Cómo hacer un Excel de ventas con fórmulas y gráficos

Un Excel de ventas bien armado convierte una lista de albaranes en una hoja que suma, filtra y compara por sí sola. Aquí lo montamos desde cero: una hoja llamada Ventas 2026 con un puñado de facturas reales, las fórmulas para sacar el total por fila y los totales del mes y del año, una tabla de Excel que crece sola al añadir diciembre, una tabla dinámica para ver qué cliente compra más y un gráfico de líneas con la tendencia del ejercicio. Lo que aprenderás: crear el registro con las columnas mínimas, escribir tu primera fórmula con =C2*D2, convertir el rango en Tabla, usar SUBTOTALES y SUMA, montar una tabla dinámica y leer el resultado con un gráfico. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de Excel para la web y para Mac.

Qué es un Excel de ventas y para qué te sirve

Un Excel de ventas es un libro donde cada fila es una venta real (un albarán, una factura, un pedido) y cada columna guarda un dato de esa venta: la fecha, el cliente, el producto, las unidades, el precio y el total. La gracia no es solo escribir los datos, sino dejar la hoja preparada para que ella sola calcule importes, sume por cliente, filtre por mes y muestre qué producto se vende más.

Para un autónomo o una pyme, ese mismo libro suele ser el principio de todo: el albarán del día entra como una fila nueva, el resumen del trimestre sale de unas pocas fórmulas y la comparativa con el objetivo del año se lee en un gráfico. Cuando el negocio crece, ese mismo archivo se conecta con el programa de facturación o con un script que lo actualiza solo.

La idea es esa: pasar de "tengo los tickets en un cajón" a "abro el libro y veo en qué estoy este mes".

Las partes que tiene un libro de ventas bien armado

Un libro de ventas no es solo una hoja con números. Lo normal es tener varias hojas, cada una con una función clara.

La hoja principal es el registro de ventas: una fila por operación, con sus datos tal y como salieron del albarán. Después vienen las hojas de apoyo: una con la lista de clientes (nombre, NIF, dirección, zona), otra con el catálogo de productos (referencia, descripción, precio de tarifa, IVA), otra con las zonas o las rutas comerciales y, si hace falta, una con las tarifas por volumen o por cliente. Cada hoja de apoyo se enlaza con el registro mediante una función de búsqueda, de modo que escribes el código de cliente y el resto se rellena sola.

Encima de todo, una hoja Resumen con los totales del mes, del trimestre y del año, una tabla dinámica con el ranking de clientes y un gráfico con la evolución. Y, en la primera hoja, una pestaña Instrucciones con qué significa cada columna, de dónde sale cada dato y a quién preguntar si algo no cuadra.

El registro de ventas: las columnas que no pueden faltar

Las hojas de apoyo: clientes, productos, tarifas y zonas

Tener los datos maestros en hojas aparte (clientes, productos, tarifas) evita escribirlos a mano en cada fila del registro y que dos clientes iguales se llamen de tres formas distintas. El registro solo guarda el código de cliente y el código de producto; el nombre, la dirección, el precio o la zona se buscan con BUSCARV o BUSCARX en la hoja correspondiente. Así, si un cliente cambia de dirección o un producto sube de precio, se cambia en un solo sitio y todas las filas se actualizan solas.

BUSCARX (XLOOKUP) está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en Excel 2019 o 2016 se usa BUSCARV (VLOOKUP), que hace lo mismo pero con la sintaxis clásica.

Monta tu registro de ventas en una hoja nueva

Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Ventas 2026. Escribe los encabezados en la fila 1 y los datos en las filas siguientes, tal y como salieron del albarán. Cuando termines, la celda activa debe ser B2.

Copia los datos y dales formato de número

Antes de escribir nada, da formato a cada columna para que los datos se lean bien: la fecha en formato dd/mm/aaaa, los importes en formato moneda con dos decimales y sin símbolo, y las unidades como número entero sin decimales.

Pasos:

1. Selecciona A2:A7 y abre Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
2. En Categoría elige Fecha y, en Tipo, la opción que muestra dd/mm/aaaa.
3. Selecciona D2:D7 y, en la misma ventana, elige Moneda con dos decimales y sin símbolo.
4. Selecciona E2:E7 y elige Número con cero decimales.

Calcula el total por fila con una fórmula

Ahora añades el importe de cada venta. La idea es una fórmula por fila que multiplique unidades por precio unitario. En este ejemplo, el precio unitario lo tienes en una columna aparte (G) que se completará después desde la hoja de tarifas; por ahora, la fórmula multiplica E por un precio de referencia que pondrás en G.

=E2*G2

Pasos:

1. En G2 escribe el precio del producto (0,40) y en G3, G5, G6 y G7 los precios del resto.
2. Selecciona F2, escribe =E2*G2 y pulsa Entrar.
3. Arrastra el controlador de relleno de F2 hasta F7 para copiar la fórmula.

Convierte el rango en Tabla para que crezca solo

Convertir el rango en una Tabla de Excel tiene tres ventajas: se amplía sola al añadir una fila en diciembre, las fórmulas de la columna F se copian automáticamente y los filtros aparecen en cada encabezado.

