Función SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

La función SI (en inglés IF) es la pregunta con dos respuestas de Excel: «si pasa esto, muestra esto; si no, muestra esto otro». Con ella decides, celda a celda, si una nota es Aprobado o Suspenso, si un pedido entra en promoción o si un cliente cumple los requisitos para un descuento.

En este tutorial vas a usarla sobre una hoja real, la de un profesor con seis alumnos, paso a paso. Empezarás con la fórmula más sencilla y terminarás anidando SI para clasificar en cuatro niveles, combinándola con Y y con O, y detectando los errores más típicos. La función SI está en todas las versiones de Excel desde 2007, y también en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es la función SI y para qué te sirve

Imagina la hoja de notas de tu clase: nombre del alumno, nota del examen, y una columna «Resultado» que debe poner «Aprobado» o «Suspenso» según la nota. Tú, sentado delante del papel, miras cada nota y decides. La función SI hace exactamente eso, pero sin que tú tengas que mirar nada: le das la pregunta y las dos respuestas, y ella decide por ti en cada fila.

La pregunta suele ser una comparación: «¿la nota es mayor o igual que 5?». Si se cumple, SI escribe «Aprobado»; si no se cumple, escribe «Suspenso». Esa misma idea sirve para mil casos: marcar como «Pagado» lo que ya se cobró, como «VIP» al cliente que gasta más de 1.000, o como «Stock bajo» el producto con menos de 10 unidades.

No es una función que sume ni que busque: SI evalúa, decide y devuelve uno de dos valores. Y siempre devuelve algo: si no le dices qué poner cuando no se cumple la condición, devuelve 0 (la palabra FALSO, sin comillas).

La sintaxis de SI y sus tres argumentos

La función SI tiene exactamente tres argumentos, en este orden, y todos se separan con punto y coma. Su forma general es:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])

Los corchetes del tercer argumento no se escriben: solo indican que es opcional. Si lo omites y la condición es FALSO, Excel escribe 0. La siguiente tabla resume los tres argumentos:

El primer argumento es la pregunta. El segundo y el tercero son las dos respuestas posibles. No hay un cuarto, y los tres se escriben dentro del paréntesis, en ese orden.

prueba_lógica: la comparación que decide

La prueba lógica es una comparación entre dos valores usando un operador: igual (=), mayor que (>), menor que (<), mayor o igual (>=), menor o igual (<=) o distinto de (<>). Excel la evalúa y la convierte en VERDADERO o en FALSO, que es lo que SI necesita para saber qué respuesta mostrar.

Un ejemplo sencillo, aplicado a la nota del alumno en B2, sería B2>=5: ¿la nota es mayor o igual que 5? Si la celda B2 contiene 7, la prueba es VERDADERO; si contiene 4,5, la prueba es FALSO.

La comparación puede comparar dos celdas (A2=B2), una celda con un número (B2>=5) o una celda con un texto fijo (C2="Sí"). Cuando el texto aparece en la fórmula, va siempre entre comillas dobles.

valor_si_verdadero y valor_si_falso: las dos respuestas

El segundo y el tercer argumento son las dos respuestas posibles. Aquí va una regla que conviene memorizar: el texto se escribe entre comillas dobles ("Aprobado"), los números se escriben sin comillas (1) y las referencias a celdas se escriben sin comillas (B2).

Si omites el tercer argumento, la fórmula es incompleta a ojos de Excel: cuando la prueba sea FALSO, la celda mostrará 0. Más adelante verás por qué eso confunde y cómo evitarlo.

=SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso")

En este ejemplo, la celda muestra "Aprobado" si B2 es 5 o más, y "Suspenso" en cualquier otro caso.

Tu primera SI en una hoja de notas

Abre un libro nuevo y crea la siguiente hoja en la pestaña "Notas":

1. En A1 escribe Alumno, en B1 Nota y en C1 Resultado. En A2:A7 los nombres, en B2:B7 las notas.
2. Selecciona C2 y escribe la fórmula =SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso"). Pulsa Entrar.
3. Vuelve a seleccionar C2, pon el cursor sobre el controlador de relleno (la esquinita verde inferior derecha) y arrástralo hasta C7.
4. Las seis celdas se rellenan con "Aprobado" o "Suspenso" según la nota de cada alumno.

