Llevar las cuentas de casa en una hoja de cálculo es una de las formas más prácticas de entender tu economía: anotas ver el sueldo, los meses de alquiler, el supermercado y al final del mes ves de un vistazo cuánto entró, cuánto salió y cuánto queda para ahorrar. Con Excel abierto, en un rato tendrás una plantilla de finanzas personales con cuatro hojas: un Registro donde apuntarlo todo, una lista de Categorías con lista desplegable, un Resumen mensual con el balance y el porcentaje de presupuesto usado, y una hoja de Metas de ahorro para ver cuánto te falta.
La plantilla funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web y para Mac. Las funciones usadas (SUMA, SUMAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO) están en todas las versiones; SUMAR.SI.CONJUNTO necesita Excel 2007 o posterior.
Qué es una plantilla de finanzas personales y para qué te sirve
Una plantilla de finanzas personales es un libro de Excel con el que registras cada movimiento de dinero del mes, lo agrupas por categorías y ves de un vistazo si el sueldo te llega para los gastos fijos y los caprichos. La gracia está en separar las entradas de las salidas y en calcular el balance, es decir, lo que entró menos lo que salió, al final de cada mes.
Imagina el caso real de una persona cuyo ingreso principal, el sueldo, entra el día 5 de cada mes. Los gastos fijos como el alquiler, la luz o el seguro salen el día 1. Si todo se anotara a mano en un papel, a finales de mes solo sabrías lo que queda en la cuenta. Con una hoja de cálculo, el balance se calcula solo, puedes ver en qué categoría se va más dinero y saber si llegas a fin de mes antes de que llegue. La plantilla, además, sirve para algo más que el mes en curso: cuando se acumulan varios meses, se puede ver la evolución del gasto en supermercado o en ocio y detectar patrones que a simple vista se escapan.
Las partes que tendrá tu plantilla: ingresos, gastos, balance y metas
Una plantilla útil se organiza en cuatro bloques, repartidos en hojas o secciones dentro del mismo libro. Cada uno cumple una función y los cuatro se apoyan entre sí: lo que se escribe en el Registro alimenta el Resumen mensual y las Metas de ahorro.
Ingresos y gastos del día a día
| Columna | Qué guardas ahí |
|---|---|
| Fecha | El día del movimiento, por ejemplo 5/03/2026 |
| Concepto | Una palabra que explicas qué es: Verano, Sueldo, Alquiler |
| Categoría | La etiqueta del tipo de gasto: Vivienda, Ocio |
| Tipo | Si es Ingreso o Gasto |
| Importe | La cifra de la celda, en positivo siempre |
El Registro es la hoja donde se apuntan todas las entradas y salidas. Cada fila es un movimiento, con su fecha, el concepto en lenguaje claro, la categoría a la que pertenece, si es dinero que entra o que sale, y el importe. Más adelante verás que la columna de categoría se rellena con una lista desplegable para no escribirla a mano cada vez.
El balance del mes: lo que entró menos lo que salió
=SUMA(Ingresos)-SUMA(Gastos)El balance es la resta entre el total de ingresos y el total de gastos del periodo. Si el resultado es positivo, ese mes ahorraste; si es negativo, ese mes gastaste más de lo que ingresaste. La fórmula clave es SUMA(Ingresos)-SUMA(Gastos), que también puede escribirse con SUMAR.SI si Ingresos y Gastos están mezclados en la misma columna y los separa la columna D. Tener un único sitio donde ver el balance evita sumar a ojo y equivocarse.
Las metas de ahorro y cuánto te queda para cada una
=((Meta-Ahorrado)/Ahorro_Mensual)*100La hoja de Metas sirve para ver el porcentaje completado de cada objetivo y los meses que faltan al ritmo actual. La fórmula =((Meta-Ahorrado)/Ahorro_Mensual)*100 da el porcentaje que aún queda por cubrir sobre el aporte mensual previsto. Con esta información, ajustar el aporte o la fecha objetivo deja de ser una decisión a ciegas.
Montar la hoja de ingresos y gastos con sus categorías
Empezamos por la hoja Registro. En una hoja nueva, escribe los títulos en la fila 1 y los datos a partir de la fila 2.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Mes | Importe |
| 2 | 05/03/2026 | Sueldo | Sueldo | 3 | 1.800,00 |
| 3 | 01/03/2026 | Alquiler | Vivienda | 3 | 650,00 |
| 4 | 06/03/2026 | Supermercado | Alimentación | 3 | 120,50 |
| 5 | 10/03/2026 | Luz | Consumo | 3 | 55,00 |
| 6 | 12/03/2026 | Cine | Ocio | 3 | 18,00 |
Los pasos son: 1) Escribe los títulos Fecha, Concepto, Categoría, Mes y Importe en A1, B1, C1, D1 y E1. 2) Anota los datos de arriba: el sueldo del 5 de marzo, el alquiler del día 1, la compra del supermercado del día 6, la factura de luz del día 10 y las entradas de cine del día 12. 3) En la columna D (Mes), escribe el número de mes: 3 para marzo.
