Aplicación de Excel: cómo abrirla y empezar tu primera hoja

La aplicación de Excel es el programa de hojas de cálculo de Microsoft: un libro con cuadrículas donde los números, los textos y las fórmulas conviven y se actualizan solos al cambiar un dato. En este tutorial verás qué es, qué versiones existen, cómo conseguirla gratis o de pago, cómo abrir tu primer libro y cómo guardarlo bien. Al terminar tendrás un presupuesto familiar en un archivo .xlsx listo para reutilizar cada mes.

Qué es la aplicación de Excel y para qué sirve

Excel es el programa de hojas de cálculo de Microsoft. Un archivo de Excel se llama libro y dentro tiene hojas (las pestañas de abajo); cada hoja es una cuadrícula de celdas ordenadas por letras (A, B, C…) en las columnas y por números (1, 2, 3…) en las filas. En una celda puedes escribir un número, un texto o una fórmula que haga cuentas sola.

Con Excel se hacen desde una lista de la compra hasta el cierre mensual de una empresa. Sus cuatro usos reales son: ordenar datos en tablas, hacer fórmulas que calculen por ti, dibujar gráficos a partir de esos datos y resumir mucha información con tablas dinámicas. Si necesitas algo más automático, tiene un lenguaje propio (VBA) y, en las versiones modernas, también ejecuta scripts de Python dentro de la hoja.

El caso más claro para empezar es un presupuesto familiar mensual: apuntas los conceptos en una columna (salario, alquiler, luz, mercado, transporte), los importes en otra, sumas ingresos, restas gastos y ves de un vistazo si el mes cierra en positivo. Si a eso le sumas un gráfico de columnas con los gastos por categoría, tienes en una hoja el control del mes.

Dónde se puede usar Excel y en qué se diferencia cada versión

Excel de escritorio: Windows y Mac

Es la versión completa, la que se instala en el ordenador. Trae todas las funciones, VBA, Power Query, tablas dinámicas con todas sus opciones y conexión con bases de datos. Funciona sin internet una vez activado. Necesita una licencia de pago: Microsoft 365 (suscripción), Office LTSC 2024 o Office LTSC 2021 (compra única). Excel 2021 sigue recibiendo soporte estándar hasta el 13 de octubre de 2026, según el ciclo de vida de Microsoft.

Excel para la web (gratuito)

Se abre en el navegador desde excel.cloud.microsoft o desde OneDrive. Usa el mismo motor que el de escritorio, así que abre y edita los mismos archivos .xlsx. Lo que no tiene es VBA: las macros no se ejecutan. En su lugar se automatiza con Office Scripts, un lenguaje basado en JavaScript que graba y edita pasos. Power Query está, pero con menos menús que en el escritorio.

Excel para móviles

Hay app para Android, iPhone y iPad. La edición básica es gratis con cuenta de Microsoft; las funciones avanzadas (tablas dinámicas completas, Power Query, algunas fórmulas nuevas) piden suscripción a Microsoft 365. Está pensada para mirar una hoja, retocar un número y aprobar un presupuesto sobre hojas en la nube, no para crear modelos complejos.

Los planes que existen para conseguir Excel

Excel sin pagar nada

Sin pagar nada tienes dos caminos. El primero es la versión web: entras en excel.cloud.microsoft con una cuenta gratuita (Outlook, Hotmail, Live, Gmail…) y abres un libro desde OneDrive o desde cero. El segundo es la app de móvil: la descargas de la tienda, inicias sesión y abres libros de OneDrive o creados en el móvil. Sin licencia no puedes instalar Excel de escritorio en el ordenador.

Excel con Microsoft 365 Personal, Familia o Empresa

Con la suscripción a Microsoft 365 Personal obtienes Excel de escritorio (Windows y Mac), Excel móvil sin anuncios, 1 TB en OneDrive y, según el plan, el asistente Copilot integrado en Excel. Familia extiende lo mismo a seis personas, cada una con su 1 TB. Los planes Empresa añaden administración centralizada, directivas de seguridad y, en algunos, audio conferencing. Para una familia, Personal suele bastar; para una pyme, los planes Empresa.

Abrir Excel por primera vez y crear un libro

Las partes de la pantalla que vas a usar

Arriba está la cinta de opciones, con pestañas como Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos. Debajo, a la izquierda, el cuadro de nombres (te dice qué celda está seleccionada, por ejemplo A1) y, a su derecha, la barra de fórmulas (lo que esa celda contiene de verdad: la fórmula, no el resultado). En el centro, la cuadrícula con celdas. Abajo del todo, las pestañas de hoja (Hoja1, Hoja2…) y la barra de estado, que con un rango numérico seleccionado enseña Suma, Recuento y Promedio sin escribir nada.

