Finanzas en Excel y Hojas de cálculo de Google: compararlas y usarlas

Un presupuesto mensual puede construirse con las mismas ideas en Excel y en Hojas de cálculo de Google: registrar ingresos, separar gastos, calcular totales y comprobar el balance. En este tutorial usarás un libro .xlsx llamado Finanzas del mes.xlsx y aprenderás aPASarlo entre ambas herramientas sin perder de vista los cálculos.

Las fórmulas básicas que se muestran aquí existen en Excel y Google Sheets. Las herramientas avanzadas no son idénticas: Power Query está integrado en Excel desde la versión 2016, Power Pivot también depende de la versión y de la licencia, y VBA no se traslada a Google Sheets. Los datos y pasos de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Qué es trabajar con finanzas en Excel y Google Sheets

Un presupuesto mensual es una hoja donde agrupas los ingresos, los gastos y la diferencia entre ambos. En nuestro libro, la hoja Presupuesto tendrá tres bloques: ingresos, gastos y balance. Las categorías permiten revisar si el alquiler, la comida o el transporte están siguiendo el comportamiento previsto.

Excel y Google Sheets permiten hacer este cálculo básico. La diferencia aparece cuando se añaden tablas dinámicas, Power Query, Power Pivot, macros VBA o formatos condicionales complejos: no todas esas herramientas viajan de la misma manera entre los dos programas.

Qué funciones financially shares cada hoja de cálculo

Para este presupuesto no necesitas una función financiera especializada. Las fórmulasShared·funciones% de hoja de cálculoShared·componente

=SUMAR(B2:B4)

=SUMAR(B7:B10)

=B5-B11

La función SUMAR (SUM) suma un rango. El operador - resta el total de gastos al total de ingresos. Estas operaciones funcionan tanto en Excel como en Google Sheets.

No todas las funciones tienen el mismo nombre o disponibilidad. Por ejemplo, HOJAS (SHEETS), que devuelve la cantidad de hojas de una referencia, existe desde Excel 2013. En Google Sheets no se utiliza para calcular el balance. Para este libro, las fórmulas simples son más claras y se pueden leer sin archivos auxiliares.

Un presupuesto mensual con ingresos, gastos y balance

Para construir el libro, abre Excel o Google Sheets y crea una hoja llamada Presupuesto. La hoja tendrá encabezados y celdas de cálculo; no necesitas dar formato especial para que las fórmulas funcionen.

1. En Excel, selecciona la pestaña Insertar > Hojas de trabajo > Hoja y escribe Presupuesto en el cuadro de nombres. En Google Sheets, haz clic en el signo + de la barra inferior y cambia el nombre de la hoja.
2. Selecciona la celda A1 y escribe Presupuesto mensual.
3. En A3, escribe Ingresos.
4. En A7, escribe Gastos.
5. En A12, escribe Balance.

Después escribirás los valores y las fórmulas. Todas las referencias corresponden a esta hoja y a los datos que aparecen más abajo.

Registrar los ingresos del mes

Escribe los tres ingresos del mes en las celdas B2, B3 y B4. Después calcula el total en B5 con SUMAR (SUM), una función disponible en ambos programas.

En la hoja real, el importe se puede introducir como número con formato de moneda; la palabra «euros» solo aparece aquí para identificar el ejemplo. Si escribes 1500 en B2, 350 en B3 y 100 en B4, el resultado será 1.950.

Clasificar los gastos fijos y variables

Ahora añade los cuatro gastos. La categoría sirve para separar gastos fijos, como el alquiler, de gastos variables, como la comida o el transporte. Supplies es un gasto variable de trabajo.

En la práctica, escribe los importes numéricos en B7:B10 y coloca Total de gastos en A11. Si quieres distinguirlos visualmente, puedes filtrar por la categoría; para el cálculo del balance solo es necesario sumar el rango.

Calcular el balance después de sumar los gastos

Con los totales ya calculados, el balance se obtiene restando el total de gastos al total de ingresos. En B12 escribe la fórmula siguiente:

=B5-B11

Después arrastra no es necesario: es una sola fórmula. Para comprobar los gastos sin escribir una fórmula adicional, selecciona B7:B10 en Excel y mira la barra de estado. Allí deberían aparecer el Promedio, Recuento y Suma.

