Excel online sin cuenta: cómo abrirlo y empezar a usarlo

Excel online sin cuenta no significa que puedas usar todo Microsoft Excel sin identificarse. El acceso gratuito de Microsoft permite abrir Excel para la web en el navegador, pero para crear, guardar y compartir libros necesitas una cuenta de Microsoft y OneDrive. En este tutorial aprenderás a preparar una hoja de gastos, usar fórmulas, guardar un archivo .xlsx y colaborar con otra persona.

La versión web funciona en Excel para la web, Microsoft 365, Excel para Mac, Windows y móvil. Las funciones disponibles pueden variar según el servicio y la cuenta. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué puedes hacer en Excel online sin cuenta

Excel para la web permite trabajar con hojas de cálculo sin instalar la aplicación de escritorio. Puedes crear una cuadrícula, escribir datos, aplicar formatos, insertar fórmulas y revisar resultados desde el navegador. También puedes abrir libros almacenados en OneDrive y compartirlos mediante un enlace.

En el tutorial usaremos un libro de gastos de una casa. La hoja Gastos tendrá fechas, conceptos e importes. Después añadiremos fórmulas, guardaremos el archivo en OneDrive y compartiremos el trabajo con otra persona.

Las diferencias entre Excel web y Excel de escritorio

La diferencia principal no está en escribir una celda, sino en el entorno que rodea al libro. En Excel para la web, el archivo vive en OneDrive y los cambios quedan disponibles desde distintos dispositivos. En Excel de escritorio, también puedes trabajar con archivos locales, pero las herramientas disponibles son más amplias.

Piensa en el libro de gastos: las fórmulas, los formatos y la edición funcionan de forma parecida. Lo que cambia es el acceso al archivo, la colaboración y las funciones avanzadas. Si necesitas macros VBA o herramientas que no aparecen en la versión web, instala o abre Excel en el equipo.

El acceso a Excel online y sus requisitos

Para empezar, entra en el servicio desde un navegador y utiliza Iniciar sesión. También puedes registrarte gratis si todavía no tienes una cuenta de Microsoft. No hace falta descargar Excel para esta versión.

La cuenta permite distinguir tus archivos y almacenarlos en OneDrive. Después de crear el libro, guárdalo con extensión .xlsx. Si el archivo queda solo en el equipo, Excel para la web no será una versión continuamente sincronizada de ese libro.

1. Abre el navegador y entra en Microsoft 365.
2. Selecciona Iniciar sesión.
3. Escribe el correo de tu cuenta de Microsoft y completa la autenticación.
4. Si no tienes cuenta, elige Registrarse gratis y crea una.
5. Abre Excel desde el menú de aplicaciones.

El acceso gratuito y las opciones de inicio de sesión

La página de acceso permite iniciar sesión con una cuenta existente o iniciar un registro gratuito. El registro da acceso a las aplicaciones web y a OneDrive; no es lo mismo que comprar una licencia de Microsoft 365 con Excel instalado.

Una hoja de gastos creada en Excel online

Crea un libro nuevo y cambia el nombre de la pestaña a Gastos. Selecciona la celda A1 y escribe los encabezados. Después completa las filas con cuatro gastos pequeños.

1. En Excel web, selecciona Archivo > Nuevo y elige Libro en blanco.
2. Renombra la hoja Hoja1 como Gastos.
3. Escribe en A1 Fecha, en B1 Concepto y en C1 Importe.
4. Escribe las cuatro filas de datos que aparecen en la tabla.
5. Selecciona A1:C5 y usa Inicio > Formato para poner el encabezado en negrita.

Editar celdas y revisar los cambios

Para corregir un importe, selecciona la celda C5. Escribe 23,40, confirma con Entrar y vuelve a seleccionarla. En la barra de fórmulas aparecerá el contenido real de la celda, no solo el resultado.

Después guarda el libro. En Excel web, usa Archivo > Guardar como y elige una carpeta de OneDrive. Escribe Gastos de la casa y conserva la extensión .xlsx.

1. Selecciona C5 y sustituye su contenido por 23,40.
2. Pulsa Entrar.
3. Selecciona C5 y revisa la barra de fórmulas.
4. Abre Archivo > Guardar como.
5. Elige OneDrive como ubicación y escribe Gastos de la casa.xlsx.
6. Pulsa Guardar.

