Una póliza de diario es el documento donde se apuntan las operaciones contables de cada día, con su fecha, su número, el concepto, las cuentas que se cargan y se abonan y los importes. En esta guía la vas a escribir en un libro de Excel con una hoja llamada Pólizas que se comporta como una tabla: al añadir una fila debajo, la plantilla crece sola y los formatos se mantienen. Cuando termines sabrás registrar pólizas, cuadrar el debe con el haber y dejarlas listas para archivar. Sirve desde Excel 2007 en adelante, y la versión para la web y para Mac funcionan igual.
En este artículo «formato de pólizas de diario» se entiende como la plantilla de Excel para anotar pólizas contables, no el formato de impresión de un libro contable.
Qué es una póliza de diario y qué información lleva
Una póliza de diario es el papel (o el archivo) en el que se anota, día a día, cada movimiento contable de una empresa o de una persona que lleva contabilidad. Por cada hecho se rellenan siempre los mismos datos: la fecha en la que ocurre, un número que identifica la póliza dentro del mes o del ejercicio, un concepto que explique de qué se trata, la cuenta del debe (la que se carga), la cuenta del haber (la que se abona) y los importes en cada columna. Con eso se reconstruye después el libro mayor y, a partir de él, los estados financieros.
Un caso típico: el 05/03/2026 se trasladan 2.500,00 EUR de la cuenta corriente (1105) a la caja (1101). No hay salida ni entrada de dinero del banco: solo cambia de sitio. La línea contable lleva la cuenta 1105 en el haber (sale de ahí) y la cuenta 1101 en el debe (entra ahí), ambas por 2.500,00 EUR. La suma del debe tiene que ser igual a la suma del haber; si no es así, la póliza no cuadra.
La hoja en blanco: las columnas de la póliza
Empezamos con un libro nuevo. La hoja se llamará Pólizas y tendrá siete columnas, una por dato. Los encabezados van en la fila 1, en negrita, y cada columna guardará siempre el mismo tipo de información: una fecha, un número, un texto, otro texto, otro texto, un importe y otro importe.
- Abre un libro en blanco y, en la pestaña de abajo, deja Hoja1 con el nombre Pólizas (doble clic sobre el nombre).
- En A1 escribe Fecha, en B1 Nº póliza, en C1 Concepto, en D1 Cuenta debe, en E1 Cuenta haber, en F1 Debe y en G1 Haber.
- Selecciona A1 con un clic: en el Cuadro de nombres (arriba a la izquierda) verás
Pólizas!A1y la Barra de fórmulas mostraráFecha. El cursor queda listo para escribir la primera fecha en A2.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Nº póliza | Concepto | Cuenta debe | Cuenta haber | Debe | Haber |
Dar formato a cada columna según lo que guarda
Cada columna necesita un formato distinto para que la información se vea siempre igual. Lo más rápido es seleccionar toda la columna (clic en la letra de arriba) y abrir Formato de celdas con Ctrl+1. Así una fecha nunca se desordena, un importe siempre lleva su separador y las cuentas no pierden el cero de la izquierda.
Fechas que no se desordenen: dd/mm/aaaa
Selecciona la columna A y abre Ctrl+1. Elige Personalizada y, en el cuadro Tipo, escribe dd/mm/aaaa. Cualquier fecha que escribas después (por ejemplo, 5/3/2026) se mostrará como 05/03/2026, sin importar el orden en que la teclees.
Si te llegan fechas como texto (por ejemplo, pegadas desde un PDF), conviértelas a número de serie con =FECHANUMERO(B2) (en inglés, DATEVALUE) en una columna auxiliar, y después pega los valores con Ctrl+Alt+V > Valores sobre la columna A.
Importes con miles y dos decimales, siempre iguales
Selecciona F y G, abre Ctrl+1 y, en Personalizada, escribe el código #.##0,00. Con ese formato, el 5 se ve como 5,00 (no como 5), el 1500 como 1.500,00 (con punto de miles) y el 1234,5 como 1.234,50. Si solo pusieras 0,00, verías 1500,00 pero sin el punto de los miles; y si pusieras #.##0,00 sin la coma final, los importes perderían los decimales.
#,##0.00 y el separador de argumentos dentro de las fórmulas es la coma.Cuentas contables que se ven siempre con sus ceros
Las cuentas contables son códigos (6001, 1105, 2101…) y no números con los que se calcula. Si dejas la columna como General, Excel interpreta 6001 como número y, al hacer la columna más estrecha, puede mostrarlo como 61. Para que se vea siempre con cuatro dígitos, selecciona D y E, abre Ctrl+1 y aplica el código 0000. Con eso, 6001 se ve 6001, 1105 se ve 1105 y 2101 se ve 2101, con los ceros a la izquierda aunque la columna se estreche.
Una plantilla lista para empezar: encabezados y la primera póliza
Ahora vamos a escribir las dos primeras pólizas de marzo de 2026. Una póliza real (un traslado entre cuentas) y un pago de renta. La idea es ver la plantilla funcionando con datos pequeños y poder repasar las cuentas a simple vista.
