Crear una hoja de diploma en Excel: plantilla lista para imprimir

Te imaginas un curso con quince alumnos y quieres entregarles un diploma a cada uno sin escribirlo a mano cada vez. En este tutorial vas a preparar una hoja de Excel que sirve de diploma: apaisada, con un borde grueso, el nombre del alumno sacado de una lista y la fecha del día escrita con una fórmula que se actualiza sola. Al terminar sabrás montar la plantilla, sacar el nombre de cada alumno con BUSCARV, generar un diploma por hoja y, si quieres, automatizar el lote con una macro corta de VBA.

Todo lo que se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021. En Excel 2016 también funciona, salvo el último apartado de VBA, que solo está en las versiones de escritorio (Excel para la web no ejecuta macros VBA).

Qué consigues con un diploma hecho en Excel

Con una sola hoja de Excel puedes tener un diploma listo para imprimir en menos de diez minutos. La idea es muy sencilla: pones la hoja en horizontal, combinas celdas para que el texto no se mueva, le pones un borde grueso y dejas tres huecos importantes: el título del diploma, el nombre del alumno y la fecha.

La gracia está en que el nombre del alumno no se escribe a mano: lo trae BUSCARV desde una lista que tienes en otra hoja, así solo tienes que cambiar el código de la plantilla para sacar diplomas distintos. La fecha del día se escribe sola con HOY() (en inglés TODAY), una función que se actualiza cada vez que abres el archivo.

Lo que tienes delante al final del tutorial es esto: una hoja Diploma en horizontal, con un recuadro, el título arriba, el subtítulo, el nombre del alumno centrado y la fecha del día en grande; y una hoja Alumnos con la lista de la que se leen los nombres. Si lo prefieres, una macro copia esa plantilla tantas veces como alumnos tengas y guarda cada diploma como PDF.

La página y la medida de la hoja para imprimir el diploma

Antes de escribir nada, tienes que preparar la página para que el diploma entre bien al imprimir. La hoja de Excel viene en A4 vertical, que es justo lo contrario de lo que necesitas: un diploma se imprime en apaisado (horizontal) para que el texto largo respire.

Estos son los pasos, en este orden:

1. Abre un libro nuevo y borra las hojas que sobren: quédate solo con Hoja1, que es donde montarás el diploma.
2. Ve a la pestaña Disposición de página y, en el grupo Configurar página, abre Tamaño.
3. Elige A4 horizontal (o Carta horizontal si imprimes en tamaño Carta).
4. En el mismo grupo Configurar página, abre Márgenes y elige Márgenes personalizados. Deja los cuatro márgenes finos, por ejemplo 1 cm arriba, abajo, a izquierda y a derecha.
5. Vuelve a Configurar página y abre Área de impresión > Establecer área de impresión.
6. Selecciona en la hoja el rango que ocupará el diploma (por ahora B2:F12) y vuelve a pulsar Establecer área de impresión para fijarlo.

Combinar celdas para centrar el texto sin que se mueva

El truco para que el texto largo quede centrado en una hoja apaisada es combinar celdas. Combinas varias celdas en una sola y el texto se centra dentro del rectángulo que forman. Así no tienes que alinear a mano cada letra.

Pasos para combinar las celdas:

1. Selecciona el rango B2:F2 (donde irá el título grande).
2. En la pestaña Inicio, grupo Alineación, pulsa Combinar y centrar.
3. Repite con B3:F3 (para el subtítulo) y con B4:F4 (para el nombre del alumno).
4. Haz clic derecho sobre la fila 4 y elige Altura de fila. Ponle un valor alto, por ejemplo 45 puntos, para que el nombre del alumno respire.
5. Las filas 2 y 3 déjalas con la altura por defecto o, si quieres más espacio, también las subes un poco.

Bordes gruesos y líneas decorativas con los estilos de borde

Un diploma sin borde parece un folio con letras. Los bordes le dan presencia y, además, delimitan el área que se va a imprimir. Vas a dibujar un recuadro grueso por fuera y una línea fina por dentro.

