Planilla de gastos mensuales personales en Excel: guía para empezar

Una planilla de gastos mensuales es una hoja donde registras lo que gastas y puedes compararlo con un presupuesto. En este tutorial crearás un libro para organizar movimientos como alquiler, supermercado, transporte, salidas, streaming y ahorro.

El ejemplo utiliza hojas, fórmulas SUMA (SUM) y SUMAR.SI (SUMIF), validación de datos y gráficos. Está pensado para Excel 2007 y posterior, y también se puede seguir en Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para la web y Excel para Mac.

Qué es una planilla de gastos mensuales y cómo organiza tu dinero

La planilla no solo guarda importes. También ayuda a separar lo que cubre una necesidad, lo que es un deseo y lo que decides ahorrar. Cada movimiento puede llevar una fecha, un concepto, una categoría, un importe, un tipo de gasto, un medio de pago y una nota.

En este libro, la hoja Registro será el cuaderno diario y la hoja Resumen mostrará los totales. El presupuesto se calcula con ingresos mensuales de 2.000. Con una regla orientativa 50/30/20, se reservan 1.000 para necesidades, 600 para deseos y 400 para ahorro.

Las partes de una planilla de gastos mensuales

La hoja Registro tiene siete columnas. La fecha permite ordenar los movimientos; el importe indica cuánto dinero salió; la categoría sirve para resumir; y el concepto explica qué purchased. El tipo de gasto distingue un movimiento normal de un ingreso si después añades esa posibilidad. El pago y las notas ayudan a identificar la operación.

En este libro, los datos quedan así:

Los totales no deben escribirse a mano. En B10 calcularás el importe total; en la hoja Resumen colocarás los cálculos por categoría.

Crear las categorías de necesidades, deseos y ahorro

Primero crea una hoja llamada Parametros. En A2:A4 escribe las tres categorías. Después añade el porcentaje orientativo y calcula el importe que corresponde a cada una.

1. Haz clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y elige Insertar.
2. Renombra la hoja como Parametros.
3. Escribe Necesidades, Deseos y Ahorro en A2, A3 y A4.
4. Escribe 50%, 30% y 20% en B2, B3 y B4.
5. En F1 escribe Ingreso mensual y en G1 2.000,00.

En C2 escribe esta fórmula y arrástrala hasta C4. La referencia absoluta mantiene fijo el ingreso mientras la fórmula se copia.

=$G$1*B2

Asignar porcentajes de referencia al presupuesto

La regla 50/30/20 sirve como punto de partida, no como obligación. Si el ahorro es una prioridad, puedes analizar 60/20/20: seis décimas para necesidades, dos para deseos y dos para ahorro. También puedes crear una regla propia, por ejemplo 55/25/20.

Registrar los gastos del día a día

Ahora añade los seis movimientos a la hoja Registro. Para evitar errores al escribir, coloca cada importe como número: no agregues letras ni el símbolo de moneda dentro de la celda. Los seis movimientos tienen que mantener los datos del ejemplo anterior.

1. Selecciona A1 y escribe los encabezados: Fecha, Importe, Categoría, Concepto, Tipo de gasto, Pago y Notas.
2. Registra las filas de la hoja mostrada.
3. Selecciona B2 y aplica el formato 0,00.
4. Selecciona B10 y escribe la fórmula del total.

=SUMA(B2:B7)

Para mostrar dos decimales, usa Ctrl+1, selecciona Número, elige una categoría y revisa Personalizada. Un formato como 0,00 cambia la apariencia, no el valor guardado.

Separar el gasto por categorías

En la hoja Resumen, crea una tabla auxiliar. En A2:A4 escribe las categorías y en B2:B4 calcula el importe de cada una. SUMAR.SI (SUMIF) suma solamente las filas que cumplen el criterio indicado.

1. En A1 escribe Categoría.
2. En B1 escribe Gastado.
3. Copia las categorías de la hoja Parametros.
4. En B2 escribe =SUMAR.SI(Registro!C2:C7;A2;Registro!B2:B7).
5. Arrastra B2 hasta B4.

La suma de B2:B4 coincide con B10 de la hoja Registro. Esa comprobación detecta errores de clasificación o de fórmula.

