Cómo hacer una lista de pendientes en Excel con casillas de verificación

Una lista de pendientes en Excel es una hoja con tus tareas escritas en filas, cada una con su fecha límite, su prioridad y su estado, para que veas de un vistazo qué te falta por hacer y qué ya has terminado. En este tutorial la montas desde cero en un libro nuevo, la conviertes en tabla para que las filas nuevas hereden el formato, le pones una lista desplegable de estado, la coloreas con formato condicional, la filtras para ver solo lo pendiente y cuentas cuántas tareas te faltan con CONTARA. Todo funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web.

Qué es una lista de pendientes en Excel y para qué te sirve

Una lista de pendientes es una hoja de Excel donde cada fila es una tarea. En la columna A escribes qué hay que hacer, en la B cuándo debe estar lista, en la C qué prioridad tiene y en la D en qué punto estás. Esa última columna, la de estado, se elige con un clic desde una lista desplegable con tres valores: Pendiente, En curso o Hecho. Así no tienes que escribir el estado a mano y todas las tareas usan las mismas palabras, lo que después permite filtrar, contar y colorear sin errores.

El caso real de este tutorial es la mudanza de una casa: empacar por habitaciones, avisar a los servicios, cambiar la dirección, devolver fianza, etc. Funciona igual para preparar un viaje (reservas, maletas, documentos), organizar el trabajo (informes pendientes por cliente) o llevar el estudio (trabajos, lecturas y exámenes de una asignatura). Lo que se hace aquí con la mudanza lo copias a cualquier otra lista.

La gracia de tenerla en Excel, y no en un papel, es que puedes filtrar para ver solo lo que falta, colorear cada estado con un color, contar cuántas tareas quedan, y ordenarlas por fecha o por prioridad con un clic. Cuando algo se termina, no borras la fila: la marcas como Hecho y queda como historial, y al filtrarla desaparece de la vista del día a día.

Las piezas que necesitas tener claras antes de empezar

Antes de escribir la primera tarea, conviene tener en la cabeza cuatro piezas básicas: las columnas que va a tener la lista, el tipo de dato de cada celda, el formato de tabla que convierte el rango en una tabla de verdad, y la columna de estado con lista desplegable.

• Columnas mínimas: Tarea (texto), Fecha límite (fecha), Prioridad (texto: Alta, Media, Baja) y Estado (lista desplegable con Pendiente, En curso, Hecho).
• Tipos de celda: la Tarea es texto libre; la Fecha límite es una fecha en formato corto; la Prioridad se puede dejar como texto o como otra lista desplegable; el Estado siempre va con lista desplegable para que todas las filas usen las mismas palabras.
• Formato de tabla: al seleccionar el rango y pulsar Insertar > Tablas > Tabla, Excel lo convierte en una tabla. Las filas nuevas que escribas debajo heredan el formato y la validación automáticamente.
• Lista desplegable de estado: la herramienta que limita lo que se puede escribir en una celda a unos valores concretos, la tienes en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.

La columna de estado que se elige de una lista

La columna de estado es la que más se toca a lo largo del día, y por eso conviene que no se escriba a mano: se elige con un clic desde una lista desplegable. Para crearla se usa Validación de datos, la herramienta de Excel que limita lo que se puede escribir en una celda. Está en todas las versiones de escritorio desde Excel 2007 y también en Excel para la web.

Al abrirla aparece un cuadro con tres pestañas. En Configuración eliges Permitir = Lista y escribes el Origen con las tres opciones separadas por punto y coma: Pendiente;En curso;Hecho. En la pestaña Mensaje de entrada puedes escribir el aviso que sale al seleccionar la celda, por ejemplo "Elige un estado", y en Mensaje de error el texto que aparece si alguien escribe algo a mano que no está en la lista.

El formato de fecha que se escribe solo

La columna de fecha límite tiene que ser de tipo fecha, no de texto, para que Excel la reconozca como fecha y la pueda ordenar de menor a mayor. Se selecciona la columna, se pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas, y en la pestaña Número se elige Fecha y el formato Fecha corta (dd/mm/aaaa). A partir de ahí, escribir 15/03 se interpreta como 15 de marzo del año en curso. Si quieres rellenar fechas seguidas, escribes la primera, seleccionas la celda y arrastras el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hacia abajo: Excel continúa la serie día a día.

