Plantilla de presupuesto para tu empresa en Excel: cómo hacerla gratis

Una plantilla de presupuesto de empresa en Excel es un libro con varias hojas (ingresos previstos, gastos por categoría, cuenta de resultados y un cuadro con un gráfico) que te permite ver mes a mes cuánto entra, cuánto sale y qué beneficio te queda. Sirve para planificar el año, detectar meses con pérdidas y comparar lo real con lo previsto. En este tutorial la montas desde cero, con tus propias hojas y fórmulas, sin descargar nada. Al terminar tendrás un libro con cuatro hojas, un gráfico y la cuenta de resultados calculándose sola. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y Excel para la web. En Excel para la web no se ejecuta VBA; todo lo demás (fórmulas, tablas, gráficos, validación y protección) se usa igual.

Qué es un presupuesto de empresa y por qué hacerlo en Excel

Un presupuesto de empresa es la estimación, normalmente para un año, de los ingresos que esperas obtener y de los gastos que tendrás que asumir, con el objetivo de saber de antemano si la actividad dará beneficio y en qué meses. Tres bloques lo forman: los ingresos previstos (lo que entra por ventas, servicios o cuotas), los gastos (alquiler, sueldos, suministros, marketing, etc.) y la cuenta de resultados, que es la resta entre ambos.

Excel encaja bien con esta tarea porque ya trae las piezas que necesitas: hojas separadas por área, fórmulas que se actualizan solas, tablas para que los datos crezcan sin romper nada, gráficos para ver la evolución y validación de datos para evitar errores al rellenar. Frente a una plantilla cerrada que descargas de internet, una plantilla propia se adapta a tu negocio: añades las categorías de gasto que tienes, cambias los meses, decides qué KPIs te interesan y entiendes cada celda porque la has escrito tú. La curva de aprendizaje es la misma, y a cambio el libro no se queda corto a los dos meses.

Las hojas que tiene una plantilla de presupuesto empresarial

Una plantilla empresarial completa se organiza en cuatro áreas, cada una en su hoja dentro del mismo libro.

La primera hoja, Ingresos, recoge la previsión de ventas mes a mes: qué producto o servicio vendes, a qué precio, cuántas unidades estimas y el ingreso que sale de multiplicar ambas cosas. Aquí también se calcula el total del año y se puede proyectar el crecimiento.

La segunda hoja, Gastos, lista todas las salidas de dinero clasificadas por categoría (alquiler, personal, suministros, marketing, etc.) y por subcategoría. Cada fila suma los doce meses en una columna Total, y al final de la hoja hay totales por mes para ver en qué meses se gasta más.

La tercera hoja, Resultados, es la cuenta de resultados resumida: ingresos totales, gastos totales, beneficio bruto y margen porcentual. Saca los datos de las dos hojas anteriores con referencias directas, así que si cambias un dato en Ingresos o en Gastos, aquí se actualiza solo.

La cuarta hoja, Cuadro, contiene los KPIs y el gráfico de columnas que compara ingresos y gastos mes a mes. Es la hoja de un vistazo: la que enseñas cuando alguien pregunta cómo va el año.

Montar la hoja de ingresos previstos

Empieza por la hoja de ingresos. Cambia el nombre de la primera hoja a Ingresos (clic derecho sobre la pestaña > Cambiar nombre) y monta esta estructura en la fila 3.

Pasos:

1. En A3 escribe Línea, en B3 Mes, en C3 Unidades, en D3 Precio y en E3 Ingreso.
2. En A4:A6 escribe las tres líneas de producto o servicio.
3. En B4:B15 reparte los meses de enero a junio (una fila por mes y línea, o dos por mes si tienes varias líneas).
4. En C4:C6 escribe las unidades estimadas y en D4:D6 los precios. Aplica formato moneda a D (Ctrl+1 > Moneda).
5. En E4 escribe =C4*D4 y arrastra el controlador de relleno hasta E6. El resultado (3.000, 960, 3.300) aparece al instante.
6. Debajo, en la fila 20, suma el total del año con =SUMA(E4:E15).

Proyección a 12 meses con SERIES y tendencia

Para proyectar el crecimiento mes a mes, añade en la columna C una serie numérica (1 para enero, 2 para febrero, etc.) y aplica un crecimiento del 3 % en la columna D.

