Gastos mensuales en Hojas de cálculo de Google: control y gráficos

Un control de gastos mensuales en Hojas de cálculo de Google sirve para anotar cada compra, comparar importes y visualizar cómo se distribuye el dinero. En este tutorial usarás Google Sheets, no las hojas internas de un libro de Excel, y aprenderás a montar un libro «Gastos mensuales» con registro, resumen, gráficos y categorías.

El archivo está pensado para Google Sheets y para su versión de escritorio. También podrás exportarlo a .xlsx y abrirlo en Excel, pero algunas funciones de Google Sheets no se trasladan: las macros VBA no pasan, y Power Query, Power Pivot o funciones exclusivas de Excel pueden no estar disponibles en el archivo exportado. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un control de gastos mensuales

Un control mensual registra los gastos para saber cuánto se ha consumido, en qué categorías y quién los pagó. En el libro de ejemplo, cada fila representa un gasto real: fecha, descripción, factura, importe, categoría, enlace y persona.

La hoja «Gastos» será el registro central. La hoja «Resumen» usará esos datos para mostrar totales y gráficos. Así puedes escribir una compra sin alterar los cálculos y comparar los meses de octubre y noviembre.

Las pestañas de una plantilla de gastos

La plantilla separa el trabajo en tres bloques. En «Gastos» escribes una fila por movimiento. En «Resumen» consultas totales, gráficos y periodos. En «Listas» guardas las categorías y, si hacen falta, otras listas auxiliares.

Las pestañas auxiliares pueden ocultarse para reducir distracciones. No hace falta escribirlas cada mes: solo se modifican cuando cambias las categorías o la estructura del libro.

• Gastos: fechas, descripciones, facturas, importes, categorías, enlaces y personas.
• Resumen: fórmulas, totales mensuales y gráficos.
• Listas: categorías del menú desplegable.
• Configuración: datos de ayuda para el panel, como el número de días que se muestran.

Crear una hoja para apuntar cada gasto

En Google Sheets, abre tu archivo y crea una pestaña llamada «Gastos». Escribe los encabezados en una sola fila y añade varias filas debajo. Mantén cada dato en su columna para que los filtros y las fórmulas funcionen.

1. Pulsa el botón + junto a las pestañas para crear una hoja.
2. Escribe Gastos como nombre de la pestaña.
3. En A1:G1 escribe: Fecha, Descripción, Factura, Importe, Categoría, Enlace y Persona.
4. Escribe los cuatro gastos de ejemplo en las filas 2 a 5.
5. Formatea A2:A5 como fecha y D2:D5 como número con dos decimales.

Introducir fechas, categorías e importes

Escribe las fechas como 01/10/2026 y 05/11/2026. Si Google Sheets muestra una fecha distinta, usa Formato > Número > Fecha en la columna A. Los importes deben ser números: 45,00, 78,50, 52,30 y 210,00.

La suma de octubre es 175,80: 45,00 + 78,50 + 52,30. November suma 210,00. Estas cifras servirán para comprobar el resumen.

Añadir el enlace del recibo

En la columna F, pega el enlace del recibo guardado en Google Drive. Usa el botón «Insertar > Enlace» si el texto se convierte en dirección automática, y comprueba que el enlace apunte al archivo correcto, no a una carpeta.

1. Selecciona F2.
2. Pega la URL del recibo.
3. Arrasta el controlador de relleno hasta F5.
4. Abre cada enlace con Ctrl y comprueba el archivo o la imagen del recibo.

Crear el resumen de gastos por mes

Crea una pestaña «Resumen». En A1:B3 escribe los meses y, en B1:B3, calcula el importe de cada mes con SUMAR.SI (SUMIF). La función compara las fechas de «Gastos» con el intervalo del mes y suma los importes correspondientes.

La función utiliza punto y coma en estos ejemplos. En una configuración regional donde el separador es la coma, you'll write the same arguments with commas.

=SUMAR.SI(Gastos!A:A;">="&DATE(2026;10;1);Gastos!A:A;"<"&DATE(2026;11;1);Gastos!D:D)
=SUMAR.SI(Gastos!A:A;">="&DATE(2026;11;1);Gastos!A:A;"<"&DATE(2026;12;1);Gastos!D:D)

Convertir los gastos en gráficos útiles

Los gráficos hacen visible el patrón: qué mes consume más dinero y qué categoría ocupa mayor parte del total. En «Resumen», selecciona los datos que quieres representar y crea un gráfico de columnas para los meses y otro circular para las categorías.

