Cómo organizar tus finanzas personales en Excel (con plantilla)

Si quieres controlar en qué se te va el dinero y dónde puedes recortar, este tutorial te lleva de la mano: montas una hoja con tus ingresos y tus gastos, calculas totales por categoría con fórmulas, y terminas con un gráfico circular y un aviso en rojo cuando te pasas del objetivo. Al acabar sabrás abrir una plantilla, crear una tabla de movimientos, sumar por categoría y por mes, validar las categorías con una lista desplegable y resaltar lo que se sale del presupuesto. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web y para Mac.

Qué es un presupuesto en Excel y para qué te sirve

Un presupuesto personal en Excel no es más que una hoja donde escribes cada movimiento de tu dinero (fecha, concepto, categoría, importe) y unas celdas aparte que suman lo que entra, lo que sale por categoría y lo que queda. La gracia es esa, lo ves todo en una pantalla: ingresos arriba, gastos fijos y variables en el cuerpo, y abajo el saldo del mes más un pequeño bloque de objetivos de ahorro.

La idea es simple: si tus ingresos son 2.000 y tus gastos suman 1.750, te quedan 245 para ahorrar o para imprevistos. Si los gastos de Ocio suman 600 pero te habías marcado 200, ya sabes dónde recortar. El presupuesto no te dice qué decidir: te enseña los números para decidir tú. Y al estar en una hoja de cálculo, cualquier cambio (un gasto nuevo, una categoría que se repite) se actualiza solo en los totales.

La estructura de una hoja de finanzas personales

Antes de tocar fórmulas, decides las columnas. La hoja del libro que vamos a montar tiene cuatro columnas de datos: Fecha, Concepto, Categoría e Importe. Encima de la tabla, una zona con los totales por categoría calculados con fórmulas. A la derecha, una zona de objetivos donde escribes cuánto quieres gastar como máximo en cada categoría.

La columna Tipo separa Ingreso de Gasto para que los totales no se mezclen, y la columna Pagado (Sí/No) evita contar lo que aún no has desembolsado, como una compra con tarjeta a plazos que se cobra en meses distintos.

Las categorías que casi siempre se repiten

• Vivienda: alquiler o cuota de hipoteca, recibos de luz, gas, agua, internet, comunidad.
• Alimentación: supermercado, mercado, comida fuera de casa.
• Transporte: gasolina, transporte público, mantenimiento del coche, peajes.
• Salud: seguro médico, farmacia, consultas, gimnasio.
• Ocio: cenas, cine, suscripciones (streaming, música), viajes.
• Ahorro: la parte que apartas cada mes, no un gasto.
• Ingresos: nómina, trabajos puntuales, transferencias recibidas.

La columna de tipo y la columna de pagado

La columna Tipo vale para que la fórmula de totales distinga lo que es dinero que entra de lo que sale, y la columna Pagado para que un cargo futuro no infle los gastos del mes en el que lo anotas, sino del mes en que se cobra de verdad.

Fíjate en la fila 6: la cena con amigos está marcada como Pagado = No porque la pagaste con tarjeta y aún no se ha cobrado. Hasta que pase a Sí, no debe contar en los gastos reales de enero.

Fórmulas básicas para cuadrar el presupuesto

Con la tabla montada, el siguiente paso es hacer que Excel sume por ti. Necesitas tres fórmulas: SUMA para el total general, SUMAR.SI (SUMIF) para un total por categoría y SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) cuando filtras por más de una cosa a la vez, por ejemplo Ocio y ropa del mes de enero. El Saldo final es Ingresos menos Gastos.

Las funciones que vamos a usar están en todas las versiones de Excel desde 2007, así que no tienes que preocuparte por la versión.

SUMA y autosuma para empezar

1. Haz clic en la celda G2, debajo de la columna Importe.
2. Escribe =SUMA(.
3. Selecciona con el ratón el rango E2:E8 y cierra el paréntesis.
4. Pulsa Entrar.

=SUMA(E2:E8)

Truco: el atajo Alt+= (en Mac, Cmd+Mayús+T) hace lo mismo sin escribir la fórmula, porque coloca directamente la Autosuma en la celda activa. Está en Inicio > Edición > Autosuma.

SUMAR.SI para un total por categoría

Para saber cuánto has gastado en Alimentación sin recorrer la columna a mano, usa SUMAR.SI. La sintaxis es: rango donde buscar, qué buscar, rango a sumar.

En H2 escribe:

=SUMAR.SI(C2:C8;"Alimentación";E2:E8)

Copia la fórmula a las filas de las demás categorías cambiando el texto entre comillas ("Vivienda";"Ocio";"Transporte").

SUMAR.SI.CONJUNTO cuando filtras por más de una cosa

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) suma un rango aplicando varias condiciones a la vez. Primero va el rango a sumar y después los pares (rango; condición) que quieras.