Cambiar las respuestas a un número o a un cálculo

Las dos respuestas de SI no tienen que ser texto: pueden ser números, referencias o incluso cálculos. Esto es útil cuando luego vas a contar o sumar los resultados.

En la misma hoja, cambia C2 por la fórmula =SI(B2>=5;1;0) y arrastra hasta C7. La columna ahora muestra 1 para los aprobados y 0 para los suspensos. Con =SUMA(C2:C7) obtienes cuántos aprobaron, y con =CONTAR.SI(C2:C7;1) el mismo número, ya filtrado.

Otra variante útil es dejar la celda en blanco cuando no se cumple la condición. En D2 escribe =SI(B2>=5;B2;"") y arrastra hasta D7:

Operadores de comparación: el corazón de la prueba lógica

La prueba lógica de SI se construye siempre con un operador de comparación. Hay seis, y cada uno tiene un uso claro. La siguiente tabla los recoge con un ejemplo aplicado a la celda B2:

Un detalle importante: cuando comparas texto, Excel no distingue mayúsculas y minúsculas. =SI(B2="sí") se cumple tanto con "Sí" como con "sí" o "SÍ". Si necesitas que sí distinga, envuelve la comparación con la función IGUAL.

Varias condiciones: SI con Y, O y NO

A veces la pregunta no es una sola comparación, sino varias a la vez. Para eso SI se combina con las funciones Y, O y NO, que evalúan varias pruebas lógicas y devuelven un único VERDADERO o FALSO.

Crea una nueva pestaña llamada "Pedidos" con los siguientes datos:

La fórmula de D2 es =SI(Y(C2="Sí";B2>=50);B2*0,1;0): aplica un 10 % de descuento solo si el cliente es nuevo Y el importe es de 50 o más. La función Y devuelve VERDADERO únicamente cuando todas las comparaciones se cumplen; basta que una sea FALSO para que la Y devuelva FALSO.

La variante con O se usa cuando basta con que se cumpla una de las condiciones. Por ejemplo, =SI(O(C2="Sí";B2>=100);B2*0,1;0) descuenta si el cliente es nuevo O si el importe es alto, sin necesidad de que se den las dos cosas a la vez.

Combinar tres o más condiciones

Y y O admiten tantas comparaciones como necesites, y SI las envuelve igual. Imagina que en la hoja anterior añades una columna "Empleado" (E) con valores Sí o No, y quieres descontar si el importe es alto, o si el cliente es nuevo, o si hay un empleado de por medio:

=SI(Y(B2>=50;O(C2="Sí";D2="Sí"));B2*0,1;0)

Las tres comparaciones se anidan dentro de la Y y la O, y SI sigue teniendo solo tres argumentos. Una advertencia: Excel permite anidar hasta 64 funciones SI en una sola fórmula, pero a partir de tres niveles la fórmula se vuelve difícil de leer. En esos casos conviene pasarse a SI.CONJUNTO, que existe desde Excel 2019.

SI anidadas para clasificar en más de dos grupos

Cuando quieres más de dos respuestas (no solo Aprobado/Suspenso, sino Suspenso/Aprobado/Notable/Sobresaliente), SI se anida: una SI dentro de otra. La fórmula crece hacia la derecha, y cada nueva SI cubre el siguiente tramo.

En la pestaña "Notas", añade una columna E con el encabezado "Calificación" y escribe en E2:

=SI(B2>=9;"Sobresaliente";SI(B2>=7;"Notable";SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso")))

La fórmula se lee de fuera hacia dentro: si la nota es 9 o más, "Sobresaliente"; si no, mira la siguiente SI, y así. Hay tres SI en total y tres paréntesis de cierre al final. Arrástrala hasta E7.

