Una hoja de cálculo en Excel es una cuadrícula de filas y columnas donde se escriben números, textos y fórmulas para llevar cuentas, listas o cualquier información ordenada. En este tutorial, paso a paso, vas a crear el libro Gastos del mes, con tres conceptos y su total, hasta dejar los datos guardados y las hojas bien organizadas. Lo que aquí se explica vale para Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también para Excel para la web, para Mac y para móviles. La interfaz cambia muy poco entre unas y otras; lo importante son los nombres de los botones y de las teclas.
Qué es una hoja de cálculo y para qué sirve en Excel
Una hoja de cálculo es una tabla dividida en filas (horizontales) y columnas (verticales) que se cruzan formando celdas. En cada celda se puede escribir un dato (un nombre, una fecha, un importe) o una fórmula que combine otras celdas. Cuando se guarda el archivo, la hoja recuerda los datos y las fórmulas, y al volver a abrirlo se vuelve a calcular todo.
Para este tutorial imagina el libro Gastos del mes, con una hoja llamada Gastos que recoge los apuntes de octubre. En la columna A irá la fecha, en la B el concepto y en la C el importe en euros (EUR). Con solo tres apuntes, una fórmula en C5 mostrará el total sin tener que sumar a mano. Esa es la idea central: escribir los datos una vez y dejar que Excel haga las cuentas.
La potencia de una hoja de cálculo no está en su aspecto, sino en que las fórmulas se actualizan solas: si cambias un importe, el total se recalcula al instante. Por eso sirve para presupuestos, listas de notas, inventarios, agendas o cualquier tabla que necesite totales, medias o búsquedas.
Las piezas del libro: hoja, celda, rango y barra de fórmulas
Un archivo de Excel se llama LIBRO y se guarda con la extensión .xlsx. Dentro del libro hay una o varias HOJAS, que son las pestañas de la parte inferior: Hoja1, Hoja2, etc. Cada hoja es una cuadrícula enorme formada por filas numeradas (1, 2, 3…) y columnas con letras (A, B, C…).
La intersección de una fila y una columna es una CELDA, y se nombra con la letra de la columna seguida del número de la fila, por ejemplo B3. Un grupo de celdas contiguas es un RANGO, y se escribe con la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos y la esquina inferior derecha: A1:C10.
Debajo de la cinta, a la izquierda, está el CUADRO DE NOMBRES, que muestra la celda seleccionada. A su derecha está la BARRA DE FÓRMULAS, que enseña lo que la celda contiene de verdad: si la celda muestra un total, la barra muestra la fórmula que lo calcula.
La cinta de opciones, el menú Archivo y los modos de vista
Arriba del todo se encuentra la CINTA DE OPCIONES, con estas pestañas en el orden en que aparecen:
La pestaña Inicio reúne lo que más se usa: pegar, negrita, color de relleno, bordes y formato de número. Insertar añade gráficos, tablas, imágenes y vínculos. Fórmulas contiene la biblioteca de funciones. Datos trabaja con tablas, filtros y ordenaciones. Vista cambia cómo se ve la hoja.
En la esquina inferior derecha de la ventana hay tres botones pequeños de vista: Normal (la vista de trabajo), Diseño de página (con márgenes y encabezados) y Vista previa de salto de página (para ver cómo se imprimirá). El control deslizante a su lado acerca o aleja la hoja.
El menú Archivo y las opciones que más se usan
La primera pestaña, Archivo, abre un panel a la izquierda con las opciones de archivo. Las que más se usan son:
Guardar (con Ctrl+G) sobrescribe el archivo en su sitio. Guardar como pregunta dónde y con qué nombre guardar, y permite cambiar el formato (por ejemplo, de .xlsx a .csv). Cerrar cierra el libro actual sin salir de Excel.
Abrir Excel por primera vez y crear un libro en blanco
Al abrir Excel por primera vez, lo normal es ver una pantalla de inicio con plantillas recientes y un gran botón de Libro en blanco. El primer paso es hacer clic ahí.