Crear la lista desplegable de categorías
Para que la columna C no se llene de variantes de la misma palabra, la convertimos en una lista desplegable con Validación de datos.
Los pasos son: 1) En una hoja aparte llamada Categorías, escribe la lista en A2 hacia abajo. 2) Selecciona las celdas de la columna C en Registro (C2 hasta abajo). 3) Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. 4) Elige Lista en Permitir y rellena Origen. Hay dos formas de rellenar Origen según si la lista está escrita a mano o convertida en tabla.
Con la lista escrita a mano
Si la lista es corta y no va a crecer, escribe las categorías separadas por punto y coma directamente en Origen. Al desplegar la celda verás las seis opciones y solo podrás elegir una de ellas.
Con la lista sacada de una tabla que crece sola
| A | |
|---|---|
| 1 | Categoría |
| 2 | Alquiler |
| 3 | Sueldo |
| 4 | Supermercado |
| 5 | Luz |
| 6 | Transporte |
| 7 | Ocio |
| 8 | |
| 9 | |
| 10 | |
| 11 | Restaurantes |
Si la lista va a crecer, conviértela en tabla: 1) Selecciona A1:A7 en la hoja Categorías y pulsa Ctrl+T. Confirma que la tabla tiene encabezados. 2) En la validación del Registro, en Origen escribe =$Categorías.$A$2:$A$10 (o el nombre de la tabla seguido del primer y último valor, por ejemplo =$tblCategorias.[Categoría]). 3) Cuando añadas Restaurantes en A11, la lista desplegable lo mostrará sin tocar la validación.
Calcular el balance y el porcentaje del presupuesto usado
Sobre la hoja Registro, añadimos el balance y el porcentaje del presupuesto. Para los gastos del ejemplo, sumamos: 650 + 120,50 + 55 + 18 = 843,50.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Tipo | Importe | Balance | % Presupuesto |
| 2 | 05/03/2026 | Sueldo | Sueldo | Ingreso | 1.800,00 | 956,50 | 80,5% |
| 3 | 01/03/2026 | Alquiler | Vivienda | Gasto | 650,00 | ||
| 4 | 06/03/2026 | Supermercado | Alimentación | Gasto | 120,50 | ||
| 5 | 10/03/2026 | Luz | Consumo | Gasto | 55,00 | ||
| 6 | 12/03/2026 | Cine | Ocio | Gasto | 18,00 |
El balance: ingresos menos gastos con una sola fórmula
=SUMAR.SI(D2:D22;"Ingreso";E2:E22)-SUMAR.SI(D2:D22;"Gasto";E2:E22)SUMAR.SI (en inglés, SUMIF) suma solo las filas que cumplen una condición. Aquí se aplica dos veces sobre la misma columna Importe: una vez pidiendo que la columna D sea "Ingreso" y otra pidiendo que sea "Gasto". La resta entre ambas da el balance: 1.800 – 843,50 = 956,50. Si los gastos superan a los ingresos, el resultado sale en negativo y se ve enseguida que ese mes se ha gastado más de la cuenta.
El porcentaje del presupuesto que ya gastaste
=(SUMAR.SI(D2:D22;"Gasto";E2:E22)/$B$2)*100El presupuesto del mes se escribe a mano en una celda fija, por ejemplo B2. La expresión (Gasto_Real/Presupuesto)*100 divide lo gastado entre lo previsto y lo multiplica por cien para sacarlo en porcentaje. Con un presupuesto de 1.050,00, los 843,50 gastados dan un 80,3%. Si gastas más de lo previsto, el porcentaje supera el 100% y avisa de que te has pasado. La referencia a B2 lleva dólares para que al arrastrar la fórmula no se mueva.
La regla 50/30/20 para repartir el sueldo
Sobre el sueldo del mes (1.800), aplicamos la regla 50/30/20: el 50% para Necesidades (900,00), el 30% para Deseos (540,00) y el 20% para Ahorro (360,00).
