Entradas y salidas

Cómo hacer un formato de almacén con entradas y salidas en Excel

octubre 23, 2026 Tuto Excel 14 min read
Cómo hacer un formato de almacén con entradas y salidas en Excel

Un formato de almacén en Excel es una hoja que registra cada movimiento de mercancía —lo que entra y lo que sale— para saber en todo momento cuántas unidades hay en el estante. Sirve para una tienda, un taller o cualquier negocio que compre y venda productos a diario: con él sabes qué tienes, qué te falta y cuándo reponer, sin llevar cuentas en un papel.

Al terminar este tutorial tendrás un libro con tres hojas (Productos, Entradas y Salidas) más una hoja Stock que calcula las existencias por código, avisa visualmente cuando un producto baja del mínimo y valora el inventario al precio unitario. Todo funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013; las herramientas usadas (tablas, validación de datos, formato condicional y SUMAR.SI) están en todas ellas.

Qué es un formato de almacén en Excel y qué resuelve en el día a día

Imagina una ferretería pequeña: llegan cajas de tornillos por la mañana, se venden durante el día y al cierre nadie recuerda cuántos quedaron. Con un formato de almacén, cada caja que entra queda anotada con fecha, cantidad y código, y cada venta queda apuntada con la cantidad que salió. La resta automática entre lo recibido y lo vendido es la existencia real, lista para mirar en una sola columna.

Sin este registro, los errores son los mismos todos los días: se repone un producto que aún tenía stock, se olvida otro, y el inventario con pérdidas y termina siendo una suposición. Un formato de almacén bien hecho convierte las suposiciones en números y los números en decisiones: comprar lo que falta y no comprar lo que sobra.

La idea es tan sencilla como una libreta con tres columnas —entradas, salidas, saldo—, pero hecha en Excel para que las sumas y las alertas las haga el programa por ti. Lo que en una libreta lleva horas de cuadrar, en una hoja se resuelve con una fórmula copiada hacia abajo.

Las partes de un buen formato de almacén: entradas, salidas y existencias

Un formato de almacén tiene tres bloques que se complementan. El bloque de entradas recoge cada pedido que llega del proveedor: fecha, código del producto, cantidad recibida y proveedor. El bloque de salidas recoge cada venta o consumo: misma fecha, mismo código, cantidad que salió y cliente o motivo. El tercer bloque, el de existencias, no se rellena; se calcula solo restando ambos.

Las columnas mínimas de cada bloque son estas:

  • Fecha: cuándo entró o salió el producto, en formato de fecha (dd/mm/aaaa).
  • Código: identificador corto del producto (por ejemplo, TRN-001 para tornillos). Es la columna clave: las fórmulas suman por aquí.
  • Producto: nombre del artículo, traído automáticamente desde el catálogo.
  • Cantidad: número entero de unidades (sin decimales).
  • Proveedor o cliente: texto libre que ayuda a recordar de dónde vino o a quién se vendió.
  • Observaciones: campo opcional para notas (lote, ubicación en el estante, etc.).

La hoja de catálogo (Productos) aporta los códigos y nombres. La hoja Stock trae las existencias calculadas por código, el precio unitario, el valor del inventario y el stock mínimo a partir del cual debe saltar la alerta.

Dónde encajan las herramientas de Excel que vas a usar

Cuatro herramientas de Excel, ninguna complicada, son las que sostienen todo el formato:

  • TABLA de Excel: convierte el rango del catálogo en una tabla que crece sola al añadir productos. Sus fórmulas usan referencias estructuradas como =SUMAR.SI(Entradas[Código];A2;Entradas[Cantidad]), que no se rompen al ampliar filas.
  • Validación de datos: crea listas desplegables en las columnas de código de Entradas y Salidas, para que solo se elija un producto del catálogo y no se cuelen productos inventados.
  • Formato condicional: pinta en rojo las celdas de stock que caen por debajo del mínimo, avisando de un vistazo sin tener que leer cada fila.
  • Formato de número #.##0,00: muestra los importes con dos decimales y el punto como separador de miles (1.234,50), dejando claro de un vistazo cuánto vale el inventario.

