Fórmulas en Excel: qué son y cómo se escriben paso a paso

Una fórmula de Excel es una expresión que escribes en una celda para que el libro haga un cálculo por ti: desde una suma sencilla hasta una búsqueda en otra tabla. Empiezan siempre por el signo igual (=) y, cuando pulsas Entrar, Excel muestra el resultado. Si cambias los datos que usan, el resultado se recalcula solo, sin que toques la fórmula.

En este tutorial vas a aprender a escribir fórmulas sobre una hoja de ventas de una tienda: productos, precios, cantidades e importes. Empezarás por una multiplicación, sumarás el total con un solo clic, añadirás el IVA con una celda fija, combinarás SI y PROMEDIO para decidir quién aprueba y traerás precios desde otra hoja con BUSCARV. Todo funciona en Excel 2007 en adelante; las funciones más nuevas (BUSCARX, LET, FILTRAR, UNICOS, ORDENAR, AGRUPARPOR) se indican con la versión en la que aparecieron.

Qué es una fórmula de Excel y para qué te sirve

Una fórmula es una expresión que empieza por = y que Excel evalúa al pulsar Entrar. Lo que ves en pantalla es el valor calculado; lo que ves en la barra de fórmulas es la expresión. Esa diferencia es importante: la celda muestra un número, pero lo que la produce es una instrucción que puedes leer, copiar y modificar.

Imagina la hoja de ventas de una tienda con tres productos. En la columna A están los nombres, en la B los precios, en la C las unidades pedidas y en la D quieres el importe de cada fila. Si en D2 escribes =B2*C2, al pulsar Entrar aparece el resultado: 15,00 para el lápiz (1,50 × 10). Si mañana subes el precio del lápiz a 10,00, D2 pasa automáticamente a 100,00 sin que toques la fórmula.

Esa es la potencia de una fórmula: hace el cálculo una vez y se ocupa de mantenerlo al día cuando cambian los datos de arriba. Copiando la fórmula hacia abajo, D3 y D4 calculan los importes de los demás productos sin escribir nada a mano.

Las cinco piezas de toda fórmula en Excel

Toda fórmula, por larga que parezca, se construye con cinco piezas que se combinan entre sí. Conocerlas te permite leer cualquier fórmula que te encuentres y escribir las tuyas sin copiar de memoria.

En la fórmula =B2*C2+(B2*C2)*$F$1 estás usando las cinco: el = para empezar, B2 y C2 como referencias, * y + como operadores, la multiplicación entre paréntesis como una subexpresión, $F$1 como referencia a la celda del tipo de IVA y 0,21 sería una constante si lo escribieras a mano en lugar de leerlo de una celda.

Las funciones que más vas a usar, una a una

Una función es una fórmula empaquetada con un nombre. En lugar de escribir A1+A2+A3+...+A10, escribes =SUMA(A1:A10) y Excel hace la suma por ti. La mayoría de las funciones siguen el mismo esquema: nombre, paréntesis y argumentos separados por punto y coma.

SUMA: el primer paso con funciones

SUMA es la función más sencilla y la que más vas a usar. Recibe un rango y devuelve la suma de todas las celdas numéricas que contenga.

=SUMA(A1:A10)

El rango A1:A10 se interpreta como "todas las celdas desde A1 hasta A10". Si en medio hay celdas vacías o con palabras, las ignora. La diferencia con escribir =A1+A2+A3+...+A10 no es solo lo cómodo: si insertas una fila entre A1 y A10, la fórmula con SUMA la incluye; la escrita a mano, no.

SI: una pregunta con dos respuestas según la condición

SI evalúa una condición (llamada prueba lógica) y devuelve un valor si se cumple y otro si no. Es la base de cualquier clasificación: aprobado o suspenso, alto o bajo, paga o no paga.

=SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso")

Los tres argumentos son: la prueba lógica sí (B2>=5), el valor_si_verdadero ("Aprobado") y el valor_si_falso ("Suspenso"). Los textos van siempre entre comillas dobles; los números, sin comillas. Se pueden anidar hasta 64 SI, pero a partir de tres conviene usar SI.CONJUNTO (Excel 2019 y posteriores) o una tabla auxiliar con BUSCARV.