1. En C4 escribe 1, en C5 2 y arrastra hasta C15 para tener los doce meses numerados.
2. En D4 escribe el precio inicial (150) y en D5 la fórmula =D4*1,03 (3 % de subida).
3. Arrastra D5 hasta D15: el precio sube de 150 a algo más de 213 al final del año.
4. Para una media de referencia, en cualquier celda vacía escribe =PROMEDIO(D4:D15).
5. Para extrapolar a meses 13 y 14 (planificación a futuro) usa =TENDENCIA(D4:D15;C4:C15;13) y =TENDENCIA(D4:D15;C4:C15;14).

TENDENCIA (TREND) está en todas las versiones de Excel desde 2007.

Montar la hoja de gastos por categoría

La segunda hoja se llama Gastos. La idea es una fila por cada gasto, una columna por cada mes y una columna Total al final.

Pasos:

1. Crea una hoja nueva y llámala Gastos.
2. En A3 escribe Categoría, en B3 Subcategoría y de C3 a N3 los meses de Ene a Dic. En O3 escribe Total.
3. En A4:A7 escribe las categorías (Alquiler, Personal, Suministros, Marketing) y en B4:B7 las subcategorías.
4. Rellena las cifras mensuales de C4 a N7. Aplica formato moneda a todo el rango.
5. En O4 escribe =SUMA(C4:N4) y arrastra hasta O7. La fila de Alquiler suma 14.400, la de Personal 42.000 y así.
6. En la fila 10, suma por mes con =SUMA(C4:C7), =SUMA(D4:D7), etc., hasta N10. Después, en O10, pon =SUMA(C10:N10) para el total anual de gastos.

Diferenciar gastos fijos y variables con una columna extra

Para distinguir lo que pagas siempre de lo que depende de las ventas, añade una columna Tipo con una lista desplegable.

1. En P3 escribe Tipo y en P4:P7 rellena con Fijo o Variable a mano la primera vez.
2. Selecciona P4:P7 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.

1. Acepta. Ahora cada celda de P4:P7 lleva una flecha desplegable con las dos opciones.

Calcular el gasto anual por categoría con SUMAR.SI

Si quieres el total del año solo de una categoría (por ejemplo, todo lo que es Personal), usa SUMAR.SI (SUMIF).

1. En una zona vacía de la hoja, por ejemplo en R3:S6, escribe:| | R | S |

| 3 | Categoría | Total año | | 4 | Alquiler | | | 5 | Personal | | | 6 | Suministros | |

1. En S4 escribe =SUMAR.SI($A$4:$A$7;"Alquiler";$C$4:$N$7). El resultado es 14.400.
2. Cambia "Alquiler" por "Personal" en S5 y por "Suministros" en S6.

SUMAR.SI está en todas las versiones de Excel desde 2007.

La cuenta de resultados que sale sola

La tercera hoja, Resultados, es la cuenta de resultados del año. Saca los datos de Ingresos y Gastos con referencias directas.

1. Crea la hoja Resultados.
2. En A3 escribe Concepto y en A4:A7 las cuatro líneas.
3. En B4 escribe =Ingresos!O20 (el total de ingresos del año).
4. En B5 escribe =Gastos!O10 (el total de gastos del año).
5. En B6 escribe =B4-B5 (beneficio).
6. En B7 escribe =B6/B4 y aplica formato porcentaje con dos decimales (Ctrl+1 > Porcentaje).

=B4-B5
=B6/B4

Proteger las celdas con fórmulas para que nadie las borre

Para que cualquiera pueda rellenar las cifras de Ingresos y Gastos pero no pueda borrar las fórmulas de Resultados, protege la hoja.

1. En la hoja Resultados, selecciona las celdas que SÍ se pueden tocar (por ejemplo, B4 y B5 si quisieras sobrescribirlas) y desbloquéalas: Ctrl+1 > pestaña Proteger > desactivar Bloqueada.
2. Si quieres que toda la hoja quede protegida, ve directo al paso 3 sin desbloquear nada; solo se podrán tocar las celdas que hayas marcado como desbloqueadas.
3. Abre Revisar > Proteger hoja.

1. Marca Seleccionar celdas desbloqueadas y Seleccionar celdas bloqueadas, y acepta.
2. Para quitar la protección, vuelve a Revisar > Proteger hoja (la opción pasa a llamarse Desproteger hoja).

