Hojas punteadas en PDF para una carta en Excel

Las hojas punteadas son plantillas de carta que muestran con puntos guía dónde colocar el texto, el membrete y los datos variables. Sirven para preparar comunicaciones que se repiten: cartas, avisos o cartas comerciales con una estructura fija. En este tutorial usarás un libro de Excel con la hoja «Carta modelo» y aprenderás a insertarla, completarla, modificarla sin romper el diseño y exportarla como PDF conservando los puntos de guía.

La plantilla que se usa como ejemplo se inserta desde Insertar > Cartas. Esta función está disponible en Excel 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para Mac, Excel para la web y Excel para móviles. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué son las hojas punteadas para una carta

Una hoja punteada no es una hoja normal con cuadrícula. Es un fondo de carta con puntos, líneas y espacios ya calculados para que el texto quede dentro de la zona prevista.

En el libro de ejemplo «Cartas de clientes», la hoja «Carta modelo» funciona como plantilla reutilizable. Cada carta nueva necesita tres datos: el nombre del destinatario, su dirección y la fecha. Todo lo demás —el membrete, el saludo y el texto de referencia— permanece fijo.

Los puntos no son parte del texto que vas a enviar. Son una guía visual: indican el margen útil y ayudan a controlar la alineación. Al imprimir o exportar a PDF, la vista previa debe conservarlos exactamente donde estaban.

La estructura de la hoja queda así:

Dónde se activa la plantilla de carta

En Excel, el comando se llama Cartas y se encuentra en la pestaña Insertar, dentro del grupo Correo.

Al pulsarlo, se abre el cuadro de diálogo Carta con las opciones disponibles para insertar la plantilla en el libro.

En Carta eliges el tipo de carta en Tipo de carta. En Letra seleccionas el texto que compone el cuerpo del mensaje. En Mailing se configura el origen de los datos que rellenarán las posiciones de la plantilla.

Para este tutorial, selecciona Hoja de cálculo. Así la carta queda dentro del mismo libro y puedes exportarla como una hoja más.

Hojas punteadas: el diseño que surround el texto

La plantilla que muestras en pantalla combina tres elementos:

Los espacios vacíos están calculados para una posición concreta de la página. Si escribes una frase demasiado larga o aumentas el tamaño de letra, el texto puede salirse de la guía y cubrir los puntos.

Archivos de Excel que no necesitan una plantilla

Si abres un libro que ya contiene una carta terminada, Insertar > Cartas sigue disponible, pero no hace falta una plantilla para leerla, corregirla o exportarla.

Solo necesitas una hoja punteada cuando vas a crear cartas nuevas a partir de un diseño reutilizable. Si el documento tiene el fondo, los puntos y los espacios, trabaja directamente sobre esa hoja.

La hoja de modelo queda en el mismo libro junto a los datos. Esa separación es útil: puedes modificar las cartas sin tocar los datos de clientes.

Inserta la hoja punteada en un libro

1. Abre un libro nuevo de Excel y llámalo Cartas de clientes.
2. Selecciona la pestaña Insertar.
3. En el grupo Correo, pulsa Cartas.
4. En el cuadro Carta, elige Hoja de cálculo como formato de inserción.
5. Revisa la vista previa y pulsa Aceptar.
6. Cambia el nombre de la pestaña insertada a Carta modelo.

La hoja recién insertada queda lista para usar, con el fondo y los espacios visibles. En este tutorial usaremos una carta de reconexión para un cliente.

Coloca los datos dentro de los espacios punteados

Ahora escribimos los datos de la carta. Selecciona la celda B4 y escribe el nombre del destinatario. Después, selecciona B6 para la dirección y B8 para la fecha.

Si necesitas copiar esta estructura a otra carta, usa Ctrl+C y Ctrl+V. Mantén el tamaño de letra y la posición de las celdas para que las líneas del fondo sigan siendo coherentes.

Ajusta el texto sin romper la carta

Si una frase queda demasiado larga, no increases el tamaño de letra. Selecciona el texto y reduce su cuerpo o ajusta el ancho de la columna B sin invadir otras columnas.

1. Selecciona la celda B10, que contiene el texto de referencia.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En Fuente, reduce el tamaño a 11 si el actual es mayor.
4. Confirma con Aceptar.
5. Cambia el color de la fuente desde Inicio > Color de fuente si el membrete usa ese tono.