- Pulsa Ctrl+Inicio para volver a A1 y bajar a A2 con
Flecha abajo. - Escribe la primera póliza: A2
05/03/2026, B2PD-001, C2Traslado entre cuentas propias, D21101, E21105, F22500,00, G22500,00. - En A3 escribe
10/03/2026, en B3PD-002, en C3Pago de renta del local, en D36301(gasto), en E31105(banco), en F310000,00, en G310000,00.
Pulsa Intro después de cada celda para confirmar. Al terminar, la hoja tiene una fila de encabezados y dos pólizas con sus importes. La fila 1 sigue visible porque todavía no has bajado mucho, pero al añadir más partidas se perderá de arriba: lo arreglamos en el siguiente paso.
Fijar la fila de encabezados para que no se pierda al bajar
Selecciona la fila 2 (clic en el 2 de la izquierda) y ve a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior. La fila 1 queda pegada arriba y, al pulsar Ctrl+Fin o al bajar con la rueda del ratón, los títulos siguen a la vista. Si algún día quieres deshacerlo, vuelve al mismo menú y elige Movilizar paneles.
Convertir la zona de datos en una tabla que crece sola
Selecciona el rango A1:G3, ve a Insertar > Tablas > Tabla, confirma que viene marcado «La tabla tiene encabezados» y pulsa Aceptar. La zona se pinta con bandas y aparece la pestaña Diseño de tabla en la cinta. Ahora, cada vez que escribas una fila nueva debajo (A4, A5…), la tabla la absorbe automáticamente y el formato de fecha, el de importes y el de cuentas se aplica solo. Para comprobarlo, escribe una cuarta fila y verás cómo el sombreado y los formatos se extienden sin hacer nada más.
Que las partidas cuadren con una fórmula y un formato condicional
Una póliza está bien hecha cuando la suma del debe coincide con la suma del haber. Vamos a añadir dos cosas: una columna Saldo que muestra la diferencia de cada fila (debe menos haber, para detectar errores de una sola partida) y, en la fila de totales, la diferencia global de la póliza con un formato condicional que la pinta en rojo si no cuadra.
- En H1 escribe Saldo y pon el encabezado en negrita.
- En H2 escribe
=F2-G2y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de H2) hasta H4. El resultado de la fila 2 es0,00y el de la fila 3 también: las dos pólizas cuadran. - En I1 escribe Dif. total. En I2 pon
=SUMA(F2:F4)-SUMA(G2:G4). El resultado debe ser0,00. - Selecciona I2, ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla, elige Aplicar formato a las celdas que contengan, pon Valor de la celda | distinto de | 0 y asigna un Relleno rojo claro y Color de fuente rojo oscuro.
0,00 sin color; si subes un importe en F o en G a mano y dejas la otra columna sin tocar, I2 se pinta de rojo y avisa del descuadre.=SUMAR.SI(F:F;F2)-SUMAR.SI(G:G;G2) en la columna Saldo. Con partidas pequeñas, la resta =F2-G2 es más fácil de leer.Errores que aparecen al armar la plantilla y cómo arreglarlos
Estos son los tropiezos más habituales al montar la plantilla. Cada uno tiene una causa clara y un arreglo que se hace en pocos segundos.
La fecha sale como número (45000) en vez de 05/03/2026
La celda tiene formato General o Número, no formato de fecha. Excel guarda las fechas como números: el 5 de marzo de 2026 es el día 46.071 desde el 1 de enero de 1900. Si el formato no es de fecha, ves el número.
Cómo lo arreglar: selecciona la columna A, Ctrl+1, Personalizada y aplica dd/mm/aaaa como antes.
El importe se pega con un decimal raro (10000,00)
La celda traía el importe como texto (porque venía de un PDF, de un CSV mal descifrado o de una web con espacios invisibles). Excel lo muestra pero no lo suma: en la barra de estado, abajo, la Suma aparece en blanco.
Cómo lo arreglar: en una columna auxiliar escribe =VALOR(REDONDEAR(G2;2)), copia el resultado y pégalo sobre G2 con Ctrl+Alt+V > Valores. Después, vuelve a aplicar el formato #.##0,00 con Ctrl+1 por si se perdió al pegar.
=VALOR(REDONDEAR(G2;2))Las cuentas pierden el cero de la izquierda (6001 -> 61)
La celda es numérica y la columna se ha estrechado tanto que Excel muestra solo los dígitos que caben. El valor sigue siendo 6001 (compruébalo en la Barra de fórmulas), pero visualmente se confunde con 61.
Cómo lo arreglar: selecciona las columnas D y E, Ctrl+1, Personalizada y aplica el código 0000 como en el paso anterior. Si aun así necesitas verlo siempre como texto, escribe la cuenta precedida de un apóstrofo: '6001.
El saldo de la póliza no cuadra por un decimal
Una partida tiene 1234,5 (un solo decimal) y la otra 1234,50. A simple vista parecen iguales, pero la diferencia es de 0,05 y la celda del saldo global se pinta de rojo. La culpa no es tuya al comparar: el problema está al introducir el dato.