A partir de Excel 2019 y en Microsoft 365 existe SI.CONJUNTO, que hace lo mismo sin anidar y se lee mejor:

=SI.CONJUNTO(B2>=9;"Sobresaliente";B2>=7;"Notable";B2>=5;"Aprobado";VERDADERO;"Suspenso")

Errores habituales al escribir una SI y cómo arreglarlos

Tres tropiezos típicos al empezar con SI: la fórmula devuelve #¿NOMBRE?, aparece un 0 que no pediste, o la comparación con texto nunca se cumple. Los tres tienen una causa clara y un arreglo de una línea.

Aparece #¿NOMBRE?

Lo que ves: en la celda aparece el error #¿NOMBRE? en vez del resultado.

Causa y arreglo: la fórmula está mal escrita, o el texto va sin comillas. Si escribes =SI(B2>=5;Aprobado;Suspenso), Excel busca una función o un nombre llamado Aprobado, no lo encuentra y devuelve el error. La solución es escribir el texto entre comillas dobles: =SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso"). En un Excel en español, escribir IF en vez de SI produce el mismo error.

La celda muestra 0 sin haberlo pedido

Lo que ves: en las filas que no cumplen la condición, la celda muestra un 0.

Causa y arreglo: falta el tercer argumento de SI, el valor_si_falso. Cuando lo omites, Excel pone 0 por defecto. La solución es añadirlo: si quieres que se quede en blanco, escribe "" (dos comillas dobles, una cadena vacía); si quieres otra cosa, escribe el valor que corresponda, como "Suspenso".

La comparación con texto nunca se cumple

Lo que ves: una fórmula como =SI(B2="Sí";"OK";"Revisar") siempre devuelve "Revisar", aunque la celda B2 contenga "Sí".

Causa y arreglo: suele ser un espacio sobrante o un carácter invisible pegado al texto. La solución es limpiar los datos con =ESPACIOS(B2) antes de comparar, o comparar en mayúsculas con =SI(IGUAL(MAYUSC(B2);"SÍ");"OK";"Revisar") para que tildes y mayúsculas no importen.

Lo que SI no hace y cuándo usar otra función

SI no distingue mayúsculas de minúsculas en las comparaciones de texto: para forzar esa distinción hay que envolver la comparación con IGUAL. SI tampoco busca valores en una lista: si lo que necesitas es un valor a partir de otro (un precio a partir de un producto, por ejemplo), la herramienta adecuada es BUSCARV (VLOOKUP) o, desde Excel 2021 y Microsoft 365, BUSCARX (XLOOKUP).

Si tienes más de dos o tres ramas, la SI anidada se vuelve ilegible. Ahí entra SI.CONJUNTO, disponible desde Excel 2019, que escribe cada condición en un par separado y se lee de izquierda a derecha. Para clasificaciones largas basadas en una tabla (tramos de IRPF, baremos, categorías) lo más limpio es montar una tabla auxiliar y resolver con BUSCARV aproximado.

La función SI está en todas las versiones de Excel desde 2007, en Excel para la web, para Mac y para móviles, así que no tendrás problemas de compatibilidad al usarla en fórmulas guardadas hace años.

Lo que ya sabes hacer con la función SI y el siguiente paso

• Escribir la sintaxis completa de SI con sus tres argumentos en el orden correcto.
• Cambiar las dos respuestas: texto entre comillas, número sin comillas, o una fórmula de cálculo.
• Anidar SI hasta tres niveles para clasificar en más de dos grupos.
• Combinar SI con Y, O y NO para evaluar varias condiciones a la vez.
• Detectar y arreglar los errores #¿NOMBRE? y el 0 inesperado del argumento omitido.

El siguiente paso natural es SI.CONJUNTO: la misma idea que las SI anidadas, pero con cada condición y su respuesta en pares independientes. Está en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y se lee mucho mejor cuando la clasificación tiene cuatro o más ramas.

Dudas al usar la función SI en Excel