Un gráfico que muestre ingresos contra gastos

El gráfico es la vista rápida del año: una columna por mes con los ingresos y otra con los gastos. Para que los datos crezcan con el libro, primero conviértelos en Tabla.

1. En la hoja Ingresos, selecciona B3:E15 y abre Insertar > Tablas > Tabla.

1. Marca La tabla tiene encabezados y acepta.
2. En la hoja Gastos, repite con C3:N7 para tener los doce meses en formato Tabla.
3. Vuelve a Ingresos y crea una tabla pequeña de totales mensuales en, por ejemplo, las celdas Q3:R15:

| | Q | R | | 3 | Mes | Total | | 4 | Enero | 3960 | | … | … | … | | 15 | Diciembre | 5500 |

donde R4 es =SUMA(E4:E15) adaptado a cada fila según cómo repartas los datos.

1. En Gastos, en la fila 10 ya tienes los totales por mes (C10:N10). Selecciónalos junto con la fila de meses.
2. Abre Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. En Diseño del gráfico > Agregar elemento de gráfico > Leyenda > Abajo.
4. En Título del gráfico escribe Ingresos vs Gastos mensuales.

Por qué los totales no cuadran o dan error

Tres fallos típicos al montar la plantilla, y cómo arreglarlos.

#¡VALOR! al sumar meses con texto

Si una celda mensual contiene texto ("n/d", "-", "pendiente"), la fórmula =SUMA(C5:N5) devuelve #¡VALOR! porque no se puede sumar texto con números. Lo correcto es escribir 0 cuando aún no tienes el dato, o dejar la celda vacía (que SUMA ignora). Para limpiar una hoja ya rellena, usa =SI.ERROR(C5;0) celda a celda o aplica Validación de datos (Datos > Herramientas de datos > Validación de datos) en la columna de importes con criterio Número decimal entre 0 y 9.999.999, así no se podrá escribir texto por error.

La fórmula del mes se rompe al copiarla a febrero

Esto pasa cuando arrastras una fórmula como =SUMAR.SI($B$5:$B$30;"Alquiler";C5:N5) hacia abajo o hacia la derecha sin fijar el rango de suma. La parte C5:N5 se mueve a D5:N6 y deja de sumar los doce meses. Arréglalo fijando con F4 la fila del rango: =SUMAR.SI($B$5:$B$30;"Alquiler";$C$5:$N$5). Ahora la fila está bloqueada y al arrastrar sigue sumando los doce meses. La función SUMAR.SI está en todas las versiones desde Excel 2007.

El gráfico se queda con los datos del mes 1 al añadir filas

Si el gráfico se nutre de un rango normal (por ejemplo, =Ingresos!$Q$3:$R$15), al añadir un mes nuevo el rango no se amplía y el gráfico se queda corto. La solución es que los datos de origen sean una Tabla: selecciona el rango, Insertar > Tablas > Tabla, marca La tabla tiene encabezados y vuelve a insertar el gráfico sobre la Tabla. A partir de ahí, cualquier fila nueva que añadas al final de la Tabla (clic en la última celda y Tab) entra automáticamente en el gráfico.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de presupuesto

• Calcular el total del año de cada línea de ingreso con =SUMA y arrastrar el controlador de relleno.
• Estimar el crecimiento mensual con una serie numérica y la función TENDENCIA.
• Clasificar gastos por categoría, subcategoría y tipo (Fijo o Variable) con una lista desplegable de Validación de datos.
• Obtener el gasto anual por categoría con SUMAR.SI fijando bien los rangos con F4.
• Sacar la cuenta de resultados (ingresos, gastos, beneficio y margen %) en una hoja aparte con referencias a las otras hojas.
• Proteger las celdas con fórmulas para que solo se editen las zonas pensadas para rellenar.
• Convertir los datos en Tabla para que el gráfico de columnas agrupadas crezca al añadir meses.

El siguiente paso natural es añadir una quinta hoja, Flujo de caja, con las tres áreas clásicas: operativa (cobros y pagos del día a día), inversión (compra de equipos, devoluciones de préstamos) y financiación (ampliaciones de capital, nuevos préstamos). Así tu plantilla pasa de ser un presupuesto estático a una herramienta que también sigue la tesorería real mes a mes.

Dudas al montar una plantilla de presupuesto en Excel