Excel en línea: qué es y cómo usarlo desde el navegador

Imagina que un compañero te manda una hoja de cálculo en un enlace y tú la abres desde el navegador sin instalar nada: eso es lo que hacen Excel para la web y Google Sheets. Los dos son hojas de cálculo en el navegador, los dos sirven para lo mismo (celdas, fórmulas, tablas, gráficos) y los dos admiten coedición en tiempo real. En este tutorial recorrerás los dos con un mismo libro —un registro de gastos con fecha, concepto, categoría e importe— y verás qué se entiende entre ellos, qué se traduce al pasar y qué se queda por el camino.

Qué es Excel online y qué es Google Sheets

Excel para la web (también llamado Excel online) y Google Sheets son hojas de cálculo que se abren en el navegador, sin instalar nada. Los dos trabajan con celdas, fórmulas, tablas dinámicas y gráficos; los dos dejan que varias personas editen a la vez el mismo archivo.

La diferencia práctica está en la cuenta que usas para entrar y en el sitio donde se guarda el archivo por defecto. Excel para la web pide una cuenta de Microsoft y guarda los libros en OneDrive; Google Sheets pide una cuenta de Google y los guarda en Google Drive. Cada programa entiende los archivos del otro en distinto grado: los dos abren .xlsx, pero algunas funciones, macros y gráficos se pierden o cambian de nombre al pasar.

Para el resto del tutorial usaremos un mismo libro, Gastos.xlsx, con cuatro columnas (Fecha, Concepto, Categoría e Importe) y unas veinte filas de datos realistas. Lo abriremos primero en Sheets, luego lo descargaremos de vuelta a Excel, compararemos fórmulas y, al final, lo compartiremos con un enlace.

Dónde está cada uno y qué necesitas para entrar

Para abrir Excel para la web entra en office.com con tu cuenta de Microsoft (la misma de Outlook, OneDrive o Xbox). El libro se guarda en OneDrive y se abre con el botón Excel. Para abrir Google Sheets entra en sheets.google.com con tu cuenta de Google (la de Gmail, YouTube o Android); el libro se guarda en Drive.

En los dos casos solo necesitas navegador actualizado y conexión a internet. No hace falta instalar Office ni nada en el equipo, aunque tener Excel de escritorio abre la puerta a macros VBA, Power Query y Power Pivot, que la versión web no ejecuta. Si tienes Excel instalado, el navegador te ofrece «Abrir en la aplicación» yendo a la versión de escritorio sin perder los cambios.

Excel para la web: la versión gratuita en el navegador

Excel para la web abre libros desde OneDrive o desde un archivo subido a la nube. Incluye fórmulas, tablas dinámicas, gráficos, formato condicional, validación de datos y, desde 2016, Power Query para importar y transformar datos.

No incluye, en cambio, lo siguiente:

• Macros VBA: el archivo .xlsm se abre y se ven las hojas, pero los botones y los Sub no se ejecutan.
• Complementos COM: solo están los que se publican en Microsoft AppSource.
• Algunas opciones de gráficos (mapas 3D, gráficos de cotizaciones, embudo).
• Analysis ToolPak: el paquete de análisis estadístico es solo de escritorio.

Las funciones se llaman como en el Excel de escritorio en español, con BUSCARV, SI, SUMAR.SI.CONJUNTO y, desde 2021, BUSCARX.

Google Sheets: la hoja de cálculo de Google en Drive

Google Sheets vive dentro de Drive. Su menú principal, en inglés, es File (Archivo en español) y desde él se Importa y se Descarga. La pestaña Extensions (Extensiones) agrupa Macros (que en realidad son proyectos de Apps Script en JavaScript) y los conectores con Forms, BigQuery y Looker Studio.

En el lado bueno, Sheets trae funciones que no existen en Excel —QUERY, IMPORTRANGE, IMPORTHTML, IMPORTDATA, GOOGLEFINANCE— y un historial de versiones con el que volver a un estado anterior sin guardar copia. En el lado que no tiene, le faltan las macros VBA, Power Query, Power Pivot y ciertas tablas dinámicas complejas.

Abrir un archivo .xlsx en Google Sheets sin perder formato

Partimos de un archivo Gastos.xlsx que ya tienes en tu ordenador. Vamos a subirlo a Drive y abrirlo en Sheets sin convertirlo, para conservar los formatos originales, y después veremos cuándo sí conviene convertirlo.

Subir el archivo a Drive y abrirlo en modo Office

1. Abre drive.google.com en el navegador.
2. Arriba a la izquierda, pulsa Nuevo > Subir archivo y elige Gastos.xlsx; o, más rápido, arrástralo desde la carpeta a la ventana de Drive.
3. En Drive, haz doble clic sobre Gastos.xlsx. Como sigue siendo un archivo de Office, Drive te pregunta con qué aplicación abrirlo.
4. Pulsa Abrir con y elige Hojas de cálculo de Google. Marca la casilla Abrir siempre con esta aplicación si quieres que la próxima vez no te pregunte.
5. El archivo se abre en Sheets en modo Office: la extensión sigue siendo .xlsx arriba a la derecha y las funciones se ven en español.

