Cómo hacer un formato de ingresos y egresos en Excel

Una hoja de presupuesto familiar, en la que anotas a mano cada movimiento del mes, se vuelve confusa cuando los importes no llevan el mismo formato, las fechas se escriben de tres formas distintas y los gastos no se distinguen de los ingresos de un vistazo. Dar formato a ingresos y egresos es aplicar a esa hoja los códigos de número, fecha y color que la dejan lista para sumar, filtrar y resumir sin sorpresas. Al terminar este tutorial tendrás una hoja llamada Presupuesto con sus movimientos en una tabla que se amplía sola, los ingresos pintados en verde, los gastos en rojo, el saldo y el porcentaje ahorrado calculados, y un encabezado con la fecha en letras. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es dar formato a ingresos y egresos y para qué te sirve

Una hoja de ingresos y gastos casera empieza siendo fácil: una columna con la fecha, otra con el concepto, otra con el tipo (Ingreso o Gasto), otra con la categoría y una última con el importe. La idea es buena, pero a la semana de usarla los números ya no se entienden: una fila tiene 1.500, otra 1500 €, otra 1.500,00 y otra -45; las fechas aparecen como 03/04/2026, 3-abr, 3/4/26 y 44507; y para distinguir un ingreso de un gasto tienes que leer el concepto.

Dar formato a ingresos y egresos es enseñar a cada celda a "hablar" el mismo idioma: los importes con dos decimales y separador de miles, los gastos en rojo y los ingresos en verde, las fechas siempre iguales y las categorías elegidas de una lista para no escribir "Alimentación" unas veces y "alimentacion" otras. La hoja se vuelve reutilizable: cuando llegue el mes siguiente, solo borras los datos y sigues escribiendo, porque las fórmulas, los colores y las listas siguen en su sitio.

Los formatos de número que usa una hoja de ingresos y gastos

En Excel, el formato es la "ropa" del número: lo que escribes en la celda es el valor, y el formato es lo que ves en pantalla. Un mismo 1234,5 puede verse como 1234,5, como 1.234,50, como 1234,50 € o como 1234,5 €, según el código que le pongas. Los códigos se escriben con cuatro piezas: 0 obliga a mostrar un dígito aunque sea cero; # muestra el dígito solo si hace falta; , es el separador decimal y . el separador de miles en un Excel en español.

Para una hoja de presupuesto estos son los códigos que más vas a usar:

Dónde se escriben los códigos personalizados

Los códigos anteriores se escriben en el cuadro Formato de celdas, en la pestaña Número, categoría Personalizada. Para llegar hasta él: Ctrl+1 (en Mac, Cmd+1).

Un código personalizado puede tener hasta cuatro secciones separadas por punto y coma, en este orden: positivos;negativos;cero;texto. Por ejemplo, #.##0,00;[Rojo]-#.##0,00;"-";@ muestra los positivos con miles y dos decimales, los negativos en rojo con un signo menos delante, el cero como un guion y el texto tal cual.

Fechas, horas y horas extra en la columna de movimientos

En Excel, una fecha es un número entero: el 1 de enero de 1900 vale 1, el 2 de enero de 1900 vale 2, y el 15 de marzo de 2026 vale 46098. Lo que tú ves como "15/03/2026" es solo el formato pintado encima. Por eso, cuando pegás una fecha desde otra aplicación o la escribes como texto, las fórmulas de fecha fallan: el valor de la celda no es un número.

Los códigos de fecha en un Excel en español son: d y dd para el día (1 o 01), ddd y dddd para el día de la semana (mié o miércoles), m y mm para el mes (3 o 03), mmm y mmmm para el mes en letras (mar o marzo), y aa o aaaa para el año (26 o 2026). Para horas: h, mm y ss. Un detalle importante: cuando una suma de horas pasa de 24, el formato h:mm" h" muestra 26:30 como 2:30; para ver las horas acumuladas hay que usar [h]:mm (los corchetes le dicen a Excel que no dé la vuelta al día).

Construir una fecha en letras con TEXTO

Para encabezados y resúmenes del mes, una fecha "bonita" se consigue con la función TEXTO (en inglés TEXT), que toma un valor y le aplica un código de formato, devolviendo el resultado como texto.

=TEXTO(A2;"dddd d ""de"" mmmm ""de"" aaaa")

Con A2 valiendo 15/03/2026, esa fórmula devuelve "domingo 15 de marzo de 2026".