Pasos:

1. Selecciona A1:G7.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla y acepta con el encabezado marcado.
3. En la pestaña Diseño de tabla, en el cuadro de nombres de la izquierda, escribe Ventas y pulsa Entrar.

Saca los totales del mes y del año en un clic

Ahora el resumen. SUBTOTALES (SUBTOTAL) es la fórmula ideal cuando la tabla tiene filtros: solo suma las filas que se ven, así puedes filtrar por mes y ver el total de ese mes sin que se sume el resto. SUMA (SUM), en cambio, siempre suma todo el rango.

=SUBTOTALES(9;Ventas[Total])
=SUMA(Ventas[Total])

Pasos:

1. En I1 escribe =SUBTOTALES(9;Ventas[Total]) para sumar lo que se ve al filtrar.
2. En I2 escribe =SUMA(Ventas[Total]) para la suma del año completo.
3. Pon el rótulo "Total visible" en H1 y "Total del año" en H2.

Totales por cliente con un simple clic

La fila de totales de la propia tabla es la forma más rápida de agrupar por una sola columna: activas Totales, eliges Suma en la columna Total y listo.

Pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de la tabla Ventas.
2. En la pestaña Diseño de tabla, marca la casilla Fila de totales.
3. En la celda de totales de la columna Cliente, elige Recuento de valores; en la celda de totales de la columna Total, deja Suma.

Comprueba el resultado con una tabla dinámica

La tabla dinámica es la herramienta que convierte la lista de ventas en un cuadro de mando: el ranking de clientes, la venta por mes, el producto estrella. Como tu rango ya es una Tabla de Excel, la dinámica se actualiza sola al añadir filas en diciembre.

Crea la tabla dinámica paso a paso

Pasos:

1. Haz clic en una celda de la tabla Ventas.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica y deja marcada Hoja de cálculo nueva.
3. En la lista de campos, arrastra Cliente a Filas y Total a Valores.
4. Ordena la columna Suma de Total de mayor a menor con clic derecho > Ordenar > Ordenar de mayor a menor.

Añade un gráfico de líneas para ver la tendencia

Para ver la evolución, montas otra dinámica con el mes en Filas y le añades un gráfico de líneas.

Pasos:

1. Crea otra tabla dinámica con la fecha agrupada por Mes en Filas y la suma del Total en Valores.
2. Con la celda activa dentro de la dinámica, ve a Análisis de tabla dinámica > Herramientas > Gráfico dinámico > Gráfico de líneas.
3. Elige la primera variante (Línea con marcadores) y acepta.

Por qué tu fórmula falla cuando copias la celda

Dos errores son los que más se repiten al montar este libro. El primero le pasa a cualquiera que arrastra una fórmula hacia abajo y no entiende por qué cambia el resultado. El segundo aparece justo al crear la tabla dinámica y deja la pantalla en blanco.

El total se queda a cero o cambia al copiar la fila

La fórmula =E2*G2 al arrastrarla a la fila siguiente se convierte en =E3*G3, y así hasta el final. Si en una fila falta el precio en G, el resultado es 0, no un error. La fórmula se arregla con SI (IF), que solo multiplica cuando hay precio, y se deja lista para arrastrarla con F4 / Cmd+T si necesitas fijar el rango de la tabla de precios.

=SI(G2>0;E2*G2;"")

Pasos:

1. Sustituye la fórmula de F2 por =SI(G2>0;E2*G2;"") y arrástrala hasta F7.
2. Si el precio de tarifa estuviera en otra hoja, pulsa F4 / Cmd+T sobre la referencia para convertirla en $Hoja1!$A$2:$A$50 y que no se mueva al copiar.

La tabla dinámica dice «El nombre de campo no es válido»

Este mensaje sale cuando Excel no reconoce el origen como una Tabla: o el rango no se convirtió en Tabla, o se ha convertido pero la dinámica apunta a un rango con celdas vacías. La solución es rehacer la dinámica sobre la tabla, no sobre el rango.

Pasos:

1. Selecciona A1:G7 y vuelve a Insertar > Tablas > Tabla con el encabezado marcado.
2. Renombra la tabla como Ventas en Diseño de tabla.
3. Borra la tabla dinámica anterior y créala de nuevo marcando Tabla o rango: Ventas.

Lo que ya sabes hacer con tu Excel de ventas

• Tienes los datos limpios: una fila por venta, fechas en formato dd/mm/aaaa e importes con dos decimales.
• Tu rango es una Tabla de Excel que crece sola y rellena sus fórmulas.
• Dominas las fórmulas básicas del registro: multiplicar por fila con =E2*G2 y proteger con =SI(G2>0;E2*G2;"").
• Sacas totales con SUBTOTALES y SUMA, y con la fila de totales de la propia tabla.
• Montas una tabla dinámica con ranking de clientes y un gráfico de líneas con la tendencia del año.

Siguiente paso: abre una hoja nueva llamada Gastos 2026, repite el mismo esquema con tus facturas de compra y, en una tercera hoja llamada Resultado, cruza las dos tablas con BUSCARV o BUSCARX para ver el margen del ejercicio.

Datos verificados en octubre de 2026.

Dudas al montar un Excel de ventas