Pasos para poner el borde:

1. Selecciona el rango B2:F12 (el área del diploma).
2. En Inicio > Fuente > Bordes, elige Borde grueso exterior. Verás un recuadro grueso rodeando todo.
3. Ahora quieres una línea fina dentro: en el mismo menú Bordes, elige Dibujar borde y dibuja una línea horizontal por debajo del título (entre la fila 2 y la fila 3) y otra por encima de la fecha.
4. Si te equivocas al dibujar, pulsa Esc para salir del modo dibujo.

Títulos grandes, nombres centrados y fechas automáticas

Ahora viene lo divertido: poner el contenido del diploma. La hoja Diploma tiene tres filas combinadas (B2:F2, B3:F3 y B4:F4) y debajo una fila para el nombre del curso y otra para la fecha.

Pasos para rellenarlo:

1. En B2 (la celda combinada del título), escribe Diploma de final de curso.
2. En B3 (subtítulo), escribe Se otorga el presente diploma a.
3. En B4 (la fila alta), escribe un nombre cualquiera para probar, por ejemplo Sara Núñez. Esta celda después la conectará BUSCARV.
4. En B5, escribe el nombre del curso, por ejemplo Excel básico.
5. En B6, escribe la fórmula =HOY() para la fecha automática.

Cambiar la altura de fila y el tamaño de letra hasta que entre todo

El tamaño de letra es lo que diferencia un diploma de un folio con letras pequeñas. No hay un tamaño único: prueba, mira la vista preliminar y ajusta.

Pasos para los tamaños:

1. Selecciona B2 (el título) y, en Inicio > Fuente > Tamaño de fuente, escribe 36.
2. Selecciona B3 (subtítulo) y ponle tamaño 18.
3. Selecciona B4 (nombre del alumno) y ponle tamaño 28.
4. Selecciona B5 (curso) y ponle tamaño 14.
5. Selecciona B6 (fecha) y ponle tamaño 14.
6. Si algo se sale del recuadro, sube la altura de la fila 4: clic derecho > Altura de fila > 60.

Que la fecha de hoy se actualice sola con HOY()

La función HOY (en inglés TODAY) devuelve la fecha actual del sistema. No tiene argumentos: se escribe con los paréntesis vacíos. Cada vez que abras el archivo, la celda mostrará la fecha de ese día.

=HOY()

Ahora hay que darle formato de fecha legible, porque por defecto sale como número de serie.

Pasos para dar formato a la fecha:

1. Selecciona la celda B6.
2. En Inicio > Número, abre el menú desplegable de formato (la lista que dice General).
3. Elige Fecha larga. La celda mostrará algo como 14 de marzo de 2026.

Un diploma por alumno escrito a mano en su hoja

Si solo tienes unos pocos, lo más rápido es copiar la plantilla para cada alumno y escribir su nombre a mano en la celda B4.

Imprimir varios diplomas seguidos con la misma hoja

Si los diplomas son todos iguales (mismo curso, misma fecha), puedes imprimir varios a la vez sin hacer una hoja por alumno:

1. Confirma que el área de impresión cubre solo el rango del diploma, ya lo hiciste en el segundo apartado.
2. Ve a Archivo > Imprimir.
3. En Copias, escribe el número de diplomas que quieres imprimir.
4. Pulsa Imprimir.

Eso te imprime varias copias iguales de la misma hoja, sin intervención tuya. Útil cuando todos los alumnos reciben diplomas idénticos (por ejemplo, diplomas genéricos del centro).

Un diploma por alumno sacado de una lista con BUSCARV

Cuando cada alumno es distinto, lo cómodo es tener una lista con todos y que el diploma lea el nombre de cada uno con BUSCARV (en inglés VLOOKUP). BUSCARV busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el valor de otra columna del mismo campo.

Vas a crear una hoja Alumnos con dos columnas: en la A, el código del alumno; en la B, su nombre. Y una hoja Diploma que pregunta el código y devuelve el nombre.