Convertir la hoja de movimientos en una tabla que crece sola

La hoja con la que vamos a trabajar se llama Presupuesto y tiene cinco columnas: fecha en A, concepto en B, tipo (Ingreso o Gasto) en C, categoría en D e importe en E. En vez de dejar el rango A1:E20 como un rectángulo "muerto" de celdas, lo convertimos en una Tabla de Excel: con su propio nombre, con sus filtros, con bandas de color y con la propiedad de ampliarse sola cuando añades una fila al final.

Pasos para crearla:

1. Selecciona el rango A1:E20 con los encabezados ya escritos en la fila 1.
2. Abre la cinta Insertar y, en el grupo Tablas, pulsa Tabla.
3. Marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar.
4. En la pestaña Diseño de tabla (que aparece al estar dentro de la tabla), cambia el nombre a Movimientos en el cuadro Nombre de la tabla.

Listas desplegables con tus categorías y tus tipos

Para que la columna Tipo no se llene de "Ingreso", "ingreso", "INGRESO" y un "Ingresos" de más, le ponemos una lista desplegable con solo dos valores: Ingreso y Gasto. Lo mismo con la categoría, pero con una lista más larga guardada en otra hoja.

Pasos para la columna Tipo:

1. Selecciona C2:C20 (o la columna Tipo de la tabla).
2. Ve a la cinta Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe exactamente: Ingreso;Gasto.
5. Pulsa Aceptar.

Para la categoría, crea antes una hoja llamada Listas con las categorías en A1:A6 (Alimentación, Transporte, Suministros, Formación, Ocio, Salario) y en el campo Origen de la validación escribe =Listas!$A$2:$A$7. Así, al añadir una nueva categoría, la lista desplegable se actualiza sola.

Fórmulas con referencias estructuradas en la tabla

Una vez que la tabla tiene el nombre Movimientos, las fórmulas pueden usar el nombre de la columna entre corchetes, en vez de las celdas A2:A20. La gran ventaja es que, si añades una fila nueva al final de la tabla, la fórmula se amplía sola: no hay que copiarla a mano.

Para sumar los ingresos del mes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso")

Y para sumar los gastos (que aparecen como números negativos):

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto")

La función SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) suma el primer argumento (el importe) cuando se cumplen todas las condiciones que vienen detrás. Aquí, la condición es que la columna Tipo valga "Ingreso" (o "Gasto").

Pintar ingresos en verde y gastos en rojo sin escribir uno a uno

El formato condicional aplica un color a una celda según su valor. En vez de repasar fila por fila pintando los negativos, creamos dos reglas: una que pinta de verde lo que es mayor o igual que cero (los ingresos) y otra que pinta de rojo lo que es menor que cero (los gastos).

Pasos para la regla verde:

1. Selecciona la columna Importe de la tabla (la celda E2 o la columna entera).
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Aplicar formato a las celdas que contengan.
4. En la primera lista, deja Valor de la celda; en la segunda, mayor o igual que; en el campo, escribe 0.
5. Pulsa Formato, ficha Relleno, elige verde claro, y Aceptar.
6. Repite los pasos con menor que y 0, y relleno rojo claro.

El formato de número que también pinta los negativos

Hay otra forma de conseguir el mismo efecto sin formato condicional: un código de número que pinta los negativos en rojo. La ventaja es que es un solo ajuste y no depende del valor de la celda en una regla externa.

Pasos:

1. Selecciona la columna Importe.
2. Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. Categoría Personalizada y en Tipo escribe: #.##0,00;[Rojo]-#.##0,00.
4. Aceptar.

Con este código, los positivos se ven en negro con miles y dos decimales, y los negativos en rojo con un signo menos delante. La regla de color de la sección anterior es más flexible (puedes rellenar la celda, cambiar la fuente, añadir un icono), pero este formato es más limpio y estable: si ordenas la tabla o filtras, el color sigue en su sitio sin reglas que mantener.

Dar forma a los totales: saldo, porcentaje ahorrado y resumen del mes

Encima de la tabla de movimientos, o en una zona aparte, vamos a poner cuatro celdas con los totales del mes: ingresos, gastos, saldo y porcentaje ahorrado. La fila de totales que ya ofrece la tabla es útil, pero tener las cifras separadas hace más fácil leerlas y enlazarlas con un gráfico más adelante.

Pasos:

1. En la celda G1 escribe Total ingresos y en G2 la fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso")

1. En H1 escribe Total gastos y en H2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto")

1. En I1 escribe Saldo y en I2:

=G2+H2

1. En J1 escribe % ahorrado y en J2:

=SI.ERROR(I2/G2;0)

1. Aplica a G2:I2 el formato #.##0,00 y a J2 el formato 0,0% con Ctrl+1.

La función SI.ERROR (en inglés IFERROR) devuelve 0 si el resultado es un error, lo que ocurre cuando todavía no hay ingresos y se intenta dividir entre cero.