1. Selecciona A1:B3 en «Resumen».
2. Abre Insertar > Gráfico.
3. Elige Columnas y usa A1:B3 como datos.
4. Cambia el título a Gastos por mes.
5. Repite con una tabla de categorías y sus totales para crear el gráfico circular.

Filtrar el registro antes de graficar

Un filtro permite comprobar una categoría o un mes sin borrar filas. Selecciona A1:G5, activa Datos > Crear filtro y usa las flechas de las cabeceras para ocultar, por ejemplo, todos los gastos que no sean de octubre.

Los gráficos que creó el panel deben usar el rango completo o una tabla conectada al registro. Si el gráfico se queda con datos filtrados, comprueba su rango antes de tomar una conclusión.

Ajustar el periodo que muestra el panel

En la parte superior de «Resumen», coloca un control para los días que quieres consultar. Puedes usar una celda con el valor 365 y una etiqueta como Últimos días.

La plantilla puede mostrar por defecto los últimos 365 días. Para cambiarlo, edita el número y revisa que las fórmulas del panel lean esa celda. Al probar, usa 30 para un periodo mensual y 7 para una revisión semanal.

Personalizar las categorías del menú

Las categorías iniciales son Air & Trans., Lodging, Fuel, Meals & Tips, Phone y Entertainment. Sustitúyelas por categorías propias y conserva el mismo criterio en todo el archivo.

1. Crea o abre una pestaña «Listas».
2. En A2:A7 escribe Transporte, Comidas, Combustible, Alojamiento, Teléfono y Ocio.
3. Selecciona E2:E5 en «Gastos».
4. Abre Datos > Validación de datos.
5. En «Permitir», elige Lista.
6. En «Origen», escribe =Listas!A2:A7.
7. Pulsa Aceptar.

Compartir el archivo y proteger el panel

Comparte la copia con permiso de editor para que cada persona añada gastos. Protege «Resumen» y deja «Gastos» editable. En Google Sheets, la opción aparece como Datos > Protect sheets and ranges.

1. Abre Compartir en la esquina superior derecha.
2. Añade a las personas que registrarán gastos con permiso Editor.
3. Selecciona la pestaña Resumen.
4. Abre Datos > Protect sheets and ranges.
5. Elige proteger la hoja y escribe una descripción de la regla.
6. Confirma que Gastos queda editable.

Exportar el control de gastos a Excel

Descarga una copia en formato .xlsx desde Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). Después abre el archivo descargado en Excel y revisa las hojas y los valores admitidos.

1. Abre Archivo en Google Sheets.
2. Elige Descargar.
3. Selecciona Microsoft Excel (.xlsx).
4. Abre el archivo en Excel.
5. Comprueba que aparecen «Gastos», «Resumen» y «Listas».

La exportación conserva los valores, las hojas y los gráficos compatibles. No se deben esperar macros VBA, Power Query ni funciones exclusivas de Excel en Google Sheets. El archivo exportado se puede abrir en Excel, pero algunas fórmulas de Google Sheets necesitarán revisión.

Qué revisar cuando los datos no coinciden

Si el registro tiene filas vacías dentro del rango usado por una fórmula, el total puede parecer correcto en una prueba y cambiar al añadir más filas. Mantén una fila por gasto y evita mezclar categorías en la misma columna. El resumen debe tomar siempre datos de «Gastos»; no escribas totales a mano en «Resumen».

Para ampliar el libro, revisa que las categorías existan en «Listas» y que los gráficos incluyan el rango completo. Si el registro creciera hasta un millón de filas, habría que revisar el diseño, las tablas y el rendimiento del panel antes de mantener la misma estructura.

Lo que ya sabes hacer con tus gastos mensuales

• Separar el registro de datos del cuadro de mandos.
• Calcular totales mensuales con SUMAR.SI (SUMIF).
• Crear gráficos de columnas y circulares.
• Filtrar categorías o periodos sin borrar movimientos.
• Personalizar el menú de categorías.
• Compartir el archivo y proteger el panel.
• Exportar el resultado a Excel en formato .xlsx.

Siguiente paso: añade un nuevo gasto real a «Gastos», comprueba que el resumen lo incluye y guarda una copia del archivo.

Dudas al organizar gastos mensuales en Google Sheets