BUSCARV: traer un dato de otra tabla por una clave

BUSCARV busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el dato que está en otra columna de la misma fila. Es la forma clásica de cruzar dos tablas que comparten una clave, como un código de producto.

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar;indicador_columnas;[ordenado])

Los cuatro argumentos son: valor_buscado, lo que buscas; matriz_buscar, el rango donde está la tabla (la clave debe estar en su primera columna); indicador_columnas, el número de columna del dato que quieres traer contando desde la primera; y ordenado, FALSO para coincidencia exacta y VERDADERO para coincidencia aproximada.

CONTAR y CONTARA: contar números o contar lo que tenga algo

CONTAR cuenta cuántas celdas de un rango contienen números. CONTARA, en cambio, cuenta cuántas celdas tienen algo, sea número, texto o fecha, incluidas las que parecen vacías pero contienen una cadena vacía.

=CONTAR(A1:A10)
=CONTARA(A1:A10)

Si en A1:A10 tienes 1, 2, vacío, "hola" y 5, CONTAR devuelve 3 (los números) y CONTARA devuelve 4 (los no vacíos).

CONCAT: unir textos de varias celdas en una sola

CONCAT une varios trozos de texto en uno solo. Si tienes el nombre en A2 y el apellido en B2, puedes unirlos con un espacio en medio.

=CONCAT(A2;" ";B2)

El símbolo & hace lo mismo: =A2&" "&B2. La ventaja de CONCAT es que admite un rango entero como argumento (=CONCAT(A2:B2)) y deja claro que estás uniendo textos.

Escribe tu primera fórmula en una hoja de ventas

Vamos a usar la hoja de ventas de la tienda. Ábre un libro nuevo, crea una hoja llamada Ventas y copia esta tabla desde la celda A1: Producto, Precio, Cantidad en A1:C1 y los datos de la hoja de abajo en A2:C10.

1. Escribe Total en D1 y selecciónalo así (1`).
2. Escribe =B2*C2 en D2 y pulsa Entrar. Debe aparecer 15,00.
3. Selecciona D2, sitúa el cursor sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de la celda, un cuadrado pequeño) y arrastra hacia abajo hasta D10.

Fijar una celda con F4 para que no se mueva al copiar

Ahora añade el IVA. Escribe Tipo de IVA en E1 y 0,21 en F1. En E2 vamos a calcular el IVA de cada fila multiplicando el importe por el tipo de la celda F1.

=D2*$F$1

Antes de escribir la fórmula, conviene pulsar F4 con el cursor sobre la referencia a F1: el atajo va rodeando el resto entre $ y así: F4 con el cursor sobre F1 la convierte en $F$1. En Mac el equivalente es Cmd+T; en Excel con separador decimal de punto, sigue siendo la misma tecla.

1. Escribe IVA en E1 y 0,21 en F1.
2. En E2 escribe =D2*F1 y, antes de pulsar Entrar, coloca el cursor sobre F1 y pulsa F4 hasta que quede $F$1.
3. Pulsa Entrar y arrastra el controlador de relleno de E2 hasta E10.

Sumar el total de la columna y el total con IVA

Para terminar la hoja, suma todos los importes y calcula el total con IVA incluido.

1. En D11 escribe =SUMA(D2:D10) y pulsa Entrar. Debe dar 103,80.
2. En D12 escribe Total con IVA y en E12 la fórmula =D11*(1+$F$1). Debe dar 125,60.

Combinar funciones para resolver un caso real

Con una fórmula sola resolvemos poco. Lo que hace potentes a las fórmulas es encadenar funciones: una función dentro de otra, como muñecas rusas, para resolver preguntas que ninguna haría por sí sola.

Crea una hoja nueva llamada Notas con esta tabla: en A1 escribe Alumno, en B1 Nota, en C1 Resultado. Copia los datos de abajo desde A2.

En C2 quieres una fórmula que diga "Aprobado" si la nota es mayor o igual que 5 y "Suspenso" si no. Y, además, que aproveche la nota media de la clase para escribir "Notable" cuando la nota esté por encima de la media y el alumno apruebe.

1. En C2 escribe =SI(B2>=5;SI(B2>=PROMEDIO($B$2:$B$6);"Notable";"Aprobado");"Suspenso").
2. Pulsa Entrar y arrastra hasta C6.

