Excel 365 online: qué es y cómo usarlo desde el navegador

Excel 365 online es la versión de Excel que se abre en el navegador (Excel para la web) y que, con una suscripción a Microsoft 365, también deja instalar la versión de escritorio y trabajar con el mismo archivo. Sirve para abrir, crear y editar hojas de cálculo desde cualquier equipo con Internet, sin instalar nada, y para compartir el archivo con quien quieras para editar a la vez.

En este tutorial vas a montar, paso a paso, el registro de gastos mensuales de una casa directamente en Excel en la web: crear el libro, escribir los datos, sumar el total, aplicar formato de tabla, guardar en OneDrive, compartirlo con otra persona y, por último, revisar qué se puede y qué no se puede hacer en la versión online.

Funciona en Excel para la web (gratuito con cuenta) y en Microsoft 365 con el escritorio actualizado. Lo que aquí se explica (cintas, tablas, BUSCARV, BUSCARX, matrices dinámicas, Copilot) también vale en la versión de escritorio de Microsoft 365.

Qué es Excel 365 online y en qué se diferencia del de escritorio

Excel para la web y Excel de escritorio de Microsoft 365 son el mismo programa en dos sitios: el navegador y el ordenador. Comparten casi todo: abrir archivos .xlsx y .xlsm, fórmulas, tablas, gráficos y formato condicional. El archivo se guarda en OneDrive, la nube de Microsoft, y se puede abrir desde el navegador o desde el escritorio y seguir por donde lo dejaste.

La versión online tiene algunas limitaciones que sí se notan al trabajar: no ejecuta macros VBA (se automatiza con Scripts de Office), no tiene Power Pivot, no tiene todas las opciones de la cinta del escritorio y, si el archivo tiene un componente que la web no entiende (por ejemplo, controles de formulario antiguos), al abrirlo sale un aviso y se quita esa parte. La función, Copilot en Excel, solo está en Microsoft 365 con licencia o plan que la incluya; la web gratuita no la trae.

Para qué sirve Excel para la web

• Abrir y editar hojas de cálculo desde cualquier equipo con conexión, sin instalar Excel.
• Compartir el archivo por enlace y que varias personas editen a la vez en tiempo real.
• Empezar algo rápido (una lista, un cálculo sencillo) sin esperar a abrir el programa de escritorio.
• Ver y comentar (revisores) un archivo enviado por correo sin abrirlo en local.

Lo que la versión web no hace

Para no llevarte sorpresas cuando algo no aparece:

• Macros VBA: la web no las ejecuta. Si abres un archivo con macros, las ves pero no corren.
• Power Pivot, Power Query en su versión completa, Solver y algunos complementos COM.
• Algunas opciones avanzadas de formato, como ciertos ajustes de bordes y estilos de gráfico avanzados.
• El catálogo de tipos de gráfico es más pequeño que el del escritorio.

Si tu archivo las necesita alguna de estas herramientas, trabaja en el escritorio. Si es un libro normal con datos, fórmulas y tablas, la web llega de sobra.

El libro que vas a montar

El libro que crece a lo largo del tutorial es el Registro de gastos del hogar de octubre. Una persona lleva lo que se gasta cada día en seis categorías: Supermercado, Transporte, Luz y agua, Ocio, Restaurantes e Imprevistos. Empiezas con los datos en una hoja en blanco, sumas el total por categoría, le das formato de tabla, calculas cuánto se ha gastado en total, y al final compartes el archivo con otra persona para que lo revise a la vez.

Cada paso añade una sola cosa: una sola una la suma por categoría, otra el formato de tabla, otra el total general, y la última, compartirlo.

La idea: por qué se hace así

Una hoja de cálculo sirve para tres cosas: guardar los números, calcular cosas con esos números y verlos de un vistazo. En este libro:

• Los números son la fecha, la categoría y el importe de cada gasto.
• Los cálculos son la suma por categoría (SUMAR.SI, una fórmula que suma solo lo que cumple una condición) y el total general (SUMA).
• La vista es una tabla de Excel con totales por columna y, más adelante, con el total general abajo.

En el navegador todo esto se hace con la cinta de opciones, que tiene las mismas pestañas que el escritorio: Inicio, Insertar, Datos, Fórmulas y Vista. La diferencia es que la cinta de la web es un poco más corta y algunos botones están agrupados de otra forma.

Cómo entrar en Excel 365 online y crear el libro

Empiezas por abrir Excel en el navegador y crear el archivo.

Paso 1. Entra en excel.cloud.microsoft y crea un libro en blanco

Abre https://excel.cloud.microsoft (también vale https://www.office.com y desde ahí a Excel) e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. La primera pantalla muestra tus archivos recientes y un botón para crear uno nuevo.

1. Pulsa Libro en blanco (o Nuevo libro en blanco).
2. Se abre una hoja con el nombre Llibre1 y la pestaña Hoja1 abajo.
3. Renombra la hoja: doble clic en Hoja1, escribe Gastos y pulsa Entrar.

Paso 2. Escribe los datos del registro

En la hoja Gastos, escribe los datos de octubre. Tres columnas: fecha, categoría e importe.

Trucos en selección, pasos:

1. Escribe los encabezados en A1, B1 y C1 (en negrita, desde Ctrl+N).
2. Escribe las filas de datos a partir de A2.
3. Selecciona A2:A8 y aplica el formato de fecha corta desde Ctrl+1 > Fecha.
4. Selecciona C2:C8 y aplica formato moneda desde Ctrl+1 > Moneda.