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Sueldo | 1.800,00 |
| 2 | Necesidades | 900,00 |
| 3 | Deseos | 540,00 |
| 4 | Ahorro | 360,00 |
Qué cubre cada bloque de la regla
| Porcentaje | Bloque | Qué incluye |
|---|---|---|
| 50% | Necesidades | Alquiler, suministros, supermercado, transporte, seguros |
| 30% | Deseos | Ocio, restaurantes, suscripciones, ropa no imprescindible |
| 20% | Ahorro | Fondo de emergencia, amortizar deuda, metas a medio plazo |
La fórmula =B1*0,5 calcula el 50% del sueldo, =B1*0,3 el 30% y =B1*0,2 el 20%. Cada gasto del Registro encaja en uno de los tres: el Supermercado va a Necesidades, el Cine a Deseos y la transferencia al fondo de Ahorro va al bloque del 20%. Con las cifras del ejemplo, el sueldo de 1.800 se reparte en 900 para lo imprescindible, 540 para caprichos y 360 para ahorro.
Avisos visuales cuando te pasas del presupuesto
Convertimos la columna G del Registro en un sistema de puntos sobre cifras. Con el porcentaje del 80,3%, la celda se pone verde; entre el 90% y el 100%, amarillo; por encima del 110%, rojo.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Tipo | Importe | Balance | % Presupuesto |
| 2 | 05/03/2026 | Sueldo | Sueldo | Ingreso | 1.800,00 | 956,50 | 80,3% |
| 3 | 01/03/2026 | Alquiler | Vivienda | Gasto | 650,00 | ||
| 4 | 06/03/2026 | Supermercado | Alimentación | Gasto | 120,50 | ||
| 5 | 10/03/2026 | Luz | Consumo | Gasto | 55,00 | ||
| 6 | 12/03/2026 | Cine | Ocio | Gasto | 18,00 |
Crear las tres reglas de color en un minuto
Los pasos son: 1) Selecciona la columna G desde G2 hasta abajo. 2) Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que, escribe 0,9 y elige Relleno verde. 3) Repite con Es mayor que 1,1 y Relleno rojo. 4) Para el rango intermedio, Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla > Aplicar formato a las celdas que cumplan una condición, con la fórmula =Y(G2>=0,9;G2<=1,1) y Relleno amarillo.
G2>=0,9 Y G2<=1,1
Un gráfico que se actualiza al añadir filas
Los pasos son: 1) Selecciona la columna C (categorías) y la columna E (importes). 2) Pulsa Ctrl+T para convertir el rango en tabla y confirma. 3) Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas. 4) Al añadir una fila nueva en la tabla, el gráfico crecerá solo: el rango ya no es A2:A20 fijo sino una tabla cuyo tamaño se ajusta.
Proteger las fórmulas para no romperlas sin querer
Marcar las celdas con fórmulas como bloqueadas evita que un Supr descuidado borre la lógica del balance o del presupuesto.
Dejar editables solo las celdas de datos
Los pasos son: 1) Selecciona toda la hoja con Ctrl+E y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas; en la pestaña Proteger marca Bloqueada y acepta. 2) Selecciona solo las celdas donde se escriben datos (columna E y filas nuevas), abre Formato de celdas con Ctrl+1 y desmarca Bloqueada. 3) Revisar > Proteger > Proteger hoja, deja la contraseña vacía y acepta. 4) Pulsa Supr sobre una celda con fórmula: Excel no te deja borrarla.
Por qué la plantilla deja de cuadrar a mitad de mes
Cuando una plantilla se complica, casi siempre es por lo mismo: la lista desplegable no se amplía, el gráfico se queda corto o las fórmulas saltan filas al copiar y pegar.
La lista desplegable no incluye la categoría nueva
| A | |
|---|---|
| 1 | Categoría |
| 2 | Alquiler |
| 3 | Sueldo |
| 4 | Supermercado |
| 5 | Luz |
| 6 | Transporte |
| 7 | Ocio |
| 8 | |
| 9 | |
| 10 | |
| 11 | Restaurantes |
Si la validación apuntaba a $A$2:$A$10 y la categoría nueva está en A11, no aparece en el desplegable. Se arregla seleccionando la columna, pulsando Ctrl+T para crear la tabla y cambiando Origen a =$tblCategorias.[Categoría], que crece sola al añadir filas.
