Excel para administrar gastos: crea un presupuesto que funciona

Un presupuesto en Excel es una hoja donde apuntas lo que entra y lo que sale, y unas fórmulas que suman lo que has gastado por categoría y te dicen cuánto te queda del mes. Con eso y un par de gráficos ya tienes controladas las cuentas de casa: ves dónde se va el dinero, detectas las categorías que se pasan del límite y decides qué recortar el mes que viene. Al terminar este tutorial tendrás una hoja propia con datos, totales, alertas visuales y un gráfico, y sabrás replicarla cada mes.

Esto funciona en cualquier Excel moderno (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016); en Excel para la web también, aunque algunas rutas de la cinta cambian de sitio. Las funciones que usamos (SUMA, SUMAR.SI, SI) existen en todas esas versiones. Para los ejemplos usamos el separador de argumentos con punto y coma, el habitual en España; en Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) el separador es la coma.

Excel para administrar gastos: qué resuelve y cómo se organiza

Imagina la hoja de gastos de una casa durante un mes: tres personas, alquiler, mercado, suministros, transporte y algo de ocio. Si solo apuntas los importes en un papel, a final de mes no sabes en qué se fue el dinero. Si los apuntas en una hoja de cálculo con columnas bien definidas, puedes sumar por categoría, comparar con lo que tenías previsto y ver qué mes se descontroló.

La estructura mínima útil es esta: una fila por gasto con Fecha, Categoría, Descripción e Importe; una zona de Totales con la suma de cada categoría y el total del mes; y, si quieres, un Gráfico que muestre la distribución. Todo en la misma hoja para empezar; cuando crezca, se separa en una hoja por mes y un resumen anual.

Con esta tabla ya puedes hacer algo que en papel es trabajoso: filtrar por categoría, sumar el mes y ver que entre alquiler, mercado, suministros, transporte y ocio llevas 1.140,60. Lo siguiente es convertir esos cálculos en fórmulas para no tener que rehacerlos a mano cada vez que entra un gasto.

Las partes de una hoja de gastos que sí necesitas

No hace falta montar una hoja enorme para controlar gastos. Lo que da resultado es lo justo: una tabla para registrar, una zona de fórmulas para totalizar y, cuando ya esté rodada, un gráfico para ver de un vistazo. Cualquier cosa que no uses en dos meses, sobra.

Datos de entrada para registrar cada gasto

La tabla de gastos es la parte que se rellena a mano cada vez que pagas algo. Cuanto más simple, más la usarás. Cuatro columnas bastan: Fecha (día del gasto, en formato fecha para que Excel la reconozca), Categoría (etiqueta corta que se repita siempre igual, sin tildes ni mayúsculas distintas), Descripción (una nota libre, por si te apetece recordar) e Importe (en formato número, con dos decimales, en positivo aunque sea un gasto).

Una buena costumbre: la categoría se escribe siempre igual (por ejemplo, "Mercado" y nunca "mercado" o "Mercados"). Si la escribes de dos formas, los totales se reparten entre las dos y la suma no coincide con lo que esperabas.

Fórmulas para calcular totales y comprobar el saldo

Para sumar el importe de todos los gastos del mes, la fórmula es SUMA. En la celda donde quieras el total, escribe:

=SUMA(D2:D8)

Si conviertes los datos en tabla de Excel (como en el consejo anterior), la fórmula pasa a ser =SUMA(Tabla1[Importe]), que se entiende sola: "suma toda la columna Importe". La ventaja es que al añadir una fila nueva, la fórmula se amplía sola y no hay que tocarla.

Si quieres el total por categoría, usa SUMAR.SI (en inglés, SUMIF). Por ejemplo, el total de "Mercado":

=SUMAR.SI(B2:B8;"Mercado";D2:D8)

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D8;B2:B8;"Mercado")

Ambas formas valen; la segunda usa SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) por si más adelante quieres añadir más condiciones (por ejemplo, solo un mes concreto).

Para el saldo del mes (lo que te queda de los ingresos tras los gastos), basta con una resta:

=B1-SUMA(D2:D8)

donde B1 son los ingresos previstos del mes. Si lo combinas con un formato condicional que ponga en rojo los saldos negativos, ves de un vistazo los meses en los que te has pasado.

Gráficos para ver en qué gastas más

Un gráfico de barras o un circular sobre la columna de importes, agrupado por categoría, te enseña de un vistazo dónde se concentra el gasto. Para crearlo: selecciona los datos de la tabla, ve a Insertar > Gráficos y elige el tipo que prefieras (uno circular o uno de barras horizontales suele funcionar bien para pocas categorías).

Al añadir un gasto nuevo a la tabla, el gráfico se actualiza automáticamente (sobre todo si la tabla es una tabla de Excel). Así no tienes que regenerar el gráfico a mano cada mes.

