Plantilla de nómina en Excel: cómo hacerla gratis paso a paso

Una plantilla de nómina en Excel es una hoja donde apuntas los datos del trabajador, los devengos del mes y las deducciones que le corresponden, y obtienes el líquido a cobrar. Te sirve para emitir tus propios recibos de nómina sin depender de un programa externo y para entender qué conceptos se aplican. Al terminar este tutorial sabrás montar una plantilla editable en Calc básico, con fórmulas que suman los devengos, calculan el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social, y muestran el total a percibir. Funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac, con la mayoría de los pasos también disponibles en 2013.

Qué es una plantilla de nómina y para qué te sirve en Excel

Una plantilla de nómina es una hoja de cálculo, normalmente dentro de un libro de Excel, preparada para que cada mes rellenes los datos del trabajador y los importes cobrados y descontados, y al final te diga cuánto líquido percibir. Funciona como un talón de pago: por arriba lleva la empresa y el trabajador, por el medio los devengos (lo que se gana) y por abajo las deducciones (lo que se descuenta). La diferencia con un recibo en papel es que aquí las celdas hacen los cálculos: cambias el salario base, la antigüedad o el porcentaje de IRPF y el líquido se recalcula solo.

Te sirve para llevar el control de tus nóminas si tienes una empresa pequeña, para practicar cómo se liquida una nómina paso a paso, o para emitir recibos sencillos sin comprarte un programa de gestión. No sustituye a un sistema de nóminas cuando hay muchos trabajadores, convenios complejos o envíos telemáticos a la administración, pero como punto de partida es más que suficiente: con todas las que columnas ya importamos las fórmulas te cubren los conceptos habituales y puedes ampliarla cuando lo necesites.

Los datos que tiene que llevar una nómina completa

Antes de tocar Excel, conviene tener claro qué bloques tiene una nómina al tipo de un recibo de nómina. La siguiente los resume:

Con estos bloques ya sabes qué huecos tiene que tener tu hoja.

Periodo de liquidación y antigüedad del trabajador

El periodo liquidado son las fechas entre las que se calcula la nómina: normalmente del día 1 al último día del mes. En la hoja los vuelcas en celdas independientes: una para el mes y año, otra para la fecha desde, otra para la fecha hasta y otra con los días del mes (28, 29, 30 o 31). La antigüedad se anota aparte, con la fecha de alta en la empresa y, si lo hay, el número de trienios cumplidos. Estos datos no se calculan con fórmula: se meten a mano cada mes o se traen de la hoja de personal.

Devengos: salario base, complementos, horas extra y pluses

Los devengos son lo que el trabajador gana. Se dividen en dos grupos: salariales (cobran cotización a la Seguridad Social e IRPF) y no salariales (cuando proceda, no cotizan o no tributan según tu caso). En la hoja los pones como columnas separadas: salario base, complemento de puesto, antigüedad, horas extra (con número de horas y precio hora), plus de transporte y, si quieres, la paga extra prorrateada como una columna aparte. El orden da igual conviene que en la primera fila pongas los conceptos y en las siguientes los importes.

Deducciones: cotizaciones a la Seguridad Social, IRPF y otras

Las deducciones son lo que se le descuenta al trabajador. Aquí lo importante es distinguir entre la parte que paga la empresa y la que paga el trabajador: la plantilla solo descuenta lo que sale de la nómina del trabajador. Las columnas mínimas son: contingencias comunes (un porcentaje de la base de cotización), desempleo (un porcentaje menor), formación profesional (un porcentaje muy pequeño), MEI (un porcentaje muy pequeño) y, aparte, IRPF (un porcentaje sobre la base de IRPF, que es el total devengado menos lo que proceda). El porcentaje de IRPF va como dato editable en una celda aparte, porque depende de la situación personal del trabajador y para cada uno es distinto.