Para el Ocio de enero:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E8;C2:C8;"Ocio";A2:A8;">=01/01/2026";A2:A8;"<=31/01/2026")

El orden de los argumentos importa: primero el rango a sumar (E2:E8) y después cada par (rango a comprobar; criterio). Si lo inviertes, la fórmula devuelve 0 o un error.

Armar el libro de gastos desde una plantilla

En lugar de empezar de cero, puedes abrir una plantilla que ya trae los bloques preparados. Excel trae varias plantillas gratuitas de presupuesto personal, tanto en escritorio como en la web.

Abrir una plantilla de presupuesto personal en Excel

1. Abre Excel y ve a Archivo > Nuevo.
2. En el buscador escribe "Presupuesto personal" y pulsa Entrar.
3. Elige la que más te guste y haz clic en Crear.
4. Cuando se abra, ve a Archivo > Guardar como y guárdala en tu equipo como libro .xlsx (no .xlsm si no usas macros).

Renombrar hojas y dejar una para cada mes

1. Haz doble clic en la pestaña Hoja1 de abajo y escribe Enero.
2. Pulsa Entrar.
3. Clic derecho sobre la pestaña Enero y elige Mover o copiar.
4. Marca Crear una copia y ponle Febrero como nombre.
5. Repite para marzo, abril, etc.

Convertir la tabla de movimientos en una Tabla de Excel

1. Selecciona el rango A1:F8 (incluye los encabezados).
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. Ahora las fórmulas pueden usar nombres como Tabla1[Importe] en lugar de E2:E8.

Llevar el día a día: introducir gastos sin liarte

Aquí está la parte práctica: cada vez que pagas algo, lo apuntas. Tres formas de hacerlo, de la más rápida a la más cuidada.

Escribir el gasto a mano, fila a fila

1. Sitúate en la primera fila libre de la tabla (por ejemplo A9).
2. Escribe la fecha en formato dd/mm/aaaa: 15/01/2026.
3. En B9 escribe el nombre: Mercadona.
4. En C9 elige la categoría de la lista desplegable: Alimentación.
5. En D9 escribe Gasto.
6. En E9 escribe el importe con coma decimal: 87,40.
7. En F9 marca Sí si ya lo has pagado.
8. Pulsa Entrar para confirmar la fila.

Validación de datos para no escribir categorías de más

Una lista desplegable en la columna Categoría te ahorra escribir y, sobre todo, evita que la misma categoría acabe escrita de tres formas distintas.

1. Selecciona la columna C (o el rango C2:C100 si ya tienes tabla).
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En el criterio Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe las categorías separadas por punto y coma: Alimentación;Transporte;Vivienda;Salud;Ocio;Ahorro;Ingresos.
5. Pulsa Aceptar.

Ahora, al hacer clic en cualquier celda de la columna C, aparece una flecha desplegable con las siete categorías. Si el usuario escribe una a mano que no está en la lista, Excel muestra el mensaje de error y rechaza el valor.

Formato de número y formato de fecha que se ven bien

Los números con muchos decimales y las fechas en formato anglosajón se leen mal. Dos formatos resuelven la mayoría de los casos.

1. Selecciona la columna E (Importe) y pulsa Ctrl+1 (en Mac, Cmd+1).
2. En la pestaña Número, elige Moneda con 2 decimales.
3. Pulsa Aceptar.
4. Selecciona la columna A (Fecha) y vuelve a pulsar Ctrl+1.
5. En la pestaña Número, elige Fecha y el formato dd/mm/aaaa.
6. Pulsa Aceptar.

Ver dónde se va el dinero: gráficos y formato condicional

Con los totales por categoría ya tienes los números. Ahora toca convertirlos en una vista que se entienda de un vistazo: un gráfico circular para ver proporciones y un aviso en rojo para los gastos que se pasan del objetivo.

Un gráfico circular de gastos por categoría

1. Selecciona la columna C (Categoría) y las celdas con los totales por categoría en H2:H6.
2. Ve a Insertar > Gráficos > Circular y elige el primer modelo.
3. Aparece el gráfico al lado de la tabla; arrástralo si quieres recolocarlo.

Resaltar con color los gastos que se pasan del objetivo

Para que cada gasto se ponga en rojo automáticamente cuando supera el límite que tú te has marcado:

1. Escribe los objetivos en una zona aparte, por ejemplo en J2:J6, junto al nombre de cada categoría.
2. Selecciona el rango de importes E2:E8.
3. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Es mayor que.
4. En el cuadro, escribe la celda del límite con referencia absoluta: =$J$2 (pones el cursor y pulsas F4 para que ponga los dólares).
5. Elige el formato (relleno rojo claro, texto rojo oscuro) y pulsa Aceptar.