Monta tu lista de pendientes desde cero

La práctica 1 consiste en crear un libro nuevo, escribir los encabezados en la fila 1, añadir siete tareas reales de la mudanza en A2:D8 y dejar la hoja con la tabla lista para usar. La celda activa al terminar es A1.

1. Abre Excel y crea un libro nuevo (Archivo > Nuevo > Libro en blanco).
2. En A1 escribe Tarea, en B1 Fecha límite, en C1 Prioridad y en D1 Estado.
3. En A2:A8 escribe siete tareas reales de la mudanza, por ejemplo: Empacar cocina, Empacar ropa, Empacar libros, Avisar a la compañía de luz, Cambiar dirección en el banco, Devolver fianza al casero, Reservar furgoneta.
4. En B2:B8 escribe las fechas límite en formato dd/mm/aaaa.
5. En C2:C8 escribe la prioridad: Alta, Media o Baja.
6. En D2:D8 deja el estado vacío de momento: la lista desplegable se añade en el siguiente apartado.
7. Pulsa Ctrl+1 en la columna B, elige Fecha > Fecha corta y acepta.

Crear la tabla para que las filas nuevas se queden con el formato

Convertir el rango en tabla tiene dos ventajas claras: las filas nuevas que escribas debajo heredan el formato y la validación automáticamente, y la tabla te da un nombre para usar en fórmulas (en este tutorial no hace falta, pero conviene saberlo). Para crearla selecciona A1:D8, abre Insertar > Tablas > Tabla y marca La tabla tiene encabezados.

Al aceptar, la hoja cambia de aspecto: aparece el estilo de tabla, los encabezados tienen flechas de filtro y las filas alternan color. Para escribir una tarea nueva solo tienes que situarte en la última fila y pulsar Entrar: aparece una fila nueva con el mismo formato.

Añadir la lista desplegable de estado

Ahora le pones la lista desplegable a la columna D para que el estado se elija con un clic y no se escriba a mano. Selecciona D2:D100 (así cubres cualquier fila nueva que añadas a la tabla), abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y rellena el cuadro como en el apartado anterior: Permitir = Lista y Origen = Pendiente;En curso;Hecho. En la pestaña Mensaje de entrada, título "Estado" y mensaje "Elige un estado". Acepta.

Colorear cada estado con formato condicional

Con la lista desplegable lista, el último paso de la práctica 1 es que cada estado tenga su color de un vistazo: Pendiente en amarillo, En curso en azul y Hecho en verde. Para eso se usa Formato condicional, la herramienta que aplica un formato automáticamente cuando una celda cumple una condición. Está en todas las versiones de escritorio desde Excel 2007.

1. Selecciona D2:D100.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Aplicar formato a las celdas que contengan", Valor de la celda = igual a y escribe Pendiente.
4. Pulsa Formato, pestaña Relleno, amarillo, y acepta.
5. Repite para En curso (azul) y Hecho (verde).

Una plantilla ya hecha para no empezar de cero

La práctica 2 muestra el camino rápido: abrir una plantilla ya hecha de Excel para la web, descargarla y personalizarla. Las plantillas de Microsoft están en excel.cloud.microsoft y se pueden abrir en el escritorio sin perder formato.

1. Abre excel.cloud.microsoft en el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
2. En el buscador de plantillas escribe "lista de tareas" o "to-do list".
3. Elige la plantilla "Lista de tareas pendientes" y pulsa Crear.
4. Se abre una copia en Excel para la web. Pulsa Archivo > Guardar como > Descargar una copia y guárdala como ListaDeTareas.xlsx en la carpeta Documentos.
5. Ábrela desde el escritorio con doble clic.

Personalizar la plantilla con tus columnas

La plantilla trae ya una hoja con la lista y la columna de estado. Le añades dos columnas nuevas: Prioridad y Responsable. Haces clic derecho en la columna D, eliges Insertar, escribes "Prioridad" en D1 y "Responsable" en E1. Ahora conviertes el rango en tabla (Insertar > Tablas > Tabla, marcando La tabla tiene encabezados) y le pones a la columna de estado la misma lista desplegable del apartado anterior: Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, Permitir = Lista y Origen = Pendiente;En curso;Hecho.

Tachar lo que ya hiciste sin borrar la fila

La práctica 3 resuelve una duda típica: ¿qué hago con las tareas que ya terminé? La respuesta es no borrarlas: marcar el estado como "Hecho", tachar el texto para que se vea como tachado y dejar la fila en su sitio como historial. Cuando quieras ver el día a día, filtras la columna de estado para que solo queden las Pendientes y las En curso.