Monta la hoja de cálculo desde cero en tu Excel

Empezamos con un libro nuevo. Crea un libro en blanco y llámalo Nómina_2026.xlsx. Dentro, la primera hoja se llama Nómina y la segunda Param, donde guardaremos los porcentajes. La hoja de ejemplo te muestra cómo quedan las cabeceras y los bloques principales:

Pasos para armarla:

1. Abre Excel y crea un libro en blanco. Guarda el archivo como Nómina_2026.xlsx con Ctrl+G.
2. En la parte de abajo, doble clic sobre la pestaña Hoja1 y escribe Nómina. Pulsa Entrar.
3. Añade una segunda hoja: clic derecho sobre la pestaña Nómina > Insertar > Hoja de cálculo. Llámala Param.
4. En la hoja Nómina, escribe los títulos en negrita en las celdas que ves arriba. Selecciona B2:B24 y aplica negrita con Ctrl+N.
5. Selecciona las celdas de importes (C9:C22 y C24) y aplica formato Moneda: Ctrl+1 > Categoría > Moneda > Símbolo dos (el que uses en tu país) > Decimales 2 > Aceptar.

Nombres de hoja, cabeceras y formatos de celda

El nombre de las hojas importa porque las fórmulas van a referenciar Param!B2 para el porcentaje de IRPF. Si la hoja se llama distinto, las fórmulas no funcionan. Las cabeceras (los textos en negrita) sirven para que la persona que rellene la nómina sepa dónde va cada cosa, y el formato Moneda deja los importes alineados a la derecha con dos decimales y el símbolo que elijas. Si no aplicas formato Moneda, los números se ven como 247.5 en vez de 247,50 EUR.

Validación para que las fechas y los porcentajes no se descuadren

Para evitar errores al teclear, vamos a poner dos validaciones en la hoja Param: una lista de meses para el desplegable de la celda B3 de Nómina, y una validación de Número decimal entre 0 y 50 para el porcentaje de IRPF.

Pasos:

1. En la hoja Param, escribe los doce meses del año en A2:A13 y deja B2 para el porcentaje de IRPF.
2. Selecciona B3 en la hoja Nómina y abre la herramienta:

1. En el cuadro:

1. Repite para Nómina!C21 (el % de IRPF), con Permitir: Número decimal, entre 0 y 50.

Calcula los devengos con fórmulas que suman solas

Ahora vamos a que las celdas hagan las cuentas. Empezamos por los devengos: salario base, complemento, horas extra y pluses.

Suma de devengos salariales y no salariales por separado

El salario base anual entre doce es la forma más cómoda de repartir el sueldo del convenio. En la celda C9 puede ir el salario base anual dividido entre 12, escrito a mano o traído de otro lado con =SalarioBaseAnual/12. El complemento fijo va tal cual. Las horas extra se calculan multiplicando horas por precio hora, en una columna aparte o con una fórmula dentro de la misma celda.

=SUMA(C9:C13)

Prorrateo de la paga extra dentro del mes

Si pagas dos pagas extra al año y quieres prorratearlas para que el trabajador cobre lo mismo todos los meses, divides el salario base más entre complemento entre 6 (porque las dos extra sumadas equivalen a un mes más de sueldo). La fórmula va en C13:

=(C9+C10)/6

Con estos datos, (1.800+150)/6 = 325,00, que es lo que aparece en la celda C13. La suma total de devengos queda en C14 como 2.475,00 EUR.

Calcula las deducciones y el líquido que cobra el trabajador

Las deducciones se calculan aplicando porcentajes a la base. Vamos a usar la celda C14 (Total devengos) como base para las cotizaciones, y el mismo total menos lo que proceda como base para el IRPF.

El porcentaje de IRPF como dato editable

La celda B2 de la hoja Param contiene el porcentaje de IRPF aplicable al trabajador. Como cada uno tiene un porcentaje distinto, lo metemos ahí y lo referenciamos con Param!$B$2 (el $ fija la celda al copiar la fórmula a otros meses). Así, si en enero el IRPF era del 10 % y en febrero sube al 12 %, solo cambias Param!B2 y todas las nóminas del libro se recalculan.

=C14*Param!$B$2/100

Cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social

Los tipos de cotización que aplica el trabajador sobre la base de cotización son del 4,70 % para contingencias comunes, del 1,65 % para desempleo, del 0,10 % para formación profesional y del 0,05 % para MEI, una sobre la base de cotización del mes. Cada uno se multiplica por el total devengado y se suma en la fila de totales.

=C14*0,047
=C14*0,0165
=C14*0,001
=C14*0,0005
=SUMA(C17:C21)
=C14-C22

Con los datos del ejemplo, las cotizaciones suman 125,51 y el IRPF 247,50. El total deducciones es 373,01 y el líquido a percibir queda en 2.101,99.