1. Abre Excel desde el icono del menú Inicio, el Dock o el escritorio.
2. En la pantalla de inicio, haz clic en Libro en blanco.
3. Espera a que aparezca la cuadrícula. Verás abajo la pestaña Hoja1, con la celda A1 seleccionada.
4. Mira la barra de título: arriba debe poner Libro1 (o el nombre que Excel asigne).A1 y abajo solo se ve la pestaña Hoja1.| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 |
Escribir los primeros datos y moverse entre celdas
Con la hoja en blanco, llega el momento de escribir los apuntes de octubre. Los datos se escriben en la celda activa y se confirman con Entrar (que baja a la siguiente fila) o con Tab (que se mueve a la derecha).
1. Con A1 seleccionada, escribe Fecha y pulsa `Entrar` para bajar a A2.
2. Escribe 01/10/2026 y `Entrar`. Repite con 03/10/2026, 05/10/2026, 08/10/2026 y 10/10/2026 hasta A6.
3. Pulsa `Ctrl+Inicio` para volver a A1 y baja a B1 con la flecha abajo o haciendo clic en B1.
4. Escribe Concepto y `Entrar`; en B2 escribe Supermercado, en B3 Gasolina, en B4 Farmacia, en B5 Cafés y en B6 Libros.
5. Haz clic en C1, escribe Importe y `Entrar`; en C2 anota 85,40; en C3, 45,00; en C4, 22,75; en C5, 12,50; en C6, 30,00.
6. Pulsa `Ctrl+Inicio` para volver a A1.Fecha y al pulsar Ctrl+Inicio el cursor vuelve a esa celda desde cualquier sitio.| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Supermercado | 85,40 |
| 3 | 03/10/2026 | Gasolina | 45,00 |
| 4 | 05/10/2026 | Farmacia | 22,75 |
| 5 | 08/10/2026 | Cafés | 12,50 |
| 6 | 10/10/2026 | Libros | 30,00 |
Guardar el libro y elegir el formato del archivo
Con los datos escritos, el libro necesita un nombre y una carpeta. Ctrl+G sirve para guardar lo ya guardado; la primera vez abre el cuadro Guardar como.
1. Pulsa `Ctrl+G`. Se abre el panel Guardar como.
2. Elige la carpeta Documentos, escribe el nombre Gastos del mes y haz clic en Guardar.
3. Vuelve a pulsar `Ctrl+G` cada vez que cambies datos: ahora solo sobrescribe.
4. Para cambiar de formato, abre Archivo > Guardar como y elige otro tipo en la lista Tipo.Libro1 a Gastos del mes, y al cerrar y volver a abrir Excel el archivo aparece en la lista Recientes.Los formatos de archivo más usados son:
| Extension | Para que sirve |
|-----------|------------------------------------------------------|
| .xlsx | Libro normal de Excel 2007 en adelante. |
| .xlsm | Libro con macros VBA (codigo ejecutable). |
| .xls | Formato antiguo de Excel 97-2003, maximo 65.536 filas.|
| .csv | Solo texto separado por comas: sin formulas ni formatos.|Nombrar, añadir, mover y borrar hojas dentro del libro
Un libro puede tener más de una hoja: una para los gastos del mes, otra para los ingresos, otra para un resumen. Las pestañas de abajo son las que se manipulan.
1. Haz doble clic sobre la pestaña Hoja1. El nombre se selecciona.
2. Escribe Gastos y pulsa `Entrar`. La pestaña pasa a llamarse Gastos.
3. Haz clic en el botón + que está a la derecha de las pestañas para añadir Hoja2.
4. Pulsa `Ctrl+Inicio` en la nueva hoja y escribe en A1 la palabra Ingresos como titulo.
5. Para mover Hoja2 a la izquierda de Gastos, haz clic en su pestaña, mantenla pulsada y arrastra hasta ver una flecha entre las dos; suelta.
6. Para borrar una hoja que ya no sirve, clic derecho sobre su pestaña y elige Eliminar hoja. Confirma con Eliminar.| A | |
|---|---|
| 1 | Ingresos |
Cambiar el color de la pestaña y agrupar hojas
Las pestañas se pueden colorear para localizar la hoja de un vistazo, y varias hojas se pueden seleccionar a la vez para escribir el mismo dato en la misma celda de todas.
1. Clic derecho sobre la pestaña Gastos y elige Color de pestaña.
2. Elige un color, por ejemplo verde, y haz clic en Aceptar.
3. Para agrupar dos hojas, haz clic en la pestaña Gastos, mantén `Ctrl` y haz clic en la pestaña Ingresos.
4. Con las dos seleccionadas, escribe Presupuesto 2026 en A1 y pulsa `Ctrl+Entrar`: el texto aparece en A1 de ambas hojas a la vez.