Estas cuatro herramientas están en todas las versiones de Excel desde 2007, así que no necesitas una versión moderna para seguirlas.

Monta tu hoja de productos con una lista desplegable por código

Empezamos por el catálogo. En Productos!A1:B11 escribe los encabezados y los diez productos de la ferretería:

B2fxTornillos 1/4
A B
1 Codigo Producto
2 TRN-001 Tornillos 1/4
3 MAG-002 Martillo
4 CLA-003 Clavos 2"
5 CIN-004 Cinta aislante
6 TAL-005 Taladro
7 LIJ-006 Lija fina
8 PIN-007 Pinzas
9 TUE-009 Tuercas 1/4
10 ALI-010 Alicates
11 CAB-011 Cable 1m
Productos

Ahora crea las hojas Entradas y Salidas con estos encabezados en la fila 1: Fecha, Código, Producto, Cantidad, Proveedor/Cliente, Observaciones.

  1. Selecciona Entradas!B2:B1000 y ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
  2. En el cuadro que se abre, deja Permitir: Lista y escribe en Origen: =Productos!$B$2:$B$11.
  3. Marca Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.
  4. Repite los pasos en Salidas!B2:B1000 con el mismo origen.
DatosHerramientas de datosValidacion de datos

Ahora cualquier celda de Código en Entradas y Salidas muestra una flecha desplegable con los once productos del catálogo: imposible escribir un código que no exista.

Nota: En Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) el separador de argumentos es la coma en vez de poner coma.
Comprueba: al seleccionar cualquier celda de Entradas!B2, aparece la flecha del desplegable y al abrirla ves los once productos del catálogo.

Convierte el catálogo en una tabla que crece sola

El rango Productos!A1:B11 necesita convertirse en tabla para que sus fórmulas apunten a nombres estables aunque cambien las filas. Sigue estos pasos:

  1. Selecciona Productos!A1:B11.
  2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla (también en Inicio > Estilos > Dar formato como tabla).
  3. En el cuadro marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
InsertarTablasTabla

La tabla toma por defecto el nombre Tabla1. Para verlo y cambiarlo, ve a Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla y cámbialo a Productos.

A partir de ahora, si escribes un producto nuevo en la fila 12, la tabla crecerá sola y el rango de la lista desplegable seguirá cubriéndolo sin tocar la validación.

A12fxADH-012
A B
1 Codigo Producto
2 TRN-001 Tornillos 1/4
3 MAG-002 Martillo
4 CLA-003 Clavos 2"
5 CIN-004 Cinta aislante
6 TAL-005 Taladro
7 LIJ-006 Lija fina
8 PIN-007 Pinzas
9 TUE-009 Tuercas 1/4
10 ALI-010 Alicates
11 CAB-011 Cable 1m
12 ADH-012 Adhesivo
Productos
Comprueba: al añadir ADH-012 en la fila 12, la tabla se extiende con un borde nuevo y la lista desplegable de Entradas incluye el nuevo producto sin tocar nada.

Registra las entradas con SUMAR.SI y suma el stock recibido

Ahora anota las primeras llegadas de mercancía. En la hoja Entradas, rellena las cinco primeras filas con estos datos:

B2fxTRN-001
A B C D E F
1 Fecha Codigo Producto Cantidad Proveedor Observaciones
2 02/01/2026 TRN-001 Tornillos 1/4 200 FerreSur Caja 1
3 02/01/2026 MAG-002 Martillo 15 FerreSur
4 04/01/2026 CLA-003 Clavos 2" 500 ClavosSA Saco 5 kg
5 05/01/2026 CIN-006 Cinta aislante 40 FerreSur
6 06/01/2026 TRN-001 Tornillos 1/4 100 FerreSur Caja 2
Entradas

La columna Producto se puede rellenar automáticamente con una fórmula, pero primero concéntrate en calcular lo recibido por producto. Crea la hoja Stock con estos encabezados: Código, Producto, Entradas, Salidas, Existencias, Precio Unitario, Valor, Stock Mínimo.

