Cómo hacer un dashboard en Excel desde cero

Un dashboard de Excel es una hoja (o varias) que reúne, en una sola pantalla, los números clave de un negocio: cuánto se vendió, qué producto manda, cómo va el año. Lo normal es montarlo con cuatro piezas que ya trae Excel: una tabla con los datos limpios, una o varias tablas dinámicas que resumen, gráficos que enseñan el resumen y segmentaciones (unos botones para filtrar a un clic). En este tutorial montas los cuatro sobre un ejemplo de ventas de 2026 y terminas con un panel que se filtra con un clic. Funciona en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2010.

Qué es un dashboard y para qué sirve en una hoja de cálculo

Un dashboard en Excel es una hoja (o un conjunto de hojas) que muestra, de un vistazo, los indicadores importantes de un negocio o de un proyecto. La idea es no tener que abrir seis hojas distintas para saber cómo van las cosas: el dashboard las junta, las resume y deja filtrar con un clic.

En este tutorial montas el dashboard sobre una hoja de ventas mensuales de 2026. La hoja tiene 60 ventas repartidas entre tres productos, cuatro zonas y cuatro vendedores. El dashboard responde a tres preguntas en una pantalla: cuánto se vendió en total, qué producto y qué zona mandan, y cómo va el año hasta hoy. Para eso combina una tabla dinámica que cruza producto y zona, un gráfico por cada vista, y dos segmentaciones que filtran todo a la vez.

La gracia del dashboard frente a una hoja con fórmulas sueltas es que se filtra sin tocar ninguna fórmula: pulsas un producto en la segmentación y el gráfico, la tabla y los números se actualizan solos. La otra gracia es que si mañana se añaden más ventas a la tabla, basta con refrescar para que aparezca lo nuevo.

Las piezas de un dashboard y cómo se conectan entre sí

Un dashboard en Excel se monta con cuatro piezas que viven en la cinta de opciones. La primera es la tabla de datos, escrita a mano o copiada de otro sistema, con una columna por variable y una fila por venta. La segunda es la tabla dinámica, que se crea en Insertar > Tablas > Tabla dinámica y que resume la tabla de datos: agrupa, cuenta, suma y cruza. La tercera son los gráficos dinámicos, hechos desde una tabla dinámica con Insertar > Gráficos, que dibujan el resumen y se mueven con él. La cuarta es la segmentación de datos, una especie de lista de casillas que filtra a un clic.

Las cuatro se conectan así: la tabla de datos alimenta la tabla dinámica, la tabla dinámica alimenta el gráfico, y la segmentación se "engancha" a la tabla dinámica (y, con ella, al gráfico) para filtrar. Si la segmentación no está enganchada a un gráfico concreto, ese gráfico se queda quieto cuando filtras. Por eso el último paso del tutorial es siempre conectar la segmentación con todos los gráficos a la vez.

La tabla de datos bien ordenada

La tabla de datos es la base de todo. Si está sucia, la tabla dinámica da números raros y los gráficos mienten. La regla es: una columna por variable, una fila por registro, encabezados en la primera fila, sin huecos, sin totales mezclados, sin filas en blanco. Lo que ves abajo es la tabla de datos del ejemplo, en su hoja Ventas, con la celda activa en A1.

Las tablas dinámicas que resumen los datos

La tabla dinámica se crea con una ruta muy concreta de la cinta y un cuadro de diálogo donde se elige el origen y el destino. Una vez creada, se configura arrastrando campos a cuatro áreas: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Los campos en Filas y Columnas forman la cuadrícula; el campo en Valores se calcula (por defecto, suma si es número, cuenta si no lo es).

Al hacer clic en Aceptar aparece una hoja nueva con la tabla vacía a la izquierda y el panel "Lista de campos de tabla dinámica" a la derecha. En ese panel están los cinco encabezados de la tabla de datos (Fecha, Producto, Zona, Vendedor, Importe); cada uno se arrastra a un área. Si arrastras Producto a Filas, sale una fila por producto. Si arrastras Zona a Columnas, sale una columna por zona. Si arrastras Importe a Valores, se suma.

Los gráficos que enseñan el resumen

El gráfico dinámico nace de la tabla dinámica con un solo clic: seleccionas la tabla y vas a Insertar > Gráficos > Gráfico dinámico recomendado. La diferencia con un gráfico normal es que el dinámico hereda el filtro de la segmentación, así que se mueve cuando filtras. Un dashboard limpio usa un gráfico por cada vista (uno para productos, otro para zonas, otro para la evolución por mes). Meter seis gráficos pequeños en la misma pantalla suele liar más que ayudar.

