Formato para control de pagos mensuales en Excel: guía completa

Una hoja de control de pagos es un libro de Excel donde anotas cada gasto o recibo del mes y de un vistazo ves cuánto llevas pagado, cuánto queda pendiente y qué se ha vencido. En este tutorial montas una plantilla desde cero, con un Registro de pagos, un Resumen por mes y categoría, listas desplegables para no teclear de más, un semáforo de colores por estado y los totales calculados con fórmulas. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web; en Excel para Mac los pasos son los mismos cambiando Ctrl por Cmd.

Qué es una hoja de control de pagos y qué te permite ver de un vistazo

Una hoja de control de pagos es un registro en filas (un pago por fila) con columnas para la fecha, el importe, la categoría, el estado y el beneficiario. Encima o al lado del Registro, un pequeño bloque de totales te dice al instante cuánto has pagado, cuánto está pendiente y cuánto ha vencido. Con formato condicional, los estados se colorean como un semáforo: verde para Pagado, amarillo para Pendiente y rojo para Vencido. Al añadir una segunda hoja con un resumen por mes y categoría, de un vistazo sabes en qué se va el dinero cada mes y dónde se acumula el retraso. La idea es que no tengas que leer fila por fila: que abras el libro y, en cinco segundos, sepas cómo van las cuentas del mes.

Las cuatro hojas que forman el libro de pagos

El libro se organiza en cuatro hojas, cada una con un papel claro:

El Registro es la hoja donde se trabaja día a día. Las otras tres se consultan o se mantienen: el Resumen se lee, Categorías se mantiene cuando añades una categoría nueva, e Instrucciones evita que dentro de seis meses te preguntes por qué una celda estaba en rojo.

El Registro de Pagos: las columnas que no pueden faltar

El Resumen Mensual, las Categorías y la hoja de Instrucciones

El Resumen Mensual agrupa los importes del Registro por mes y por categoría, de modo que un mes lo ves como una matriz compacta: cada fila, un mes del año; cada columna, una categoría; cada celda, la suma de los pagos que cumplen las dos condiciones. La hoja Categorías guarda las listas cerradas que alimentan los desplegables del Registro: si más adelante quieres añadir una categoría, la escribes ahí y el desplegable la recoge automáticamente. La hoja Instrucciones es la guía de uso del libro: explica qué columna es cada una, qué hace el semáforo y cómo se protege la hoja para no romper las fórmulas. Tres hojas cortas que sostienen al Registro.

Los formatos de número, fecha y moneda que se aplican a cada columna

El formato no cambia el valor de la celda, solo cómo se pinta en pantalla. En el Registro aplicas tres formatos personalizados para que los datos se lean limpios: dos decimales con símbolo de euro para los importes, fecha en formato dd/mm/aaaa para la columna Fecha, y texto libre para las notas. Para aplicarlos, selecciona el rango, abre Formato de celdas con Ctrl+1 y escribe el código en Personalizada.

Importe con dos decimales y símbolo de moneda

En la columna Importe aplica el código 0,00" €". La celda que contiene 850 se verá 850,00 €, y la 1234,5 se verá 1.234,50 €. El número que Excel guarda por dentro no cambia: lo que cambia es la forma de mostrarlo. Si en algún momento necesitas el número sin símbolo, mira la barra de fórmulas o usa Formato de celdas otra vez.

Fecha en formato dd/mm/aaaa y horas si las necesitas

En la columna Fecha aplica el código dd/mm/aaaa. La celda que contiene 45658 (que es el 26/03/2026) se verá 26/03/2026. En un Excel en inglés el año se escribe yyyy; en español, aaaa. Si necesitas la hora además de la fecha, el código es dd/mm/aaaa hh:mm.

Crear el Registro de Pagos desde una hoja en blanco

Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Registro. Escribe las cabeceras en la fila 1 y los primeros pagos debajo, en filas 2 a 9. Usa fechas entre enero y abril de 2026 para tener cuatro meses representados.