Convertirlo al formato de Sheets cuando sí conviene

Si vas a trabajar mucho con Sheets, con QUERY, IMPORTRANGE o con Apps Script, conviene tener una copia en formato propio de Sheets.

1. Con Gastos.xlsx abierto, ve a Archivo > Guardar como hoja de cálculo de Google.
2. Aparece un nuevo archivo llamado Copia de Gastos.xlsx en la misma carpeta de Drive, ya con extensión de Sheets.
3. Renómbralo a Gastos (clic en el nombre arriba) y borra el .xlsx original si ya no lo necesitas.

Pasar una hoja de Sheets a Excel para la web y a Excel de escritorio

Damos la vuelta al recorrido: la misma hoja Gastos ahora vive en Sheets y queremos llevárnosla a Excel para la web o a Excel de escritorio, conservando fórmulas, formatos y gráficos.

Descargar desde Sheets en formato .xlsx

1. Con Gastos abierto en Sheets, ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
2. El archivo baja a tu carpeta de descargas con el nombre Gastos.xlsx.
3. Sheets traduce las funciones que entiende: IMPORTRANGE se queda como estaba (Excel no la reconoce y dará error), pero SUMAR.SI, SI, BUSCARV o MAX se mantienen tal cual.

Subirlo a OneDrive y abrirlo en Excel para la web o en escritorio

1. Entra en onedrive.com con tu cuenta de Microsoft.
2. Arriba, pulsa Subir > Archivos y elige Gastos.xlsx de la carpeta de descargas.
3. En OneDrive, haz doble clic sobre el archivo. Se abre en Excel para la web.
4. Si tienes Excel de escritorio instalado, ve a Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio o pulsa el botón Abrir en la aplicación que aparece en la cinta.

Funciones que se llaman igual y funciones que solo están en uno

La mejor forma de ver qué se entiende entre los dos es hacer la misma operación en ambos. Vamos a calcular el gasto total de la categoría Comida con la misma fórmula en Sheets y en Excel, y luego probaremos una función propia de Sheets para ver qué pasa al pasarla a Excel.

BUSCARV, SUMAR, SI y MAX: el mismo nombre en los dos

En la celda E1 escribimos una categoría y en F1 el total gastado. La fórmula es la misma en los dos programas:

=SUMAR.SI(C2:C20;"Comida";D2:D20)

SUMAR.SI (SUMIF en inglés), BUSCARV (VLOOKUP), SI (IF) y MAX se llaman igual y funcionan igual. La cuenta de Comida (54,20 + 78,90 + 46,75) da 179,85 en los dos programas.

QUERY e IMPORTRANGE: lo que solo tiene Sheets

QUERY y IMPORTRANGE son funciones de Sheets. En Excel no existen; al pasar un archivo que las use, las celdas muestran #¿NOMBRE?.

En Sheets, el mismo total por categoría se puede escribir con QUERY así:

=QUERY(A1:D20;"SELECT SUM(D) WHERE C='Comida'";0)

El resultado es también 179,85, pero escrito con una sintaxis parecida a SQL. En Excel se logra lo mismo con SUMAR.SI o, si hay varias condiciones, con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS).

IMPORTRANGE para juntar datos de dos hojas

IMPORTRANGE trae un rango de otro libro de Sheets:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID_OTRO_LIBRO/edit";"Hoja1!A:C")

La primera vez, Sheets te pide permiso para conectar con el otro libro (hay que pulsar Permitir acceso). En Excel no existe nada igual; se acerca con Power Query o con copiar y pegar el rango a mano cada vez que cambie.

Filtros y tablas dinámicas en los dos

En Sheets, una tabla dinámica se crea con Datos > Crear una tabla dinámica (Data > Pivot table si lo tienes en inglés):

En Excel para la web, la ruta es Insertar > Tablas dinámicas > Tabla dinámica. Las dos dejan arrastrar campos a Filas, Columnas y Valores; las dos admiten filtros y segmentaciones. La diferencia es que en Excel las segmentaciones (Slicers) son objetos visuales y en Sheets hay que crearlas con un clic derecho sobre la tabla y Añadir segmentación.

Compartir y trabajar a la vez: lo que hace cada uno

La coedición (varias personas editando a la vez el mismo archivo) es el punto donde más se nota la diferencia. Sheets la trae de serie en cualquier archivo; Excel solo coedita si el archivo vive en OneDrive o SharePoint.