Plantillas listas: qué mirar antes de descargar una gratis

Si no quieres partir de cero, hay plantillas gratuitas que ya vienen con los bloques listos. Antes de descargar ninguna, conviene revisar:

• Que el archivo sea .xlsx o .xlsm editable, y no un PDF o una imagen.
• Que las celdas de importes tengan formato Moneda y no texto.
• Que el porcentaje de IRPF esté en una celda aparte y no escrito dentro de la fórmula.
• Que no pida datos personales sensibles fuera de la hoja (como claves bancarias o números de la Seguridad Social que no vayas a usar).
• Que los tipos de cotización y de IRPF sean los del año en curso, porque cambian cada ejercicio.

Dónde descargar plantillas fiables y en qué fijarte

Hay varias plantillas gratuitas que pueden servirte como base. Quipu ofrece una plantilla sencilla en Excel con los bloques principales. Smartsheet tiene varias plantillas en Excel con distintos niveles de detalle. Factorial publica una plantilla en español con espacio para varios trabajadores. Antes de usarla, ábrela y comprueba que las fórmulas están sin proteger y que los tipos son los que te corresponden.

Adapta una plantilla descargada a tu empresa

Una vez que tienes una plantilla descargada, la adaptas a tu caso en este orden:

1. Sustituye los datos de ejemplo (empresa, CIF, trabajador, DNI) por los tuyos.
2. Revisa las columnas de devengos: si falta la paga extra prorrateada, añádela con la fórmula =(SalarioBase+Complemento)/6.
3. Cambia los tipos de IRPF y de cotización a los del año en curso.
4. Comprueba que el formato Moneda se mantiene al cambiar los importes.
5. Guarda el archivo con Ctrl+G como Nómina_NombreEmpresa_2026.xlsx.

Errores típicos al armar la nómina en Excel y cómo arreglarlos

Tres fallos se repiten mucho al montar una plantilla de nómina. Los vemos uno por uno.

#¡VALOR! al mezclar texto y números en los devengos

Si en una celda de devengos escribes N/A o dejas texto por error, la suma falla:

Arreglo: envuelve la suma con SI.ERROR para que no muestre error:

=SI.ERROR(SUMA(C9:C13);0)

Otra opción es dejar la celda vacía en vez de escribir N/A.

El IRPF y las cotizaciones no se actualizan al cambiar de mes

Si los porcentajes están escritos a mano en cada fila (por ejemplo, =C14*0,1), al actualizar el tipo de IRPF tienes que cambiar todas las celdas una por una. Arreglo: mete los tipos en la hoja Param y referencia siempre con Param!$B$2:

=C14*Param!$B$2/100

Así, cambiando solo Param!B2 se actualizan todas las nóminas.

Las horas extra cambian de fila y el total se descuadra

Si el precio hora extra varía según la categoría del trabajador, escribirlo a mano en cada fila es un lío. Arreglo: crea una tabla Tarifas con el precio hora y usa BUSCARV (en inglés VLOOKUP) para traerlo según la categoría:

=BUSCARV(Categoría;Tarifas!A:B;2;FALSO)*Horas

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de nómina y el siguiente paso

• Tienes un libro con dos hojas: Nómina para el recibo y Param para los porcentajes.
• Los devengos se calculan solos con SUMA y un prorrateo de paga extra.
• Las deducciones se calculan aplicando los tipos de cotización a la base y el IRPF desde la celda editable de Param.
• El líquido a percibir sale de restar las deducciones al total devengado.

El siguiente paso natural es tener una hoja por cada trabajador del año, con su DNI, su categoría y su porcentaje de IRPF, y emitir varias nóminas seguidas con BUSCARX (en inglés XLOOKUP, disponible desde Excel 2021 y Microsoft 365) para traer los datos de cada empleado a la hoja Nómina. Si tu Excel es 2019 o anterior, sustituye a BUSCARX con la pareja INDICE y COINCIDIR (INDEX y MATCH), que hacen lo mismo.

Datos comprobados en octubre de 2026. Los tipos de cotización y los porcentajes de IRPF citados son orientativos y pueden variar según el año, el régimen y el convenio. Consulta la normativa vigente en la Seguridad Social y en la base de tu país antes de emitir nóminas reales.

Dudas al montar una plantilla de nómina en Excel