Guardar el libro en el formato correcto

1. Pulsa Ctrl+G para guardar.
2. Si es la primera vez, aparece el panel Guardar como: elige Este PC o OneDrive.
3. Escribe el nombre, por ejemplo Presupuesto familiar, y elige el formato:

– Libro de Excel (.xlsx): el formato normal, el que se usa siempre. – Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm): si el archivo tiene VBA o macros grabadas. – CSV (separado por comas) (.csv): solo texto plano, pierde fórmulas y formatos. – Libro de Excel 97-2003 (.xls): solo si alguien sigue usando Excel 2003 o anterior; tiene 65.536 filas como máximo.

Instalar Excel en el ordenador y en el móvil

En Windows y Mac

1. Entra en account.microsoft.com con tu cuenta.
2. Si tienes una suscripción, ve a Servicios y suscripciones y pulsa Instalar junto a Microsoft 365.
3. Ejecuta el instalador descargado y, al terminar, abre Excel.
4. Inicia sesión con la misma cuenta y comprueba en Archivo > Cuenta qué licencia aparece activa.
5. Para asegurarte de que está al día, ve a Archivo > Cuenta > Opciones de actualización y pulsa Actualizar ahora.

En Android, iPhone y iPad

1. Abre la tienda de apps del dispositivo.
2. Busca Microsoft Excel (publicado por Microsoft Corporation).
3. Pulsa Instalar y, cuando termine, abre la app.
4. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
5. Toca Abrir y elige entre un libro de OneDrive o un archivo local del móvil.

Problemas típicos al abrir o instalar Excel

Excel pide usuario y contraseña o se cierra solo

Si al abrir Excel aparece una ventana pidiendo usuario y contraseña o se cierra nada más arrancar, lo más probable es que la licencia no se reconoce. Lo normal es que sea la primera vez que lo abres después de instalar o que hayas cambiado de cuenta. Ciérralo si está abierto, ve a Archivo > Cuenta > Cerrar sesión, vuelve a abrirlo e inicia sesión con la cuenta que tiene la suscripción. Si sigue igual, abre Excel como administrador (clic derecho sobre el icono > Ejecutar como administrador) y repite. Si el archivo que abres es .xls de hace muchos años, Excel puede abrirlo solo en modo de lectura por seguridad.

Un libro no se abre o se ve raro en el móvil

Tres casos típicos. Primero, las tablas dinámicas se ven en el móvil, pero con menos opciones: algunas segmentaciones y campos calculados solo están en el escritorio. Segundo, las fórmulas más nuevas (BUSCARX, LET, LAMBDA) están en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en versiones anteriores la celda devolverá #¿NOMBRE?. Tercero, los archivos con macros VBA no se ejecutan ni en Excel para la web ni en la app de móvil: para que el libro funcione entero hay que abrirlo en el escritorio o convertir las macros a Office Scripts.

Lo que Excel no hace o hace a medias

Excel no ejecuta macros VBA en la web ni en el móvil: allí se automatiza con Office Scripts. Tampoco abre archivos .docx de forma nativa (Word y Excel son programas distintos); lo que se hace es copiar la tabla de Word y pegarla en Excel con Inicio > Portapapeles > Pegar para que ocupe celdas. No convierte una imagen en una tabla sola con un clic de forma nativa; la función Insertar > Datos > Desde imagen ayuda, pero hay que revisar el resultado. Copilot sí puede leer una foto de una tabla y pasarla a celdas, pero depende de la licencia y del canal de actualizaciones. Por último, los archivos .csv pierden los formatos, los colores y las fórmulas al guardar: solo guardan los valores, en texto plano, con una hoja.

Lo que ya sabes hacer con la aplicación de Excel

• Ya sabes qué es Excel, un libro y una hoja, y para qué sirve (tablas, fórmulas, gráficos, tablas dinámicas).
• Ya sabes dónde se usa: escritorio, web y móvil, y qué trae cada uno.
• Ya sabes cómo se consigue: gratis en la web y el móvil, de pago con Microsoft 365 Personal, Familia o Empresa.
• Ya sabes cómo se abre: con la cuenta de Microsoft desde la app o desde excel.cloud.microsoft.
• Ya sabes cómo se guarda: Ctrl+G, en formato .xlsx para todo, .xlsm si tiene macros, .csv solo para pasar datos a otro sistema.
• Ya sabes qué no hace: VBA no funciona en la web, los .csv pierden los formatos y las fórmulas nuevas no están en todas las versiones.

El siguiente paso es practicar fórmulas en este mismo libro: añade una columna con el porcentaje de cada gasto sobre el total usando =B2/$B$7 y dale formato de porcentaje en Inicio > Número > Porcentaje.

Dudas al empezar con la aplicación de Excel