Compartir en Sheets con un enlace

1. Con Gastos abierto, pulsa el botón verde Compartir arriba a la derecha.
2. En Acceso general, elige Cualquier persona con el enlace.
3. Elige el permiso: Lector, Comentarista o Editor.
4. Copia el enlace con Copiar enlace y pégalo en el correo o el chat.

Cuando alguien abre el enlace, ves su cursor en color con su nombre; sus cambios aparecen al instante y, al cerrar, el archivo sigue abierto en Drive.

Compartir en Excel para la web desde OneDrive

1. Con Gastos.xlsx abierto en Excel para la web, pulsa Compartir arriba a la derecha.
2. Decide: Cualquier persona con el vínculo (entra cualquiera con el enlace) o Personas específicas (solo los correos que invites).
3. El permiso puede ser Puede ver o Puede editar.
4. Pulsa Enviar o copia el enlace.

Para que la coedición funcione, el archivo tiene que estar en OneDrive o SharePoint. Si el archivo está en una carpeta de red de la empresa o en una unidad USB, Excel no coedita y abre un mensaje de Libro bloqueado por otro usuario.

Por qué Excel de escritorio no coedita como Sheets

Excel de escritorio (2010 en adelante) sí puede coeditar, pero solo si guardas el archivo en OneDrive o SharePoint. Si lo guardas en una carpeta local, al abrirlo una segunda persona se encuentra con un archivo de solo lectura y un mensaje: Gastos.xlsx está bloqueado para edición por 'Otro usuario'.

Para evitarlo, en Excel de escritorio ve a Archivo > Guardar como > OneDrive y elige una carpeta. Desde ese momento, cada vez que abras el archivo estarás trabajando sobre la copia de la nube y la coedición funcionará como en Excel para la web.

Lo que no pasa de uno a otro y cómo sustituirlo

Algunas piezas de Excel no existen en Sheets, y al revés. Conviene saberlo antes de comprometerse con un programa para un proyecto largo.

Macros VBA frente a Apps Script

VBA es el lenguaje de macros de Excel; Apps Script es el de Sheets (JavaScript). No se pueden ejecutar VBA en Sheets ni Apps Script en Excel. Si abres un .xlsm con macros VBA en Sheets, ves las hojas y los datos, pero los botones y los Sub no hacen nada.

Una macro de VBA típica, escrita en Excel:

Sub Resumen()
    Range("F1").Formula = "=SUM(D2:D20)"
    MsgBox "Total calculado"
End Sub

Su equivalente en Apps Script, escrito en Sheets, sería:

function resumen() {
  var hoja = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Gastos');
  hoja.getRange('F1').setFormula('=SUM(D2:D20)');
  SpreadsheetApp.getUi().alert('Total calculado');
}

Las dos dejan un botón en la hoja que, al pulsarlo, escribe la fórmula y muestra un aviso. Si necesitas que el mismo archivo funcione en los dos, la única salida hoy es mantener dos versiones: una .xlsm con VBA y otra .gsheet con Apps Script.

Power Query en Excel y su equivalente en Sheets

Power Query (Datos > Obtener y transformar en Excel) sirve para traer datos de un CSV, una base de datos o una web y limpiarlos antes de analizarlos. Existe desde Excel 2016 y también en Excel para la web.

En Sheets se acerca con tres funciones:

• IMPORTRANGE para traer un rango de otro libro de Sheets.
• IMPORTHTML para extraer tablas de una página web.
• IMPORTDATA para leer un CSV o un TSV desde una URL.

Si necesitas conectarte a una base SQL o a BigQuery, Sheets lo hace desde Extensiones > BigQuery o con un conector de terceros. En Excel, lo mismo se hace con Power Query desde Datos > Obtener datos > Desde base de datos.

Lo que ya sabes hacer con Excel online y Google Sheets

• Abrir un archivo .xlsx en Google Sheets con Abrir con > Hojas de cálculo de Google y mantenerlo en formato Office.
• Convertirlo a formato Sheets con Archivo > Guardar como hoja de cálculo de Google para usar QUERY y IMPORTRANGE.
• Descargar una hoja de Sheets como .xlsx con Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) y subirla a OneDrive para abrirla en Excel para la web o en escritorio.
• Compartir un archivo con un enlace desde Drive (Sheets) o desde OneDrive (Excel para la web) y coeditar en tiempo real.
• Saber cuándo usar cada uno: Sheets para coedición ligera y funciones de Google; Excel para la web o de escritorio cuando hay macros VBA, Power Query o modelos con muchas tablas dinámicas.

El siguiente paso es probar con tu archivo real: sube a Drive ese .xlsx que tienes en el escritorio, ábrelo en Sheets y comprueba si las fórmulas siguen funcionando. Si alguna da #¿NOMBRE?, búscala en la tabla de funciones de este tutorial y sustitúyela por su equivalente. Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al pasar una hoja entre Excel online y Google Sheets