Cómo sumar los gastos por categoría con SUMAR.SI

El primer cálculo del libro: cuánto se ha gastado en cada categoría. La función para eso es SUMAR.SI (en inglés, SUMIF), que suma solo las celdas que cumplen una condición.

Paso 3. Crea la zona de totales y escribe SUMAR.SI

A la derecha de los datos, deja una columna libre para los totales por categoría.

1. En E1 escribe Categoría y en F1 Total (ambos en negrita).
2. En E2, E3, E4, E5 y E6 escribe, una por una, las cinco categorías que aparecen en los datos: Supermercado, Transporte, Luz y agua, Ocio, Restaurantes.
3. En F2 escribe:

=SUMAR.SI(B2:B8;E2;C2:C8)

La fórmula suma C2:C8 solo donde B2:B8 coincide con E2.

1. Selecciona F2, sitúate sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha del recuadro) y arrástralo hasta F6. La fórmula se copia y se ajusta sola (E3, F4, etc.).

Cómo aplicar formato de tabla al rango de datos

Un rango con formato de tabla es más fácil de leer y se actualiza solo cuando añades filas. La versión web lo hace igual que el escritorio.

Paso 4. Convierte los datos en una tabla de Excel

1. Selecciona A1:C8.
2. En la cinta, ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. En el cuadro, comprueba que está marcado La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.

1. La tabla aparece con un estilo por defecto y un nombre (Tabla1) en la esquina superior izquierda.

Cómo calcular el total general con la fila de totales de la tabla

La tabla de Excel tiene una fila Total automática: se activa y se elige qué columna sumar.

Paso 5. Activa la fila de totales

1. Clic en cualquier celda de la tabla.
2. En la cinta, ve a Diseño de tabla > Opciones de estilo de tabla (en la web el grupo se llama Opciones de estilo de tabla) y marca Fila de totales.

1. Aparece una fila Total al final. En la celda de la columna Importe, selecciona Suma en la lista.

Cómo guardar el archivo en OneDrive y renombrarlo

En Excel para la web, guardar no es un botón al uso: el archivo está en OneDrive y se guarda solo. Lo que sí puedes es ponerle un nombre legible.

Paso 6. Renombra el archivo

1. Clic en el nombre del archivo arriba a la izquierda (por defecto Llibre1).
2. Escribe Gastos_octubre_2026 y pulsa Entrar.

Cómo compartir el libro para editar a la vez

Compartir es la función estrella de Excel para la web: varias personas en el mismo archivo a la vez, viendo los cambios del otro en directo.

Paso 7. Comparte el libro por enlace

1. Arriba a la derecha, pulsa Compartir.
2. Elige Cualquier persona con el vínculo o pon una dirección de correo.
3. Marca Puede editar (no Puede ver) si quieres que la otra persona modifique.
4. Pulsa Enviar o copia el enlace.

Errores típicos al trabajar en Excel 365 online

SUMAR.SI devuelve 0 aunque hay datos

La fórmula =SUMAR.SI(B2:B8;E2;C2:C8) da 0 aunque la celda E2 coincide con varias filas de la columna B. La causa más común: las celdas de B y de E no son texto o tienen espacios de más. Arreglo: revisa que en B2 hay Supermercado (sin tilde ni espacio al final) y que E2 es idéntico. Si hay tildes o mayúsculas distintas, SUMAR.SI no las trata como iguales.

La fila de totales no aparece al crear la tabla

Convertiste los datos en tabla pero no ves la fila Total abajo. Causa: la casilla Fila de totales está desmarcada en Opciones de estilo de tabla. Arreglo: clic en la tabla > Diseño de tabla > Opciones de estilo de tabla > Fila de totales y actívala.

Al abrir el archivo, dice que algunas funciones no están

Abres un archivo y la barra de fórmulas muestra #¿NOMBRE?. Causa: la fórmula usa una función que la versión web no trae, o el archivo tiene macros VBA. La web no ejecuta VBA y algunas funciones antiguas o específicas de complementos no existen. Arreglo: abre el archivo en el escritorio de Microsoft 365, donde sí están, o sustituye la fórmula por una equivalente (por ejemplo, BUSCARX está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en Excel 2019 o 2016, usa BUSCARV).

Los cambios de otra persona no se ven al instante

Estás editando con alguien más y sus cambios no aparecen. Causa: la conexión a Internet es lenta o la otra persona no abrió el enlace, sino que descargó una copia. Arreglo: confirma que los dos estáis dentro del mismo archivo de OneDrive (con si te la has descargado, los cambios no se sincronizan) y recarga la página (F5).

Resumen del libro

• Hoja Gastos: ocho filas de gastos en tres columnas con formato de tabla y fila de totales.
• Zona de totales por categoría: cinco filas con SUMAR.SI que calculan cuánto se ha gastado en cada categoría.
• Total general: 204,35 en la fila de totales de la tabla.
• Archivo: Gastos_octubre_2026, guardado en OneDrive, compartido con otra persona.
• Límite que aplica: si el registro creciera por encima de 1.048.576 filas (el máximo de una hoja de Excel desde la versión 2007), tendrías que pasarlo a otro formato, como Access o una base de datos.

Siguiente paso lógico, lleva el archivo al escritorio de Microsoft 365 para usar macros VBA con Scripts de Office y Power Query si el registro crece.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar Excel 365 online