Escribir las cabeceras y los primeros pagos

1. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Categoría, en C1 Concepto, en D1 Importe, en E1 Método de pago, en F1 Estado, en G1 Beneficiario y en H1 Notas.
2. En la fila 2 anota el alquiler de enero y en la fila 3 la factura de luz. El resto de filas las llenas con el resto de gastos del ejemplo.
3. Pulsa Ctrl+1 cuando termines para aplicar los formatos de número y fecha.

Aplicar los formatos de número y fecha a las columnas

1. Selecciona D2:D9 y abre Inicio > Número > Formato de número > Más formatos de número.
2. En Personalizada escribe 0,00" €" y pulsa Aceptar.
3. Selecciona A2:A9, abre Ctrl+1 y en Personalizada escribe dd/mm/aaaa.

Listas desplegables para Categoría, Método de pago y Estado

Para no escribir de más ni equivocarte con los nombres, conviertes las columnas Categoría, Método de pago y Estado en listas desplegables con Validación de datos. Cada vez que pulses una celda de esas columnas verás una flecha a la derecha con las opciones para elegir.

La lista escrita a mano en el cuadro

1. Selecciona B2:B9 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
2. En Permitir elige Lista y escribe en Origen: Alquiler;Suministros;Proveedores;Suscripciones;Seguros;Impuestos;Nóminas;Otros.
3. Repite para E2:E9 con Transferencia;Tarjeta;Domiciliado;Efectivo y para F2:F9 con Pagado;Pendiente;Vencido;Programado.

La lista sacada de la hoja Categorías

Si prefieres que las categorías vivan en su sitio, crea la hoja Categorías y escribe la lista en celdas separadas. Después vinculas el Origen del desplegable al rango.

1. Crea una hoja Categorías y en F2:F9 escribe las ocho categorías, una por fila.
2. Vuelve a Registro, selecciona B2:B9 y abre Validación de datos.
3. En Origen escribe =$F$2:$F$9 (con los dólares).

Colorear los Estados con formato condicional tipo semáforo

Para que la columna Estado avise sola, le aplicas tres reglas de formato condicional que pintan la fila según el texto que contenga la celda. Es un semáforo: verde para Pagado, amarillo para Pendiente y rojo para Vencido. Si quieres, añades gris para Programado y lo distingues del resto.

Resaltar Pagado en verde y Vencido en rojo

1. Selecciona F2:F9 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
2. Elige "Aplicar formato a todas las celdas" y en Descripción de la regla escoge "Texto específico" que contenga "Pagado". Pulsa Formato, relleno verde y Aceptar.
3. Repite con la regla "Texto específico" que contenga "Vencido" y relleno rojo.

Avisar de Pendiente con relleno amarillo

1. Con F2:F9 seleccionado, crea una tercera regla con texto específico que contenga "Pendiente" y relleno amarillo.
2. Opcional: añade una cuarta regla para "Programado" con relleno gris claro.

Añadir barras de datos a la columna Importe

1. Selecciona D2:D9 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos.
2. Elige el relleno azul claro; las celdas con importes mayores muestran barras más largas.

Calcular el total pagado, el pendiente y el vencido con SUMAR.SI

Debajo del Registro sitúate en la fila 11 y pon tres totales que suman los importes según el Estado. La función que necesitas es SUMAR.SI (en inglés SUMIF): recibe el rango donde buscar, el criterio y el rango cuyos valores se suman.

La sintaxis de SUMAR.SI argumento a argumento

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

rango es la columna donde se mira el criterio (aquí F, la de Estado). criterio es el texto que debe contener la celda para contarse (por ejemplo "Pagado"). rango_suma es la columna cuyos valores se suman (aquí D, la de Importe). Para el Registro:

=SUMAR.SI(F2:F50;"Pagado";D2:D50)

Contar cuántos pagos hay en cada estado con CONTAR.SI

Bajo cada total en euros añade un CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) que cuenta cuántas filas hay en ese estado. Si el rango del Registro crece, los totales se actualizan solos al añadir filas.