Errores típicos al montar tu presupuesto (y cómo arreglarlos)

Cinco fallos que aparecen una y otra vez cuando se monta un presupuesto en Excel. Cada uno con la solución en el mismo sitio donde se produjo.

La categoría escrita de dos formas y el SUMAR.SI no la cuenta

Lo que se ve: El total de Alimentación sale bajo (30) cuando debería ser 87,40.

Causa: En la fila 4 la categoría está como "Alimentación" (con tilde y mayúscula) y en una fila nueva está como "alimentacion" (sin tilde). SUMAR.SI distingue entre las dos y solo suma una de ellas.

Arreglo: Dos opciones. La primera, usar la lista desplegable de validación de datos en todas las filas para que el usuario no pueda escribir categorías nuevas. La segunda, si la tabla ya está sucia, forzar que todas las celdas de la columna C estén en el mismo formato con MAYUSC y MINUSC en una columna nueva:

=MAYUSC(MINUSC(C2))

Copia la fórmula, pega los valores sobre la columna C y borra la auxiliar.

El Saldo no cuadra con lo que tienes en el banco

Lo que se ve: El Saldo del presupuesto dice 245 €, pero el banco dice 180 €.

Causa: Se han sumado tanto los gastos pagados como los previstos (Pagado = No).

Arreglo: Cambia la fórmula de totales por categoría para que solo cuente los Pagado = Sí. Con SUMAR.SI.CONJUNTO:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Tabla1[Importe];Tabla1[Categoria];"Alimentacion";Tabla1[Pagado];"Sí")

Ahora el Ocio baja de 59,99 a 17,99: solo cuenta Netflix, la cena queda fuera hasta que se cobre.

La fórmula se rompió al arrastrarla (#¡REF! o #¡DIV/0!)

Lo que se ve: Al arrastrar la fórmula de la celda H2 hacia abajo, las últimas celdas muestran #¡REF! o #¡DIV/0!.

Causa: El rango queSUMAR.SI usa para buscar la categoría (C2:C8) se ha movido al arrastrar: ahora es C4:C10 o C8:C14, y no encuentra los valores de arriba. O la celda del objetivo (J2) se ha movido a J3, J4, etc.

Arreglo: Convierte los rangos en referencias absolutas con F4 (Cmd+T en Mac):

=SUMAR.SI($C$2:$C$8;"Alimentacion";$E$2:$E$8)

Ahora, al arrastrar hacia abajo, los rangos no se mueven. Si los datos están en una Tabla de Excel, basta con usar el nombre estructurado Tabla1[Importe] y el problema desaparece.

El gráfico no se actualiza al añadir filas

Lo que se ve: Has añadido varias filas nuevas con categorías nuevas, pero el gráfico circular sigue mostrando los mismos datos que hace tres semanas.

Causa: El rango del gráfico era A1:D100 cuando lo creaste y, al añadir filas, no se ha ampliado.

Arreglo: Selecciona cualquier celda de la tabla y ve a Diseño de gráfico > Seleccionar datos. Amplía el rango a las celdas nuevas o, si los datos son una Tabla de Excel, el gráfico se actualiza solo: al añadir una fila a la tabla, la fila se incorpora sin tocar nada. Por eso conviene convertir los datos en Tabla antes de hacer el gráfico.

La plantilla pide una licencia que no tienes

Lo que se ve: AbresArchivo > Nuevo, escribes "Presupuesto personal" y algunas de las plantillas tienen un icono de corona o un cartel que dice "Premium" o "Microsoft 365".

Causa: Esas plantillas son de pago o requieren una suscripción a Microsoft 365.

Arreglo: Elige cualquiera de las plantillas gratuitas (sin corona). Si ninguna te convence, empieza con un libro en blanco y replica las cuatro columnas del principio (Fecha, Concepto, Categoría, Importe) más la columna Pagado. Es lo que hemos hecho en este tutorial y funciona igual.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• Abrir y guardar una plantilla de presupuesto personal desde Archivo > Nuevo.
• Renombrar hojas y duplicar la hoja de enero para el resto de meses.
• Convertir la tabla de movimientos en una Tabla de Excel para que los gráficos se actualicen solos.
• Calcular totales por categoría con SUMAR.SI y por categoría y mes con SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Crear una lista desplegable en la columna Categoría con Validación de datos.
• Hacer un gráfico circular de gastos por categoría y resaltar con formato condicional los gastos que superan el objetivo.

El siguiente paso natural es montar una hoja aparte con tus objetivos de ahorro (vacaciones, fondo de emergencia, entrada de un piso) y cruzarla con los meses usando BUSCARX (XLOOKUP, en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365) para ver cuánto llevas ahorrado de cada objetivo. Otra opción, si tu hoja crece mucho, es crear una tabla dinámica que muestre los totales por categoría y por mes en una sola vista.

Dudas al montar un presupuesto en Excel