Abrir y editar el presupuesto en cada herramienta

Para compartir el presupuesto sin perder el formato del libro, guarda el archivo como Finanzas del mes.xlsx. En Excel, el procedimiento normal es Archivo > Guardar como y, en el tipo de archivo, elegir *Libro de Excel (.xlsx)**.

Después puedes subirlo a Google Drive y abrirlo con Google Sheets. Sheets permite abrir y editar archivos .xlsx subidos a Google Drive en modo Office, sin convertirlos obligatoriamente, o convertirlo a su formato propio si prefieres trabajar con una copia nativa.

1. En Excel, selecciona la ruta:

1. Guarda el archivo como Finanzas del mes.xlsx.
2. Abre Google Drive y sube ese archivo.
3. Haz doble clic sobre el archivo para abrirlo en Google Sheets.
4. Revisa que la hoja se llame Presupuesto y que los importes estén en las mismas celdas.
5. Si editaste la copia en Sheets, selecciona Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) para crear una copia de Excel.

Google Drive mantiene el archivo disponible para colaboración, pero una descarga es una copia local. Si después cambias esa copia en Excel, debes subirla de nuevo para compartir los cambios.

Qué se pierde al pasar entre Excel y Google Sheets

No todo el contenido de un libro .xlsx tiene el mismo comportamiento en ambos programas. La hoja de cálculo y las fórmulas simples suelen conservarse; las herramientas avanzadas requieren una revisión adicional.

La información oficial de Google confirma que Sheets abre y edita archivos .xlsx subidos a Google Drive en modo Office o puede convertirlos a su formato. También indica que la descarga de una hoja como Microsoft Excel crea un archivo .xlsx.

Detectar y corregir diferencias en el presupuesto

El primer error visible es que el balance no coincide con lo esperado. Puede ocurrir porque una fórmula quedó desplazada al copiarla o porque se editó una celda de datos sin updating las referencias.

BUSCARV devuelve #N/A aunque el dato está

Este error corresponde a BUSCARV (VLOOKUP), aunque no es necesario usarla en este presupuesto. Si añades una búsqueda y aparece #N/A, el valor buscado no coincide exactamente con el dato de la tabla o no está en la columna de consulta. Revisa los espacios, el formato del texto y que el argumento FALSO esté configurado para exigir coincidencia exacta.

=BUSCARV(E2;A2:C10;3;FALSO)

Para este libro, la solución es comprobar primero los ingresos y gastos en sus celdas originales. Si solo necesitas el total, utiliza SUMAR y la resta del balance.

El balance muestra un resultado distinto

Si B12 no muestra 1.000 euros, revisa que B5 sea 1.950 y B11 sea 950. Si una celda contiene texto como 600 euros en lugar de un número, SUMAR puede omitirla.

=B5-B11

Corrige los datos para que sean números. El formato con moneda puede seguir mostrando «euros», pero el valor subyacente debe ser 600.

Una fórmula muestra #¿NOMBRE?

Si al abrir el archivo aparece #¿NOMBRE?, puede faltar una función en el programa o haberse escrito un nombre que no corresponde a esa hoja de cálculo. Las funciones básicas de este tutorial se pueden sustituir por sumas y restas.

=SUMAR(B7:B10)

Para este libro, comprueba que B11 contiene esa fórmula y no una función exclusiva del otro programa.

Los formatos cambian al descargar

Si el archivo sigue calculando bien pero cambia el color, el tamaño o el formato de moneda, no es necesariamente un error de cálculo. Revisa los formatos y vuelve a aplicar el estilo en Excel o Sheets. Guarda una copia antes de modificar el archivo original.

Elegir Excel o Google Sheets para tus finanzas

Si tu presupuesto necesita fórmulas sencillas, categorías y un balance, las dos opciones sirven. La diferencia decisiva aparece cuando quieres compartir el archivo con varias personas, editarlo desde el navegador o conservar herramientas avanzadas del ecosistema de Excel.

• Usa Presupuesto para los ingresos, gastos, categorías y el balance.
• Guarda una copia .xlsx antes de añadir herramientas avanzadas.
• Comprueba los totales después de abrir, editar o descargar el archivo.
• Elige Excel cuando necesites mayor compatibilidad con funciones de escritorio.
• Elige Google Sheets cuando la colaboración en línea sea prioritaria.

La información sobre la integración entre ambos programas está documentada por Google en su ayuda sobre archivos de Google Drive, y las funciones de hoja de cálculo se pueden consultar en la ayuda oficial de Microsoft.

Dudas al usar Excel y Google Sheets para finanzas