La segmentación de datos para filtrar a un clic

La segmentación es un panel con casillas (una por cada valor del campo) que filtra la tabla dinámica a la que está conectada. Se inserta con un clic en la tabla dinámica y una ruta de la cinta. Lo bueno es que una misma segmentación puede filtrar a la vez varias tablas dinámicas y varios gráficos, si los conectas desde Conexiones de informe.

Al pulsar "Insertar segmentación de datos" se abre un cuadro con la lista de campos de la tabla; marcas los que quieras (por ejemplo, Producto y Zona) y aparece un panel flotante con una casilla por valor. Si seleccionas dos tablas dinámicas a la vez antes de abrir el menú, Excel te pregunta a cuáles conectarla al crearla.

Construir la tabla de datos limpia del ejemplo

Abre un libro nuevo y renombra la primera hoja como Ventas. Después escribe los encabezados en la fila 1 y las 60 ventas en las filas 2 a 61, tal como ves aquí. Los productos son tres (Cuaderno, Bolígrafo, Carpeta), las zonas cuatro (Norte, Sur, Centro, Este) y los vendedores cuatro (Ana, Luis, Marta, Pedro). El importe es un número con dos decimales.

1. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Producto, en C1 Zona, en D1 Vendedor y en E1 Importe. Pulsa Entrar después de cada una.
2. Rellena la columna A con fechas de 2026 (una por fila, de la 2 a la 61), en formato dd/mm/aaaa.
3. En la columna B escribe el producto de cada venta, alternando para que los tres aparezcan mezclados.
4. En la columna C escribe la zona (Norte, Sur, Centro o Este) y en la D el vendedor (Ana, Luis, Marta o Pedro).
5. En la columna E escribe el importe en euros, con dos decimales (por ejemplo, 320,00; 45,00; 480,00).

Una tabla dinámica que suma el importe por producto y zona

Ahora creas la primera tabla dinámica, la que cruza Producto y Zona y suma el Importe. La pones en una hoja nueva para tener el panel separado de los datos.

1. Haz clic en una celda cualquiera de la tabla de datos, por ejemplo E5.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica. En el cuadro que aparece, comprueba que el rango es Ventas!$A$1:$E$61 y deja marcada la opción "Hoja de cálculo nueva".
3. Pulsa Aceptar. Aparece una hoja nueva con la tabla vacía a la izquierda y el panel "Lista de campos" a la derecha.
4. En el panel, arrastra Producto al área Filas, Zona al área Columnas y Importe al área Valores (debe quedar como "Suma de Importe").
5. Haz clic en una celda de la tabla dinámica y ve a Diseño de tabla dinámica > Estilos de tabla dinámica para elegir un estilo con bandas.
6. Renombra la hoja como Panel (la hoja donde vivirán los gráficos); crea otra hoja llamada Resumen y mueve la tabla dinámica ahí.

Gráficos automáticos desde la tabla dinámica

Con la tabla dinámica lista, le sacas un gráfico dinámico y lo llevas a la hoja Panel.

1. Haz clic en una celda de la tabla dinámica (por ejemplo, B3).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico dinámico recomendado y elige "Columnas agrupadas".
3. Pulsa Aceptar; aparece el gráfico en la hoja Resumen. Arrástralo con el ratón hasta la hoja Panel y suéltalo en la esquina superior izquierda.
4. Cambia el título del gráfico a "Importe por producto" haciendo clic sobre el texto del título.
5. Repite los pasos para hacer un segundo gráfico: esta vez, en la tabla dinámica arrastra Producto fuera de Filas y deja solo Zona, o crea una segunda tabla dinámica solo con Zona y un gráfico de columnas. Ponlo debajo del primero en la hoja Panel.

Segmentación de datos que filtra los cuatro gráficos a la vez

Ahora añades las dos segmentaciones y las conectas con las dos tablas dinámicas (y, por tanto, con los dos gráficos).

1. Haz clic en la primera tabla dinámica (en la hoja Resumen).
2. Ve a Análisis de tabla dinámica > Filtrar > Insertar segmentación de datos. Marca Producto y Zona en el cuadro y pulsa Aceptar.
3. Aparece un panel con la segmentación de Producto y otro con la de Zona. Arrástralos a la hoja Panel, uno al lado del otro arriba.
4. Haz clic en la segmentación de Producto para seleccionarla; con la tecla Ctrl pulsada, haz clic también en la segmentación de Zona para tener las dos seleccionadas.
5. Ve a Herramientas de segmentación de datos > Conexiones de informe (o Análisis de segmentación de datos > Conexiones, según la versión). Marca las dos tablas dinámicas en la lista y pulsa Aceptar.
6. Pulsa una casilla de la segmentación de Producto (por ejemplo, "Cuaderno") y luego una de la de Zona ("Norte"). Los dos gráficos y la tabla de Resumen se filtran a la vez.