En Stock!A2:A11 copia los once códigos del catálogo. En Stock!B2 escribe =Productos[@Producto] (referencia estructurada de la tabla) y arrastra hacia abajo para traer los nombres.

En Stock!C2 escribe la fórmula que suma lo recibido por cada código:

=SUMAR.SI(Entradas!B:B;A2;Entradas!D:D)

Pulsa Entrar y arrastra el controlador de relleno desde C2 hasta C11. SUMAR.SI (en inglés SUMIF) recorre la columna B de Entradas, busca las celdas que coinciden con A2 y suma lo que hay en la columna D (cantidad) de esas filas.

C3fx=SUMAR.SI(Entradas!B:B;A3;Entradas!D:D)
A B C
1 Codigo Producto Entradas
2 TRN-001 Tornillos 1/4 300
3 MAG-002 Martillo 15
4 CLA-003 Clavos 2" 500
5 CIN-006 Cinta aislante 40
6 TAL-005 Taladro 0
Stock

Los tornillos suman 300 porque las dos entradas (200 + 100) corresponden al mismo código. Los productos sin entrada muestran 0, no un error.

Comprueba: Stock!C2 muestra 300 (los tornillos recibidos en total) y los productos sin entrada muestran 0.

Registra las salidas y calcula las existencias reales

Ahora anota las ventas en la hoja Salidas:

B2fxTRN-001
A B C D E F
1 Fecha Codigo Producto Cantidad Cliente Observaciones
2 03/01/2026 TRN-001 Tornillos 1/4 80 Cliente A
3 03/01/2026 MAG-002 Martillo 3 Cliente B
4 05/01/2026 CLA-003 Clavos 2" 120 Cliente C
5 07/01/2026 TRN-001 Tornillos 1/4 50 Cliente D
6 08/01/2026 CIN-006 Cinta aislante 12 Cliente A
Salidas

En Stock!D2 escribe la fórmula que suma lo que ha salido por código:

=SUMAR.SI(Salidas!B:B;A2;Salidas!D:D)

Pulsa Entrar y arrastra hacia abajo. Ahora la columna de existencias, en Stock!E2:

=SUMAR.SI(Entradas!B:B;A2;Entradas!D:D)-SUMAR.SI(Salidas!B:B;A2;Salidas!D:D)

Esta fórmula resta, código a código, lo recibido menos lo vendido. Arrástrala hasta E11.

E2fx=SUMAR.SI(Entradas!B:B;A2;Entradas!D:D)-SUMAR.SI(Salidas!B:B;A2;Salidas!D:D)
A B C D E
1 Codigo Producto Entradas Salidas Existencias
2 TRN-001 Tornillos 1/4 300 130 170
3 MAG-002 Martillo 15 3 12
4 CLA-003 Clavos 2" 500 120 380
5 CIN-006 Cinta aislante 40 12 28
6 TAL-005 Taladro 0 0 0
Stock
Cuidado: si la fórmula da 0 en productos que aún no tienen entradas ni salidas, es correcto: significan que aún no hay registros, no que el cálculo falle.
Comprueba: los tornillos muestran 170 existencias (300 recibidas menos 130 vendidas) y un producto sin movimientos, como TAL-005, muestra 0.