Guardar y compartir un libro de Excel online

El enlace de OneDrive es la forma más sencilla de compartir el libro sin enviar copias separadas. Puedes elegir quién puede leerlo y quién puede editarlo. Los cambios se reflejan en el archivo común.

1. Abre Archivo > Compartir.
2. Copia el enlace del libro o selecciona Compartir.
3. Elige los permisos: Puede ver o Puede editar.
4. Envía el enlace a la otra persona.
5. Abre el enlace en otra sesión del navegador para comprobar el acceso.

Trabajar en el mismo archivo con otra persona

Supongamos que otra persona abre el enlace con permiso de edición. En la hoja Gastos, añade una columna Observaciones y escribe una observación en una celda.

Fórmulas y funciones disponibles en Excel online

Excel web permite usar fórmulas habituales. En el libro de gastos, añade una hoja Ventas con productos, cantidades y precios unitarios. Calcula el total de cada línea y el total general.

Usa SUMA para sumar importes y CONTAR para contar únicamente las celdas que contienen números. Los datos numéricos son importantes: CONTAR no cuenta el texto.

Copia la fórmula de D2 y arrástrala hasta D4. Después escribe en D5 y en D6:

=SUMA(D2:D4)
=CONTAR(D2:D4)

D5 debe mostrar 30,70, que es la suma de 14,00, 7,20 y 9,50. D6 debe mostrar 3, porque las tres celdas D2:D4 contienen números.

Una fórmula que falla por un dato vacío

Este caso no produce un error visible. Si C3 contiene 1,50 y G3 está vacía, la fórmula =C3*G3 devuelve 0. Una celda vacía cuenta como cero en una multiplicación.

Cuándo aparece #¡VALOR! al calcular

Si G3 contiene un espacio, Excel no puede convertirlo en número para la multiplicación. La fórmula muestra #¡VALOR!.

La causa es el espacio: Excel lo trata como texto en una operación. Sustituye el espacio por un número, por ejemplo 2, y la fórmula volverá a calcular correctamente.

1. Selecciona G3.
2. Borra el espacio.
3. Escribe 2.
4. Pulsa Entrar.
5. Comprueba H3.

Lo que Excel online no puede hacer como Excel de escritorio

Excel web se utiliza en el navegador y ofrece menos opciones que la aplicación instalada. No ejecuta macros VBA. Si necesitas automatizar tareas en la web, utiliza Scripts de Office, que es la alternativa indicada para Excel en la web.

Alternativas cuando necesitas la aplicación instalada

Usa Excel web cuando quieras abrir el libro rapidamente, compartirlo o colaborar desde el navegador. Usa Excel de escritorio cuando necesites macros VBA, una función no disponible en la web o un flujo de trabajo que dependa de herramientas locales.

Para abrir el mismo archivo en la aplicación instalada, descarga una copia desde OneDrive o abre la carpeta de OneDrive en Excel. Así conservas el libro .xlsx y puedes comprobar si alguna función o macro necesita la aplicación de escritorio.

Lo que ya puedes hacer con Excel online sin cuenta

• Crear una hoja de gastos en el navegador.
• Escribir fechas, conceptos e importes.
• Editar una celda y revisar la barra de fórmulas.
• Usar fórmulas como SUMA y CONTAR.
• Guardar un libro .xlsx en OneDrive.
• Compartirlo con permisos de lectura o edición.
• Trabajar en el mismo archivo con otra persona.
• Detectar errores caused por espacios o datos no numéricos.

Para convertir este libro en un presupuesto más amplio:

1. Añade una segunda hoja y llámala Presupuesto.
2. Crea columnas Categoría, Previsto y Real.
3. Añade una fórmula para calcular la diferencia entre Previsto y Real.
4. Guarda una copia con otro nombre en OneDrive.
5. Abre esa copia en Excel de escritorio y comprueba si necesitas funciones adicionales.

El siguiente paso para ampliar tu práctica

1. En la hoja Presupuesto, escribe cuatro categorías de gasto.
2. Añade las columnas Previsto, Real y Diferencia.
3. En la primera celda de Diferencia, escribe =B2-C2 y copia la fórmula hacia abajo.
4. Guarda una copia como Presupuesto de la casa.xlsx.
5. Abre la copia en Excel de escritorio, si tienes la aplicación instalada.
6. Compara los resultados y anota qué funciones adicionales necesitarías.

Dudas al usar Excel online