Cómo lo arreglar: aplica la fórmula =REDONDEAR(F2;2) en una columna al lado, cópiala y pega el resultado como Valores sobre F2. Después, fija el formato #.##0,00 para que se vea siempre con dos decimales.
Exportar e imprimir la póliza sin que se corten las columnas
Cuando termines el día, querrás imprimir la hoja o guardarla en PDF. Para que las siete columnas quepan en una página de ancho y la fila de encabezados se repague arriba en cada hoja, hay que tocar tres cosas: definir el Área de impresión, poner Imprimir títulos y marcar Ajustar a una página de ancho.
- Ve a Vista > Diseño de página para ver los márgenes y los saltos de página.
- Selecciona A1:G20 (ajusta el 20 al último número de fila que uses), ve a Diseño de página > Configurar > Área de impresión > Establecer área de impresión.
- En Diseño de página > Configurar > Imprimir títulos, marca Filas a repetir en cada página y escribe
$1 (~1 € · ~18 MXN · ~3.200 COP · ~1.520 ARS):$1 (~1 € · ~18 MXN · ~3.200 COP · ~1.520 ARS). - Abre Archivo > Imprimir. En la vista previa, marca Ajustar a una página de ancho (si no la ves, despliega Márgenes o Opciones de escala). Imprime o exporta a PDF desde el mismo cuadro.
Lo que ya sabes hacer con la plantilla y el siguiente paso
Con esta plantilla ya puedes:
- Registrar cada póliza con su fecha, número, concepto, cuentas e importes en una hoja que crece sola.
- Cuadrar el debe y el haber con la celda de diferencia global, que se pinta en rojo si algo no encaja.
- Presentar e imprimir la póliza en una página de ancho, con los encabezados repetidos.
- Reutilizar la plantilla mes a mes: duplica la hoja y cambia los datos.
El siguiente paso natural es proteger la hoja para que nadie (incluido tú mismo por accidente) borre las fórmulas del saldo ni los formatos. Para hacerlo, selecciona todas las celdas (Ctrl+E en algunas versiones, o clic en la esquina superior izquierda), ve a Inicio > Celdas > Formato > Bloquear celda para desactivarlo solo en las celdas donde se escribe, y luego ve a Revisar > Proteger > Proteger hoja y pon una contraseña. A partir de ahí, las fórmulas y los formatos quedan a salvo y solo se pueden modificar las celdas de datos.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al armar el formato de pólizas de diario en Excel
1. ¿Qué es una póliza de diario y qué información lleva?
Una póliza de diario es el documento donde se registra, fecha por fecha, cada operación contable de la empresa con su fecha, número, concepto, cuenta contable, debe y haber. En Excel se suele montar como una tabla con esas columnas para llevar el control diario de los asientos, y la suma del Debe siempre tiene que coincidir con la suma del Haber.
2. ¿Cómo se hace una póliza de diario en Excel paso a paso?
Crea una tabla con encabezados en la fila 1 (Fecha, Número, Concepto, Cuenta, Debe, Haber) y ve rellenando una fila por cada asiento. Al final, en la columna del Debe y la del Haber, pon una función SUMA para comprobar que ambas columnas suman lo mismo; si no cuadran, la póliza está descuadrada y hay que revisarla.
3. ¿Cuáles son los tipos de pólizas contables que existen?
Los tipos más habituales son la póliza de ingresos, la de egresos, la de diario y la de ajustes. La de ingresos registra cobros y entradas de dinero; la de egresos, pagos y salidas; la de diario, operaciones generales sin un movimiento de caja inmediato; y la de ajustes, correcciones como depreciaciones o devengos al cierre del periodo.
4. ¿Cómo se registra una póliza de ingresos en Excel?
Anota la fecha, un número consecutivo, el concepto (por ejemplo, venta al contado) y las cuentas afectadas con su importe en el Debe y en el Haber. En una venta típica, el Debe va a Caja o Bancos y el Haber, a la cuenta de Ventas; al terminar, comprueba con SUMA que ambas columnas coincidan.
5. ¿Cómo deben ir ordenadas las columnas de una póliza en Excel?
Lo habitual es: Fecha, Número de póliza, Concepto o descripción, Cuenta contable, Parcial, Debe y Haber, con la columna de Cuenta repetida a la izquierda del Debe y del Haber para alinear los números con su cuenta. Mantener este orden fijo en todas las hojas facilita revisar, filtrar y cuadrar las pólizas.
6. Póliza de diario EJERCICIOS RESUELTOS
Empieza con asientos sencillos: una compra al contado, una venta a crédito y un pago a un proveedor. Después pasa a compuestos, como una venta con IVA, un pago combinado de banco y caja o un ajuste de depreciación; en cada uno, registra las cuentas en Debe y Haber y comprueba con SUMA que cuadren antes de darlo por bueno.
Fuentes
- Microsoft0,00 · dos decimales fijos — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftFormatos de fecha y hora en español — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftFormato condicional — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftTabla de Excel (Dar formato como tabla) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftPegar, Opciones de pegado y Pegado especial — documentación oficialconsultado el 07/10/2026