Guarda la carta en PDF con el diseño conservado

Antes de exportar, conviene fijar el área de impresión para que Excel no incluya celdas vacías alrededor de la carta.

1. Selecciona la pestaña Carta modelo.
2. Ve a Diseño de página > Configuración de página.
3. En la pestaña Hoja, marca Imprimir.
4. En Configuración de página > Hoja > Áreas de impresión, activa Establecer.
5. Selecciona el rango con la carta y pulsa Aceptar.
6. Guarda el libro con Ctrl+G.

Después, exporta desde Archivo > Guardar como y elige PDF en el tipo de archivo.

Elige la hoja que debe aparecer en el PDF

En el cuadro Guardar como, el botón Publicar abre la vista previa de impresión. Ahí puedes elegir qué hojas se exportan y comprobar el resultado antes de guardarlo.

Con una carta dentro de un libro

Si el libro contiene la carta y otras hojas de datos, selecciona Hojas y marca únicamente Carta modelo. El PDF contendrá una sola página con la carta.

Con varias cartas en el mismo libro

Si preparaste una carta por cliente en hojas distintas, revisa la vista previa completa antes de decidir. Puedes marcar varias hojas para exportarlas en un único PDF o exportarlas por separado.

Para saber cuántas hojas tiene el libro, puedes usar la función HOJAS (en inglés SHEETS), disponible desde Excel 2013:

=HOJAS()

Si devuelve 4, el libro contiene cuatro hojas. Esa cifra no cambia por usar la plantilla: cuenta las hojas reales del libro.

Por qué desaparecen las hojas punteadas al exportar

La hoja punteada depende de que el fondo y su configuración de página sigan intactos. Si exportas solo un rango con Copiar y Pegar especial como imagen, o si borras el objeto que dibuja los puntos, el PDF saldrá sin guías.

Para recuperar una salida limpia sin alterar los datos:

1. Revisa que la hoja Carta modelo siga presente en el libro.
2. Comprueba en Diseño de página que el área de impresión sigue establecida.
3. Usa Archivo > Guardar como > PDF > Publicar en vez de copiar el rango a otro documento.
4. Revisa la vista previa antes de guardar.

El texto tapa los puntos de guía

Si al escribir una frase aparecen puntos o líneas atravesados por las letras, el contenido se ha extendido más allá del espacio previsto.

La causa es un tamaño de fuente, un ancho de celda o un salto de línea demasiado grande. El arreglo es reducir el cuerpo del texto, mantener el ancho de columna y comprobar de nuevo en Archivo > Guardar como > PDF > Publicar.

La plantilla no aparece o no encaja

Excel no incorpora todas las plantillas de carta disponibles en el mercado, y el comando puede mostrar una carta cuyo diseño no coincide con lo que necesitas. Si el archivo recibido no contiene la hoja punteada, no podrás regenerarla desde el propio libro.

Trabaja con el archivo original que sí incluye la plantilla y conserva su hoja «Carta modelo» dentro del libro. Si solo te han enviado el PDF, tendrás que reconstruir el fondo en otro programa o conseguir el archivo de Excel.

Lo que debes comprobar antes de enviar la carta

Antes de compartir el PDF, revisa estos puntos en este orden:

• Datos: nombre, dirección y fecha correctos, sin textos de ejemplo.
• Diseño: los puntos no quedan cubiertos por el texto y el membrete sigue alineado.
• Configuración de página: orientación, tamaño de papel y área de impresión son los del diseño original.
• Vista previa: el PDF muestra una sola carta centrada y sin filas vacías alrededor.
• Reutilización: la hoja «Carta modelo» sigue en el libro y no ha quedado seleccionada para la siguiente carta.

Lo que ya sabes hacer con cartas en Excel

• Insertar una hoja punteada desde Insertar > Cartas y elegir Hoja de cálculo como destino.
• Identificar los puntos de guía, las líneas del membrete y los espacios para los datos.
• Escribir nombre, dirección y fecha dentro de los espacios sin desplazar el fondo.
• Ajustar cuerpo de letra y color desde Inicio y Formato de celdas (Ctrl+1) sin romper el diseño.
• Fijar el área de impresión desde Diseño de página > Configuración de página.
• Exportar solo la hoja de la carta mediante Archivo > Guardar como > PDF > Publicar.
• Contar las hojas del libro con =HOJAS().

El siguiente paso es preparar la siguiente carta: duplica la hoja «Carta modelo», cambia los datos y repite la exportación.