El tachado es un formato más, así que también entra en juego el formato condicional: una regla que aplica fuente tachada cuando el valor de la columna D es "Hecho". Para crearla selecciona A2:A100, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla y elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato". La fórmula es =$D2="Hecho", y en Formato marcas la casilla Tachado en la pestaña Fuente.

=$D2="Hecho"

Filtrar para ver solo las tareas pendientes

Con la regla anterior, las tareas Hechas se ven tachadas. Para centrarse solo en lo que falta, se filtra la columna de estado: se selecciona el encabezado de la tabla y se pulsa Ctrl+Mayús+L (o Datos > Ordenar y filtrar > Filtro). Aparece una flecha en cada encabezado; al pulsar la de Estado se desactivan "Hecho" y se dejan marcadas "Pendiente" y "En curso".

Contar cuántas tareas faltan con CONTARA

Para saber cuántas tareas te quedan sin filtrar, se pone una celda resumen al lado de la tabla, por ejemplo en F2, con una fórmula que reste las Hechas del total. CONTARA cuenta cuántas celdas no están vacías en un rango; CONTAR.SI cuenta cuántas cumplen una condición. La diferencia te da las que quedan.

=CONTARA(D2:D100)-CONTAR.SI(D2:D100;"Hecho")

Por qué tu lista se desordena y la columna de estado se queda en blanco

Dos fallos frecuentes cuando se empieza a usar la lista: el formato condicional y la lista desplegable dejan de funcionar a mitad de semana. Casi siempre son por la misma causa: pegar datos desde otra hoja o arrastrar sin cuidado.

El formato condicional desaparece al pegar

Copiando tareas desde otra hoja (por ejemplo una lista vieja en otro libro) y pegándolas encima con Ctrl+V, el formato condicional de la columna D se va. La causa es que Validación de datos y Formato condicional son reglas que viven en la celda; pegar puede sobrescribirlas. El arreglo es usar Pegado especial: Ctrl+Alt+V, elegir Solo formatos o Solo valores y formatos, y aceptar. Si aun así se pierde, se rehace la regla en Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, se selecciona "Aplicar a la tabla" y se aceptan las reglas existentes.

La lista desplegable escribe en todas las celdas el mismo valor

Otro error típico: arrastrar el controlador de relleno de D2 para copiar la lista desplegable a las celdas de abajo, y descubrir que en todas aparece "Pendiente" y la flecha ha desaparecido. La causa es que el Origen de la validación se quedó como =$D$2 (referencia absoluta a D2) en vez de las tres opciones separadas por punto y coma. El arreglo es seleccionar D2:D100, abrir Validación de datos y escribir el Origen correcto: Pendiente;En curso;Hecho. Al aceptar, la lista desplegable vuelve a las tres opciones.

Lo que tu Excel debe tener para que todo esto funcione

• Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 o 2013 de escritorio: Validación de datos, Formato condicional, Tablas, Filtros y CONTARA están en todas estas versiones.
• Excel para la web (excel.cloud.microsoft): edita tablas, validación, formato condicional, filtros y fórmulas; no ejecuta macros VBA.
• Excel para Mac: mismas funciones que en Windows; atajos como Cmd+T en lugar de Ctrl+T en algunos casos.
• Plantillas en la nube: requieren cuenta de Microsoft e internet para descargarlas; una vez en el escritorio funcionan sin conexión.
• Excel 2007 sigue siendo compatible con todo lo explicado, salvo con plantillas modernas descargables.

Lo que ya sabes hacer con tu lista de pendientes

• Crear una tabla de tareas con encabezados en la fila 1 y filas que heredan formato.
• Poner una lista desplegable de estado con Validación de datos.
• Colorear Pendiente, En curso y Hecho con tres reglas de Formato condicional.
• Filtrar la columna de estado para ver solo lo que falta y contar las tareas pendientes con CONTARA y CONTAR.SI.
• Tachar la tarea automáticamente cuando el estado pasa a Hecho.

El siguiente paso natural es añadir una columna de Responsable y traer el correo desde una hoja de contactos con BUSCARX (XLOOKUP), disponible en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. En Excel 2019 o 2016 se hace con BUSCARV (VLOOKUP) y la columna de correo como tercera columna del rango.

Dudas al usar la lista de pendientes en Excel