5. Vuelve a seleccionar solo Gastos haciendo clic en su pestaña.Seleccionar celdas y rangos: el primer paso para todo
Antes de copiar, pegar, dar formato o aplicar una fórmula hay que seleccionar bien. Un clic elige una celda, un clic y arrastre elige un rango y Ctrl+clic añade celdas sueltas a la selección.
1. Abre la hoja Gastos y haz clic en A1.
2. Haz clic en A2 y, sin soltar, arrastra hasta C6 para seleccionar el rango A2:C6.
3. Suelta y mira el cuadro de nombres: debe decir `A2:C6` y la barra de estado inferior debe mostrar Suma, Recuento y Promedio de los importes.
4. Para añadir C1 (el encabezado Importe) a la selección, mantén `Ctrl` y haz clic en C1.
5. Para llegar a la última celda usada, pulsa `Ctrl+Fin` desde A1.A2:C6 queda resaltado y, al mirar la barra de estado abajo, ves la suma de los importes (195,65) sin escribir nada.| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 2 | 01/10/2026 | Supermercado | 85,40 |
| 3 | 03/10/2026 | Gasolina | 45,00 |
| 4 | 05/10/2026 | Farmacia | 22,75 |
| 5 | 08/10/2026 | Cafés | 12,50 |
| 6 | 10/10/2026 | Libros | 30,00 |
Copiar, mover y pegar datos sin arrastrar el contenido a sitios equivocados
Copiar y mover en Excel usa los mismos atajos que en cualquier programa (Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V), con la ventaja de que al pegar se puede elegir qué se pega: solo los valores, solo el formato o las fórmulas.
1. Selecciona la celda C2 (85,40) y pulsa `Ctrl+C`.
2. Haz clic en C7 y pulsa `Ctrl+V`. La celda copia 85,40.
3. Para mover el dato en vez de copiarlo, selecciona C2, pulsa `Ctrl+X`, haz clic en C8 y pulsa `Ctrl+V`.
4. Para copiar un rango, selecciona A2:B6, pulsa `Ctrl+C`, haz clic en E2 y pega con `Ctrl+V`.
5. Para pegar solo los valores (sin arrastrar formatos ni formulas), copia una celda con formula, pulsa `Ctrl+Alt+V`, elige Valores en el cuadro y haz clic en Aceptar.Por qué tu Excel no se parece al del tutorial
A veces el Excel que se abre no encaja con las capturas o los pasos del tutorial. Las tres causas más habituales son el idioma de la interfaz, la configuración regional y la configuración de decimales.
Si la cinta aparece en inglés, las pestañas se llaman Home en lugar de Inicio y la función BUSCARV se llama VLOOKUP. Para cambiar el idioma hay que ir a Archivo > Opciones > Idioma y reiniciar Excel.
El separador de argumentos de las fórmulas depende de la configuración regional de Windows: con decimal coma se usa punto y coma (=SI(A1>10;"Alto";"Bajo")), con decimal punto se usa la coma. Y el decimal dentro de los datos sigue la misma regla: 1,50 con coma o 1.50 con punto.
La fórmula se queda como texto y no calcula
A veces al escribir una fórmula en una celda, esta se muestra tal cual, sin calcular nada, y comienza por el signo igual. Suele pasar porque la celda tiene formato Texto o porque la fórmula se escribió con una comilla delante (Excel la toma como texto literal).
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Supermercado | 85,40 |
| 3 | 03/10/2026 | Gasolina | 45,00 |
| 4 | 05/10/2026 | Farmacia | 22,75 |
| 5 | 08/10/2026 | Cafés | 12,50 |
| 6 | 10/10/2026 | Libros | 30,00 |
| 7 | =SUMA(C2:C6) |
El arreglo es seleccionar la celda, pulsar Ctrl+1 para abrir Formato de celdas, elegir General o Número y volver a escribir la fórmula sin la comilla inicial. Ctrl+Mayús+1 aplica formato de número a la selección.
=SUMA(C2:C6)La hoja nueva no aparece al final del libro
Otro tropiezo típico: al pulsar el botón + se añade una hoja, pero a veces no aparece donde se espera. La hoja se inserta justo delante de la pestaña activa, no siempre al final. Si se quiere al final, hay que hacer clic primero en la última pestaña y luego en el botón +.