La media del rango B2:B6 es 5,1. Ana tiene 7,5 (aprueba y supera la media) → "Notable". Luis tiene 1,5 (no aprueba) → "Suspenso". Marta tiene 5,0 (aprueba y está casi en la media) → "Notable". El $ en $B$2:$B$6 mantiene fijo el rango del PROMEDIO al copiar la fórmula.

Usar BUSCARV para traer el precio desde una tabla aparte

Ahora vamos a usar BUSCARV en la hoja de ventas. Crea una hoja nueva llamada Productos con esta tabla: en A1 Código, en B1 Precio. Copia los datos desde A2.

En la hoja Ventas, añade una columna A con códigos: en A2 escribe LAP, en A3 CUA, y así hasta A10 con CAL. Ahora, en la columna B, queremos que aparezca el precio que corresponde a cada código, leyéndolo de la hoja Productos.

1. En B2 de Ventas escribe =BUSCARV(A2;Productos!A:B;2;FALSO).
2. Pulsa Entrar y arrastra hasta B10.

=BUSCARV(A2;Productos!A:B;2;FALSO)

Los argumentos son: A2 es el valor que buscas (el código); Productos!A:B es la tabla donde buscar (rango A:B de la hoja Productos); 2 es la columna del precio; FALSO indica que quieres coincidencia exacta.

Por qué tu fórmula no funciona: los errores más habituales

Excel tiene cinco errores clásicos con los que te vas a topa. Cada uno tiene una causa y una forma de arreglarlo.

El #N/A de BUSCARV cuando el dato no está

Si en la hoja Ventas escribes un código que no existe en la hoja Productos, BUSCARV devuelve #N/A. Por ejemplo, escribe ZUL en B11: la celda C11 mostrará #N/A.

La forma limpia de evitarlo es envolver BUSCARV en SI.ERROR, que muestra un texto alternativo cuando hay error.

=SI.ERROR(BUSCARV(B11;Productos!A:B;2;FALSO);"No encontrado")

Ceros silenciosos al olvidarte del $

El error más traicionero no es de los cinco anteriores: es el cero que aparece sin avisar. Si olvidas el $ al fijar la celda del IVA y copias la fórmula hacia abajo, las referencias se mueven y la fórmula acaba multiplicando con una celda vacía. Una celda vacía en una operación cuenta como 0, así que el resultado es 0 sin que Excel diga nada.

La solución es pulsar F4 sobre la referencia antes de copiar y revisar las celdas vacías antes de bajar la fórmula.

En qué versión está cada función y qué pasa si no la tienes

No todas las funciones están en todas las versiones. Si tu Excel es antiguo y escribes una función que no conoce, verás #¿NOMBRE? en la celda.

Si tu Excel es 2016 o anterior y necesitas BUSCARX, usa la combinación INDICE y COINCIDIR, que hace lo mismo con otra sintaxis. Si necesitas FILTRAR o UNICOS, recorta la tabla con un rango nombrado y filtros manuales, o trabaja con tablas dinámicas.

Lo que ya sabes hacer con fórmulas de Excel

• Escribir una fórmula que empieza por = y entender las cinco piezas que la forman: signo igual, referencias, operadores, funciones y constantes.
• Multiplicar, sumar y contar celdas con SUMA, CONTAR y CONTARA, y decidir entre referencia con $ (absoluta) o sin él (relativa) según si vas a copiar la fórmula.
• Clasificar datos con SI y anidar varias SI para resolver casos con más de dos salidas, sabiendo que a partir de tres conviene SI.CONJUNTO o una tabla auxiliar.
• Cruzar dos hojas con BUSCARV usando una clave común, y envolverlo en SI.ERROR para que los datos faltantes no muestren #N/A.
• Unir textos con CONCAT o con &, y dar formato a fechas y números con TEXTO, que devuelve el valor como texto.

El siguiente paso es aprender tablas dinámicas para resumir miles de filas sin escribir fórmulas y formato condicional para que las celdas se coloreen solas según su valor. Con esas dos herramientas, una hoja de ventas como la que has montado aquí se convierte en un cuadro de mando en unos minutos.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al escribir fórmulas en Excel