Excel básico, intermedio y avanzado: guía completa para subir de nivel

Si llevas tiempo queriendo aprender Excel de verdad, aquí tienes un recorrido en tres paradas: una hoja de gastos que suma y se entiende, un inventario que busca precios él solo y un cuadro de mando que une ficheros sin copiar y pegar. Al terminarlo sabrás moverte por la cinta de opciones, escribir fórmulas con el nombre en español que usa tu Excel, cruzar datos con BUSCARX, automatizar con Power Query y grabar tu primera macro en VBA. Lo que aquí se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021; casi todo sirve también en Excel 2019 y 2016, y se va diciendo qué herramienta es de cada versión. Los datos y los nombres de los botones se han comprobado en octubre de 2026.

Qué nivel tienes y por dónde empezar

Antes de tocar nada, conviene saber dónde estás. El nivel básico es el de quien acaba de abrir Excel: escribir en una celda, sumar con Autosuma y poner los importes en formato de moneda. Sirve para una hoja de gastos, una lista de notas o un pequeño registro de clientes.

El nivel intermedio es el de quien ya sabe eso y quiere que la hoja trabaje por ella: convertir los datos en una tabla que suma al añadir una fila, cruzar dos listas con BUSCARX para traer un precio sin copiarlo a mano, y filtrar y ordenar sin armar líos. Encaja con un inventario, un catálogo de productos o un parte de horas.

El nivel avanzado es el de quien ya maneja todo lo anterior y necesita automatizar: unir un Ventas.csv con una tabla de Tiendas desde Power Query, montar una tabla dinámica que se actualice sola y grabar una macro en VBA que haga en un segundo lo que antes costaba tres clics. Es el nivel del informe mensual que llega puntual cada mes.

Elige por dónde entrar según lo que te haga falta mañana. Para una hoja de gastos domésticos, salta al básico. Para cruzar listas, ve al intermedio. Si quieres automatizar un informe, empieza por el avanzado.

El básico: tu primera hoja que suma y se entiende

La idea es tan simple como importante: una hoja de Excel se entiende cuando los datos están en columnas con encabezado, las celdas tienen el formato correcto y las fórmulas son pocas y claras. Vamos a verlo con una hoja de gastos de octubre: fechas en A, concepto en B, importe en C. Al final tendrás la suma del mes, el IVA calculado por línea y el total con IVA, todo con los nombres de tu Excel en español.

Escribir, moverse y dar formato sin perder el control

1. Escribe el encabezado en A1, B1 y C1 exactamente como ves arriba.
2. Rellena las filas 2 a 11 con tus gastos de octubre, con la fecha en formato dd/mm/aaaa.
3. Selecciona C2:C11 y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
4. Elige la categoría Moneda, con 2 decimales y el símbolo € (o el de tu país).
5. Pulsa Aceptar. Verás los importes alineados a la derecha con el símbolo delante.

Las fórmulas que resuelven el 80 % del día a día

=Alt+=
=SUMA(C2:C11)
=B2*0,21

1. Haz clic en C12 y pulsa Alt+=. Excel escribirá =SUMA(C2:C11) y mostrará 334,55.
2. Ve a D2 y escribe =B2*0,21. Verás 2,63. Arrastra el controlador de relleno hasta D11.
3. En E2 escribe =SUMA(C2:C11) (el total con IVA se calcula aparte, en E12, como =C12+D12).
4. Arrastra D2 hacia abajo para copiar la fórmula del IVA a las demás filas.

El intermedio: tablas, BUSCARX y datos que hablan

La idea del nivel intermedio es que los datos trabajen: una tabla que suma sola al añadir una fila, una búsqueda que trae el precio de cada producto sin copiarlo, y filtros y ordenaciones para encontrar lo que necesitas en un clic. La hoja de ejemplo será un Inventario en A1:E20 con productos, categorías y precios que vienen de otra hoja.

Una tabla que suma al añadir una fila

=SUBTOTALES(109;E2:E12)

1. Selecciona A1:E12 y pulsa Ctrl+T para crear la tabla. Confirma que la primera fila tiene encabezados.
2. En la celda E13, justo debajo de la tabla, pulsa Alt+= y escribe =SUBTOTALES(109;E2:E12) para sumar solo lo visible.
3. Ordena por Stock descendente haciendo clic en la flecha del encabezado de la columna D y elige Ordenar de mayor a menor.
4. Escribe una fila nueva al final (por ejemplo, A-004, Boligrafo, Escritura, 150, 1,10). Verás que la fila se incorpora a la tabla y el total de E13 sube automáticamente.

Cruzar dos listas con BUSCARX (XLOOKUP en inglés, desde Excel 2021 y Microsoft 365)

=BUSCARX(B2;Productos!A:A;Productos!B:B;"No encontrado")

1. En la hoja Productos, ten una lista en A1:B6 con el nombre en A y el PVP en B.
2. En la hoja Inventario, ve a F2 y escribe la fórmula de arriba. Verás 2,10.
3. Arrastra el controlador de relleno hasta F12 para copiar la búsqueda.
4. Si tu versión es Excel 2019 o anterior, BUSCARX no existe; usa =BUSCARV(B2;Productos!A:B;2;FALSO) (VLOOKUP en inglés) con la misma lógica.

Filtrar, ordenar y quitar duplicados en un clic

1. Pulsa Ctrl+Mayús+L para activar los filtros automáticos en la fila de encabezados.
2. Haz clic en la flecha de la columna Precio y elige Ordenar de mayor a menor.
3. Selecciona solo la columna Producto (B) y ve a Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados. Confirma con Aceptar.
4. Excel te dirá cuántos duplicados ha quitado. El inventario queda limpio y listo para pasar al siguiente nivel.