Crear un presupuesto mensual con una plantilla

Si no quieres empezar de cero, en Excel para la Web hay plantillas gratuitas de presupuesto personal y familiar con las fórmulas ya escritas. La ruta más directa: abre Excel para la Web, busca "presupuesto mensual" en la galería de plantillas y abre una de las versiones en español.

Las plantillas de "Presupuesto mensual", "Presupuesto personal simple" o "Presupuesto familiar" traen ya las categorías típicas, los totales calculados y, en algunos casos, un gráfico. Lo que tienes que hacer al abrirla es personalizarla: cambiar las categorías, completar los importes previstos y empezar a registrar los reales.

Personalizar las categorías de ingresos y gastos

Por defecto, las plantillas suelen traer categorías genéricas como "Vivienda", "Comida", "Transporte" o "Ocio". Si tus gastos reales son distintos, cámbialas. Por ejemplo, sustitúyelas por "Alquiler", "Mercado", "Suministros", "Transporte", "Ocio" y "Ahorro".

La columna Previsto es lo que pensabas gastar; la columna Real, lo que llevas gastado; la columna Diferencia te dice cuánto te queda (positivo) o cuánto te has pasado (negativo). Para la celda del total, en B8, escribe =SUMA(B2:B7). Copia esa fórmula a C8 y a D8.

Registrar gastos reales sin rehacer el presupuesto

A medida que gastas, vuelca los movimientos en la columna Real o, si tu plantilla separa el presupuesto de los gastos, en una tabla aparte con fecha, categoría e importe. Lo importante es que el orden sea siempre el mismo: apunte primero, suma después.

Para que la categoría "Mercado" sume automáticamente sin tocar el rango cada vez que añades una fila, usa la fórmula en la hoja de presupuesto:

=SUMAR.SI('Gastos octubre'!B2:B100;'Presupuesto'!A2;'Gastos octubre'!D2:D100)

Donde 'Gastos octubre'!B2:B100 es la columna de categorías de la hoja de gastos, 'Presupuesto'!A2 es la categoría que quieres totalizar (por ejemplo, "Mercado") y 'Gastos octubre'!D2:D100 es la columna de importes. El rango va hasta la fila 100 para que, al añadir gastos, la fórmula siga sirviendo sin tocar nada.

Comparar el gasto proyectado con el real

La columna Diferencia de la hoja de presupuesto ya te dice, para cada categoría, cuánto te has pasado o cuánto te queda. La fórmula en D2 es:

=B2-C2

Cópiala al resto de la columna (D3, D4…). Un valor positivo (en negro) significa que aún tienes margen; un valor negativo (en rojo, si aplicas el formato adecuado) significa que te has pasado.

Ordenar la tabla por la columna Diferencia de menor a mayor (Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Ordenar de menor a mayor) te pone arriba las categorías más problemáticas.

Detectar categorías que se salen del presupuesto

Ver los números en una tabla está bien, pero cuando una categoría se pasa del límite, quieres notarlo de un vistazo. Para eso sirve el formato condicional: una regla que cambia el color de una celda automáticamente cuando se cumple una condición (por ejemplo, cuando el real supera al previsto).

Resaltar un gasto que supera su límite

Imagina que en la fila de "Ocio" el real ha subido a 95,00 y el previsto eran 80,00: te has pasado 15,00. Para que la celda C6 (o la fila entera) se ponga en rojo, aplica una regla de formato condicional sobre la columna Real o sobre la columna Diferencia.

En el cuadro de diálogo, elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica formato" y escribe:

=$D2<0

El $ antes de la D es importante: ancla la columna para que la regla mire siempre la columna D (la de Diferencia), pero la fila se adapte a cada fila. Sin el $, la regla se desplazaría y no funcionaría.

Revisar el mes con un gráfico actualizado

Con el formato condicional, las celdas problemáticas saltan a la vista, pero un gráfico puede contarte la historia de un mes en una sola imagen. Si tu plantilla ya incluye un gráfico de barras con las categorías, los previstos y los reales, al cambiar un importe el gráfico se refresca solo.

Fíjate en que el total de C8 ha cambiado: 850 + 144,5 + 94,1 + 30 + 95 + 0 = 1.213,60. La fórmula =SUMA(C2:C7) en C8 lo calcula sin que tengas que tocarla, y el gráfico, al estar basado en la tabla, muestra la barra de Ocio más alta que la prevista.

Corregir datos y fórmulas que rompen el control de gastos

Tres problemas típicos cuando una hoja de gastos empieza a fallar: el total no cuadra, las categorías aparecen duplicadas y un copiar y pegar trae formatos o valores que no esperabas. Casi siempre se arreglan con un vistazo a las fórmulas y a la escritura de los datos.

Un total que no cambia al añadir una fila

Síntoma: añades un gasto nuevo en la fila 9 y el total de la celda C8 sigue mostrando lo mismo de antes.