El precio unitario y el valor del inventario con formato moneda

Ahora dale valor al inventario. En Stock!F2:F11 escribe los precios unitarios de cada producto y en Stock!G2 la fórmula del valor:

G2fx=E2*F2
A F G
1 Codigo Precio Unitario Valor
2 TRN-001 0,15 25,50
3 MAG-002 8,50 102,00
4 CLA-003 0,05 19,00
5 CIN-006 1,20 33,60
6 TAL-005 65,00 0,00
Stock

=E2*F2

Selecciona G2:G11, pulsa Ctrl+1, ve a Número > Personalizada y escribe #.##0,00 en Tipo. Pulsa Aceptar.

InicioNumeroFormato de numeroMas formatos de numeroPersonalizada

Ahora los importes se ven con dos decimales y el punto separando los miles: 1.234,50. El valor monetario no lleva asignado un país concreto: si tu moneda es otra, sustituye #.##0,00 por #.##0,00" EUR" o el sufijo que uses.

Comprueba: Stock!G2 muestra 25,50 (170 tornillos × 0,15) con dos decimales y formato de miles.

Alerta visual cuando un producto baja del mínimo

Para no llevarte sorpresas al abrir la hoja, añade una columna Stock Mínimo en H1 con los valores de referencia:

H1fx**Stock Minimo**
H
1 Stock Minimo
2 50
3 5
4 100
5 20
6 2
Stock

Ahora crea la regla que pinta en rojo las existencias por debajo del mínimo. Selecciona E2:E11 (las existencias) y ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.

InicioEstilosFormato condicionalNueva regla
  1. Elige Aplicar formato a las celdas que contengan.
  2. En la primera lista deja Valor de la celda, en la segunda elige menor que.
  3. En el tercer campo escribe =$H2 (la columna H fijada con F4 para que no se mueva al copiar la regla hacia abajo).
  4. Pulsa Formato, elige Relleno > Color rojo y Fuente > Color blanco. Pulsa Aceptar y otra vez Aceptar.
Cuidado: el F4 (en Mac, Cmd+T) fija la columna H al copiar la regla hacia abajo, pero deja libre la fila para que compare cada producto con su propio mínimo. Si olvidas F4, la regla compara siempre con la celda superior y no avisa de nada.

Los productos cuya columna Existencias quede por debajo del mínimo se pintarán en rojo automáticamente cada vez que añadas una entrada o una salida nueva.

Comprueba: si reduces Stock!E4 (Clavos) por debajo de 100 cambiando la fórmula a mano, la celda se pinta de rojo.

Por qué las fórmulas suman de más, faltan datos o no se actualizan

Tres fallos aparecen una y otra vez al montar un formato de almacén:

El primer fallo ocurre cuando la columna Cantidad tiene un texto en vez de un número. Si en Entradas!D3 escribes 100 kg en lugar de 100, la fórmula SUMAR.SI lo ignora y el total no cuadra. En la hoja, verás que el total es 200 en lugar de 300 para los tornillos, y la celda D3 aparece alineada a la izquierda (los números se alinean a la derecha por defecto). Para arreglarlo, quita el texto, deja solo 100, y la fórmula ya lo suma.

El segundo fallo aparece cuando el rango de SUMAR.SI no cubre toda la columna. Si escribes =SUMAR.SI(Entradas!B2:B6;A2;Entradas!D2:D6) y luego añades entradas en la fila 7, no se cuentan. La solución es usar la columna entera (Entradas!B:B y Entradas!D:D), como se ha hecho en las prácticas anteriores.

El tercer fallo se da en el formato condicional cuando se olvida fijar la columna del mínimo con F4. La regla queda como =$H2 en la primera celda, pero al copiarse a las siguientes se convierte en =$H3, =$H4… y compara cada existencia con su mínimo, que sí es lo correcto. Lo que falla es al revés: si escribiste =H2 sin fijar, Excel desplaza la referencia tanto en columna como en fila, y al llegar a la celda E3 compara con I3 (vacía), así que nada se colorea. La solución es siempre F4 sobre la columna del mínimo antes de aceptar la regla.