El Resumen Mensual que agrupa por mes y categoría

Crea una hoja Resumen Mensual. En la columna A escribe los meses del año (Ene a Dic), en la fila 1 las columnas con las categorías, y en la intersección una fórmula que cruce mes y categoría.

Obtener el mes de cada fecha con la función MES

En el Registro añade una columna auxiliar Mes (por ejemplo en I1, con título Mes) y en I2:

=MES(A2)

Copia la fórmula hasta I9. La celda mostrará 1 para enero, 2 para febrero, 3 para marzo y 4 para abril.

SUMAR.SI.CONJUNTO con dos o tres condiciones

En el Resumen Mensual, en la celda B2 escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;B:B;"Alquiler";F:F;MES(A2))

Copia la fórmula al resto de la matriz cambiando el nombre de la categoría. Para añadir el Estado como tercera condición, suma otra pareja G:G;"Pagado":

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;B:B;"Alquiler";F:F;MES(A2);G:G;"Pagado")

Los errores que de verdad aparecen al montar la hoja

Cuando montas una hoja así por primera vez aparecen cinco tropiezos típicos. Vale la pena reconocerlos a tiempo.

La fecha aparece como 45658 y no como 26/03/2026

La celda tiene formato General. Excel guarda las fechas como número de días desde el 1/1/1900, y 45658 es ese número para el 26/03/2026. Para arreglarlo, selecciona la columna, abre Ctrl+1 y en Personalizada escribe dd/mm/aaaa. Verás la fecha en su sitio.

El desplegable deja escribir valores que no están en la lista

El estilo del mensaje de error está en Advertencia o Información en vez de Detener. Para que el desplegable solo acepte valores del Origen, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, ve a la pestaña Mensaje de error y cambia Estilo a Detener.

El total de Pagado no cuadra con la suma de los importes

Suele haber una fila con el Estado en blanco o con minúsculas distintas a las del criterio ("pagado" en vez de "Pagado"). Para localizarlo, usa:

=CONTAR.SI(F:F;"pagado")

Si devuelve un número mayor que cero, esa es la fila que está mal escrita. Revisa la columna F y corrige la ortografía para que coincida con el criterio de la fórmula.

Proteger la hoja para no romper las fórmulas

Para que nadie borre por accidente una fórmula del Resumen o de los totales, bloquea esas celdas y deja libres solo las columnas donde se introducen datos. Después protege la hoja con contraseña.

1. Selecciona A2:H9 (las celdas donde se introducen datos), abre Ctrl+1 y en la pestaña Proteger desmarca Bloqueada.
2. Selecciona las celdas con fórmulas (D11:I14, la columna I de Mes y la matriz del Resumen Mensual) y déjálas con Bloqueada marcada.
3. Ve a Revisar > Proteger hoja, escribe una contraseña y pulsa Aceptar.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de control de pagos

• Crear un Registro de Pagos con ocho columnas útiles y los formatos de número y fecha bien aplicados.
• Montar listas desplegables para Categoría, Método de pago y Estado, escribiéndolas a mano o leyéndolas de la hoja Categorías.
• Pintar la columna Estado como un semáforo con formato condicional y añadir barras de datos a la columna Importe.
• Calcular totales por estado con SUMAR.SI y un Resumen Mensual cruzado con SUMAR.SI.CONJUNTO y MES.
• Proteger la hoja con contraseña para no romper las fórmulas.

El siguiente paso es sencillo: añade un gráfico de barras apiladas en el Resumen Mensual que muestre, para cada mes, cómo se reparten los importes entre categorías. Selecciona la matriz, ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de barras y acepta.

Datos verificados en octubre de 2026.

Dudas al montar la hoja de control de pagos