Mira la fórmula de C8. Si es =SUMA(C2:C7), cada fila nueva se queda fuera. Hay dos arreglos: o amplías el rango a mano (=SUMA(C2:C9)) o, mejor, conviertes la tabla en una tabla de Excel y la fórmula pasa a =SUMA(Tabla1[Real]), que se ajusta sola.

Fechas, importes o categorías escritos de forma distinta

Síntoma: el SUMAR.SI devuelve 0 o un número raro para una categoría que sabes que tiene gastos.

Casi siempre es porque la categoría está escrita de dos formas: "Mercado" y "mercado", o "Ocio" y "ocio ". Excel las trata como categorías distintas y el SUMAR.SI solo cuenta las que coinciden exactas con el criterio. Revisa la columna B y unifica:

1. Selecciona la columna B.
2. Ve a Inicio > Modificar > Buscar y seleccionar > Reemplazar.
3. Busca "mercado" y reemplázalo por "Mercado"; repite con cualquier otra variante.

Para los importes, el problema suele ser que un número se ha pegado como texto (aparece alineado a la izquierda en vez de a la derecha). Selecciónalo, haz clic en el triángulo amarillo que aparece y elige "Convertir a número". Si no hay triángulo, multiplica la celda por 1 en una celda auxiliar: =B2*1 y copia el resultado como valor encima.

Un archivo que se copió con formatos y cálculos inesperados

Síntoma: abres la plantilla, escribes tus importes y al guardarla aparecen formatos que no has pedido, totales que dan #¡REF! o celdas con fórmulas en otro idioma.

Esto pasa cuando copias y pegas desde otra aplicación (un PDF, una página web, otro Excel) y el pegado trae estilos, referencias rotas o fórmulas que no sirven en tu hoja. Revisa siempre después de pegar:

1. Mira la barra de fórmulas de las celdas pegadas: ¿la fórmula tiene sentido? Si ves algo como =#REF!, la referencia se ha roto.
2. Quita los formatos sobrantes: Inicio > Modificar > Borrar > Borrar formatos.
3. Si has pegado una tabla con fórmulas, repásalas una a una y reescríbelas con tus rangos.

Lo que puedes hacer con el presupuesto al terminar

Tienes una hoja con datos, fórmulas, un gráfico y alertas visuales. A partir de ahí, el trabajo de cada mes es sencillo: copiar la hoja, cambiar la fecha, seguir apuntando y revisar a final de mes qué categoría se ha descontrolado.

Guardar, compartir e imprimir el presupuesto

Para guardar el libro, usa Ctrl+G. Si quieres una copia en tu equipo, ve a Archivo > Guardar como > Descargar una copia (en Excel para la Web) o Archivo > Guardar como > Explorador de archivos (en el escritorio). El formato por defecto es .xlsx; si usas macros, .xlsm.

Para compartirlo con otra persona, en Excel para la Web usa el botón "Compartir" arriba a la derecha y elige si la otra persona solo puede ver o también editar. En el escritorio, el camino más limpio es guardarlo en OneDrive y compartir desde ahí.

Antes de imprimir (Archivo > Imprimir), revisa la vista previa: ajusta la orientación a horizontal si la tabla tiene muchas columnas y aplica "Ajustar a una página" en escala para que no se corte. Si la tabla es muy ancha, considera imprimir solo la hoja de resumen con los totales, no la tabla completa de gastos.

Ampliar el presupuesto a nuevos meses

Para llevar el seguimiento mes a mes, tienes dos opciones:

• Duplicar la hoja: clic derecho en la pestaña "Presupuesto" > Mover o copiar > "Crear una copia". Así tienes una hoja por mes con sus propias cifras.
• Ampliar la tabla de gastos: añade filas con la fecha de cada mes y usa SUMAR.SI.CONJUNTO con dos condiciones (categoría y mes) para los totales mensuales.

Si vas a tener un año entero en la misma hoja, usa una columna extra con el mes (por ejemplo, "2026-10") y filtra por ella cuando quieras ver solo un mes. La fórmula quedaría así:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D500;B2:B500;"Mercado";A2:A500;"2026-10")

donde A es la columna de fechas (como número de serie o como texto en formato "YYYY-MM"). Para que esto funcione bien, conviene tener las fechas como fechas de verdad, no como texto.

• Hoja con datos limpios, totales y gráfico actualizado.
• Formato condicional que avisa de las categorías pasadas.
• Fórmula de diferencia entre previsto y real.
• Plantilla lista para copiar a los meses siguientes.

El siguiente paso natural es añadir una hoja de Resumen anual con =SUMAR.SI.CONJUNTO que sume cada categoría para los doce meses del año, y un gráfico que compare los totales por mes. Con eso tienes el control de gastos completo.

Dudas al usar Excel para controlar tus gastos