Lo que ya sabes hacer con tu formato de almacén y el siguiente paso

Tu formato de almacén ya está en uso con las cinco piezas clave que necesitas:

  • La tabla Productos crece sola cuando añades un artículo nuevo y mantiene la lista desplegable al día.
  • Las hojas Entradas y Salidas usan desplegables con validación de datos, así que es imposible escribir un código que no exista en el catálogo.
  • La hoja Stock calcula las existencias por código con SUMAR.SI, restando entradas menos salidas en una sola fórmula copiada hacia abajo.
  • El formato condicional pinta en rojo las existencias que caen por debajo del mínimo, avisando de un vistazo qué hay que reponer.
  • El formato #.##0,00 aplicado con Ctrl+1 > Personalizada muestra los importes con dos decimales y el punto como separador de miles.

El siguiente paso natural es añadir una hoja Proveedores con el nombre, teléfono y correo de cada uno, y usar BUSCARX (en inglés XLOOKUP, disponible en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365) para traer automáticamente el nombre del proveedor al elegir su código en la hoja de entradas. En Excel 2019 o 2016, la misma idea se consigue con BUSCARV (en inglés VLOOKUP) sobre una hoja auxiliar.

Dudas al montar un formato de almacén en Excel

1. ¿Dónde consigo plantillas gratis de inventario en Excel con entradas y salidas?

Excel trae varias plantillas ya hechas: ve a Archivo > Nuevo, escribe «inventario» en el buscador y elige la que más se parezca a tu almacén. También puedes crear la tuya con una tabla que tenga columnas para fecha, producto, entrada, salida y stock, y usar SUMAR.SI.CONJUNTO para calcular las existencias por artículo.

2. ¿Cómo es un formato de salida de almacén en Excel gratis?

Un formato básico incluye número de vale, fecha, cliente, código del producto, cantidad que sale y quien lo entrega. Con esos campos montas la hoja, le pones un formato de tabla y, si quieres, imprimes varias copias. Todo se hace sin pagar nada, porque es un libro .xlsx normal.

3. ¿Qué son las entradas y salidas de un almacén?

Entradas son las mercancías que llegan al almacén y se suman al stock, y salidas son las que se entregan o venden y se restan. La diferencia entre ambas, calculada por producto, te dice en cada momento cuántas unidades te quedan disponibles.

4. ¿Cómo se hace un inventario en Excel con precios?

Añade a tu tabla de inventario columnas de precio unitario y valor total, y multiplica cantidad por precio con una fórmula como =D2*E2. Al final, una fila con =SUMA(G:G) te da el valor total del almacén, y los filtros de tabla te permiten verlo por categoría o por fecha.

5. ¿Cómo se hace una nota de entrada al almacén en Excel?

Crea una hoja con un encabezado (número de nota, fecha, proveedor) y debajo un detalle con código, descripción, cantidad y unidad de medida. Puedes convertirla en una plantilla protegida para que solo se rellenen los datos, dejando las fórmulas de suma y stock ya calculadas.

6. ¿Cómo llevar el control de entradas y salidas de herramientas en Excel?

Usa una hoja con una fila por herramienta y columnas para entradas, salidas y stock actual, controladas por persona y fecha. Con una tabla dinámica cruzada por responsable ves de un vistazo quién tiene cada herramienta y cuándo se prestó o devolvió.

7. ¿Cuál es la mejor forma de controlar entradas y salidas de productos en Excel?

Lo más fiable es una tabla con formato de tabla de Excel, un identificador único por producto y fórmulas como SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar entradas y salidas. A partir de ahí, una tabla dinámica o un panel con BUSCARX te permite filtrar por fecha, categoría o proveedor en segundos.

Fuentes

  1. Microsoft0,00 · dos decimales fijos — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
  2. MicrosoftFormatos de fecha y hora en español — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
  3. MicrosoftValidación de datos — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
  4. MicrosoftFormato condicional — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
  5. MicrosoftTabla de Excel (Dar formato como tabla) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026

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