Pasos para montarlo:

1. Crea una hoja nueva llamada Alumnos (clic derecho sobre la pestaña > Insertar > Hoja).
2. En A1 escribe Código, en B1 escribe Nombre. Ponlos en negrita.
3. Rellena la lista con cuatro alumnos de ejemplo: filas 2 a 5 con los datos que ves arriba.
4. En la hoja Diploma, en la celda A4 (fuera del rango combinado, a la izquierda), escribe 1001.
5. En la celda B4 (la del nombre del alumno, combinada), escribe:

=BUSCARV(A4;Alumnos!A:B;2;FALSO)

1. Pulsa Entrar. Verás que aparece Sara Núñez.
2. Cambia el valor de A4 por 1002. El diploma se actualiza solo y ahora muestra Luis Cano.

La fórmula tiene cuatro argumentos separados por punto y coma: el código que buscas (A4), el rango donde buscar (Alumnos!A:B, la columna A con los códigos y la B con los nombres), el número de columna que quieres traer (2, porque los nombres están en la segunda columna del rango) y FALSO para que la coincidencia sea exacta.

Repetir diplomas en lote con la lista de alumnos

Cuando ya tienes la plantilla funcionando con BUSCARV, el siguiente paso es crear diplomas para todos. Hay dos formas: a mano, copiando la plantilla una vez por alumno, o con una macro que lo haga por ti.

Crear un diploma por alumno con un bucle sencillo de VBA

Si tienes muchos alumnos, copiar la plantilla a mano es tedioso. Una macro corta de VBA lo hace en segundos: copia la hoja Diploma, le pone el código del siguiente alumno y guarda la hoja como PDF.

Pasos previos:

1. Asegúrate de tener la pestaña Programador visible: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y marca Programador en la columna derecha.
2. En la hoja Diploma, la celda A4 tiene que tener el código del alumno que toca; la macro irá cambiándolo.
3. Ve a Programador > Código > Visual Basic (o Alt+F11).
4. En el menú Insertar > Módulo, pega este código:

Sub CrearDiplomas()
    Dim wsAlumnos As Worksheet
    Dim wsDiploma As Worksheet
    Dim i As Integer, ultimaFila As Integer
    Dim ruta As String

    Set wsAlumnos = ThisWorkbook.Sheets("Alumnos")
    Set wsDiploma = ThisWorkbook.Sheets("Diploma")

    ultimaFila = wsAlumnos.Cells(wsAlumnos.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    ruta = ThisWorkbook.Path & "\"

    For i = 2 To ultimaFila
        wsDiploma.Range("A4").Value = wsAlumnos.Cells(i, "A").Value
        wsDiploma.Copy

        Dim nuevoLibro As Workbook
        Set nuevoLibro = ActiveWorkbook
        nuevoLibro.SaveAs _
            Filename:=ruta & "Diploma_" & wsAlumnos.Cells(i, "B").Value & ".pdf", _
            FileFormat:=xlPDF
        nuevoLibro.Close SaveChanges:=False
    Next i

    MsgBox "Diplomas generados: " & (ultimaFila - 1)
End Sub

Pasos para ejecutarla:

1. Cierra el editor de VBA (Alt+Q) y vuelve a Excel.
2. Ve a Programador > Código > Macros, selecciona CrearDiplomas y pulsa Ejecutar.
3. El macro copia la hoja Diploma, escribe el código de cada alumno, la guarda como PDF con el nombre del alumno y cierra el PDF.
4. Al final, un mensaje te dice cuántos diplomas se generaron.

Diplomas generados: 4

Por qué el diploma sale cortado, pegado al borde o con partes fuera

Tres fallos muy comunes al imprimir un diploma hecho en Excel. Lo bueno es que los tres tienen arreglo sin tener que rehacer la hoja.

El diploma aparece en vertical en vez de horizontal

Si imprimes y el diploma sale como una hoja en vertical con el texto encogido a un lado, es que la orientación no se cambió o no se guardó con el libro.

Arreglo:

1. Ve a Disposición de página > Configurar página > Tamaño y confirma que pone A4 horizontal (o Carta horizontal).
2. Si ya estaba en horizontal pero sigue saliendo mal, revisa el Área de impresión en Disposición de página > Configurar página > Área de impresión > Borrar área de impresión, selecciónala de nuevo y vuélvela a fijar sobre el rango del diploma.
3. Ve a Archivo > Imprimir y mira la vista previa. Tiene que aparecer apaisada.