Si una hoja "desaparece", puede que esté oculta. Con clic derecho sobre cualquier pestaña visible se elige Mostrar, y en la lista aparecen las hojas ocultas para recuperarlas. Ocultar no es lo mismo que Eliminar: lo oculto se puede recuperar, lo eliminado no.
Los límites de una hoja de Excel que conviene conocer
Desde Excel 2007, cada hoja tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, hasta la columna XFD. Una celda admite hasta 32.767 caracteres (aunque lo normal es mucho menos) y el número máximo de hojas en un libro solo está limitado por la memoria del equipo.
Los libros en formato antiguo .xls (Excel 97-2003) se quedan en 65.536 filas y 256 columnas, por eso al abrir un .xlsx grande en una versión muy antigua de Excel se perderían datos. Si se necesita compartir el archivo con alguien que aún usa ese formato, lo mejor es guardarlo como .xlsx y pedirle que actualice su Excel.
.csv solo guardan la hoja activa y solo los valores: ni formatos, ni fórmulas, ni gráficos. Sirven para mover datos entre programas, no como copia de seguridad del libro.Dónde encaja Excel entre las hojas de cálculo que existen
Excel es la aplicación de escritorio de Microsoft. Hojas de cálculo de Google (Google Sheets) vive en el navegador y guarda los archivos en la nube, lo que permite que varias personas editen a la vez. LibreOffice Calc es la alternativa libre y gratuita, parte de la suite LibreOffice. Los tres abren y guardan el formato .xlsx, aunque algunas funciones muy concretas de uno no existen en los otros.
Para trabajar sin internet y con ficheros grandes, Excel y LibreOffice Calc son buenas opciones. Para colaborar en tiempo real con más gente, Google Sheets suele ser más cómodo. La interfaz y los atajos son parecidos entre los tres, así que lo aprendido aquí sirve como base para cualquiera.
Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo en Excel
- Abrir Excel, crear un libro en blanco y guardarlo con un nombre.
- Moverte por celdas y rangos con el ratón, las flechas y los atajos Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin.
- Escribir datos, copiarlos, moverlos y pegarlos, incluso solo los valores con Pegado especial.
- Añadir, renombrar, reordenar, colorear y eliminar hojas dentro del mismo libro.
- Conocer los límites de filas, columnas y formatos, y saber cuándo toca actualizar o cambiar de archivo.
El siguiente paso es escribir tu primera fórmula en la celda C7 de la hoja Gastos del libro Gastos del mes: =SUMA(C2:C6) te mostrará el total del mes, 195,65, calculado por Excel.
Información verificada en octubre de 2026.
Dudas al empezar con una hoja de cálculo en Excel
1. ¿Cuáles son las 10 funciones de Excel más útiles para empezar?
Para el día a día, diez funciones cubren casi todo: SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN para totales y extremos; CONTAR y CONTAR.SI para contar según una condición; SI para devolver un valor u otro según se cumpla algo; BUSCARX (sucesor de BUSCARV) para buscar datos en una tabla; COINCIDIR para localizar la posición de un valor; y CONCATENAR (o el operador &) para juntar textos. Con esas diez resuelves listados, presupuestos y cruces de información sin programar nada.
2. ¿Cómo descargar Excel de la suscripción de Microsoft 365?
Excel entra en los planes Microsoft 365 Personal, Hogar o Empresa; al suscribirte en microsoft365.com con tu cuenta de Microsoft puedes instalar la versión de escritorio en tu ordenador desde el botón Instalar Office. El proceso de instalación descarga el programa de Office, lo instala y, al abrirlo, solo tienes que iniciar sesión con la misma cuenta para activar la licencia.
3. ¿Qué es un rango en Excel y para qué sirve?
Un rango es un grupo de celdas contiguas que Excel trata como una unidad, escrito con la celda inicial y la final separadas por dos puntos, por ejemplo A1:D10 o B2:B20. Se usa para aplicar formatos, escribir fórmulas sobre todo el grupo a la vez (como =SUMA(A1:A10)) y seleccionar datos con el ratón para copiarlos o pegarlos en otro lugar.
Fuentes
- MicrosoftHOJA — documentación oficialconsultado el 05/10/2026