Comparar lo planeado con lo gastado

Ahora añade el presupuesto. Puedes copiarlo desde Parametros o escribirlo en la hoja Resumen. La diferencia se calcula restando el presupuesto al importe gastado: si aparece un valor negativo, esa categoría ya superó su límite.

En D2 escribe:

=C2-B2

Después arrastra la fórmula hasta D4. En B5 y C5 puedes usar =SUMA(B2:B4) y =SUMA(C2:C4). En D5 usa =SUMA(D2:D4).

Usar un gráfico para ver el reparto del gasto

El gráfico convierte el resumen en una lectura rápida. Selecciona A1:A4 y, manteniendo Ctrl, selecciona C1:C4 para comparar el importe gastado de cada categoría.

1. Selecciona las dos columnas.
2. Abre Insertar y elige un gráfico de columnas o circular.
3. Coloca el gráfico junto a la tabla.
4. Añade un título como Gasto por categoría.

Un gráfico circular muestra el reparto; uno de columnas facilita comparar mejor las categorías. Si añades movimientos, actualiza el gráfico o convierte el rango en una tabla para que incluya los nuevos datos.

Revisar los errores de una planilla de gastos

Una planilla solo es útil si los datos son reales y tienen el mismo formato. Revisa estas situaciones antes de confiar en el total:

• Una fecha escrita como texto puede ordenar mal las filas.
• Un importe como 18,00 € puede ignorarse al usar SUMA.
• Una categoría vacía no entra en el resumen.

En este libro, una fecha válida debe ser un dato de fecha, un importe debe contener solamente el número y cada movimiento debe tener una categoría.

Para corregir la fila de streaming, vuelve a escribir 18 en B6 y aplica el formato 0,00. Para corregir la fila del ahorro, selecciona Ahorro en C7. Para corregir una fecha, vuelve a introducirla y comprueba que Excel la alinee como fecha.

Después de los cambios, la fórmula de total debe ser:

=SUMA(B2:B7)

Detectar categorías escritas de maneras diferentes

Las mayúsculas y minúsculas pueden crear duplicados visuales. Si una fila dice necesidades y otra Necesidades, una fórmula que busca exactamente Necesidades solo soloUNDIRÁ á una parte de los movimientos.

Corrige la categoría de la fila incorrecta y vuelve a escribir Necesidades. Para evitarlo en adelante, selecciona C2:C7 y aplica una lista desplegable.

Decidir cuánto presupuesto reservar cada mes

La regla 50/30/20 sirve para empieza, pero tus prioridades pueden cambiar. Revisa el mes anterior, separa los gastos extraordinarios y ajusta los límites según tus ingresos reales. Por ejemplo, si decides ahorrar más, puedes pasar de 20% a 30% de ahorro y reducir los deseos.

En el libro, el ingreso es 2.000 y el gasto registrado es 1.498,40. El balance es:

=2000-SUMA(B2:B7)

El resultado es 501,60. Para saber qué porcentaje de una categoría se ha utilizado, divide el gasto entre su presupuesto:

=C2/B2*100

Necesidades supera su límite. Puedes decidir si reduces gastos de esta categoría o cambias el presupuesto porque tus ingresos o prioridades son diferentes. Guarda el libro como .xlsx para reutilizarlo; para cambiar el formato de una celda consulta la ayuda oficial de formatos de número personalizados.

Lo que ya sabes hacer con tu planilla de gastos mensuales

• Registrar movimientos diarios con fecha, importe, categoría, concepto, pago y notas.
• Usar una lista desplegable para mantener iguales las categorías.
• Calcular el total del mes con =SUMA(B2:B7).
• Separar necesidades, deseos y ahorro con =SUMAR.SI(...).
• Comparar lo gastado con el presupuesto y detectar diferencias negativas.
• Calcular el porcentaje de uso de cada categoría.
• Crear un gráfico para visualizar el reparto del gasto.
• Corregir fechas, importes y categorías antes de cerrar el mes.
• Adaptar la regla 50/30/20 a tus ingresos y prioridades.
• Guardar el libro en formato .xlsx.

Ahora puedes abrir el libro del tutorial y cambiar los movimientos por los del mes actual. Para continuar, añade gráficos comparativos y crea una hoja nueva para cada mes sin alterar los registros anteriores.

Dudas al crear una planilla de gastos mensuales