Por qué el dashboard deja de actualizarse o muestra datos viejos

Tres errores típicos: la tabla dinámica no recoge las filas nuevas, el gráfico se queda quieto al filtrar, o la segmentación solo filtra uno de los gráficos. Todos tienen arreglo y se ven mejor con la hoja delante.

La tabla dinámica no recoge las filas que se añadieron al final

La tabla dinámica se creó con el rango A1:E61 fijo. Si en marzo añades 10 ventas más (filas 62 a 71), la tabla dinámica no las ve: hay que actualizar el origen. El arreglo más limpio es convertir la tabla de datos en una Tabla de Excel, con Inicio > Estilos > Dar formato como tabla, y usar el nombre de la tabla como origen. Al añadir filas, la tabla crece sola y la tabla dinámica las recoge al refrescar.

Pasos para arreglarlo: 1) Selecciona A1:E71 (toda la tabla con las filas nuevas). 2) Inicio > Estilos > Dar formato como tabla; acepta el rango y marca "La tabla tiene encabezados". 3) En la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre de la tabla a Ventas2026 en el cuadro "Nombre de la tabla". 4) En la tabla dinámica, abre Análisis de tabla dinámica > Origen de datos > Cambiar origen de datos y escribe Ventas!Ventas2026. 5) Pulsa Actualizar todo en la pestaña Datos; las 10 filas nuevas aparecen.

El gráfico se queda quieto al cambiar la segmentación

Causa: el gráfico se creó con copiar y pegar desde otro gráfico, en vez de con Insertar > Gráfico dinámico recomendado. Un gráfico pegado no hereda el filtro de la segmentación y se queda igual cuando filtras. El arreglo es borrarlo y crearlo de nuevo desde la tabla dinámica con la ruta de la sección anterior. Al volver a hacerlo, el gráfico ya se mueve con la segmentación.

La segmentación filtra solo uno de los gráficos

Causa: la segmentación se conectó solo a la primera tabla dinámica. Al pulsar una casilla, solo se filtra el gráfico enganchado a esa tabla; el otro sigue mostrando todo. El arreglo está en Conexiones de informe: haz clic en la segmentación, ve a Herramientas de segmentación de datos > Conexiones de informe (o Análisis de segmentación de datos > Conexiones), marca las dos tablas dinámicas en la lista y pulsa Aceptar. A partir de ahí, cualquier casilla filtra los dos gráficos a la vez.

Lo que tu Excel debe traer para hacer este dashboard

Las cuatro piezas del tutorial están en Excel desde hace tiempo. La tabla dinámica existe desde Excel 5 (1993) y la segmentación de datos desde Excel 2010. El gráfico dinámico, desde la misma versión. La tabla con formato (Dar formato como tabla) está desde Excel 2007. Esto significa que el dashboard funciona en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2010.

Excel para la web también las trae: tabla dinámica, gráfico dinámico y segmentación. La pega es que el panel Herramientas de segmentación de datos > Conexiones de informe está en la pestaña Segmentación de datos de la cinta, con el mismo nombre. Excel para Mac las trae también; el único cambio relevante es que Ctrl+C se sustituye por Cmd+C.

Lo que ya sabes hacer con tu primer dashboard

• Tienes una tabla de datos limpia con 60 ventas de 2026, con una columna por variable y sin filas en blanco.
• Tienes una tabla dinámica que cruza Producto y Zona y suma el Importe, en una hoja aparte para no ensuciar los datos.
• Tienes dos gráficos dinámicos (uno por producto y otro por zona) en una hoja Panel, hechos desde la tabla dinámica y no pegados.
• Tienes dos segmentaciones (Producto y Zona) conectadas a la vez a las dos tablas dinámicas, que filtran los gráficos y la tabla con un clic.

El siguiente paso natural es alimentar la tabla de datos desde otro libro o desde un archivo de texto con Power Query (Datos > Obtener y transformar > Desde archivo), para no tener que copiar y pegar ventas a mano cada mes. Power Query está integrado desde Excel 2016 y se llama "Obtener y transformar" en 2016 y 2019; desde 2021 y en Microsoft 365 vive en Datos > Obtener y transformar datos.

Datos comprobados en octubre de 2026.