El nombre no aparece al escribir el BUSCARV

Escribes el código en A4 y B4 muestra #N/A. La fórmula está bien escrita, pero algo no cuadra en la lista.

Las dos causas más habituales:

1. La lista tiene espacios de más al principio o al final de los nombres. Para limpiarlo, en la hoja Alumnos, en una columna nueva, pon =ESPACIOS(A2) y arrástrala hacia abajo. ESPACIOS (en inglés TRIM) quita los espacios sobrantes. Después pega los nombres limpios encima de los originales con Pegado especial > Valores.
2. El código escrito en A4 no coincide con el de la lista: revisas y uno tiene un 0 delante o un espacio. Como la fórmula usa FALSO (coincidencia exacta), cualquier mínima diferencia devuelve #N/A.

=ESPACIOS(A2)

La fecha muestra una hora rara o un número

Has escrito =HOY() en B6 y ves 46081 o 0,56235. La fórmula es correcta, pero la celda está en formato General, que para las fechas muestra el número de serie.

Arreglo:

1. Selecciona la celda B6.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, elige Fecha y a la derecha escoge el formato 14 de marzo de 2026 (o Fecha larga en la lista Tipo).
4. Pulsa Aceptar.

Lo que puedes y lo que no puedes hacer al crear diplomas en Excel

Excel es una hoja de cálculo, no un programa de diseño como Illustrator o InDesign. Eso tiene ventajas y límites.

Lo que puedes hacer sin problemas:

• Diplomas con texto en grande, bordes gruesos y celdas combinadas.
• Diplomas personalizados con el nombre de cada alumno sacado de una lista con BUSCARV.
• Fecha automática con HOY() que se actualiza sola cada día.
• Varios diplomas a la vez con VBA o, si no tienes muchos, copiando la plantilla.
• Exportar el diploma a PDF (con la macro del cuarto apartado o con Archivo > Guardar como > PDF).
• Cambiar la fuente, el color del texto y el fondo de las celdas para distinguir cursos.

Lo que no puedes hacer, o sale mal:

• Logos vectoriales complejos: Excel puede insertar imágenes (PNG o JPG), pero las recorta al cambiar el tamaño y no las escala con la misma calidad que un programa de diseño.
• Diplomas con curvas, sellos circulares o filigranas: el borde y las formas de Excel son rectas y esquinas; para formas libres hace falta otra herramienta.
• Control tipográfico profesional: interletraje, kerning y separación de sílabas. Excel parte las palabras solo donde tienen que partirse y punto.
• Imposición de pliegos: si quieres imprimir cuatro diplomas en una sola hoja A4 para recortar, Excel no lo hace solo. Tienes que pasar a Publisher o a un programa de maquetación.
• Diplomas interactivos: Excel no genera diplomas con hipervínculos clicables ni con campos que se rellenen en un PDF; para eso existen los formularios de Acrobat o Word con campos de contenido.

Si el diploma que necesitas tiene un logo, un fondo decorativo o un sello, lo más práctico es exportar la hoja a PDF y abrirlo en Word para terminar el diseño ahí.

Lo que ya sabes hacer con diplomas en Excel y el siguiente paso

• Has preparado una hoja en horizontal con Disposición de página > Tamaño > A4 horizontal y le has ajustado el área de impresión.
• Has combinado celdas con Inicio > Alineación > Combinar y centrar y les has puesto un borde grueso con Inicio > Fuente > Bordes.
• Has escrito el nombre del alumno con BUSCARV a partir de una lista en otra hoja.
• Has puesto la fecha del día con HOY() y le has aplicado formato de fecha larga.
• Sabes generar un diploma por alumno con una macro de VBA que guarda cada uno como PDF.

El siguiente paso natural es dar color de fondo a las celdas combinadas para distinguir cada curso: selecciona el rango del diploma, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla y crea una regla que cambie el color de relleno según el valor de la celda del curso (B5). Así, los diplomas de Excel básico saldrán en azul claro y los de Excel avanzado en verde claro, sin tocar la plantilla.

Datos verificados en octubre de 2026.

Dudas al crear diplomas en una hoja de Excel