El avanzado: Power Query, tablas dinámicas y VBA

La idea del nivel avanzado es dejar de hacer a mano lo que puede hacer Excel: unir un fichero Ventas.csv con la tabla Tiendas desde Power Query sin escribir un solo =BUSCARV, montar una tabla dinámica que se actualice al cambiar los datos y grabar una macro que resalte el valor más alto de una columna. El libro de ejemplo crece: a la hoja Inventario se une ahora una hoja Tiendas y un fichero externo con las ventas del mes.

Unir dos orígenes sin copiar y pegar con Power Query

1. Ve a Datos > Obtener y transformar > Obtener datos > Desde archivo > Desde texto/CSV y carga el fichero Ventas.csv. Pulsa Transformar datos.
2. En otra consulta, dentro del mismo libro, carga la hoja Tiendas con Desde tabla o rango.
3. En la consulta de Tiendas, ve a Inicio > Combinar > Combinar consultas y elige como clave la columna IdTienda.
4. Expande la columna resultante y deja solo Ciudad y Responsable. Pulsa Cerrar y cargar en… y elige Tabla en una hoja nueva llamada Combinado.

Un resumen interactivo con una tabla dinámica

1. Coloca el cursor dentro de la hoja Combinado y ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
2. Elige como origen la consulta de Power Query del paso anterior y como destino una hoja nueva llamada Resumen.
3. Arrastra Categoria al área Filas y Suma de Importe al área Valores.
4. Cambia el origen con Analizar tabla dinámica > Cambiar origen si la consulta se mueve de nombre.

Tu primera macro que ahorra tres clics

Sub ResaltarMax()
    Dim rango As Range
    Dim celda As Range
    Dim maximo As Double
    Set rango = Range("B2:B20")
    maximo = Application.Max(rango)
    rango.Interior.ColorIndex = xlNone
    For Each celda In rango
        If celda.Value = maximo Then
            celda.Interior.ColorIndex = 6
        End If
    Next celda
End Sub

1. Pulsa Alt+F11 para abrir el editor de VBA y elige Insertar > Módulo.
2. Pega el código anterior tal cual y cierra el editor.
3. Vuelve a la hoja y pulsa Alt+F8, elige ResaltarMax y pulsa Ejecutar.
4. El valor más alto de B2:B20 se pinta de amarillo. Para guardar el libro con la macro, usa Guardar como y elige el tipo Libro habilitado para macros (.xlsm).

Atajos y errores que aparecen en los tres niveles

Estos atajos funcionan en Windows tal cual y, con la tecla Cmd en lugar de Ctrl, en Mac. Los errores, en cambio, son los mismos en cualquier versión: aparecen siempre que una fórmula apunta a algo que ya no existe o que Excel no entiende.

Por qué aparece #¡REF!, #¿NOMBRE? o #N/A

=BUSCARX(B2;Productos!A:A;Productos!B:B;"No encontrado")
=SI.ERROR(BUSCARX(B2;Productos!A:A;Productos!B:B);"No encontrado")

1. #¡REF! aparece cuando BORRAS una columna de la fórmula (por ejemplo, la columna B donde apuntaba BUSCARX). El arreglo: pulsa Ctrl+Z para deshacer y cambia la referencia a otra columna.
2. #¿NOMBRE? significa que Excel no reconoce la función: has escrito BUSCARV mal en español antiguo o con un espacio de más. Revisa el nombre y, si tu versión es anterior a 2021, usa =BUSCARV o =INDICE(COINCIDIR()).
3. #N/A aparece cuando BUSCARX no encuentra el dato. Rodear la fórmula con =SI.ERROR(BUSCARX(...);"No encontrado") (IFERROR en inglés) convierte el error en un texto legible.

Atajos que no responden y cómo despertarlos

1. F4 no fija referencias: la celda no está en modo edición. Pulsa F2 para entrar a editar la fórmula y vuelve a pulsar F4 para alternar entre A1, $A$1, A$1 y $A1.
2. Ctrl+Mayús+L no filtra: la hoja está protegida o no hay fila de encabezados. Ve a Revisar > Proteger > Desproteger hoja si tienes la contraseña, o añade una fila de títulos.
3. Alt+= no suma: la celda activa está vacía o no contiene números. Selecciona antes el rango que quieres sumar (por ejemplo, C2:C11) y vuelve a pulsar Alt+=.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• Básico: escribes datos con el formato correcto, sumas con Autosuma y calculas un IVA con =B2*0,21.
• Intermedio: conviertes un rango en tabla con Ctrl+T, buscas precios con BUSCARX y filtras y ordenas con un clic.
• Avanzado: unes ficheros con Power Query, montas una tabla dinámica que se actualiza con Alt+F5 y grabas macros en VBA.
• Siguiente paso: si tu Excel es Microsoft 365, prueba Power Pivot para cruzar millones de filas, las fórmulas de matriz dinámica (FILTRAR, ORDENAR, UNICOS) o Python en Excel para análisis visualizaciones estadísticas.

Dudas al usar Excel básico, intermedio y avanzado

• ¿Cuál es la diferencia entre básico, intermedio y avanzado en Excel?
• ¿BUSCARX funciona en Excel 2019?
• ¿Cómo unir dos ficheros de Excel sin copiar y pegar?
• ¿Qué herramientas de Excel están solo en Microsoft 365?
• ¿Qué atajos de teclado funcionan igual en Mac y Windows?

Dudas al usar Excel básico, intermedio y avanzado