Para terminar, en una celda como A22 (o en un encabezado impreso) escribe un resumen del mes con la fecha en letras. Por ejemplo, si la celda A2 es la primera fecha de la tabla:

="Resumen de "&TEXTO(A2;"mmmm ""de"" aaaa")

Por qué la hoja se desordena al pegar y cómo dejarlo como antes

Cuando copias datos de un banco, de una web o de otra hoja y los pegas con Ctrl+V, Excel trae también el formato de origen. En una hoja con listas desplegables, formatos condicionales y reglas de color, eso suele ser un problema: la columna Importe pierde el #.##0,00 y aparece con cuatro decimales, o la columna Tipo deja de tener la lista desplegable porque la celda pegada trae otro formato pegado.

La solución es Pegado especial (Ctrl+Alt+V), un cuadro que te deja elegir qué se pega: solo los valores, solo los formatos, las fórmulas, o todo a la vez.

Pasos típicos cuando pegas desde un banco:

1. Copia con Ctrl+C el rango de la web o del PDF ya pegado en una hoja auxiliar.
2. Sitúate en la primera celda vacía de la tabla Movimientos.
3. Pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
4. Elige Valores y pulsa Aceptar si solo quieres los números y los textos, sin formato.
5. O elige Formatos si lo que te interesa es dejar la zona pegada con el mismo aspecto que el resto de la hoja.

El separador que cambia la fórmula a #¿NOMBRE?

Si tu Windows está configurado con punto decimal (México, EE. UU.), el mismo ordenador en el que la fórmula anterior funcionaba puede ahora darte el error #¿NOMBRE?. La razón no es la versión de Excel, es el separador de argumentos: en un Excel con decimal de coma (España, gran parte de Latinoamérica) los argumentos se separan con punto y coma:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso")

En un Excel con decimal de punto (México, EE. UU.) los argumentos se separan con coma, y el decimal dentro de los números es el punto:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe],Movimientos[Tipo],"Ingreso")

Depende de la región de Windows, no de la versión de Excel. Si al pegar una fórmula todo se vuelve #¿NOMBRE?, mira el separador y cámbialo: en Windows, Inicio > Configuración > Hora e idioma > Idioma y región > Configuración regional > Formatos > Configuración adicional, y en Excel, Archivo > Opciones > Avanzadas > Usar separadores del sistema.

Por qué el formato condicional no salta al añadir una fila

Un error muy común es crear la regla de formato condicional sobre un rango fijo, por ejemplo =$E$2:$E$20, y luego ampliar la tabla a 50 filas. Las celdas E21, E22… no heredan la regla porque el rango no las incluye. La regla existe, pero no las ve.

El arreglo depende de cómo quieras trabajar:

• Si la columna Importe es la columna Importe de la tabla Movimientos, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, edita la regla y en Se aplica a escribe Movimientos[Importe]. La regla seguirá a la columna de la tabla allá donde se amplíe.
• Si no usas tabla, edita la regla y cambia el rango a =$E$2:$E$1000 (o al tope que necesites), con las referencias absolutas para que no se desplace al pegar.

Lo que ya sabes hacer con el formato de ingresos y egresos

• Aplicar códigos de número personalizados: 0,00 para importes, #.##0,00 para totales con miles, 0,0% para el porcentaje ahorrado y @ para celdas de texto.
• Poner fechas en letras con =TEXTO(A2;"dddd d ""de"" mmmm ""de"" aaaa"), sabiendo que el año en español se escribe aaaa y no yyyy.
• Convertir un rango en una Tabla de Excel con su nombre, sus filtros y sus referencias estructuradas (Movimientos[Importe], Movimientos[Tipo]), que se amplía sola al añadir filas.
• Crear listas desplegables con Validación de datos para los tipos (Ingreso/Gasto) y las categorías guardadas en otra hoja.
• Pintar ingresos en verde y gastos en rojo con Formato condicional o con un código de número que incluye [Rojo] en la sección de negativos.
• Limpiar una hoja al pegar datos externos con Pegado especial (Ctrl+Alt+V) eligiendo Valores o Formatos, según lo que necesites respetar.

El siguiente paso es un gráfico de barras con la diferencia entre ingresos y gastos por mes: una tabla auxiliar con =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];...) por cada mes, un gráfico de barras agrupadas y un segundo eje con el saldo acumulado. Esa es la puerta de entrada al análisis de tu presupuesto con un solo vistazo.

Dudas al dar formato a ingresos y egresos en Excel