termines los pasos, selecciona la hoja Resumen como hoja inicial si quieres verla al abrir el libro. Ve a Archivo > Guardar como y elige la carpeta donde guardarás el archivo. Usa la extensión .xlsx, el formato normal de Excel, y escribe un nombre como Plantilla de gastos personales.

Antes de sobrescribir la plantilla, crea una copia limpia: Archivo > Guardar como, cambia el nombre a Gastos enero 2026 y guarda el libro. Para el mes siguiente, duplica ese archivo con Archivo > Guardar como y continúa con los movimientos de febrero. Así conservas el historial.

Lo que ya sabes hacer con tu hoja de gastos

Ya tienes un libro de gastos personales con movimientos, categorías, descripciones e importes. También sabes sumar por categoría, comparar meses, registrar ingresos y calcular el saldo. Has añadido formatos, un gráfico de columnas y pasos para detectar texto, fechas inválidas y rangos equivocados.

Ahora puedes copiar la estructura para un mes nuevo, guardar una copia limpia y conservar los meses anteriores. El siguiente paso natural es añadir subcategorías, metas de ahorro o un gráfico que compare varias categorías.

Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear una hoja de gastos personales