El gráfico no se mueve al añadir gastos
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Tipo | Importe |
| 2 | 05/03/2026 | Sueldo | Sueldo | Ingreso | 1.800,00 |
| 3 | 01/03/2026 | Alquiler | Vivienda | Gasto | 650,00 |
| 4 | 06/03/2026 | Supermercado | Alimentación | Gasto | 120,50 |
| 5 | 10/03/2026 | Luz | Consumo | Gasto | 55,00 |
| 6 | 12/03/2026 | Cine | Ocio | Gasto | 18,00 |
| 7 | 15/03/2026 | Restaurantes | Ocio | Gasto | 32,00 |
| 8 | 18/03/2026 | Gasolina | Transporte | Gasto | 45,00 |
| 9 | |||||
| 10 |
Si el gráfico se construyó sobre el rango fijo A2:A20, las filas nuevas se quedan fuera. Se arregla convirtiendo los datos en tabla con Ctrl+T y volviendo a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas, esta vez con la tabla como fuente.
La fórmula del balance falla tras pegar filas
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Tipo | Importe |
| 2 | 05/03/2026 | Sueldo | Sueldo | Ingreso | 1.800,00 |
| 3 | 01/03/2026 | Alquiler | Vivienda | Gasto | 650,00 |
| 4 | #¡REF! | Supermercado | Alimentación | Gasto | 120,50 |
Al copiar y pegar con Ctrl+V sobre una fila intermedia, las fórmulas con referencias relativas se rompen. Se arregla metiendo los datos en una tabla con Ctrl+T y revisando que la columna Importe mantiene la coherencia: si la fórmula salta una fila, edita F2 y corrige a mano el rango D2:D22.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de finanzas
- Tienes una hoja de Registro con fecha, concepto, categoría, tipo e importe lista para crecer.
- Has creado una lista desplegable de categorías con Validación de datos, ya sea escrita a mano o sacada de una tabla.
- Calculas el balance y el porcentaje del presupuesto con SUMAR.SI y referencias absolutas al presupuesto.
- Aplicas formato condicional para ver de un vistazo si vas bien, justo o pasado de presupuesto.
- Tienes un gráfico que se actualiza al añadir filas porque los datos están en una tabla.
El siguiente paso es una hoja de Resumen por mes con SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS), que junta los gastos por categoría y por mes para ver, por ejemplo, cuánto se fue en Supermercado cada mes.
Dudas al montar tu plantilla de finanzas personales en Excel
1. ¿Hay plantillas gratis de finanzas personales para Excel?
Sí, en internet se descargan muchas gratis, aunque su calidad varía bastante. Para empezar te basta con crear la tuya propia: una hoja de Ingresos, otra de Gastos con categoría y fecha, una tabla de resumen con SUMAR.SI.CONJUNTO y un mini gráfico de barras. En menos de una hora tienes algo más útil que la mayoría de plantillas prefabricadas.
2. ¿Cómo se hace una plantilla de finanzas personales en Excel?
Abre un libro nuevo, crea una hoja de Ingresos y otra de Gastos con columnas para Fecha, Concepto, Categoría e Importe. Después añade una hoja Resumen donde, con SUMAR.SI.CONJUNTO, sumes los gastos por categoría y calcules el ahorro (ingresos menos gastos). Para verlo claro, inserta un gráfico de barras en Insertar > Gráficos > Gráfico de barras.
3. ¿Qué debe llevar una plantilla de finanzas personales?
Lo mínimo: una hoja de Ingresos, una de Gastos con fecha, concepto, categoría e importe, y una hoja de Resumen que muestre totales por categoría, el ahorro del mes y una comparación contra el mes anterior. Si además sumas un saldo acumulado y un gráfico, de un vistazo sabes en qué se te va el dinero.
4. ¿Cómo llevar el control de los gastos mensuales del hogar en Excel gratis?
Crea una hoja Gastos Hogar con columnas Fecha, Concepto, Categoría (Supermercado, Luz, Agua, Alquiler…) e Importe, y convierte esos datos en una tabla con Insertar > Tabla para que crezca sola. Luego, en otra hoja, usa =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_importes;rango_categoría;"Supermercado";rango_fecha;">="&1/1/2026) para sacar el total de cada categoría y un gráfico que lo muestre.
5. ¿Cómo hacer un control de ingresos y gastos personales gratis en Excel?
Crea dos hojas, Ingresos y Gastos, con Fecha, Concepto, Categoría e Importe, y anota cada movimiento el mismo día. En una tercera hoja, con SUMAR.SI.CONJUNTO calcula el total de cada categoría del mes, réstale los gastos a los ingresos y tendrás el ahorro neto. Para que el archivo sea reutilizable, convierte los datos en tablas y protege las fórmulas con hoja protegida.
Fuentes
- MicrosoftLAMBDA — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftAtajos propios y reasignar atajos en Excel — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftCómo se escribe un formato personalizado — documentación oficialconsultado el 12/10/2026